Sebuah perusahaan logistik harus memiliki pengelolaan dan strategi yang optimal untuk dalam mengirim barang logistik sehingga memastikan setiap prosesnya berjalan dengan baik. Namun bagaimana jika pengelolaan tersebut tidak terstruktur dan membuat koordinasi menjadi tidak teratur? Inilah pentingnya menerapkan prosedur SOP pengiriman barang dalam perusahaan logistik.
Penerapan prosedur pengiriman barang ini penting Anda lakukan untuk mengurangi kondisi yang tidak hanya merugikan reputasi perusahaan, tapi juga mengurangi biaya operasional akibat proses klaim dan pengulangan pengiriman. Di sini akan dibahas secara lengkap mengenai pentingnya dan bagaimana proses prosedur dan SOP yang tepat untuk pengiriman barang logistik. Pahami selengkapnya di sini!
Apa itu SOP Pengiriman Barang Logistik
SOP pengiriman barang logistik adalah panduan resmi yang dibuat untuk memastikan setiap proses pengiriman dilakukan secara konsisten, dan sesuai standar yang ditentukan. SOP menjadi langkah terstruktur yang akan membantu operasional logistik, dan memberikan transparansi di setiap tahap pengiriman.
Prosedur pengiriman barang ini mencakup serangkaian langkah, mulai dari persiapan barang, pengecekan dokumen, hingga pengantaran ke tujuan akhir. Perannya penting dalam operasional logistik, yang menjadi acuan utama untuk meminimalkan kesalahan, dan menjaga kualitas layanan logistik kepada pelanggan.
Adanya SOP logistik ini juga akan membantu perusahaan dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi industri, serta membuat perusahaan dapat membangun kepercayaan pelanggan sekaligus mengoptimalkan proses bisnis secara menyeluruh.
Baca Juga: Software ERP ScaleOcean untuk Bisnis Logistik Indonesia
Pentingnya SOP Pengiriman Barang Logistik dalam Bisnis
Pengiriman barang di perusahaan logistik membutuhkan aturan terstruktur, agar menghindari hambatan keterlambatan, kesalahan data, bahkan kerusakan barang selama transportasi logistik. Maka dari itu, SOP logistik diperlukan untuk proses ini lebih efektif. Ini pentingnya prosedur pengiriman barang:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Adanya prosedur pengiriman barang dalam perusahaan logistik, akan memastikan setiap langkah dan tahapan proses bisnis logistik dapat berjalan sesuai alur yang telah ditentukan. Hal tersebut akan membantu mengurangi waktu dan biaya yang terbuang akibat kesalahan atau langkah yang berulang. Dengan prosedur yang jelas, tim logistik dapat bekerja lebih terarah dan produktif.
2. Meminimalkan Kesalahan
Proses logistik juga melibatkan banyak pihak dan langkah yang teknis dan kompleks, seperti pengemasan, pencatatan, dokumen, hingga pengantaran. Adanya SOP pengiriman barang dari gudang akan membantu dalam mengurangi potensi kesalahan seperti pengiriman ke alamat yang salah, kerusakan barang, dan kelalaian administrasi yang dapat merugikan perusahaan.
3. Meningkatkan Kolaborasi antar Divisi
Dalam pengelolaan bisnis logistik, setiap divisi memiliki peran penting yang saling berhubungan. Dengan SOP logistik, akan memudahkan setiap divisi dengan memberikan pedoman yang menghubungkan berbagai tim, seperti warehouse, transportasi, dan layanan logistik lainnya agar dapat bekerja lebih efektif.
4. Meningkatkan Keamanan Operasional
SOP logistik juga penting untuk menjaga keamanan selama proses pengiriman. Langkah-langkah keamanan yang diatur dalam prosedur pengiriman barang seperti pengecekan barang sebelum pengiriman dan penggunaan pengamanan tambahan selama transportasi akan sangat membantu mengurangi risiko kehilangan barang akibat pencurian dan kelalaian.
Prosedur Pengiriman Barang
Untuk mengoptimalkan prose pengiriman barang ke berbagai tujuan, diperlukan prosedur tepat dan terstruktur untuk memastikan setiap tahap pengiriman, dari persiapan hingga serah terima, berjalan lancar dan efisien. Berikut prosedur pengiriman barang yang bisa Anda lakukan di perusahaan logistik Anda
1. Penerimaan dan Verifikasi Pesanan
Langkah pertama prosedur pengiriman barang adalah proses penerimaan barang dari pelanggan. Penting untuk memahami informasi seperti jenis barang, alamat tujuan, jumlah, dan waktu pengiriman, kemudian harus dicatat dan diverifikasi. Ini akan memastikan tidak ada kesalahan data yang bisa menghambat pengiriman, seperti alamat yang salah atau detail barang yang tidak sesuai.
