Dalam proses pengiriman, pengelolaan waktu bongkar muat mempengaruhi turnover kapal dan biaya operasional. Untuk mengatasi masalah ini, despatch muncul sebagai insentif finansial bagi charterer yang berhasil menyelesaikan proses tersebut dengan lebih cepat dari waktu yang ditentukan. Dengan ini, kapal dapat digunakan untuk pengiriman selanjutnya tanpa harus mengganggu operasional secara menyeluruh. 

Artikel ini akan membantu Anda belajar lebih mendalam tentang despatch, membandingkannya dengan demurrage dan detention, serta menjelaskan lebih spesifik manfaatnya bagi pemilik kapal dan charterer. Diberikan juga serangkaian tips praktis bagi bisnis logistik untuk memanfaatkan peluang despatch, dengan tujuan mengoptimalkan manajemen waktu dan biaya dalam logistik.

1. Despatch Artinya

Dalam bisnis logistik, despatch adalah insentif uang yang diberikan oleh perusahaan pelayaran kepada charterer, atau penyewa kapal, jika mereka berhasil melakukan proses bongkar muat barang lebih cepat dari waktu yang ditentukan. Insentif ini dikenal sebagai despatch money. Lalu apa tujuan diberlakukan insentif ini? Untuk mendorong efisiensi dalam operasi kapal, sekaligus meningkatkan turnover dan penggunaan kapal. Hal ini sangat menguntungkan pemilik kapal karena aset yang dimiliki bisa digunakan secara maksimal.

Despatch biasanya diatur dalam kontrak charter party. Umumnya ini diterapkan dalam pengiriman kargo kering, jarang diterapkan dalam pengiriman tanker atau gas. Supaya lebih jelas perhatikan skenario berikut ini. Misalkan sebuah kapal kargo dijadwalkan untuk memuat barang di pelabuhan Jakarta dengan waktu bongkar muat yang ditetapkan selama tiga hari. Jika charterer berhasil menyelesaikan bongkar muat dalam dua hari, maka satu hari inilah yang akan diberi insentif dalam bentuk kompensasi uang.

2. Bedanya dengan Demurrage dan Detention

Dalam bisnis logistik, istilah despatch, demurrage, dan detention sering digunakan tapi punya konsep yang berbeda. Despatch artinya insentif yang diberikan oleh pemilik kapal ke charterer jika bongkar muat selesai lebih cepat dari waktu yang dijadwalkan. Cara ini menguntungkan perusahaan pelayaran karena kapal bisa kembali beroperasi dengan lebih cepat.

Sedangkan demurrage adalah denda untuk penyewa jika setelah tiba di pelabuhan, kontainer tidak segera dibongkar muat hingga melebihi jangka waktu yang disepakati. Ini dikenakan karena pemilik kapal mengalami kerugian karena kapal tidak dapat digunakan untuk kegiatan pengiriman lainnya.

Sementara itu, detention adalah biaya yang harus dibayar oleh charterer jika kontainer tidak dikembalikan ke depo setelah keluar dari pelabuhan dalam waktu yang ditetapkan. Biaya ini ditetapkan agar kontainer bisa dikembalikan tepat waktu agar dapat digunakan kembali dengan cepat, yang membantu mengurangi biaya penyimpanan dan memelihara efisiensi operasional.

Kesimpulannya demurrage, detention, dan despatch adalah beragam jenis biaya yang digunakan dalam bisnis logistik untuk mengoptimalkan manajemen waktu dan biaya secara menyeluruh. Despatch mendorong efisiensi, sedangkan demurrage dan detention berfungsi untuk mencegah keterlambatan pengembalian yang bisa mengganggu operasional logistik secara menyeluruh.

