Manajemen keuangan perusahaan yang baik melibatkan strategi bisnis yang tepat dalam melakukan pembayaran utang usaha. Untuk bisa melakukan hal ini, perusahaan harus memastikan akurasi pada pembuatan jurnal account payable. Ini bukan hal yang mudah, terlebih jika perusahaan memiliki kerja sama dengan sejumlah vendor. Pembuatan AP secara manual sangat berisiko dan bisa merugikan perusahaan.

Untuk mengatasi masalah ini, Anda perlu sistem ERP akuntansi. Dengan kecanggihan fitur yang dimilikinya, sistem satu ini tidak hanya membantu Anda menghasilkan laporan hutang usaha yang akurat tapi juga memberikan insight penting yang diperlukan dalam merancang strategi keuangan yang lebih menguntungkan di masa depan. Cari tahu lebih lanjut cara kerja sistem ERP akuntansi dalam proses pembuatan jurnal hutang usaha di sini!

1. Mengapa Bisnis Perlu Jurnal Account Payable?

Jurnal account payable atau jurnal hutang usaha diperlukan perusahaan untuk mengelola arus kas agar lebih efektif. Pencatatan yang akurat akan membantu perusahaan dalam melacak jumlah hutang yang harus dibayar, jatuh tempo pembayaran, serta untuk menghindari adanya pembayaran ganda. Dengan ini, pengeluaran perusahaan jadi lebih terkontrol serta dipastikan perusahaan memiliki dana yang cukup untuk memenuhi kewajiban pembayaran.

Jurnal account payable selanjutnya diperlukan pada proses audit dan transparansi keuangan. Dengan adanya catatan yang rinci mengenai hutang, Anda dapat dengan mudah memverifikasi akurasi informasi keuangan perusahaan. Hal ini tidak hanya membantu memenuhi persyaratan hukum dan regulasi, tetapi juga meningkatkan kepercayaan investor dan stakeholder lainnya terhadap kondisi keuangan perusahaan. Transparansi dan akuntabilitas ini juga penting untuk menjaga reputasi perusahaan.

Jurnal ini juga diperlukan perusahaan untuk membantu proses analisis dan pengambilan keputusan strategis terkait keuangan. Dengan memahami pola pembayaran dan kewajiban hutang melalui jurnal account payable, Anda dapat melakukan analisis biaya dan efisiensi, serta identifikasi peluang negosiasi pembayaran yang lebih menguntungkan dengan para supplier atau vendor terkait. Jadi, bisa disimpulkan jurnal account payable bukan hanya laporan keuangan untuk pencatatan, tapi juga sumber informasi strategis yang membantu Anda dalam pengambilan keputusan bisnis agar keuangan perusahaan tetap stabil.

2. Contoh Laporan Account Payable

Sebenarnya tidak ada format khusus dan paten dalam membuat laporan hutang usaha. Ini tentunya mengikuti kebijakan dan kebutuhan perusahaan. Tapi, setidaknya ada informasi umum yang perlu Anda cantumkan dalam laporan tersebut. Pertama, judul laporan dan periode laporan agar memudahkan pembaca untuk memahami konteks dan isi laporan. Periode laporan biasanya mencantumkan rentang tanggal tertentu, untuk membantu pembaca dalam memahami kewajiban keuangan perusahaan dalam interval waktu tersebut.

Selanjutnya, detail perusahaan terdiri dari nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon. Informasi ini tidak hanya mempermudah identifikasi laporan untuk keperluan internal dan eksternal, tetapi juga berguna untuk komunikasi dengan vendor atau auditor. Informasi ini juga membantu dalam memastikan bahwa setiap transaksi keuangan dicatat pada entitas yang benar, terutama jika perusahaan memiliki beberapa cabang atau divisi.

Bagian utama laporan ini adalah tabel detail dari jurnal account payable yang mencakup kolom-kolom kunci seperti Nomor Invoice, Nama Vendor, Tanggal Invoice, Jumlah Tagihan, Tanggal Jatuh Tempo, Status Pembayaran, dan Jumlah yang Belum Dibayar. Terakhir, cantumkan Total Account Payable di bagian akhir tabel agar memberikan ringkasan dari seluruh hutang yang masih harus dibayar perusahaan. Angka ini dibutuhkan untuk analisis keuangan, perhitungan net present value, serta membantu evaluasi finansial perusahaan, serta merencanakan strategi pembayaran. Berikut contoh laporan account payable yang bisa Anda jadikan referensi.

