Salah satu metode pengiriman yang paling efisien dan ekonomis adalah melalui kapal laut. Ekspedisi jenis ini menawarkan berbagai keuntungan, yang tidak hanya membantu perusahaan memperluas pasar mereka, tetapi juga memastikan bahwa barang dapat sampai di tujuan dengan aman dan efisien. Dalam praktiknya, ada syarat syarat pengiriman barang yang harus dipatuhi ketika Anda memilih ekspedisi kapal laut. Cari tahu apa saja syarat tersebut di pembahasan berikut ini!

1. Keuntungan Mengirim Barang dengan Kapal Laut

Mengirim barang menggunakan kapal laut kini semakin populer karena memang memberikan keuntungan maksimal bagi banyak perusahaan yang menjalankan perdagangan internasional. Mulai dari kapasitas yang besar hingga fleksibilitas pengiriman untuk berbagai jenis barang, ekspedisi kapal laut membuat seluruh operasional logistik menjadi lebih efisien. Berikut ini beberapa keuntungan utama dari pengiriman barang dengan kapal laut.

a. Kapasitas Pengiriman yang Besar

Kapal kargo dirancang untuk mengangkut ribuan ton barang dalam satu kali perjalanan. Dengan ini, perusahaan dapat mengirimkan muatan dalam jumlah besar secara efisien. Terlebih untuk pengiriman dalam skala besar, seperti bahan baku industri, kendaraan, atau produk manufaktur. Kapasitas yang besar juga membantu mengurangi biaya per unit barang, sehingga ekspedisi satu ini sangat ekonomis untuk perusahaan yang membutuhkan pengiriman dalam volume besar.

b. Jangkauan Pengiriman yang Luas

Dengan jaringan pelabuhan internasional yang terhubung di seluruh dunia, kapal laut dapat mengirimkan barang ke hampir semua negara di berbagai benua. Ini memudahkan perusahaan untuk memperluas pasar dan menjangkau pelanggan di luar lokasi operasional. Dengan ini, perusahaan bisa mengoptimalkan rantai pasok global untuk mendapatkan profit yang maksimal.

c. Fleksibilitas dalam Jenis Barang

Berbeda dengan transportasi logistik udara atau darat yang memiliki batasan tertentu, kapal laut dapat mengangkut berbagai macam barang, bahkan dangerous goods sekaligus dengan tetap mengikuti regulasi khusus yang berlaku. Oleh karena itu, kapal laut menjadi pilihan yang sangat serbaguna untuk berbagai industri, termasuk industri konstruksi pertanian, dan kimia.

d. Tingkat Keamanan Barang yang Tinggi

Pengiriman barang dengan kapal laut juga terjamin aman dibandingkan metode pengiriman lainnya. Kontainer dirancang khusus untuk melindungi barang dari kerusakan fisik, cuaca ekstrem, bahkan risiko hilang karena dicuri. Selain itu, prosedur pengamanan yang ketat di pelabuhan dan selama perjalanan juga ditetapkan untuk memastikan barang aman hingga tiba di tujuan. Apalagi jika bisnis logistik menggunakan asuransi dalam pengiriman maka dapat dipastikan barang akan tiba dengan selamat dan dalam kondisi baik.

2. Syarat Pengiriman Barang dengan Kapal Laut

Dalam praktiknya, pengiriman barang juga memiliki syarat dan ketentuan yang berbeda dengan metode lainnya. Bisnis logistik perlu memastikan pengiriman yang dikelola mematuhi aspek-aspek tersebut. Lalu apa syarat yang berlaku dalam pengiriman barang menggunakan kapal laut?

a. Melengkapi Dokumen Pengiriman

Pastikan dokumen pengiriman sudah lengkap. Dokumen ini mencakup bill of lading (B/L) yang merupakan bukti kepemilikan barang, invoice yang mencantumkan nilai barang, packing list untuk merinci isi pengiriman, serta sertifikat asal barang. Dokumen tersebut tidak hanya berfungsi secara administratif, tapi juga membantu dalam prosedur bea cukai dan mematuhi regulasi hukum perdagangan baik di negara asal barang maupun tujuan pengiriman.

b. Mematuhi Ketentuan Pengiriman Barang Berbahaya

Syarat syarat pengiriman barang berikutnya berkaitan dengan cara mengirim barang berbahaya. Pengiriman jenis ini harus mematuhi regulasi internasional seperti International Maritime Dangerous Goods (IMDG) Code. Beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti memberi label dengan benar, serta disertai deklarasi resmi terkait jenis dan sifatnya. Pastikan juga barang dikemas sesuai standar keselamatan untuk mencegah risiko kecelakaan selama pengiriman.