2. Pengecekan dan Persiapan Barang
Selanjutnya barang yang akan dikirim akan diperiksa terlebih dahulu untuk memastikan barang sesuai dengan pesanan. Setelah itu, barang akan dikemas dengan standar pengemasan yang tepat, dan juga pemasangan label pengiriman untuk memudahkan identifikasi.
3. Penyusunan Dokumen Pengiriman
Penting juga untuk memastikan dokumen logistik pengiriman seperti surat jalan, invoice, dan packing list telah disiapkan dengan baik. Untuk pengiriman internasional diperlukan dokumen tambahan seperti bill of lading dan dokumen izin bea cukai atau sertifikat barang juga diperlukan.
4. Pengaturan Rute dan Kendaraan
Proses pengiriman barang juga harus memiliki prosedur yang tepat, mencakup penentuan rute tercepat dan pemilihan armada transportasi yang sesuai dengan jenis barang. Contoh, barang dalam jumlah besar mungkin memerlukan truk kontainer, sementara barang kecil bisa menggunakan kendaraan ringan.
5. Proses Pengangkutan (Loading)
Prosedur pengiriman barang selanjutnya adalah proses loading, di mana barang dimuat ke transportasi logistik sesuai tata letak yang telah ditentukan untuk mencegah kerusakan selama perjalanan. Operator kendaraan dan driver juga diberikan panduan prosedur pengiriman terkait rute dan kontak penerima untuk memastikan kelancaran proses.
6. Pengiriman dan Pemantauan
Prosedur ini juga akan memastikan barang dikirimkan sesuai jadwal, dan status pengiriman bisa dipantau secara real-time dengan menggunakan aplikasi logistik terintegrasi. Proses tracking ini penting untuk memberikan informasi terkini kepada pelanggan, seperti perkiraan waktu kedatangan atau notifikasi jika terjadi kendala di perjalanan.
7. Serah Terima Barang
Berikutnya, setelah barang tiba di tujuan akan dilakukan serah terima, di mana barang diserahkan kepada penerima dengan verifikasi tanda terima (Proof of Delivery). Jika ada keluhan, seperti kerusakan atau ketidaksesuaian barang, pelanggan dapat melaporkannya melalui prosedur klaim yang telah ditentukan perusahaan.
8. Evaluasi dan Dokumentasi
Prosedur pengiriman barang terakhir yang harus diterapkan adalah melakukan evaluasi untuk memastikan setiap tahapan berjalan sesuai prosedur. Data dari proses ini bisa Anda gunakan dan didokumentasikan untuk analisis kinerja dan sebagai dasar perbaikan di masa depan.
Baca Juga: Pentingnya Implementasi Sistem ERP di Bisnis Logistik
SOP Pengiriman Barang
SOP pengiriman barang adalah serangkaian instruksi tertulis yang merinci langkah-langkah yang harus diikuti dalam setiap tahap proses pengiriman barang. SOP membantu memastikan konsistensi, efisiensi, dan keamanan dalam proses tersebut. Berikut adalah langkah contoh SOP pengiriman barang.
1. Order Placement
Order placement adalah langkah-langkah yang diperlukan untuk menempatkan pesanan pengiriman barang dari pihak penjual kepada pihak pembeli atau pelanggan. Proses ini merupakan tahapan awal rantai pasokan logistik, yang melibatkan berbagai aspek seperti pemilihan barang, komunikasi dengan pemasok, penentuan jumlah pesanan, dan lainnya.
Proses ini memiliki beberapa langkah: pemilihan barang, pemilihan pemasok, negosiasi harga dan persyaratan, dan purchase order. Ini penting dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang dibutuhkan tersedia dan dapat dikirim dengan efisien kepada pelanggan.
2. Mengambil Persediaan
SOP logistik berikutnya adalah pengelolaan kegiatan pengambilan persediaan barang. Ini tertera dalam SOP untuk menentukan jumlah dan jenis barang yang akan diambil dari gudang. Proses ini melibatkan pemilihan produk dari daftar persediaan berdasarkan pesanan, dan memastikan proses logistik berjalan dengan efisien, akurat, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
3. Sortir Barang
Berikutnya contoh SOP pengiriman barang mengenai kegiatan sortir barang, yang melibatkan langkah-langkah tertentu untuk memastikan bahwa barang dikelompokkan dan disiapkan dengan benar sebelum dikirimkan kepada pelanggan.
