Tahukah Anda bahwa salah satu penyebab utama kesalahan dalam distribusi barang adalah kurangnya sistem pencatatan yang jelas? Misalnya, tanpa dokumen resmi seperti delivery order, kesalahan dalam mencatat jumlah barang atau alamat tujuan sering terjadi, mengakibatkan keterlambatan pengiriman hingga ketidakpuasan pelanggan.
Dokumen delivery order berperan penting dalam memastikan proses distribusi barang berjalan lancar dan sesuai rencana. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai instruksi pengiriman, tetapi juga sebagai bukti resmi yang meminimalkan risiko kesalahan antara pengirim dan penerima.
Di artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian dan manfaat, komponen, hingga contoh delivery order serta strategi efektif dalam membuatnya. Dengan memanfaatkan surat delivery order yang dikelola secara sistematis, perusahaan Anda dapat meningkatkan akurasi, efisiensi, dan transparansi dalam proses distribusi barang.
Pengertian dan Manfaat Delivery Order (DO)
Delivery Order adalah dokumen resmi yang digunakan penjual dalam proses logistik untuk menginstruksikan pengiriman barang kepada penyedia jasa ekspedisi. Dokumen ini biasanya diterbitkan oleh penjual sebagai tindak lanjut dari Purchase Order (PO) atau Sales Order (SO) yang disepakati.
Dokumen Delivery Order (DO) menjadi elemen penting dalam rantai pasok karena memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan pesanan dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Bahkan, DO juga memiliki peran penting dalam proses logistik dan pengelolaan pengiriman barang. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan delivery order:
- Efisiensi dalam Proses Pengiriman: delivery order membantu mempercepat proses pengiriman dengan memberikan informasi yang jelas dan terperinci kepada semua pihak yang terlibat, termasuk pengirim, penerima, dan penyedia jasa logistik.
- Mengurangi Risiko Kesalahan: Adanya surat jalan delivery order, risiko kesalahan seperti salah alamat, salah barang, atau jumlah barang yang tidak sesuai dapat diminimalkan.
- Bukti Resmi Pengiriman: delivery order berfungsi sebagai dokumen resmi yang menjadi bukti bahwa barang telah dikirim sesuai dengan instruksi dan diterima oleh pihak yang berwenang.
- Mempermudah Pelacakan Barang: Informasi dalam DO, seperti nomor referensi dan rincian barang, mempermudah proses pelacakan selama pengiriman hingga barang sampai ke tujuan.
- Meningkatkan Transparansi: Dengan dokumentasi yang lengkap dan jelas, semua pihak yang terlibat dalam pengiriman dapat memverifikasi rincian pengiriman kapan saja, memastikan tidak ada kesalahpahaman.
- Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Dengan pengiriman yang lebih terorganisir dan akurat, pelanggan merasa lebih puas karena menerima barang sesuai pesanan tanpa kendala.
Dengan memahami pentingnya delivery order, perusahaan dapat meningkatkan akurasi dan keandalan dalam pengelolaan operasional logistik, sekaligus mendukung reputasi bisnis melalui layanan yang profesional dan andal. Selanjutnya, kita akan membahas menganai apa saja komponen dalam contoh surat delivery order.
Baca Juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik
Komponen Delivery Order
Delivery order adalah dokumen penting dalam pengiriman barang yang memuat informasi mendetail untuk memastikan proses logistik berjalan lancar. Setiap komponen dalam DO memiliki fungsi spesifik yang mendukung keakuratan proses pengiriman. Berikut adalah penjelasan mengenai komponen-komponen utama dalam DO.
1. Informasi Pengirim
Dalam contoh dokumen delivery order, terdapat Informasi pengirim mencakup nama, alamat, dan kontak pengirim. Komponen ini penting untuk mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab atas barang yang dikirim. Data ini juga mempermudah komunikasi jika ada kendala dalam proses pengiriman.
2. Informasi Penerima (Consignee)
Bagian ini berisi nama, alamat lengkap, dan kontak penerima barang. Informasi penerima memastikan barang dikirimkan ke lokasi yang benar dan mempermudah proses verifikasi ketika barang diterima oleh pihak yang berwenang.
