Fungsi Reorder Point di Manajemen Gudang

Reorder point merupakan cara yang bisa digunakan untuk menekan dan mengurangi kerugian akibat kelangkaan stok maupun kelebihan stok pada gudang. Dalam artian manajemen gudang, reorder adalah memesan kembali untuk pemenuhan warehouse. Mengatur pemesanan kembali butuh beberapa metode yang tepat dan bukan hanya sekedar melalui insting saja.

Konteks pembelian ulang dilakukan guna menjaga ketersediaan stok agar terus berjalan lancar. Permasalahannya adalah ketika purchase dilakukan saat barang sudah habis atau masih tersedia dalam jumlah banyak, akhirnya menyebabkan out of stock. Lalu, jika persediaan barang di gudang habis siapakah yang melakukan pembelian? Langsung saja simak pada pembahasan artikel berikut.

1. Alasan Perlu Melakukan Reorder Point

Reorder point adalah pembelian ulang yang dilakukan perusahaan untuk memenuhi kembali persediaan gudang dengan batas minimal jumlah yang sudah ditentukan sejak awal. Menetapkan batas terendah jumlah barang yang disimpan akan memudahkan pembelian karena perusahaan dapat mengetahui kapan perlu melakukan restock kembali.

Namun, membeli bahan saat persediaan masih banyak dapat mengakibatkan penumpukan. Maka dari itu, ROP sangat berpengaruh pada pembelian dan stok barang di gudang. Reorder adalah kegiatan pemesanan ulang ketika staf gudang melaporkan penipisan stok. Dengan pembelian ulang, perusahaan dapat menemukan titik tengah antara waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penyetokan. Dengan lead time, Anda dapat menentukan perkiraan waktu yang pas untuk restock sebelum persediaan habis.

Lead time merupakan jumlah waktu tunggu antara saat pemesanan dilakukan dan saat stok tersebut diterima oleh perusahaan dengan menjaga efektivitas manajemen gudang. Oleh karena itu, lead time akan berdampak pada seberapa banyak barang didistribusikan sambil menunggu pembelian sampai gudang.

Perusahaan dapat mengetahui kapan mereka perlu melakukan pembelian dan bagaimana mengatasi permasalahan jika stok masih tersedia. Kendala yang sering terjadi yaitu, ketika jumlah permintaan sedikit, maka pembelian yang dilakukan juga ikut berkurang, begitu sebaliknya. Untuk menghindari jumlah permintaan yang membludak, perusahaan akan melakukan purchase sangat banyak.

Selain itu, reorder point juga membantu bisnis memantau stok barang, sehingga mengurangi terjadinya penumpukan atau kekurangan stok. Menerapkan titik pembelian ulang yang tepat dapat optimalkan ketersediaan barang pada bisnis. Sehingga dapat mengurangi out of stock maupun kelangkaan.

2. Fungsi Perhitungan Reorder Point

Dari penjelasan tersebut, melakukan pembelian barang memerlukan banyak pertimbangan. Dari permintaan pelanggan, ketersediaan stok, tanggal kadaluarsa barang, tren, dan kebutuhan setiap divisi. Nah, di sini jika persediaan barang di gudang habis siapakah yang melakukan pembelian? Tentu saja staf purchasing. Maka dari itu tim purchasing perlu kerja sama dan komunikasi dengan divisi manajemen gudang.

Menerapkan perhitungan reorder adalah trik yang bisa ditetapkan pada pembelian dan persediaan barang untuk mengefektifkan stok gudang. Perhitungan ROP menggunakan lead time dan safety stock. Jika keduanya berjalan dengan lancar, dapat dipastikan perusahaan dapat lebih banyak saving money. Berikut fungsi reorder point dalam bisnis.

a. Mencegah Stok Habis

Dengan menetapkan batas jumlah persediaan barang di warehouse, bisnis dapat mencegah kehabisan barang. Terutama untuk produk-produk yang memiliki permintaan tinggi. ROP yang diperhitungkan dengan baik dapat membuat persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan, sehingga menghindari kehabisan stok dan ketidakpuasan pelanggan akibat dampak yang ditimbulkan.

Reorder point dihitung berdasarkan faktor-faktor seperti lead time, yaitu waktu yang diperlukan untuk mengirimkan pesanan setelah dilakukan dan rata-rata penggunaan harian produk. Dengan menetapkan titik pemesanan ulang, bisnis memastikan mereka memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa terlalu banyak menimbun.