c. Menggunakan Kontainer Sesuai Karakteristik Barang

Bisnis logistik juga harus memperhatikan jenis kontainer yang digunakan berdasarkan dimensi, berat, dan sifat barang yang dikirim. Misalnya, barang yang perlu pengaturan suhu tertentu bisa menggunakan refrigerated container, sementara barang berbahaya sebaiknya menggunakan kontainer khusus yang tahan terhadap risiko pengiriman.

d. Memenuhi Regulasi Bea Cukai

Tidak bisa dipungkiri setiap negara memiliki peraturan bea cukai yang harus dipatuhi, termasuk deklarasi barang, pembayaran tarif, dan penyelesaian dokumen impor/ekspor. Dengan memahami syarat syarat pengiriman barang khususnya pada regulasi tersebut, akan memperlancar barang masuk dan keluar dari negara. Anda bisa melakukan koordinasi yang baik dengan otoritas bea cukai untuk memastikan semua persyaratan sudah sesuai.

e. Menyelesaikan Pembayaran Sesuai Ketentuan

Setiap proses pengiriman internasional menggunakan incoterms yang telah disepakati oleh pihak pengirim dan penerima. Nah, bisnis logistik atau freight forwarder harus paham ketentuan ini dan siapa yang bertanggung jawab membayar semua rincian biaya logistik. Mulai dari tarif pelabuhan, asuransi, pajak, bea masuk dan keluar, bahkan denda yang mungkin dikenakan seperti demurrage.

3. Strategi Optimalkan Ekspedisi Kapal Laut

Tidak cukup dengan mengetahui syarat syarat pengiriman barang menggunakan kapal laut, bisnis logistik juga perlu mengimplementasikan sejumlah strategi untuk mengoptimalkan ekspedisi ini. Dengan menerapkannya, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan barang sampai tujuan dengan aman. Berikut beberapa strategi tersebut.

a. Perencanaan Pengiriman yang Matang

Perencanaan pengiriman yang matang adalah kunci utama dalam mengoptimalkan ekspedisi kapal laut. Lakukan penjadwalan pengiriman yang tepat, pilih vendor logistik yang berpengalaman dan memiliki reputasi baik, dan optimalkan penggunaan ruang muatan kontainer dengan perencanaan yang matang. Dengan jadwal yang terencana, Anda dapat menghindari penundaan dan memastikan barang tiba tepat waktu. Perencanaan muatan yang baik juga mengurangi biaya per unit barang yang dikirim.

b. Melakukan Konsolidasi Pengiriman

Melakukan konsolidasi pengiriman juga menjadi strategi yang efektif untuk mengurangi biaya pengiriman dan meningkatkan efisiensi. Konsolidasi melibatkan penggabungan beberapa pengiriman kecil menjadi satu pengiriman besar, sehingga dapat memanfaatkan kapasitas kontainer secara penuh. Anda bisa menerapkan strategi tersebut dengan bekerja sama oleh pengirim lain.

c. Memilih Asuransi Barang yang Sesuai

Asuransi yang tepat memberikan perlindungan terhadap risiko kerusakan, kehilangan, atau pencurian barang selama perjalanan. Dengan asuransi yang memadai, perusahaan dapat meminimalkan potensi kerugian finansial dan memastikan barang dapat tiba dengan aman di tujuan. Penting untuk memilih jenis asuransi yang sesuai dengan nilai dan karakteristik barang yang dikirim, serta memahami cakupan dan ketentuan polis asuransi yang dipilih.

d. Implementasikan Freight Forwarding Software

Implementasi freight forwarding software adalah strategi terbaik yang dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengiriman barang melalui kapal laut. Software ini membantu Anda mengelola seluruh proses pengiriman, mulai dari penjadwalan, pelacakan, hingga dokumentasi. Sistem ini dilengkapi dengan fitur GPS tracking yang membantu Anda memonitor pergerakan barang secara real-time, mengelola berbagai jenis pengiriman baik FCL, LCL, FTL, maupun LTL, serta memastikan seluruh tahapan pengiriman sesuai regulasi yang berlaku.

4. Kesimpulan

Ekspedisi kapal laut menawarkan berbagai manfaat yang menguntungkan dan mengefisienkan pengiriman internasional. Sebagai pihak perantara pengirim dan penerima barang dalam proses ekspor impor, freight forwarder harus tahu syarat syarat pengiriman barang menggunakan kapal laut tersebut. Dengan memenuhi syarat-syarat ini, dipastikan pengiriman barang berjalan lancar dan sesuai hukum yang berlaku.

Tidak hanya tahu apa syarat yang berlaku dalam pengiriman barang menggunakan kapal laut, tapi Anda bisa menerapkan beberapa strategi untuk mengoptimalkan ekspedisi ini. Perencanaan pengiriman yang matang, konsolidasi pengiriman, hingga implementasi freight forwarding software adalah langkah penting yang dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan keamanan barang selama pengiriman.