Faktur Pembelian: Fungsi, Contoh, serta Cara Membuatnya

Faktur pembelian adalah invoice yang diterima oleh perusahaan dari pemasok sebagai bukti terjadinya transaksi pembelian. Adanya purchase invoice memudahkan catatan dalam laporan keuangan bisnis. Dapat digunakan sebagai pembukuan karena dokumen tersebut bersifat resmi dan formal.

Faktur dapat dipertanggungjawabkan sebagai bukti perusahaan kalau sudah melakukan pemesanan dan sebaliknya ketika pemasok sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Apabila terjadi kesalahpahaman ketika proses pembelian sudah selesai, kedua belah pihak dapat menunjukkan purchase invoice sebagai pendukung transaksi sah.

Pada artikel kali ini, kita membahas secara lengkap mengenai aspek ini, mulai dari pengertian, manfaat utama, komponen, perannya dalam perpajakan, hingga cara membuat dan contohnya. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Faktur pembelian adalah sebuah dokumen resmi yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa sebuah transaksi telah terjadi.
• Fungsi faktur tersebut berupa bukti transaksi, dasar pencatatan akuntansi, alat verifikasi dan kontrol, bukti klaim / retur, perhitungan pajak, pengelolaan utang.
• Komponennya terdiri dari identitas pembeli dan penjual, nomor faktur, tanggal terbit, nomor pesanan, rincian barang / jasa, subtotal, pajak, total akhir, ketentuan pembayaran.
• Penyusunan dan pengelolaan faktur pembelian dapat dilakukan dengan mudah melalui sistem purchasing ScaleOcean yang terintegrasi dengan software akuntansi.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Faktur Pembelian?

Faktur pembelian adalah dokumen resmi yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi barang atau jasa. Dari sisi penjual, dokumen ini disebut faktur penjualan. Isinya mencakup rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga per unit, serta total pembayaran yang harus dilunasi.

Dokumen yang juga disebut sebagai purchase invoice ini berperan penting baik untuk penjual maupun pembeli.

Bagi pembeli, faktur pembelian berperan sebagai bukti kepemilikan dan pembayaran. Dokumen ini diperlukan untuk tujuan akuntansi internal, seperti melacak pengeluaran dan memverifikasi biaya dengan menyilangkannya dengan nota pembelian.

Jika terjadi masalah dengan produk (misalnya, barang rusak atau salah), faktur pembelian ini berfungsi sebagai bukti untuk mengajukan klaim garansi, pengembalian dana, atau pertukaran.

Bagi penjual, faktur pembelian berfungsi sebagai catatan penting untuk melacak penjualan dan mengelola inventaris. Hal ini juga membantu dalam rekonsiliasi pembayaran dan memastikan transaksi tercatat akurat.

Faktur ini juga penting untuk membantu pembeli dalam merekonsiliasi pembayaran, memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar, dan memfasilitasi proses penagihan.

2. Fungsi Faktur Pembelian 

Faktur pembelian memiliki peran penting bagi perusahaan karena bukan hanya sekadar dokumen transaksi, tetapi juga mendukung berbagai aspek pengelolaan bisnis. Mulai dari akuntansi, pengendalian internal, hingga kepatuhan pajak, semua dapat terbantu dengan adanya faktur pembelian yang lengkap dan akurat.

• Bukti Transaksi Sah: Bertindak sebagai bukti terjadinya transaksi antara pembeli dan penjual.
• Dasar Pencatatan Akuntansi: Digunakan untuk melacak dan memverifikasi pengeluaran atau pemasukan perusahaan.
• Alat Verifikasi dan Kontrol: Digunakan untuk memastikan kebenaran transaksi, terutama dalam penyusunan neraca dan/atau laporan keuangan.
• Bukti untuk Klaim / Retur: Berfungsi sebagai alat untuk mengaju klaim atau retur bila ada kendala pada kualitas dan/atau kuantitas barang yang diterima.
• Perhitungan Pajak: Menjadi dasar untuk perhitungan pajak pertambahan nilai (PPN).
• Mengelola Utang: Bila berbasis kredit, hal ini membantu pembeli melacak dan mengelola utang yang perlu dibayar pada masa mendatang.