Perusahaan juga dapat menggunakan safety stock untuk mengurangi kendala yang mungkin terjadi saat pengadaan berlangsung. Tujuan utama dari melakukan penyimpanan lebih barang, untuk memastikan bahwa perusahaan dapat terus memenuhi pesanan pelanggan meskipun terjadi penundaan dalam rantai pasokan atau peningkatan permintaan yang tidak terduga. Metode ini termasuk dalam perhitungan reorder point yang tepat.

b. Manajemen Cash Flow

Melalui perencanaan reorder point yang tepat, perusahaan kecil sekalipun dapat mengelola cash flow mereka dengan lebih baik. Pelacakan pembelian yang mudah diprediksi dan pengeluaran lebih jelas, sehingga lebih mudah untuk merencanakan dan mengalokasikan keuangan jangka panjang. Sangat cocok untuk menghindari pengeluaran yang tidak perlu serta penggunaan dana secara tepat.

Mengelola arus kas yang efektif dapat berpengaruh pada keuangan perusahaan, karena apabila mengeluarkan biaya penyimpanan berlebih dapat membebani likuiditas perusahaan, sehingga menyebabkan anggaran yang masuk untuk pemenuhan operasional bisnis lain lebih sedikit. Dengan menentukan waktu optimal untuk memesan ulang stok, perusahaan dapat menyusun strategi pengeluaran terhadap purchasing dengan lebih baik, menyesuaikan dengan anggaran pengeluaran, dan menghindari arus kas keluar yang besar.

c. Mengurangi Pembelian yang Tidak Penting

Pemborosan barang adalah ketika perusahaan membeli banyak sekali produk yang sebenarnya masih ada di gudang. Perencanaan yang digunakan untuk mengatasi permintaan tinggi, justru hanya menyebabkan penumpukan sehingga banyak barang yang kadaluarsa atau bahkan rusak.

Setiap bisnis, mengalami masalah tersebut sangat merugikan pada keuangan dan manajemen gudang mereka. Tim warehouse bekerja dua kali lipat mengurus banyaknya persediaan barang yang menyebabkan pemenuhan di gudang. Penerapan reorder point yang tepat dapat meminimalisir pembelian produk yang sebenarnya belum terlalu dibutuhkan.

d. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data

Untuk menentukan reorder point yang akurat, perusahaan terlebih dahulu menganalisis data penjualan historis untuk membantu dalam memahami permintaan berbagai produk terutama barang mudah habis. Riset ini meliputi identifikasi periode penjualan, mengetahui variabilitas permintaan, dan memahami tren yang dapat mempengaruhi penjualan di masa depan.

Selain itu, perusahaan mempertimbangkan waktu tunggu. Memiliki pemahaman lead time sangat penting untuk memastikan bahwa stok baru tiba sebelum persediaan saat ini habis. Dengan menggabungkan data penjualan dengan lead time, pemilik bisnis menetapkan reorder tepat waktu dengan permintaan aktual, sehingga mengurangi risiko kehabisan stok atau kelebihan stok.

Dengan manajemen inventory, perusahaan mengetahui produk mana yang paling laris, mana yang bersifat musiman, dan mana yang mungkin sedang mengalami penurunan. Informasi ini diperlukan untuk pengelolaan manajemen gudang karena membantu bisnis memprioritaskan produk mana yang perlu dilakukan reorder secara tepat dan mengetahui pasti jumlahnya untuk mengatur layouting gudang.

3. Kesimpulan

Kesimpulannya reorder adalah pembelian ulang. Jika diterapkan pada proses bisnis pembelian ulang, harus dilakukan dengan cermat dan tepat. Bukan hanya menggunakan insting dan feeling saja. Tetapi, metode-metode reorder point seperti pertimbangan lead time serta safety stock diperlukan demi keberhasilan pengadaan persediaan.

Pada manajemen gudang, reorder point sangat membantu menjaga ketersediaan secara terus-menerus. Perputaran persediaan yang teratur menjaga stok dalam keadaan baik karena jika perusahaan melakukan banyak pembelian gudang akan penuh dan banyak stok mengalami penimbunan. Jadi, reorder adalah pemesanan ulang dengan memperhatikan waktu, stock, dan faktor eksternal yang dapat menghambat barang sampai.