Dalam kegiatan sortir barang, barang yang tersedia diidentifikasi, dipisahkan, dan dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu, seperti jenis barang, nomor pesanan, atau destinasi pengiriman. Ini membantu mempermudah proses sortir dan pengelompokan yang lebih efisien.
4. Pengemasan
SOP logistik terkait pengemasan juga penting dipahami, mencakup serangkaian kegiatan yang melibatkan persiapan dan pengepakan barang sebelum dikirim ke pelanggan atau penerima. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa barang tetap aman, utuh, dan sesuai dengan standar kualitas selama proses pengiriman.
Menentukan jenis dan jumlah bahan kemasan yang tepat juga akan melindungi barang dari kerusakan selama pengiriman.Penting untuk diketahui bahwa setiap contoh SOP pengiriman barang terkait pengemasan barang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis barang yang diangkut.
5. Pengiriman
Berikutnya SOP pengiriman barang dari gudang terkait pemilihan rute transportasi. Ini dilakukan dengan memilih dan menjadwalkan pengangkutan, dan pelacakan pengiriman. Setelah proses pengiriman selesai, penting untuk buat laporan pengiriman yang mencakup informasi tentang ketepatan waktu, keberlanjutan, dan kualitas pengiriman.
Dengan implementasi aplikasi logistik terbaik, Anda dapat lebih mudah mengawasi setiap tahapan pengiriman, mempercepat proses identifikasi masalah, dan meningkatkan akurasi pengiriman, sehingga memenuhi harapan pelanggan dengan lebih baik dan meningkatkan efisiensi operasional.
Optimalkan Penerapan SOP Pengiriman Barang dengan Aplikasi Logistik
Setiap SOP pengiriman barang dari gudang penting untuk dioptimalkan penerapannya, agar seluruh tahapan dan proses layanan logistik yang diberikan dapat maksimal. Namun, kompleksitas dan banyaknya hambatan dalam prosesnya membuat perusahaan terkadang kesulitan dalam mengefisiensi setiap SOP logistik dalam rangkaian pengiriman barang. Maka dari itu, inilah pentingnya aplikasi logistik diterapkan.
ScaleOcean aplikasi logistik bisa menjadi solusi terbaik bagi proses bisnis ini, di mana sistem dapat memberikan kemampuan integrasi dan otomatisasi canggih yang akan membuat Anda mudah dalam mengelola seluruh prosesnya dari penerimaan barang hingga pengiriman.
ScaleOcean juga menyediakan layanan demo dan konsultasi gratis untuk membuat Anda lebih memahami bagaimana sistem bekerja untuk optimalkan bisnis Anda. Ada beberapa keunggulan lain yang bisa Anda manfaatkan dalam mengoptimalkan SOP prosedur pengiriman barang logistik, diantaranya:
- Pelacakan dan Visibility, memanfaatkan teknologi GPS untuk melacak armada pengiriman real-time
- Route Optimization, memberikan rekomendasi rute terbaik berdasarkan lokasi pelanggan dan kondisi jalan
- Manajemen Persediaan, memprioritaskan pengiriman barang dengan pergerakan cepat, memastikan ketersediaan barang sebelum pengiriman dilakukan
- Pick and Pack Delivery, memudahkan proses pengemasan lebih terstruktur sesuai dengan SOP yang berlaku
- Integrasi Warehouse Management, strategi penempatan barang di gudang sesuai prioritas barang yang akan dikirim
Penerapan software logistik ScaleOcean ini tidak hanya akan mengoptimalkan seluruh SOP logistik yang diterapkan, tapi juga mengatasi setiap kesalahan dan hambatan yang terjadi dan berpotensi membuat operasional bisnis menjadi tidak efisien.
Baca juga: Lancarkan Kegiatan Pengiriman dengan ERP Logistik
Kesimpulan
Pengiriman barang logistik sangat penting untuk berbagai bisnis yang membutuhkan layanan ini karena logistik lebih dari sekadar memindahkan produk ke tempat tujuan. Hal tersebut tentunya juga membutuhkan SOP agar kegiatannya berjalan dengan lancar dan aman. Mempraktikkan prosedur operasional standar (SOP) dan prosedur pengiriman barang dengan cara yang efektif adalah bagian penting dari manajemen logistik.
Untuk memastikan setiap SOP logistik diterapkan dengan optimal dan dijalankan dengan maksimal, Anda bisa menggunakan aplikasi logistik ScaleOcean yang akan memberikan integrasi dan otomatisasi untuk seluruh prosedur pengiriman barang dari awal hingga akhir. Lakukan konsultasi dan demo gratisnya segera untuk tentukan modul terbaik untuk bisnis Anda.
Klik untuk Mulai Chat
