Di era digital saat ini, online ship booking menjadi cara efektif bagi bisnis logistik terutama pihak 3PL untuk mengelola pengiriman barang. Berbagai jenis muatan yang harus dikirimkan juga memiliki kebutuhan khusus. Mulai dari transportasi logistik hingga persyaratan pengiriman yang harus dipenuhi. Proses koordinasi dengan agen kapal, operator pelabuhan, dan klien juga sering kali memakan waktu. Online ship booking melalui platform yang tepat bisa mempercepat dan mempermudah proses ini.

Freight forwarding software adalah solusi yang bisa Anda percaya untuk melakukan booking dengan mudah. Dengan beragam fitur yang ada di dalamnya, pihak 3PL logistik bisa mencari dan membandingkan opsi pengiriman berdasarkan beberapa faktor sehingga mampu memenuhi kebutuhan klien. Cari tahu bagaimana sistem ini bekerja dan rekomendasi terbaik yang bisa Anda andalkan pada pembahasan berikut!

1. Pentingnya Online Ship Booking

Agar lebih mudah memahami manfaat online ship booking, mari simak lebih dulu ilustrasi berikut ini. Misalkan PT Logistik Cepat adalah sebuah perusahaan 3PL logistik yang bertanggung jawab untuk mengelola pengiriman barang dari berbagai klien ke berbagai tujuan menggunakan jalur laut. Mereka menangani banyak jenis muatan, mulai dari bahan baku hingga barang konsumen, untuk klien-klien dari berbagai industri.

Sebagai penyedia jasa logistik, perusahaan ini bertanggung jawab untuk memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu dan efisien, dengan sekaligus mengoptimalkan penggunaan kapal yang tersedia. Apalagi setiap klien punya kebutuhan pengiriman yang berbeda-beda, mulai dari jenis muatan hingga persyaratan khusus terkait pengiriman. PT Logistik Cepat harus mampu memilih kapal yang sesuai dengan kebutuhan unik setiap klien.

Sebagai perantara antara klien dan operator kapal, PT Logistik Cepat juga harus mampu berkoordinasi dengan agen kapal, operator pelabuhan, dan klien untuk memesan dan mengelola pengiriman. Proses koordinasi ini sering kali memakan banyak waktu dan juga membingungkan jika tidak dilakukan secara teratur. Dari skenario sederhana di atas, bisa dilihat bahwa online ship booking sangat diperlukan dalam bisnis logistik.

Cara ini akan memberikan Anda akses ke beragam pilihan kapal dan menyederhanakan proses pemesanan dan pengelolaan pengiriman hanya dalam satu platform. Sistem yang digunakan untuk online ship booking juga dilengkapi fitur yang memungkinkan Anda memasukkan kebutuhan khusus dari setiap klien, seperti jenis muatan, estimasi waktu pengiriman, dan persyaratan khusus lainnya. Jadi, pemilihan kapal akan lebih sesuai dengan kebutuhan setiap klien, yang nantinya juga dapat meningkatkan kepuasan mereka terhadap layanan yang Anda berikan.

2. Freight Forwarding Software untuk Online Ship Booking

Proses online ship booking dapat dilakukan dengan maksimal menggunakan freight forwarding software. Sistem ini dilengkapi dengan beberapa fitur unggulan yang membuat setiap tahapan mulai dari pemilihan kapal hingga pembayaran biaya logistik dapat dilakukan dengan lebih efektif. Berikut beberapa fitur tersebut yang akan memudahkan Anda dalam booking kapal secara online.

a. Booking Platform

Booking platform dilengkapi dengan fitur pencarian yang membantu 3PL logistik untuk menemukan opsi pengiriman berdasarkan asal, tujuan, jenis kargo, serta tanggal keberangkatan dan kedatangan yang diinginkan klien. Langkah ini sangat memudahkan Anda memilih rute pengiriman yang paling efisien dan sesuai dengan permintaan spesifik dari klien.

Bahkan, booking platform juga bisa digunakan untuk membandingkan berbagai pilihan layanan logistik kapal dan rute yang tersedia secara langsung. Anda bisa mengevaluasi beberapa opsi yang sudah difilter tersebut berdasarkan faktor biaya, durasi pengiriman, dan fasilitas layanan yang ditawarkan oleh masing-masing operator kapal.