3. Nomor Referensi
Nomor referensi adalah kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap delivery order. Salah satu komponen dalam contoh delivery order ini mempermudah pelacakan status pengiriman barang dan menjadi rujukan dalam administrasi logistik atau penyelesaian sengketa.
4. Deskripsi Barang
Deskripsi barang mencakup jenis, jumlah, berat, atau dimensi barang yang dikirim. Informasi ini membantu pihak logistik memastikan kesesuaian barang dengan pesanan dan mengatur pengangkutan sesuai kebutuhan barang.
5. Tanggal Pengiriman
Berikutnya, dalam dokumen pengiriman barang juga terdapat tanggal pengiriman. Komponen tersebut adalah waktu yang ditentukan untuk barang dikirimkan dari pengirim ke penerima. Informasi ini membantu memastikan barang dikirim tepat waktu sesuai jadwal yang telah disepakati.
6. Instruksi Pengiriman
Instruksi pengiriman mencakup petunjuk khusus terkait metode transportasi, penanganan khusus, atau kebutuhan tertentu selama pengiriman. Komponen ini memastikan barang diterima dalam kondisi sesuai dengan standar yang diinginkan.
7. Alamat Tujuan Pengiriman
Terakhir, salah satu komponen dokumen delivery order yang tidak boleh dilewatkan adalah alamat tujuan. Alamat tujuan pengiriman memuat lokasi lengkap tempat barang harus dikirimkan. Data ini memastikan barang sampai pada penerima yang benar tanpa kendala, terutama untuk pengiriman antar kota atau internasional.
Contoh Delivery Order
Sebagi dokumen penting, DO turut memastikan proses pengiriman berjalan sesuai rencana. Setiap jenis perusahaan menggunakan format dan isi delivery order yang disesuaikan dengan kebutuhan operasionalnya. Berikut adalah beberapa contoh delivery order berdasarkan jenis perusahaan.
1. Contoh Surat Delivery Order untuk Distributor Retail
Distributor retail biasanya menggunakan DO untuk mengirimkan barang ke jaringan toko mereka. Contoh surat DO ini mencantumkan detail produk seperti nama, jumlah unit, dan SKU barang. Instruksi pengiriman biasanya mengacu pada jadwal distribusi rutin untuk memastikan barang tiba tepat waktu di semua toko cabang.
2. Contoh Delivery Order untuk Perusahaan Manufaktur
Perusahaan manufaktur memanfaatkan DO untuk mengirimkan produk hasil produksi ke klien atau distributor. Dokumen ini mencakup informasi pengirim, rincian barang seperti jumlah dan berat, serta jadwal pengiriman. Instruksi pengiriman spesifik seperti penggunaan palet atau kemasan khusus juga sering disertakan.
3. Contoh Surat Delivery Order untuk e-Commerce
e-Commerce menggunakan DO untuk memproses pengiriman barang dari gudang ke pelanggan. Surat jalan delivery order ini mencantumkan nomor pesanan, nama pelanggan, alamat lengkap, serta detail barang. Biasanya, informasi pelacakan juga ditambahkan untuk memudahkan monitoring status pengiriman.
Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order
Delivery Note dan Delivery Order adalah dokumen yang sering digunakan dalam proses logistik dan pengiriman barang. Meskipun keduanya berperan penting, ada perbedaan signifikan dalam fungsi dan tujuan masing-masing dokumen. Berikut adalah perbedaan Delivery Note dan Delivery Order paling utama:
1. Fungsi Utama
- Delivery Order: berfungsi sebagai instruksi resmi kepada pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman untuk memastikan barang dikirim sesuai jadwal, alamat, dan metode yang ditentukan.
- Delivery Note: berfungsi sebagai bukti fisik yang menunjukkan barang telah dikirim dan membantu penerima memeriksa apakah jumlah dan spesifikasi barang sesuai dengan pesanan.
