Proses pengiriman barang harus dilakukan secara tertib dan sesuai dengan kesepakatan baik pihak pengirim maupun penerima. Dalam hal ini, 3PL sebagai jasa logistik punya tanggung jawab memastikan kepuasan kedua pihak. Nah untuk bisa mencapainya, dokumen seperti delivery note dan delivery order harus dipersiapkan dengan cermat dan teliti.

Mungkin seklias kedua dokumen ini tampak sama. Padahal dalam praktik lapangan, ada beberapa aspek perbedaan delivery note dan delivery order. Mulai dari fungsi, isi dokumen, hingga pemegang dokumen. Pihak yang terlibat dalam bisnis logistik harus tahu betul perbedaan tersebut. Nah, pelajari lebih lanjut perbedaannya pada pembahasan berikut ini.

1. Delivery Note Adalah

Delivery note adalah dokumen yang perlu disertakan saat melakukan pengiriman barang. Dokumen ini berisi detail tentang barang yang dikirimkan, termasuk jenis, jumlah, dan kondisi barang saat pengiriman. Misalkan sebuah perusahaan mebel mengirimkan lima meja dan sepuluh kursi ke sebuah kantor baru. Delivery note yang diberikan kepada penerima akan mencantumkan detail ini beserta tanggal pengiriman dan informasi kontak pengirim.

Dalam skenario pengiriman tersebut, delivery note berperan penting pada proses penerimaan barang. Saat barang tiba, staff di kantor akan memeriksa kuantitas dan kondisi barang sesuai dengan yang tertera di delivery note. Jika ada kerusakan atau ketidaksesuaian, bisa segera dilaporkan menggunakan dokumen tersebut sebagai bukti.

Dari skenario di atas dapat dilihat bahwa catatan pengiriman adalah dokumen bagi bisnis logistik yang sangat penting untuk mengelola bukti pengiriman barang dan memastikan barang yang dikirim dan yang diterima telah sesuai. Jadi, perusahaan bisa meminimalisir risiko kesalahan dan menjadi dasar untuk proses klaim asuransi pengiriman jika terjadi kerusakan barang.

2. Pengertian Delivery Order

Sedangkan pengertian delivery order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pengirim ke penerima untuk mengambil barang di gudang atau menerima pengiriman ke lokasi tertentu. Misalnya, perusahaan manufaktur elektronik ingin mengantar sebanyak 100 unit komputer ke distributornya dengan menggunakan jasa logistik.

Dokumen DO dibuat dengan mencantumkan informasi seperti deskripsi barang, jumlah unit, alamat tujuan, dan tanggal pengiriman yang dijadwalkan. Perusahaan sering kali menggunakan delivery order template untuk memastikan setiap detail penting tercantum dengan konsisten dan memudahkan proses pembuatan dokumen.

Dalam prosesnya, dokumen DO digunakan oleh pihak 3PL untuk mengambil barang dari gudang penyimpanan atau distributor. Tujuannya agar pihak gudang bisa memverifikasi dan memastikan bahwa pengambilan barang sesuai dengan yang tertera di dokumen. Setelah semua barang terverifikasi dan dimuat truk, tim gudang kemudian akan menandatangani delivery order sebagai bukti bahwa barang telah diserahkan.

Jadi, bisa disimpulkan pengertian delivery order adalah dokumen penting bagi bisnis logistik untuk mengontrol pengambilan dan pengiriman barang secara akurat. Dengan dokumen ini, dipastikan barang yang diambil dari gudang dan diantar ke lokasi sesuai dengan order yang masuk, mengurangi risiko kesalahan pengiriman.

3. Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order

Dari pembahasan di atas, mungkin sekilas kedua dokumen tersebut terlihat sama. Sedangkan dalam praktiknya keduanya memiliki fungsi, isi, dan peranan yang berbeda. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai perbedaan delivery note dan delivery order.

a. Fungsi dan Tujuan

Delivery note adalah dokumen yang menyertai barang yang dikirimkan dari penjual ke pembeli untuk memberikan rincian tentang apa yang telah dikirimkan. Tujuan utamanya untuk memastikan semua barang telah diterima oleh pembeli sesuai dengan yang telah disepakati dalam pesanan. Dokumen ini membantu proses verifikasi dan penerimaan barang, serta sebagai alat bukti jika terjadi klaim asuransi pengiriman atas barang yang rusak.