3. Komponen Faktur Pembelian

Faktur pembelian tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga menyajikan informasi penting yang memudahkan pencatatan serta pengendalian keuangan. Dalam beberapa kasus, faktur ini dapat dikaitkan dengan blanket purchase order untuk mencatat transaksi pembelian berulang secara efisien dan konsisten.

Setiap faktur umumnya memuat detail yang membantu penjual dan pembeli memastikan kejelasan, transparansi, serta akurasi dalam proses pembayaran. Secara umum, meskipun bisa berbeda di setiap transaksi, faktur pembelian biasanya berisi:

• Data Penjual: Mencakup nama, alamat, dan informasi kontak.
• Data Pembeli: Meliputi nama, alamat, serta detail kontak.
• Nomor Faktur: Kode unik untuk identifikasi dan pelacakan.
• Tanggal Penerbitan: Saat faktur dibuat.
• Nomor Pesanan (PO): Referensi utama purchase order yang dikeluarkan oleh pembeli.
• Rincian Barang / Jasa: Deskripsi lengkap, termasuk jumlah dan harga per unit.
• Subtotal: Total biaya sebelum pajak dan tambahan lain.
• Pajak: Detail pungutan, misalnya PPN.
• Total Akhir: Keseluruhan biaya pembelian yang wajib dibayar.
• Ketentuan Pembayaran: Metode pembayaran yang berlaku dan batas waktu jatuh tempo.

4. Hubungan Faktur Pembelian dan Pajak

Faktur pembelian memiliki peran krusial dalam administrasi perpajakan perusahaan, terutama terkait pajak pertambahan nilai (PPN). Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pungutan PPN oleh penjual (PKP) dan menjadi dasar bagi pembeli untuk mengkreditkan PPN Masukan yang telah dibayar atas perolehan barang atau jasa kena pajak.

Dalam alur transaksi pembelian, faktur yang diterima dari supplier menjadi dokumen penting yang harus disimpan untuk pelaporan pajak dan audit. Kelengkapan informasi dalam faktur memastikan kepatuhan pajak dan mengurangi risiko sanksi akibat kesalahan pencatatan transaksi.

5. Cara Membuat Faktur Pembelian

Membuat faktur pembelian perlu dilakukan dengan cermat karena dokumen ini menjadi bukti resmi transaksi sekaligus dasar pencatatan keuangan dan perpajakan. Setiap detail yang tercantum harus jelas, akurat, dan sesuai dengan transaksi yang dilakukan agar memudahkan pembeli maupun penjual dalam pengelolaan administrasi.

Faktur ini juga berperan penting dalam menghitung total pembelian bersih, karena mencatat secara rinci total pembelian kotor, potongan harga, serta retur yang memengaruhi nilai akhir transaksi. Terdapat langkah penting yang harus dilakukan dalam menyusun faktur pembelian, diantaranya:

1. Cantumkan Identitas Penjual dan Pembeli: Informasi seputar nama, nomor, kontak, dan logo kedua pihak dicantum sebagai bukti terjadinya transaksi antara mereka berdua.
2. Berikan Nomor Faktur Unik: Nomor ini akan digunakan untuk mempermudah pelacakan dan pengelolaan transaksi untuk keperluan depannya.
3. Menyusun Tabel: Adanya tabel berikut memungkinkan tampilan lebih mudah mengenai barang atau jasa yang diperjual-belikan.
4. Masukkan Detail Pesanan: Isi jenis barang atau jasa, beserta dengan nominal satuan dan totalnya.
5. Sertakan Metode Pembayaran yang Diinginkan: Bila ada metode pembayaran yang diutamakan, cantumkanlah juga ke dalam dokumen pembelian tersebut.
6. Arsip ke dalam Software: Setiap faktur pembelian yang dibuat atau diterima diarsip ke dalam software purchasing yang terintegrasi dengan sistem akuntansi untuk mempermudah manajemen transaksi operasional.

