Dalam bisnis logistik dan pengiriman internasional, dokumentasi yang rinci diperlukan untuk memastikan transaksi yang lancar dan efisien antara semua pihak yang terlibat. Di antara berbagai dokumen yang dibutuhkan dalam proses ini, notice of arrival adalah dokumen yang berfungsi tidak hanya untuk transfer informasi tetapi juga kepemilikan dan pengelolaan biaya pengiriman.

Oleh karena itu, memahami fungsi dan format umum dari dokumen NOA sangat penting bagi semua pihak yang terlibat dalam bisnis logistik. Mulai dari pengirim, perusahaan pengiriman, hingga penerima barang. Nah, dalam artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut aspek-aspek tersebut bahkan dengan skenario yang lebih memudahkan Anda untuk memahaminya. Yuk, langsung simak pembahasannya di sini!

1. Notice of Arrival Adalah

Notice of arrival adalah dokumen penting bisnis logistik yang dikeluarkan oleh freight forwarding kepada penerima barang atau consignee. Fungsinya sebagai pemberitahuan resmi kedatangan pengiriman barang di pelabuhan tujuan. NOA biasanya mencakup informasi nama kapal, nomor pelayaran, tanggal kedatangan, serta detail kontak agen atau perusahaan pengiriman di pelabuhan tujuan.

Dengan menerima NOA, consignee dapat merencanakan operasional logistik secara lebih baik, termasuk pengaturan transportasi darat, gudang penyimpanan, dan memproses bea cukai. NOA juga membantu penerima barang untuk menghindari penundaan di pelabuhan, yang bisa mengakibatkan biaya tambahan seperti biaya demurrage atau storage. Jadi bisa disimpulkan, NOA tidak hanya sebagai instrumen pemberitahuan kedatangan barang, tetapi juga membantu mengoptimalkan manajemen rantai pasokan dan mengurangi risiko terkait ekspor impor.

2. Fungsi Arrival Notice di Bisnis Logistik

Untuk memahami fungsi NOA pada bisnis logistik, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan sebuah perusahaan mainan "Happy Toys" yang berbasis di Jakarta, Indonesia, telah memesan satu kontainer penuh mainan edukatif dari pabriknya di Guangzhou, China. Setelah produksi selesai, pabrik kemudian mengirimkan mainan tersebut melalui pengiriman kargo yang dijadwalkan tiba di Pelabuhan Tanjung Priok, Jakarta, dalam waktu tiga minggu.

Di minggu pertama, kapal berangkat dari Guangzhou. Agen pengiriman di China mengirimkan bill of lading (B/L) kepada "Happy Toys" sebagai bukti pengiriman dan hak atas barang. Sehari sebelum kapal dijadwalkan tiba di Jakarta, agen pelayaran di Jakarta akan mengirimkan arrival notice kepada "Happy Toys". Pemberitahuan ini mencakup detail seperti nama kapal, nomor B/L, tanggal dan waktu perkiraan kedatangan, serta informasi tentang kontainer yang berisi mainan edukatif.

Selain itu, dokumen tersebut memberikan instruksi tentang dokumen apa saja yang harus diserahkan oleh "Happy Toys" untuk proses klaim barang. Ini bisa termasuk dokumen asli B/L, faktur komersial, dan packing list. Arrival notice juga mencantumkan rincian biaya yang harus dibayar, termasuk biaya dokumen, biaya gudang, dan biaya penanganan di pelabuhan.

Nah, selanjutnya tim logistik "Happy Toys" mulai menyiapkan semua dokumen yang diperlukan dan berkoordinasi dengan agen bea cukai untuk proses ekspor impor. Mereka juga menyiapkan pembayaran untuk semua biaya yang tercantum dalam NOA agar dapat mengambil barang tanpa keterlambatan, menghindari biaya demurrage atau penyimpanan tambahan.

Dari skenario di atas bisa disimpulkan bahwa fungsi notice of arrival adalah untuk memberikan informasi rinci tentang kedatangan pengiriman kepada penerima, termasuk waktu kedatangan, detail kontainer, dan persyaratan dokumen. Selain itu, NOA juga mempermudah koordinasi antara berbagai pihak yang terlibat dalam proses impor, seperti agen pengiriman, broker bea cukai, dan perusahaan transportasi logistik darat untuk memastikan proses pengambilan barang berjalan lancar dan efisien.