Dengan adanya konfirmasi real-time, 3PL dapat mengamankan ruang kapal yang dibutuhkan tanpa khawatir dengan adanya perubahan jadwal atau masalah ketersediaan ruang. Jadi, melalui booking platform Anda bisa mengurangi risiko keterlambatan pengiriman dan meningkatkan reliabilitas dalam memenuhi jadwal pengiriman.

b. Cost Freight Calculation

Proses online ship booking juga menjadi lebih transparan dengan software ini karena mampu memberikan rincian biaya, termasuk freight rates, biaya pelabuhan, asuransi pengiriman, dan biaya tambahan lainnya yang mungkin dikenakan oleh vendor logistik. Dengan adanya rincian yang jelas dan detail, Anda dapat dengan mudah menjelaskan biaya-biaya tersebut kepada klien. Transparansi ini juga memudahkan 3PL dalam mengaudit dan mengontrol biaya.

Jika freight forwarding software terintegrasi dengan sistem akuntansi perusahaan, proses fakturisasi dan pembayaran akan berjalan lebih mudah. Faktur bisa dibuat secara otomatis berdasarkan tarif dan biaya yang sudah dihitung, serta pembayaran bisa dikelola dan dilacak dengan mudah.

c. Automated Document Generator

Proses booking kapal juga perlu beberapa dokumen penting. Nah, Anda sebagai pihak 3PL tidak perlu lagi pusing berkoordinasi dan mengisi formulir secara manual jika mengimplementasikan freight forwarding software. Sistem ini secara otomatis bisa membuat dokumen seperti bill of lading, invoice, packing list, dan dokumen khusus lainnya yang diperlukan sesuai dengan regulasi perdagangan dan logistik internasional. Software ini juga menyediakan template dokumen yang dapat disesuaikan. Jadi, Anda bisa membuat format dokumen sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan atau kebutuhan klien.

d. Real-Time Ship Tracking

Fitur ini menggunakan teknologi GPS untuk melacak posisi kapal yang mengangkut barang secara real-time. Dengan demikian, perusahaan 3PL dapat terus memantau lokasi inbound station secara akurat dan efisien. Jadi, dapat dipastikan semua pengiriman berjalan sesuai dengan jadwal. Bahkan, freight forwarding software juga menyediakan notifikasi dan peringatan otomatis yang dikirim langsung ke operator logistik ketika ada perubahan status pengiriman. Hal ini memungkinkan 3PL untuk berkomunikasi kepada klien berdasarkan informasi terkini.

3. ScaleOcean Bantu Mudahkan Online Ship Booking

ScaleOcean menjadi rekomendasi freight forwarding software terbaik yang bisa Anda andalkan untuk melakukan online ship booking dengan mudah, akurat, dan sesuai kebutuhan spesifik klien. Tidak hanya dilengkapi dengan fitur-fitur unggulan yang disebutkan di atas, ScaleOcean juga punya fitur lainnya seperti automated route optimization untuk memastikan penggunaan rute terbaik agar keterlambatan pengiriman dapat dihindari. Dengan algoritma cerdas, software ini dapat secara otomatis memberikan rekomendasi rute tercepat, teraman, dan paling efisien berdasarkan parameter seperti jarak, kondisi lalu lintas, dan kebutuhan klien.

Selain itu, ScaleOcean freight forwarding software menawarkan fitur advanced analytics yang memberikan insight mendalam tentang kinerja dan tren dalam proses pengiriman Anda. Dengan analisis data yang canggih, Anda dapat mengidentifikasi peluang untuk memperlancar kegiatan logistik dan mengurangi biaya yang diperlukan. Fitur ini juga membantu Anda melakukan prediksi dan perencanaan yang lebih baik dalam mengelola bisnis logistik Anda.

4. Kesimpulan

Tidak diragukan, ScaleOcean freight forwarding software adalah solusi terbaik untuk online ship booking dan manajemen logistik yang komprehensif. Dengan fitur-fitur canggihnya, ScaleOcean menawarkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam pengelolaan pengiriman. Memilih ScaleOcean adalah langkah cerdas bagi 3PL logistik untuk memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu, sehingga memenuhi kebutuhan spesifik setiap klien, dan meningkatkan kepuasan mereka. Lakukan transformasi bisnis logistik Anda segera dengan hubungi tim kami dan dapatkan demo gratisnya!