Contoh laporan account payable di atas bisa kita coba analisis agar tahu lebih lanjut informasi apa yang bisa digunakan perusahaan untuk pengambilan keputusan yang lebih strategis. Dari lima invoice yang ada, tiga diantaranya masih belum dibayar dengan total utang sebesar Rp1.550.000. Artinya, sekitar 80.5% dari total utang masih dalam status belum dibayar. Ini merupakan persentase yang cukup besar.

Dari contoh laporan account payable tersebut, maka penting untuk memperbaiki manajemen cash flow dengan memastikan ada dana yang cukup untuk membayar hutang yang akan jatuh tempo. Ini dapat dilakukan dengan meningkatkan koleksi piutang atau merencanakan aliran kas lebih efisien.

Selain itu, tinjau kembali pembelian yang dilakukan kepada masing-masing vendor untuk memastikan efisiensi biaya dan pertimbangkan untuk melakukan negosiasi ulang kontrak jika memungkinkan. Tidak kalah penting, implementasikan sistem canggih seperti sistem ERP akuntansi yang dapat membantu dalam melacak dan mengelola hutang lebih efisien. Sistem ini juga bisa memberikan insight untuk pengambilan keputusan finansial yang lebih baik.

3. ERP Akuntansi untuk Laporan Account Payable

Setelah memahami fungsi dan contoh laporan account payable di atas, bisa disimpulkan ternyata pembuatannya perlu ketelitian yang tinggi. Ini akan menjadi tantangan terlebih bagi perusahaan yang bekerjasama dengan banyak vendor atau supplier. Apalagi untuk perusahaan dengan skala besar yang juga memiliki sejumlah cabang di berbagai wilayah. Inilah mengapa sistem ERP akuntansi sangat membantu pembuatan laporan. Bagaimana caranya?

a. Automated Invoice Processing

Dengan automated invoice processing dari sistem ERP akuntansi, invoice pembelian dari vendor dapat secara otomatis discan, diinput, dan dicocokkan dengan pesanan pembelian yang relevan. Fitur ini mempercepat proses verifikasi dan persetujuan, mengurangi risiko human error, dan memastikan pembayaran dapat dilakukan tepat waktu. Sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan hutang.

b. Electronic Payment

Fitur sistem ERP akuntansi selanjutnya yang tidak kalah penting adalah electronic payment. Dengan ini, perusahaan bisa melakukan pembayaran hutang kepada vendor melalui transfer bank, kartu kredit, atau sistem pembayaran online. Jadi, proses transaksi lebih cepat dan  biaya administratif juga bisa dihemat. Selain itu, fitur ini juga memberikan manfaat keamanan yang lebih baik dibandingkan metode pembayaran konvensional.

c. Customizable Approval Workflows

Sistem ERP akuntansi juga memungkinkan perusahaan untuk mengatur siklus akuntansi terutama pada persetujuan pembayaran hutang agar sesuai dengan kebutuhan spesifik. Customizable approval workflows diperlukan untuk memastikan bahwa semua invoice melewati proses verifikasi dan persetujuan yang diperlukan sebelum pembayaran dilakukan. Jadi, perusahaan punya kontrol internal secara penuh. Dengan menetapkan aturan dan batasan tertentu, perusahaan dapat mencegah pembayaran yang tidak sah dan meningkatkan transparansi dalam proses pengelolaan hutang.

d. Expense Tracking & Reporting

Fitur ini membantu perusahaan untuk melacak semua pengeluaran terkait dengan hutang, dari pengeluaran operasional sehari-hari hingga pembayaran besar. Sistem ERP akuntansi juga akan secara otomatis membuat jurnal account payable beserta hasil analisis data keuangan, yang membantu Anda mengelola arus kas baik langsung atau tidak langsung, dan menyediakan insight yang diperlukan dalam perencanaan keuangan dan pengambilan keputusan strategis.

4. Kesimpulan

Setelah memahami pentingnya jurnal account payable, menjadi jelas bahwa pengelolaan keuangan dan hutang usaha adalah aspek penting dalam menjaga kestabilan dan pertumbuhan bisnis. Jurnal ini diperlukan untuk memastikan transparansi, efisiensi biaya, dan pengambilan keputusan strategis yang tepat. Contoh laporan account payable yang ditunjukkan di atas juga memberikan gambaran bahwa pembuatannya perlu ketelitian tinggi. Sangat berisiko jika dilakukan secara manual.

Sistem ERP akuntansi ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik yang bisa Anda andalkan. Tidak hanya membantu pembuatan jurnal hutang usaha, tetapi juga memberikan insight penting untuk pengambilan keputusan finansial yang lebih baik. ScaleOcean merupakan solusi yang efisien untuk memastikan keuangan perusahaan Anda dikelola dengan cara yang paling optimal. Jadi, tunggu apalagi, segera hubungi tim kami untuk dapatkan demo gratis cara kerja sistem ini!