2. Waktu Penggunaan
- Delivery Order: diterbitkan sebelum pengiriman dilakukan dan diberikan kepada pihak logistik untuk memulai proses pengiriman.
- Delivery Note: digunakan saat barang sedang dikirim dan disertakan bersama barang sebagai dokumen pendukung yang akan diterima oleh pelanggan untuk proses pengecekan.
3. Informasi yang Dicantumkan
- Delivery Order: mencakup detail seperti nama pengirim dan penerima, alamat tujuan, nomor referensi pengiriman, serta instruksi logistik seperti metode transportasi dan jadwal pengiriman.
- Delivery Note: berisi daftar barang yang dikirim, jumlah unit, spesifikasi barang, kondisi barang, dan ruang untuk tanda tangan penerima sebagai bukti serah terima.
Cara dan Tahapan Membuat Delivery Order
Dalam bisnis logistik, pembuatan dokumen pengiriman barang yang baik akan mendukung kelancaran proses pengiriman barang. Sebagai instrumen komunikasi antara pengirim, pihak 3PL, dan penerima, serta menjamin semua barang dikirim dengan benar sesuai dengan perjanjian, pembuatannya pun harus dilakukan dengan teliti. Berikut pembahasan lebih detail tentang cara membuat dokumen DO.
1. Penerimaan Order dari Klien
Pembuatan dokumen delivery order dimulai dengan penerimaan order dari klien. Dengan menggunakan software distributor terbaik, proses ini dapat dikelola secara lebih efisien dan akurat. Sistem otomatisasi membantu memastikan semua detail pesanan tercatat dengan benar dan dapat langsung diteruskan untuk pembuatan delivery order, sehingga meminimalkan potensi kesalahan manual serta meningkatkan kecepatan proses kerja.
2. Verifikasi dan Penjadwalan
Setelah menerima order, langkah selanjutnya adalah verifikasi dan penjadwalan. Pihak 3PL akan memeriksa kembali detail order untuk memastikan tidak ada kesalahan informasi. Selanjutnya, dilakukan penjadwalan dengan menentukan tanggal dan waktu pengiriman yang paling efisien.
3. Pengisian Dokumen Delivery Order
Contoh delivery order kemudian diisi dengan informasi yang telah diverifikasi. Hal tersebut mencakup nama dan alamat pengirim serta penerima, deskripsi lengkap barang, jumlah barang, rincian kendaraan pengirim, tanggal dan waktu pengiriman, serta estimasi waktu kedatangan barang.
4. Persiapan Barang dan Dokumen
Sebelum barang dikirim, pastikan pengemasan telah sesuai standar. Siapkan juga delivery order template yang diperlukan, seperti bill of lading, surat jalan, dan lain-lain, tergantung pada jenis barang dan persyaratan yang berlaku. Pengemasan harus membuat barang aman selama transit dan semua dokumen harus lengkap untuk memudahkan proses pemeriksaan di checkpoint atau tujuan pengiriman.
5. Penerimaan Barang oleh Penerima
Setelah barang dikirim dan tiba di tujuan, penerima harus memeriksa kondisi dan jumlah barang. Contoh delivery order yang baik akan mencakup instruksi terkait cara memeriksa barang yang datang dan menyediakan formulir bukti penerimaan untuk ditandatangani. Dengan menandatanganinya, artinya barang telah diterima sesuai dalam dokumen DO.
Kesalahan Umum dalam Pembuatan Delivery Order
Meskipun Delivery Order adalah dokumen penting dalam pengiriman barang, kesalahan dalam pembuatannya dapat menyebabkan gangguan pada proses logistik. Berikut adalah beberapa kesalahan yang sering terjadi saat membuat delivery order beserta dampaknya:
1. Informasi Pengirim atau Penerima Tidak Lengkap
Kesalahan dalam mencantumkan nama, alamat, atau kontak pengirim dan penerima dapat mengakibatkan pengiriman barang ke lokasi yang salah atau penundaan dalam proses pengiriman. Informasi ini harus selalu diperiksa ulang sebelum contoh delivery order diterbitkan.