3. Apa Bedanya dengan Bill of Lading?

Notice of arrival (NOA) dan bill of lading (B/L) adalah dokumen penting dalam bisnis logistik dan proses ekspor impor, yang memiliki fungsi dan tujuan berbeda. NOA, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, merupakan dokumen pemberitahuan yang diberikan kepada penerima (consignee) saat ada kedatangan barang di pelabuhan tujuan. Dokumen ini diperlukan untuk koordinasi logistik, menyiapkan dokumen yang diperlukan, dan untuk tahu biaya yang perlu dibayarkan agar barang dapat diambil dari pelabuhan.

Sedangkan bill of lading (B/L) adalah dokumen pengiriman yang berfungsi sebagai tanda terima barang oleh perusahaan pengiriman dan sebagai kontrak pengangkutan antara pengirim (shipper) dan perusahaan pengiriman. Dokumen ini mencakup detail lengkap tentang barang yang dikirim, termasuk jenis, jumlah, dan tujuan barang. Jadi, secara keseluruhan, B/L adalah inti dari transaksi pengiriman, sementara NOA lebih berfokus pada logistik dan persiapan penerima untuk kedatangan barang.

4. Format Umum Arrival Notice

Dokumen ini tidak hanya memberi tahu penerima tentang kedatangan pengiriman barang, tetapi juga menyediakan informasi penting yang diperlukan untuk proses pengambilan barang. Berikut akan dibahas format umum dari NOA.

a. Informasi Penerima

Aspek ini mencakup detail lengkap siapa yang harus menerima barang. Biasanya meliputi nama perusahaan atau individu, alamat lengkap, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya yang relevan. Dengan memiliki informasi ini secara akurat, agen dapat menghindari adanya salah alamat atau masalah lain selama proses pengiriman, sehingga meminimalisir potensi keterlambatan pengiriman.

b. Rincian Pengiriman

Rincian pengiriman dalam notice of arrival adalah bagian intinya. Biasanya berisi informasi spesifik tentang barang yang dikirimkan, termasuk deskripsi barang, jumlah, berat, dan dimensi paket atau kontainer. Bagian ini juga dapat mencakup nomor identifikasi pengiriman seperti nomor B/L, nomor kontainer, dan detail lain yang berkaitan dengan pengiriman. Dengan informasi yang lengkap ini, semua barang yang telah tiba bisa lebih mudah diklaim di pelabuhan atau gudang.

c. Informasi Pelabuhan

Bagian ini menjelaskan nama pelabuhan penerima barang, alamat, dan terkadang informasi kontak pelabuhan. Bagian ini juga dapat mencantumkan tanggal kedatangan yang dijadwalkan dan jam operasional pelabuhan untuk pengambilan barang. Seluruh informasi tersebut sangat memudahkan penerima untuk merencanakan pengambilan barang mereka dengan efisien dan menghindari kemungkinan penundaan.

d. Biaya & Pembayaran

Aspek tersebut menjelaskan semua biaya yang berkaitan dengan pengiriman dan pengambilan barang. Termasuk biaya pengiriman, biaya pelabuhan, dan biaya tambahan lainnya yang mungkin diberlakukan. Biasanya juga dicantumkan informasi tentang metode pembayaran yang diterima dan tenggat waktu pembayaran. Dengan ini, penerima bisa mempersiapkan anggaran dan memastikan semua biaya dibayar tepat waktu untuk menghindari biaya demurrage atau penyimpanan tambahan.

e. Instruksi Khusus

Instruksi khusus dapat mencakup segala hal dari permintaan untuk inspeksi barang sebelum pengiriman, hingga instruksi tentang pengambilan barang yang memerlukan penanganan atau peralatan khusus. Bagian ini bertujuan untuk memastikan semua pihak yang terlibat dalam pengiriman dan pengambilan barang mengetahui dan memahami persyaratan khusus yang bisa jadi mempengaruhi proses tersebut.

5. Kesimpulan

Dalam bisnis logistik, arrival notice adalah dokumen yang diperlukan oleh pihak pengirim dan penerima, dengan tujuan memberikan pemberitahuan resmi dan informasi detail tentang kedatangan barang di pelabuhan tujuan. Bahkan untuk cakupan yang lebih luas, NOA tidak hanya berguna sebagai pemberitahuan kedatangan barang tetapi juga untuk mengoptimalkan manajemen rantai pasokan dan mengurangi risiko terkait aktivitas ekspor impor.

Mengingat fungsinya yang cukup krusial, maka dokumen ini harus ditulis dengan mencantumkan beberapa aspek utama. Mulai dari informasi penerima, rincian pengiriman, hingga instruksi khusus yang diperlukan jika barang yang dikirim memang perlu penanganan atau peralatan khusus.