Sebelum membuat faktur pembelian, perusahaan biasanya telah melalui tahap request for quotation (RFQ) untuk memperoleh penawaran harga terbaik dari vendor. Data hasil RFQ ini menjadi acuan utama dalam penyusunan faktur, memastikan bahwa detail harga, kuantitas, dan ketentuan pembayaran tercatat secara konsisten dan sesuai kesepakatan.

6. Contoh Dokumen Faktur Pembelian (Purchase Invoice)

Setelah mengenali pengertian dan fungsi faktur pembelian, perusahaan juga perlu mengetahui format purchase invoice yang akan diberikan. Dalam faktur, memuat informasi yang merinci seluruh kebutuhan perusahaan hingga cara transaksi yang dipilih. Di bawah ini merupakan contoh dokumen purchase invoice secara umum.

Dari contoh di atas bisa dilihat bahwa purchase invoice memuat sejumlah komponen penting. Komponen ini meliputi identitas lengkap penjual dan pembeli (nama, alamat, kontak), nomor invoice yang unik untuk setiap transaksi, dan tanggal penerbitan serta jatuh tempo pembayaran.

Detail barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah, harga satuan, dan total harus tercantum jelas. Syarat pembayaran, metode pembayaran yang disepakati, detail pajak yang berlaku, total pembayaran, serta instruksi cara pembayaran, seperti detail rekening bank, juga harus ditampilkan secara akurat.

Dilansir dari laporan LLCBuddy, sekitar 82% departemen keuangan mengaku kewalahan oleh volume tinggi dan beragam format faktur yang harus diproses dalam sehari‑hari. Selain itu, otomatisasi alur persetujuan dan pembayaran faktur disebut dapat memangkas biaya pemrosesan hingga lebih dari 60% dibanding metode manual.

7. Perbedaan Faktur Pembelian dan Faktur Penjualan

Faktur pembelian dan faktur penjualan sering dianggap serupa karena sama-sama mencatat transaksi, namun keduanya memiliki peran yang berbeda. Faktur penjualan menjadi catatan pendapatan bagi penjual, sementara faktur pembelian menjadi catatan pengeluaran dan laporan pembelian bagi pembeli.

Berikut beberapa poin perbedaan faktur pembelian dan faktur penjualan, diantaranya:

a. Tujuan Pembuatan Dokumen

• Faktur Pembelian: Dibuat untuk mencatat transaksi dari sisi pembeli sebagai bukti resmi atas pengeluaran.
• Faktur Penjualan: Dibuat untuk menagih pembayaran dari pelanggan dan mendokumentasikan pendapatan yang diperoleh.

b. Fungsi pada Bisnis

• Faktur Pembelian: Fungsinya sebagai dasar pencatatan biaya, kontrol stok, dan dokumen pajak.
• Faktur Penjualan: Fungsinya sebagai alat penagihan, pencatatan piutang, dan bukti pendapatan yang sah dalam laporan keuangan.

c. Pihak yang Menerbitkan

• Faktur Pembelian: Diterima oleh pembeli namun diterbitkan oleh penjual sebagai lawan transaksi.
• Faktur Penjualan: Pembukuan penjualan diterbitkan langsung oleh penjual kepada pembeli sebagai bentuk permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang diberikan.

8. Kesimpulan

Faktur pembelian sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan, tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga sebagai alat penting untuk pencatatan akuntansi, pengendalian stok, hingga kepatuhan pajak.

Agar pengelolaan faktur lebih efisien dan akurat, perusahaan dapat memanfaatkan software purchasing ScaleOcean yang mampu mengotomatiskan pencatatan, meminimalkan kesalahan manual, serta menyediakan laporan real–time untuk mendukung keputusan bisnis. Lakukan demo gratis dan konsultasinya untuk dapatkan solusi ini!