Dalam perdagangan internasional, pengiriman barang melalui jalur laut merupakan salah satu metode paling umum dan efisien. Namun, proses ini melibatkan berbagai tahapan yang cukup kompleks, termasuk muat bongkar barang di pelabuhan asal dan tujuan. Untuk memastikan kelancarannya, diperlukan pengelolaan dokumen yang tepat.

Dokumen bongkar muat kapal tidak hanya dimanfaatkan sebagai bukti legal dan panduan pengiriman, tetapi juga membantu memastikan proses pengiriman telah mematuhi regulasi perdagangan internasional dan peraturan bea cukai. Tanpa dokumentasi yang akurat dan lengkap, peluang risiko terjadinya penundaan, biaya tambahan, serta masalah hukum bisa sangat tinggi. Berikut akan dibahas masing-masing dokumen muatan kapal dan juga bongkar kapal yang harus disiapkan pihak dalam bisnis logistik.

1. Dokumen Muatan Kapal

Dalam pengiriman barang, ada beberapa dokumen muatan kapal yang harus disiapkan untuk memastikan prosesnya berlangsung lancar dan sesuai regulasi perdagangan internasional. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti legal, tapi juga panduan pengiriman, dan memenuhi syarat bea cukai. Berikut dokumen muatan kapal yang perlu Anda ketahui.

a. Shipping Instruction

Shipping instruction adalah dokumen yang dibuat oleh pengirim kepada vendor logistik untuk memberikan instruksi secara rinci terkait dengan kebutuhan pengiriman barang. Apa saja isi informasinya? Detail pengirim dan penerima, deskripsi barang, jumlah dan jenis kemasan, serta instruksi khusus untuk barang yang punya karakteristik tertentu.

Informasi-informasi tersebut sangat penting dan wajib tercantum dokumen shipping instruction​ untuk memastikan ruang muat kapal diatur secara efisien dan barang yang diangkut memang sesuai dengan spesifikasinya.

b. Bill of Lading (B/L)

Dokumen muatan kapal berikutnya adalah bill of lading (B/L). Dokumen ini digunakan sebagai tanda terima barang oleh perusahaan pengangkutan. Ketika barang telah dimuat ke kapal, perusahaan akan menerbitkan B/L sebagai bukti sah bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan deskripsi yang diberikan oleh pengirim.

c. Packing List

Packing list adalah dokumen yang memuat rincian semua item yang akan dikirim dalam satu pengiriman. Termasuk deskripsi barang, jumlah, berat, dan dimensi setiap item. Dokumen ini digunakan oleh vendor logistik untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan barang yang dipesan.

d. Certificate of Origin (COO)

Dalam proses muat kapal, dokumen certificate of origin (COO) diperlukan untuk memastikan negara asal barang. Selanjutnya juga diperlukan untuk menentukan tarif bea masuk serta memastikan proses pengiriman barang mematuhi syarat perdagangan internasional. Dengan ini, pihak bea cukai dapat mengidentifikasi apakah barang sesuai untuk tarif preferensial, seperti pengurangan atau pembebasan tarif.

e. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Pemberitahuan ekspor barang (PEB) adalah dokumen muatan kapal yang harus dilengkapi oleh eksportir di Indonesia sebelum barang dikirim ke luar negeri. PEB berisi informasi rinci tentang barang yang akan diekspor, termasuk jenis, jumlah, dan nilai barang, serta data pengirim dan penerima. Dokumen ini diajukan ke direktorat jenderal bea dan cukai sebagai bentuk prosedur kepabeanan untuk mendapatkan izin ekspor.

2. Dokumen Bongkar Kapal

Tidak hanya dokumen muatan kapal, Anda juga harus mempersiapkan dokumen untuk bongkar. Dokumen ini berfungsi untuk memudahkan proses pemindahan barang dari kapal ke penerima, memastikan peraturan bea cukai terpenuhi, dan untuk memverifikasi kondisi barang. 

a. Delivery Order

Delivery order adalah dokumen yang dibuat vendor pengangkutan atau agen pengiriman kepada penerima barang sebagai bentuk pemberian izin mengambil barang di pelabuhan tujuan. Dokumen ini biasanya diterbitkan setelah penerima menyelesaikan pembayaran dan menyerahkan bill of lading asli. Dengan dokumen ini, proses bongkar dan pengambilan barang menjadi lebih teratur.

