Industri logistik terutama jasa 3PL sering menghadapi tantangan pengelolaan jadwal pengiriman yang efisien. Permintaan yang tinggi dan beragam dari pelanggan membutuhkan solusi yang dapat menyederhanakan dan mengoptimalkan proses penjadwalan ini. Nah, freight scheduling software muncul sebagai jawaban atas tantangan tersebut. 3PL freight software satu ini menawarkan berbagai keunggulan seperti otomatisasi penjadwalan, manajemen kapasitas armada, dan visibilitas real-time terhadap status pengiriman. Cari tahu lebih lanjut cara kerja sistem pada artikel berikut.
1. Keunggulan Freight Scheduling Software
Freight scheduling software menawarkan berbagai keunggulan bagi perusahaan 3PL logistik untuk berkoordinasi dengan klien dan vendor logistik terkait jadwal pengiriman. Software ini tidak hanya membantu mengotomatisasi scheduling, tetapi juga mengelola kapasitas dan memberikan visibilitas real-time terhadap status pengiriman. Berikut ini penjelasan detailnya.
a. Otomatisasi Penjadwalan Pengiriman
Freight scheduling software mempermudah proses penjadwalan pengiriman dengan memproses permintaan dan konfirmasi booking space kapal secara otomatis. Ketika permintaan masuk, software ini secara otomatis mengelola pemesanan ruang kapal, sesuai dengan detail volume, jenis barang, dan tujuan pengiriman. Detail ini dikirimkan ke vendor logistik untuk memastikan apakah ada ruang kapal yang sesuai dengan kebutuhan tersebut. Dengan mengintegrasikan permintaan pelanggan dan data dari vendor logistik, software ini dapat secara otomatis membuat jadwal pengiriman secara optimal.
Sebagai contoh, Anda mendapatkan beberapa permintaan pengiriman dalam sekali waktu. Di sini, sistem akan mengidentifikasi terlebih dahulu data dari vendor logistik terutama terkait ketersediaan ruang kapal dan jadwal keberangkatan. Setelah itu, software akan menyusun jadwal pengambilan container dari depo ke lokasi pengisian (stuffing) dan mengatur pengiriman ke pelabuhan berdasarkan booking confirmation yang sudah diterima. Dengan cara ini, proses penjadwalan menjadi lebih efisien.
b. Koordinasi dan Manajemen Kapasitas
Freight scheduling software juga punya peran penting dalam koordinasi dan manajemen kapasitas armada kendaraan. Dengan fitur pengelolaan kapasitas, software ini membantu memastikan setiap kendaraan digunakan secara efisien, menghindari overbooking atau underutilization. Misalnya, ada beberapa permintaan pengiriman masuk dengan tujuan akhir yang sama. Sistem akan membantu cek armada apa saja yang masih tersedia dan sesuai kebutuhan. Setelah itu, mengalokasikan kendaraan yang paling efisien untuk setiap pengiriman, dengan mempertimbangkan faktor seperti kapasitas muatan dan jadwal kendaraan.
Selain itu, software ini memungkinkan koordinasi yang lebih baik dengan vendor logistik. Ketika ada perubahan dalam jadwal atau kapasitas, software secara otomatis memperbarui informasi dan mengirimkan notifikasi ke semua pihak terkait. Contoh, jika salah satu kendaraan rusak atau mengalami penundaan, freight forwarding software dapat segera mengidentifikasi kendaraan pengganti dan menyesuaikan jadwal tanpa mengganggu alur pengiriman secara keseluruhan. Dengan cara ini, dipastikan pengiriman tetap dilakukan tepat waktu.
c. Real-Time Tracking Status Pengiriman
3PL freight software satu ini juga mampu menawarkan visibilitas real-time terhadap status pengiriman, mulai dari pengambilan container hingga pengiriman ke pelabuhan. Dengan fitur ini, Anda dapat memantau setiap tahapan pengiriman secara langsung. Tracking real-time ini juga memberikan kepercayaan lebih kepada pelanggan karena mereka bisa mendapatkan informasi paling update tentang status pengiriman barang.
Selain itu, freight scheduling software juga menyediakan notifikasi otomatis ketika container siap diangkut ke pelabuhan dan saat kapal berangkat. Fitur ini meminimalisir adanya komunikasi manual yang memakan waktu. Dengan demikian, setiap pihak yang terlibat bisa mempersiapkan sumber daya dan kebutuhan lainnya yang mendukung proses bongkar muat barang.
2. Cara Kerja Freight Scheduling Software
Untuk tahu lebih lanjut bagaimana cara kerja 3PL freight software ini, perhatikan skenario berikut. Misalkan Anda mendapatkan tiga pesanan pengiriman dari pelanggan yang berbeda dengan detail seperti di bawah ini.