Sedangkan delivery order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual atau distributor untuk pihak 3PL logistik sebagai bentuk perintah agar mengirim atau mengambil barang dari gudang. Dokumen ini berfungsi sebagai izin pengambilan barang yang akan diantar ke penerima, dan diperlukan untuk memastikan barang yang diambil dan diantar sesuai instruksi yang diberikan.

b. Isi Dokumen

Perbedaan delivery note dan delivery order berikutnya, terletak pada isi dokumen. Isi dari catatan pengiriman umumnya mencakup detail seperti jenis barang, jumlah barang, kondisi barang saat pengiriman, dan informasi pengirim serta penerima. Biasanya juga disertai dengan spesifikasi lebih rinci seperti nomor batch atau kode produksi untuk memudahkan pengecekan dan inventarisasi oleh penerima.

Berbeda dengan delivery order yang berisi informasi mengenai pihak yang berhak mengambil barang dari gudang, rincian lengkap dan jumlah barang yang harus diambil, serta tujuan pengiriman barang tersebut. Dokumen DO juga bisa menyertakan instruksi khusus untuk pengiriman, seperti jadwal atau metode pengiriman khusus yang harus diikuti oleh pihak 3PL.

c. Pemegang dan Pengguna

Delivery note biasanya dipegang oleh pembeli dan pengirim barang. Pengirim menyertakan dokumen ini dalam paket pengiriman, dan pembeli menggunakan dokumen tersebut untuk memverifikasi penerimaan barang. Jadi, pembeli bisa memastikan barang yang diterima sesuai dengan yang telah dibayar.

Sedangkan delivery order umumnya dipegang oleh pihak yang bertanggung jawab atas pengambilan barang, seperti 3PL atau kurir yang ditunjuk. Penjual atau distributor menyediakan DO ini kepada bisnis logistik sebagai izin resmi untuk mengambil barang dari gudang atau lokasi penyimpanan, yang kemudian digunakan sebagai surat konfirmasi pengiriman ke penerima.

4. Contoh Penggunaan Delivery Note & Delivery Order

Misalkan sebuah perusahaan perangkat keras komputer, yang kita sebut "TechGadgets" melakukan penjualan dalam skala besar ke sebuah perusahaan teknologi start-up, "InnovateStart". Rencananya, TechGadgets akan mengirimkan sebanyak 50 laptop dan 50 monitor ke kantor baru InnovateStart.

Sebelum mengirimkan barang, TechGadgets mengeluarkan sebuah dokumen DO kepada bisnis logistik atau dikenal pihak 3PL, "QuickShip Logistics" untuk mengangkut barang-barang tersebut. Dokumen tersebut berisi daftar lengkap barang yang harus diambil dari gudang TechGadgets bersama dengan instruksi pengiriman ke alamat InnovateStart.

Pihak QuickShip Logistics menggunakan dokumen ini sebagai bentuk izin resmi mengambil barang dari gudang. Staf di gudang pun memeriksa dokumen untuk memastikan jumlah dan jenis barang yang diambil sesuai, lalu menandatanganinya sebagai bukti barang telah diambil.

Nah, saat barang tiba di kantor InnovateStart, kurir dari 3PL logistik menyertakan delivery note dalam pengiriman tersebut. Dokumen ini menjelaskan item-item yang diantar, termasuk jumlah, jenis, dan kondisi barang saat pengiriman. Penerima di InnovateStart memeriksa apakah barang-barang sesuai dengan catatan tersebut. Setelah semuanya terkonfirmasi, pihak dari  InnovateStart menandatangani delivery note tersebut, yang kemudian dijadikan bukti penerimaan.

Dalam skenario ini, dokumen DO berfungsi sebagai perintah pengambilan barang dari gudang dan instruksi pengiriman yang harus diikuti oleh bisnis logistik. Sementara delivery note digunakan sebagai verifikasi dan konfirmasi penerimaan barang oleh penerima. Jadi, terlihat jelas bahwa sebenarnya kedua dokumen ini saling melengkapi dalam proses layanan logistik, dari pengambilan barang hingga pengiriman dan penerimaan akhir.

5. Kesimpulan

Dari pemaparan di atas, dapat disimpulkan bahwa perbedaan delivery note dan delivery order paling mendasar adalah terletak pada fungsi dan penggunaannya. Catatan pengiriman diperlukan untuk penerimaan barang oleh pembeli, sebagai bentuk konfirmasi bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan awal. Sementara itu, delivery order digunakan pada proses pengambilan barang dari penyimpanan atau pengiriman ke pembeli, seringkali dikeluarkan untuk pihak ketiga seperti bisnis logistik.

Delivery note lebih rinci memuat tentang spesifikasi barang yang diterima. Sedangkan delivery order lebih mengarah pada instruksi pengambilan dan pengiriman barang. Keduanya diperlukan untuk memastikan pengiriman dan penerimaan barang terlaksana dengan tertib dan terdokumentasi dengan baik, membantu bisnis mengelola operasional logistik secara efisien dan efektif.