b. Arrival Notice

Arrival notice digunakan untuk menginformasikan bahwa barang telah tiba di pelabuhan tujuan. Biasanya berisi informasi nama kapal, nomor kontainer, tanggal kedatangan, dan lokasi penjemputan barang. Dengan adanya dokumen ini, penerima barang bisa mempersiapkan proses bongkar kapal secara efisien untuk meminimalisir kerusakan dan biaya tambahan.

c. Custom Declaration

Berikutnya ada custom declaration, yaitu dokumen yang harus diisi penerima untuk melaporkan dan mendeklarasikan barang yang akan masuk ke bea cukai. Nah, dokumen ini diperlukan untuk menghitung dan membayar bea masuk serta pajak impor yang berlaku. Ini juga diperlukan dalam proses bongkar untuk memastikan semua barang yang masuk sesuai dengan peraturan dan ketentuan bea cukai, serta mencegah adanya penyelundupan dan perdagangan ilegal.

d. Inspection Certificate

Inspection certificate punya peran penting dalam proses bongkar kapal karena menjadi bukti bahwa barang logistik yang diimpor telah melalui pemeriksaan dan memenuhi standar serta syarat yang ditetapkan. Dokumen ini dikeluarkan oleh lembaga inspeksi yang berwenang setelah melakukan pengecekan terhadap kualitas, kuantitas, dan kondisi fisik barang.

3. Cara Mengurus Dokumen Bongkar Muat Kapal

Mengurus dokumen bongkar muat kapal perlu perencanaan dan koordinasi yang matang. Proses ini dimulai dengan persiapan sebelum kapal tiba di pelabuhan. Pertama, kumpulkan semua informasi tentang barang yang dikirim, termasuk bill of lading (B/L), packing list, dan certificate of origin. Bisnis logistik kemudian mengirimkan arrival notice kepada penerima, yang berisi estimasi waktu kedatangan kapal dan detail pengiriman.

Ketika kapal tiba, penerima harus memverifikasi kedatangan kapal dan barang berdasarkan dokumen bongkar muat kapal berupa arrival notice. Selanjutnya, mereka juga harus menyerahkan B/L asli kepada bisnis logistik untuk mendapatkan delivery order, yang menjadi dokumen utama untuk bisa mengambil barang di pelabuhan.

Proses selanjutnya melibatkan bea cukai. Penerima perlu mengisi dan menyerahkan custom declaration untuk melaporkan detail barang yang akan diimpor. Berdasarkan dokumen ini, bea masuk dan pajak yang berlaku akan dihitung dan harus dibayarkan. Setelah itu, pihak bea cukai juga melakukan inspeksi fisik barang. Lembaga inspeksi yang ditugaskan akan mengeluarkan inspection certificate untuk memastikan barang memenuhi standar dan regulasi yang berlaku.

Setelah semua dokumen bongkar muat kapal diperiksa dan disetujui, penerima menyerahkan delivery order kepada pihak pelabuhan atau gudang untuk mengambil barang. Penerima juga harus mengatur transportasi untuk memindahkan barang dari port of loading ke lokasi tujuan. Seluruh proses di atas harus dirangkum dalam laporan akhir. Ini diperlukan untuk memastikan semua regulasi dipatuhi dan pembayaran telah diselesaikan.

4. Kesimpulan

Mengurus dokumen bongkar muat kapal merupakan langkah penting dalam proses pengiriman barang internasional. Persiapan dokumen yang lengkap memastikan bahwa seluruh proses logistik, mulai dari pelabuhan asal hingga penerimaan di pelabuhan tujuan, berjalan dengan lancar dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Secara umum, pengelolaan dokumen yang dilakukan secara sistematis membantu mengurangi risiko keterlambatan pengiriman atau adanya biaya tambahan. Dengan memastikan semua informasi yang dibutuhkan tercatat dengan jelas dan lengkap, bisnis logistik dapat menjaga efisiensi operasional. Proses ini juga penting untuk menjaga transparansi dan kepercayaan antara pengirim, vendor pengangkutan, otoritas bea cukai, dan penerima barang.