3. Manfaat Despatch di Logistik

Penerapan despatch dalam logistik punya manfaat signifikan bagi kedua pihak yang terlibat, baik itu pemilik kapal maupun charterer. Penggunaan despatch tidak hanya mempercepat proses operasional tapi juga memberikan keuntungan finansial. Berikut penjelasan lebih detailnya.

a. Pemilik Kapal

Manfaat utama despatch bagi pemilik kapal adalah adanya peningkatan efisiensi dan optimalisasi penggunaan kapal. Dengan adanya biaya ini, kapal dapat kembali beroperasi lebih cepat dari yang dijadwalkan, sehingga mengurangi waktu idle dari kapal tersebut. Ketika charterer berhasil menyelesaikan bongkar muat lebih cepat, perusahaan pelayaran tidak hanya menghemat waktu tetapi juga biaya operasional. Lebih lanjut, biaya ini juga menguntungkan pemilik kapal karena dapat mengelola jadwal pengiriman dengan lebih fleksibel. Mereka dapat mengambil kontrak tambahan karena ada kapal yang tersedia dan dapat digunakan.

b. Charterer

Bagi charterer, despatch berfungsi sebagai insentif yang dapat meningkatkan efisiensi operasional. Dengan menyelesaikan bongkar muat lebih cepat dari laytime yang disepakati, penyewa tidak hanya menghindari biaya demurrage yang bisa sangat tinggi tetapi juga menerima kompensasi dalam bentuk despatch money. Dengan adanya ketentuan ini, penyewa dapat mengadopsi best practice yang lebih efisien, baik itu dalam aspek perencanaan maupun koordinasi dengan pelabuhan dan vendor logistik lainnya.

4. Tips Mendapatkan Despatch

Despatch memang menguntungkan baik bagi penyewa kapal ataupun charterer. Nah, bagi Anda penyewa kapal bisa mengikuti tips berikut ini agar meningkatkan kesempatan memperoleh despatch. Kunci utama yang pasti adalah perencanaan yang cermat dan koordinasi yang efisien dengan semua pihak terkait, termasuk pelabuhan, agen kapal, dan penyedia layanan logistik. Pastikan semua peralatan dan tenaga kerja yang diperlukan tersedia dan siap beroperasi sesuai jadwal yang telah ditentukan. Optimalkan jadwal agar dapat terhindar dari keterlambatan dalam setiap tahapan.

Anda juga bisa menerapkan teknologi terkini untuk membantu mempercepat proses bongkar muat. Sistem manajemen terminal modern, alat bongkar muat otomatis, dan penggunaan software ERP logistik dapat meningkatkan efisiensi kerja. Teknologi tracking real-time juga memungkinkan Anda untuk memantau proses secara langsung dan melakukan penyesuaian pada operasional secara cepat.

Pemilihan vendor juga punya peran signifikan untuk meningkatkan peluang mendapatkan despatch. Pilih vendor yang tepat untuk pengiriman, bongkar muat, dan layanan logistik lainnya agar bisa mencapai efisiensi. Evaluasi dan pilih vendor yang memiliki reputasi baik. Dengan adanya kerja sama yang baik dengan vendor akan memperlancar proses logistik dan mengurangi kemungkinan keterlambatan pengembalian kontainer.

Lakukan negosiasi pada kontrak charter party. Pastikan untuk mendiskusikan dan menetapkan syarat-syarat untuk pemberian despatch. Tetapkan jangka waktu laytime yang realistis dan adil bagi kedua pihak akan memungkinkan proses yang lebih lancar dan mengurangi risiko konflik. Dengan mengimplementasikan tips ini, bisnis logistik dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan despatch, yang tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga memberikan keuntungan finansial yang signifikan.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa despatch artinya insentif finansial yang diberikan oleh pemilik kapal kepada charterer jika mereka berhasil menyelesaikan proses bongkar muat lebih cepat dari waktu yang ditentukan. Inisiatif ini tidak hanya mengurangi waktu idle kapal, tapi juga memungkinkan kapal kembali beroperasi lebih cepat, sehingga secara keseluruhan juga membawa manfaat signifikan bagi pemilik kapal.

Untuk charterer, despatch juga motivasi untuk meningkatkan efisiensi operasional, menghindari biaya demurrage yang tinggi, dan mendapatkan kompensasi tambahan yang menguntungkan finansial perusahaan. Untuk memaksimalkan peluang mendapatkan despatch, Anda perlu fokus pada perencanaan yang cermat, penggunaan teknologi terkini, hingga melakukan negosiasi kontrak yang efektif.