Dokumen cargo manifest tidak hanya membantu dalam mengatur dan mengelola pengiriman barang, tetapi juga instrumen utama untuk mematuhi peraturan bea cukai. Setiap kali barang dikirimkan atau diterima dari luar negeri, dokumen tersebut diperlukan untuk mencatat detail lengkap mengenai kargo yang digunakan.

Menyadari pentingnya peran dokumen tersebut, maka proses pembuatan manifest cargo yang tepat dan akurat sangat diperlukan. Nah, artikel ini akan membahas secara mendalam prosedur pembuatannya, serta contoh manifest cargo baik itu inward dan outward. Yuk, langsung cari tahu lebih lanjut dengan membaca pembahasan di bawah ini.

1. Prosedur Pembuatan Manifest Cargo

Manifest cargo harus dibuat dengan prosedur yang sistematis untuk memastikan setiap informasi yang dibutuhkan telah ada dalam dokumen. Bahkan jika diperlukan juga melibatkan beberapa pihak bisnis logistik untuk melakukan verifikasi sebelum dokumen disahkan. Berikut prosedur yang tepat dalam pembuatannya.

a. Mengumpulkan Informasi Kargo

Pertama, kumpulkan informasi detail tentang kargo yang akan dikirim. Informasi ini  meliputi nama dan alamat pengirim serta penerima, deskripsi barang, jumlah dan berat barang, serta detail lainnya seperti nilai barang dan instruksi khusus terkait penanganan barang. Pastikan informasi yang dikumpulkan lengkap dan akurat agar proses pengiriman berjalan lancar dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

b. Pembuatan Daftar Kargo

Setelah informasi kargo terkumpul, langkah berikutnya adalah membuat daftar kargo. Daftar ini memuat semua item kargo yang akan dimuat dalam satu pengiriman. Setiap item harus dicatat secara rinci, termasuk jumlah unit, berat, dan dimensi kargo. Dengan adanya daftar ini, maka identifikasi dan pemantauan barang selama proses pengiriman bisa terlaksana dengan efektif.

c. Penomoran dan Kode Kargo

Setiap item dalam daftar kargo harus diberi nomor dan kode unik. Tujuannya agar memudahkan tracking dan identifikasi barang. Sistem penomoran dan pengkodean biasanya disesuaikan dengan standar perusahaan atau peraturan internasional yang diberlakukan. Dengan adanya standar ini, semua pihak bisnis logistik yang terlibat dapat dengan mudah memahami dan menggunakan informasi tersebut.

d. Pengisian Formulir Cargo Manifest

Nah, barulah Anda bisa mengisi formulir cargo manifest. Formulir ini mencakup semua informasi yang telah dikumpulkan dan disusun sebelumnya, seperti daftar kargo, nomor dan kode kargo, serta detail pengirim dan penerima. Isi formulir dengan teliti agar tidak ada informasi yang terlewat atau bahkan salah. Formulir cargo manifest ini nantinya akan menjadi dokumen resmi yang menyertai pengiriman kargo.

e. Verifikasi dan Validasi Data

Setelah formulir cargo manifest terisi, lakukan verifikasi dan validasi data. Cek ulang semua informasi yang tercantum dalam manifest untuk memastikan dokumen sudah lengkap dan akurat. Verifikasi dan validasi data penting dilakukan agar tidak ada kesalahan informasi yang bisa berdampak buruk untuk proses pengiriman, seperti penundaan atau masalah dengan bea cukai.

f. Penandatangan Manifest Cargo

Setelah semua informasi dipastikan benar dan lengkap, maka dokumen bisa ditandatangani. Dengan adanya tanda tangan ini, maka manifest bisa menjadi dokumen resmi yang sah dan dapat digunakan untuk proses pengiriman. Biasanya, manifest cargo ditandatangani oleh pengirim, freight forwarding, dan jika diperlukan, pihak otoritas terkait seperti bea cukai.