Pengiriman 1: Jakarta, Indonesia → Los Angeles, Amerika Serikat.
Pengiriman 2: Surabaya, Indonesia → Los Angeles, Amerika Serikat.
Pengiriman 3: Jakarta, Indonesia → Rotterdam, Belanda.
Ketika pesanan masuk, freight scheduling software secara otomatis memproses informasi detail seperti jenis barang, volume, dan tujuan pengiriman. Sistem memverifikasi ketersediaan ruang kapal melalui data yang terhubung dengan vendor logistik. Misalnya, pesanan 1 dan 2 memiliki tujuan akhir yang sama (Los Angeles). Dengan ini, maka software akan mengelompokkan pesanan supaya memaksimalkan penggunaan ruang kapal. Konfirmasi booking dikirim ke pelanggan dan vendor secara otomatis.
Setelah konfirmasi, software menyusun jadwal pengambilan container dari depo. Software mengatur pengambilan container dari Jakarta untuk pesanan 1 dan 3 di hari yang sama, sementara pesanan 2 dari Surabaya diatur secara terpisah. Vendor logistik menerima jadwal ini dan menyiapkan armada di port of loading sesuai kebutuhan. Koordinasi dengan perusahaan pelayaran dilakukan untuk memastikan semua pengiriman berjalan sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Freight scheduling software membantu mengelola kapasitas armada kendaraan, memastikan kendaraan digunakan secara optimal. Karena pesanan 1 dan 2 memiliki tujuan sama, software akan menggabungkan pengiriman dalam satu perjalanan. Vendor logistik diberi tahu tentang jadwal dan kapasitas yang diperlukan, sehingga mereka dapat menyesuaikan sumber dayanya. Jika ada kendala seperti kendaraan rusak, software otomatis akan menyesuaikan jadwal dan mengalokasikan kendaraan pengganti secara otomatis berdasarkan rekomendasi dari vendor logistik.
Saat container diangkut, software menyediakan visibilitas real-time terhadap status pengiriman. Anda dapat memantau setiap pergerakan barang, mulai dari pengambilan container hingga pengiriman ke pelabuhan. Software mengirimkan notifikasi otomatis ketika container siap diangkut dan saat kapal berangkat. Contohnya, Anda akan menerima notifikasi ketika container dari Jakarta untuk pesanan 1 dan 3 sudah di pelabuhan dan siap dikirim.
Setelah pengiriman selesai, 3PL freight software ini akan menyimpan semua data terkait proses pengiriman. Data ini nantinya dapat digunakan untuk membuat laporan kinerja dan analisis efisiensi. Anda dapat mengevaluasi dan mengidentifikasi proses spesifik dari bisnis yang perlu ditingkatkan lagi, sehingga dipastikan kegiatan logistik berjalan lebih baik di masa depan.
3. ScaleOcean Freight Scheduling Software Terbaik
Freight scheduling software terbukti menjadi solusi canggih yang bisa diandalkan untuk mengatur jadwal pengiriman barang, terutama ketika perusahaan harus mengelola banyak permintaan dalam satu kali waktu. Menyadari ini, ScaleOcean hadir sebagai rekomendasi 3PL freight software terbaik untuk Anda.
ScaleOcean mempermudah penjadwalan dengan fitur otomatis yang menyeluruh. Jadi, Anda tidak perlu banyak waktu untuk menyusun jadwal secara manual dan meminimalisir kesalahan. Adanya integrasi dengan vendor logistik memastikan koordinasi berjalan lancar dan penggunaan kapasitas transportasi logistik lebih optimal. Selain itu, tracking real-time yang diberikan mampu memberikan visibilitas penuh terhadap status pengiriman.
Dengan freight forwarding software ScaleOcean, Anda juga dapat menikmati fleksibilitas dalam penyesuaian jadwal dan pengelolaan sumber daya. Jadi bisa dipastikan setiap pengiriman dilakukan tepat waktu dan sesuai rencana. Keunggulan ini menjadikan ScaleOcean pilihan ideal bagi perusahaan 3PL yang ingin meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.
4. Kesimpulan
Freight scheduling software menawarkan berbagai keunggulan bagi perusahaan 3PL logistik untuk berkoordinasi dengan klien dan vendor logistik terkait jadwal pengiriman. Software ini tidak hanya membantu mengotomatisasi scheduling, tetapi juga mengelola kapasitas dan memberikan visibilitas real-time terhadap status pengiriman.
Dengan fitur otomatis yang menyeluruh, tidak heran freight forwarding software ScaleOcean menjadi solusi terbaik yang telah dipercaya banyak industri logistik untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan jadwal pengiriman. Nah, Anda tertarik untuk memastikan setiap pengiriman dilakukan tepat waktu dan sesuai rencana? Hubungi tim kami sekarang juga dan cari tahu cara kerja sistem melalui demo gratis!
