Dalam industri logistik yang semakin kompetitif seperti sekarang, efisiensi dan akurasi dalam pengiriman barang adalah kunci untuk memastikan kepuasan pelanggan. Mulai dari penerimaan order hingga pengiriman akhir, memerlukan perhatian dan manajemen yang cermat. ScaleOcean freight forwarding software hadir sebagai solusi lengkap yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan ini.
Dengan fitur-fitur canggih yang mengotomatisasi berbagai aspek pengiriman, ScaleOcean membantu freight forwarder meningkatkan kinerja operasional. Artikel ini akan membahas bagaimana ScaleOcean dapat mempermudah shipment control Anda. Cari tahu keunggulannya pada pembahasan di bawah ini!
1. Permudah Penerimaan dan Verifikasi Order
ScaleOcean freight forwarding software dirancang khusus untuk mempermudah penerimaan dan verifikasi order. Ketika klien memasukkan detail pengiriman seperti informasi barang, alamat penerima, dan jadwal pengiriman, secara otomatis sistem akan memproses dan mengkonfirmasi pesanan tersebut. Sistem juga akan memverifikasi permintaan pengiriman berdasarkan shipping instruction yang ada. Tujuannya untuk memastikan setiap informasi telah sesuai dengan kebutuhan klien.
Selanjutnya, freight forwarding software akan mengirimkan invoice ke klien. Invoice ini berisi rincian biaya pengiriman, vendor logistik yang dipilih, serta estimasi waktu pengiriman. Perusahaan dapat dengan mudah meninjau dan menyetujuinya secara online. Setelah disetujui, sistem otomatis memperbarui status order dan memberitahu 3PL logistik untuk memulai persiapan pengiriman.
Baca juga: SOP dan Prosedur Pengiriman Barang Logistik
2. Atur Jadwal Pengiriman Secara Online
Langkah selanjutnya yang sangat penting dalam shipment control adalah mengatur jadwal pengiriman. Dengan ScaleOcean software, Anda dapat dengan mudah mengelola dan membuat detail jadwal, memastikan setiap langkah berjalan sesuai rencana dan memenuhi harapan klien. Terlebih jika ada banyak permintaan yang harus dikelola dalam satu waktu. Misalnya, ada beberapa lokasi penjemputan barang yang ternyata berdekatan, maka sistem akan menjadwalkannya untuk diangkut dalam waktu yang sama.
Selain itu, jika diperlukan sewa kontainer, sistem akan mengatur jadwal pengembaliannya, mencegah keterlambatan yang dapat menyebabkan biaya tambahan seperti demurrage atau detention. Dengan pengaturan jadwal yang komprehensif ini, Anda dapat memastikan setiap shipment forwarded dikelola dengan optimal, sehingga meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan klien.
3. Koordinasi Pengiriman dengan Vendor Logistik
Sistem akan mengirimkan detail informasi permintaan pengiriman ke vendor logistik. Informasi tersebut diperlukan untuk memastikan ketersediaan ruang. Freight forwarder tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam menelepon atau mengirim email ke berbagai operator untuk memeriksa ketersediaan ruang.
Setelah mendapatkan kepastian pada ruang dan jadwal kapal, ScaleOcean software secara otomatis mengirimkan booking confirmation ke klien untuk memberi tahu bahwa ruang telah berhasil dipesan dan pengiriman siap dilaksanakan sesuai jadwal. Sistem juga memberikan notifikasi real-time tentang status booking tersebut, sehingga Anda selalu memiliki informasi terkini yang bisa dibagikan juga kepada klien untuk menjaga transparansi pada proses shipment forwarded.
4. Buat dan Kelola Dokumen Pengiriman
Anda juga bisa memanfaatkan ScaleOcean freight forwarding software untuk membuat dan mengelola dokumen pengiriman. Mulai dari bill of lading, packing list, hingga dokumen bea cukai. Ketika detail pengiriman dimasukkan ke dalam sistem, software akan secara otomatis menghasilkan semua dokumen tersebut, mengurangi risiko adanya human error dan memastikan setiap detail tercatat dengan benar. Manajemen dokumen yang terintegrasi ini juga memudahkan Anda dalam menyimpan dan mengaksesnya kapan saja dan di mana saja.
Lebih lanjut, jika diperlukan persetujuan dari berbagai pihak untuk dokumen-dokumen tersebut, ScaleOcean software juga dapat dengan mudah mengelola proses tersebut. Caranya dengan mengirimkan notifikasi pada pihak terkait untuk segera meninjau dan menyetujui dokumen. Pihak lain bisa melihat status pengajuan dokumen ini dalam satu dashboard terpadu. Sistem ini memberikan transparansi penuh dan memudahkan koordinasi antara semua pihak yang terlibat, memastikan bahwa persetujuan diberikan tepat waktu tanpa penundaan.
5. Perlancar Proses Custom Clearance
Dalam pengiriman internasional, custom clearance adalah salah satu tahap paling kritis yang bisa mempengaruhi kelancaran dan kecepatan pengiriman barang. Dengan ScaleOcean freight forwarding software, Anda dapat memperlancar proses ini. Sistem ini terintegrasi dengan CEISA 4.0 sehingga memungkinkan pengajuan dokumen bea cukai secara elektronik dan real-time. Integrasi ini juga memudahkan Anda untuk berkoordinasi dengan pihak bea cukai terkait bea masuk/keluar dan pajak yang dikenakan pada barang tersebut.
Menariknya lagi, sistem juga akan secara otomatis memverifikasi kelengkapan dan keakuratan dokumen sebelum diajukan untuk mengurangi risiko penundaan. Selain itu, adanya notifikasi real-time dari sistem membantu Anda untuk cepat tanggap jika ada permintaan informasi tambahan atau terdapat masalah pengiriman yang muncul. ScaleOcean software membuat proses custom clearance menjadi lebih cepat, efisien, dan transparan, memastikan pengiriman barang Anda tiba tepat waktu dan sesuai harapan klien.
6. Real-Time Pelacakan dan Monitoring Pengiriman
ScaleOcean freight forwarding software menawarkan solusi canggih untuk real-time pelacakan dan monitoring pengiriman, memberikan Anda dan klien kontrol penuh terhadap setiap pengiriman. Dengan sistem ini, Anda dapat melacak setiap tahapan pengiriman, mulai dari penjemputan hingga barang tiba di tujuan akhir. Sistem menggunakan teknologi GPS canggih dan integrasi dengan berbagai platform logistik untuk memberikan Anda data lokasi yang akurat dan terkini.
Bahkan sistem juga mampu mengelola proof of delivery (POD) secara digital. Setelah shipment forwarded di tujuan, consignee cukup menandatangani POD secara elektronik, kemudian secara langsung diunggah ke sistem. Jadi dalam waktu singkat, Anda tahu bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan pesanan. Dengan demikian Anda dapat memonitor setiap pergerakan barang, memastikan semuanya berjalan sesuai jadwal.
7. Kesimpulan
ScaleOcean freight forwarding software adalah solusi komprehensif yang dirancang untuk mempermudah dan mengoptimalkan setiap aspek shipment control. Mulai dari penerimaan dan verifikasi order hingga real-time pelacakan pengiriman, semua dapat Anda lakukan dalam satu platform. Bahkan sistem ini terintegrasi dengan sistem bea cukai untuk memperlancar proses custom clearance. Dengan ScaleOcean software, Anda tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memberikan layanan terbaik untuk mencapai kepuasan pelanggan. Hubungi tim kami sekarang juga untuk dapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut!