2. Contoh Cargo Manifest

Manifest cargo secara umum dibagi menjadi dua jenis, tergantung dari jenis pengiriman yang dilakukan bisnis logistik. Ada inward manifest yang diperlukan untuk proses impor dan outward manifest untuk kebutuhan ekspor barang. Secara garis besar formatnya sama, hanya perlu memperhatikan siapa pengirim dan penerimanya. Perhatikan contoh cargo manifest di bawah untuk tahu lebih lanjut perbedaannya.

a. Contoh Cargo Manifest Inward

Manifest cargo inward adalah dokumen resmi yang mencatat detail barang yang masuk ke suatu negara. Fungsinya untuk memudahkan pihak bea cukai untuk cek apakah barang yang masuk terdaftar dan memenuhi aturan yang ditetapkan. Biasanya memuat informasi seperti nama pengirim dan consignee, deskripsi barang, jumlah, berat, serta nomor dan kode unik untuk setiap item. Untuk paham contoh manifest cargo inward, perhatikan skenario berikut.

Misalkan perusahaan di Indonesia, PT. Importasi Nusantara, menerima peralatan elektronik dari China. Proses ini melibatkan penggunaan manifest cargo inward untuk memastikan semua peralatan yang masuk terdaftar dan diperiksa oleh bea cukai. Contoh cargo manifest dari skenario tersebut adalah sebagai berikut.

b. Contoh Cargo Manifest Outward

Jenis berikutnya ada outward manifest kargo. Ini merupakan dokumen resmi yang mencatat detail barang yang akan dikirim keluar dari suatu negara atau dikenal sebagai barang ekspor. Manifest kargo outward mencakup informasi yang sama dengan inward manifest. Pembedanya hanyalah fungsi dari dokumen tersebut, yaitu membantu pihak bea cukai melakukan custom clearance dan mengontrol arus barang keluar.

Berikut skenario sederhana penggunaan dokumen tersebut. Misalkan perusahaan Indonesia, PT. Ekspor Raya, mengirim kopi dan rempah-rempah ke Amerika Serikat. Proses ini perlu outward manifest cargo untuk memastikan barang yang keluar sudah disetujui dan diperiksa oleh bea cukai. Contoh manifest cargo yang dibuat seperti yang tertera di bawah ini.

3. Digitalisasi Pembuatan Manifest Cargo

Mengingat peran pentingnya dokumen manifest kargo, maka ada baiknya proses pembuatan dokumen ini dilakukan secara digital. Proses digitalisasi memungkinkan pengumpulan, pemrosesan, dan pengelolaan data kargo menjadi lebih efisien dan akurat. Dengan menggunakan sistem digital, bisnis logistik dapat dengan mudah menginput dan menyimpan informasi kargo, serta memantau status pengiriman secara real-time.

ERP logistik software adalah teknologi yang bisa Anda andalkan untuk digitalisasi pembuatan dokumen manifest. Sistem ini dirancang untuk mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses logistik, termasuk pembuatan dan pengelolaan dokumen manifest cargo. Dengan software tersebut, pengirim dapat dengan mudah menginput data kargo, seperti deskripsi barang, jumlah, dan berat, serta mengotomatisasi penomoran dan pengkodean item.

Selain itu, ERP logistik software juga memungkinkan verifikasi dan validasi data secara real-time, sehingga risiko human error dapat diminimalisir. Fitur pelacakan dan laporan yang terintegrasi juga mempermudah monitoring pengiriman. Implementasi ERP logistik software punya banyak keunggulan karena tidak hanya meningkatkan efisiensi dan akurasi pembuatan dokumen manifest, tetapi juga membantu perusahaan dalam mengelola operasional logistik secara lebih efektif dan transparan.

4. Kesimpulan

Dari contoh manifest cargo yang diberikan di atas, dapat disimpulkan ternyata pembuatan dokumen ini harus dilakukan dengan prosedur yang sistematis untuk memastikan semua informasi yang diperlukan tercatat dengan benar. Prosedur ini melibatkan beberapa langkah penting, mulai dari pengumpulan informasi kargo hingga penandatanganan dokumen oleh pihak berwenang.

Mengingat pentingnya dokumen ini, digitalisasi proses pembuatannya sangat dianjurkan. Anda bisa menggunakan ERP logistik software untuk otomatisasi pembuatan dokumen manifest. Dengan teknologi ini, pengumpulan, pembuatan, dan pengelolaan data kargo menjadi lebih efisien dan akurat.