2. Nomor Referensi yang Salah atau Tidak Konsisten
Tanpa nomor referensi atau identifikasi unik, pelacakan status pengiriman menjadi sulit. Ini dapat menyebabkan kebingungan di antara pihak-pihak yang terlibat, terutama jika ada banyak DO yang diterbitkan dalam waktu bersamaan.
3. Deskripsi Barang yang Tidak Jelas
Tidak mencantumkan detail barang dalam dokumen barang, seperti jenis, jumlah, berat, atau dimensi secara akurat dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara barang yang dikirim dengan pesanan pelanggan. Hal ini juga menyulitkan pihak logistik dalam menangani barang dengan kebutuhan khusus.
4. Kesalahan Format atau Delivery Order Template
Menggunakan template yang tidak sesuai atau format dokumen yang tidak profesional dapat menyulitkan pihak logistik dalam membaca dan memahami informasi yang tercantum. Format yang konsisten sangat penting untuk menjaga efisiensi.
5. Tidak Melakukan Verifikasi Dokumen Delivery Order
Terakhir, mengabaikan proses pengecekan akhir sebelum DO diterbitkan dapat membuat kesalahan kecil, seperti ejaan atau data yang hilang, berdampak besar. Verifikasi adalah langkah penting untuk memastikan DO bebas dari kesalahan.
Otomatiskan Pembuatan Delivery Order Bisnis dengan Software ScaleOcean
ScaleOcean hadir sebagai software distribusi bagi bisnis yang ingin mengotomatiskan pembuatan dokumen delivery order secara efisien. Dengan keunggulan Pick-Pack-Delivery Automation, sistem otomatis ini untuk memandu proses pengambilan barang (picking), pengemasan (packing), dan pengiriman (delivery) secara cepat dan akurat.
Selain itu, Software Distribusi ScaleOcean dirancang untuk mengoptimalkan proses kerja dengan mengintegrasikan berbagai sistem operasional lain dalam satu platform, seperti ERP, manajemen gudang, atau sistem keuangan. Tidak hanya mempermudah pengelolaan dokumen pengiriman, tetapi juga membantu meningkatkan produktivitas tim dengan alur kerja yang lebih terstruktur.
Untuk memberikan pengalaman langsung, ScaleOcean menawarkan demo gratis yang memungkinkan Anda mengeksplorasi bagaimana software ini dapat membantu bisnis Anda. Berikut tersedia beberapa fitur unggulan dalam Software Distribusi Scaleocean:
- Sales & Distribution Management: mempermudah pengelolaan penjualan dan distribusi barang melalui proses yang terintegrasi dan otomatis.
- Inventory Management: mengoptimalkan pengelolaan stok dengan pelacakan real-time dan pengaturan level persediaan yang presisi.
- Integration & Automation: menghubungkan seluruh sistem operasional bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manual.
- Customer Relationship Management (CRM): meningkatkan kepuasan pelanggan melalui manajemen data, interaksi, dan layanan berbasis kebutuhan pelanggan.
- Reporting & Analytics: menyediakan laporan lengkap dan analitik mendalam untuk pengambilan keputusan berbasis data yang lebih akurat.
- Advanced Logistics Management: mengelola logistik dengan sistem otomatis yang mencakup perencanaan rute, pelacakan pengiriman, dan pengelolaan armada.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Fleet Management System Terbaik di Indonesia
Kesimpulan
Dengan memahami contoh Surat Delivery Order, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan dalam distribusi barang sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan. Penerapan dokumen ini secara konsisten memberikan keuntungan dalam memastikan keakuratan data pengiriman, efisiensi operasional, serta transparansi yang lebih baik antara pengirim dan penerima barang.
Optimalkan pengelolaan distribusi barang Anda dengan Software Distribusi ScaleOcean yang dirancang untuk mengoptimalkan proses order bisnis Anda. Dengan fitur lengkap seperti pengelolaan dokumen otomatis dan pelacakan real-time, ScaleOcean memastikan distribusi yang lebih terintegrasi, akurat, dan efisien. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut atau jadwalkan demo gratis sekarang!
Klik untuk Mulai Chat
