Bagi bisnis logistik, invoice pengiriman barang tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi antara pengirim dan penerima, tetapi juga diperlukan untuk efisiensi manajemen keuangan dan operasional perusahaan. Melalui dokumen ini, perusahaan dapat merinci secara detail setiap pengiriman, memastikan adanya transparansi biaya, dan memudahkan proses penagihan.

Dokumen ini juga membantu dalam melacak inventaris, mengelola arus kas, dan memastikan peraturan perpajakan serta asuransi dipatuhi selama pengiriman berlangsung. Pada artikel ini, kita akan membahas secara rinci fungsi invoice pengiriman barang dan komponen-komponen utama yang harus ada di dalamnya. Melalui contoh shipping invoice template yang diberikan, kita juga akan mengetahui bagaimana informasi dalam dokumen ini dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

1. Apa Fungsi Invoice Pengiriman Barang?

Invoice pengiriman barang berfungsi sebagai dokumen yang merinci transaksi antara pengirim dan penerima. Faktur mencantumkan detail barang yang dikirim, termasuk deskripsi, jumlah, harga per unit, dan total biaya. Dengan adanya informasi ini, semua pihak yang terlibat punya pemahaman yang jelas terkait barang yang dikirim dan biaya yang dikeluarkan. Selain itu, invoice pengiriman barang juga bisa digunakan sebagai bukti legal transaksi, yang dapat digunakan ketika ada masalah atau klaim asuransi pengiriman.

Bagi bisnis logistik, dokumen ini membantu proses penagihan pembayaran, sehingga arus kas tetap dalam keadaan stabil. Dengan mencantumkan informasi pembayaran yang jelas, seperti jumlah total yang harus dibayar, metode pembayaran, dan tenggat waktu pembayaran risiko keterlambatan pembayaran dapat dicegah.

2. Komponen dalam Invoice Pengiriman Barang

Sebagai dokumen penting yang berisi berbagai informasi untuk mendukung proses pengiriman dan penagihan barang, maka faktur harus berisi komponen-komponen utama. Beberapa di antaranya yaitu:

a. Nomor Invoice Pengiriman

Nomor ini menjadi kode unik dengan tujuan memudahkan proses identifikasi dan pelacakan, baik bagi pengirim, penerima, maupun pihak ketiga seperti auditor atau pihak akuntansi. Nomor invoice biasanya terdiri dari kombinasi angka dan huruf yang menunjukkan tanggal pembuatan atau nomor urut faktur tersebut.

b. Informasi Pengirim & Penerima

Bagian ini berisi informasi shipper dan consignee barang. Lebih spesifiknya berisi nama perusahaan atau individu, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Dengan adanya informasi ini, dipastikan barang dikirim dan diterima oleh pihak yang tepat. Selain itu, data tersebut juga berguna untuk memudahkan adanya komunikasi lebih lanjut terkait pengiriman atau jika terjadi masalah dalam proses pengiriman.

c. Deskripsi Barang

Deskripsi barang berisi rincian apa saja barang yang dikirim, termasuk jenis, jumlah, berat, dimensi, dan karakteristiknya. Pastikan menuliskan deskripsi dalam shipping invoice template secara akurat dan lengkap agar penerima dapat mengidentifikasi barang dengan lebih mudah. Ini juga memperlancar proses pemeriksaan dan klaim jika ada ketidaksesuaian atau kerusakan pada barang.

d. Harga per Unit

Harga per unit adalah biaya untuk satuan barang yang dikirim. Menyertakan ini dalam faktur akan membantu dalam perhitungan total biaya pengiriman dan memudahkan penerima untuk tahu rincian dari biaya yang dikenakan. Hal ini juga diperlukan untuk menjaga transparansi harga dan menghindari kesalahpahaman dalam  biaya pengiriman.

e. Jumlah Total

Selanjutnya, jumlah total merupakan keseluruhan biaya yang harus dibayarkan oleh penerima barang. Jumlah total ini harus dihitung dengan tepat dan dicantumkan secara jelas supaya penerima dapat mengetahui total biaya yang harus dibayarkan. Ini juga membantu proses penagihan dan pembayaran.

f. Instruksi Pembayaran

Dalam shipping invoice template sertakan juga instruksi pembayaran yang berisi metode pembayaran yang diterima, detail rekening bank, dan batas waktu pembayaran. Instruksi yang jelas dan lengkap akan mempercepat proses pembayaran dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran atau salah kirim.

g. Syarat & Ketentuan Lainnya

Bagian ini dalam shipping invoice template berisi syarat dan ketentuan dalam pengiriman logistik, misalnya kebijakan pengembalian barang, garansi, dan ketentuan lainnya yang relevan. Bagian ini perlu dicantumkan dalam invoice karena memberikan perlindungan hukum bagi kedua pihak dan memastikan bahwa semuanya memahami aturan dan prosedur yang berlaku.

h. Tanda Tangan & Sampel

Tanda tangan dan stempel pengirim menjadi bukti pengesahan dan validasi kebenaran shipping invoice. Dengan adanya dua aspek ini, maka dipastikan faktur telah disetujui dan diverifikasi. Jadi, informasi yang tercantum dalam dokumen ini sudah pasti akurat dan sah.

3. Contoh Invoice Jasa Pengiriman Barang

Untuk memahami seperti apa contoh invoice pengiriman barang, perhatikan skenario berikut ini. PT. Makmur Sejahtera, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi elektronik, mengirimkan 50 unit laptop kepada PT. Teknologi Cerdas. Pengiriman dilakukan pada tanggal 15 Mei 2024 dan dikirim menggunakan layanan ekspedisi kilat. Berikut contoh invoice pengiriman barang dari skenario tersebut.

Dari contoh invoice pengiriman barang tersebut, beberapa keputusan bisnis dan insight penting dapat diambil untuk meningkatkan efisiensi operasional dan strategi bisnis perusahaan. Pertama, detail lengkap mengenai barang yang dikirim, termasuk deskripsi, jumlah, dan harga per unit, membantu perusahaan untuk melacak inventaris dan memastikan bahwa stok yang tersedia di gudang selalu akurat dan up-to-date. Dengan mengetahui barang apa yang paling banyak dikirim dan berapa harganya, juga membantu identifikasi produk yang paling laris.

Selanjutnya, informasi biaya pengiriman yang jelas dan rinci membantu perusahaan menilai dan mengelola biaya logistik. Perusahaan dapat mengevaluasi efektivitas dan efisiensi layanan pengiriman yang digunakan. Jika biaya pengiriman terlalu tinggi, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mencari alternatif bisnis logistik yang menawarkan jasa pengiriman lebih ekonomis atau menegosiasikan tarif yang lebih baik.

Selain itu, instruksi pembayaran yang jelas dan lengkap memudahkan pelanggan agar bisa melakukan pembayaran secara tepat waktu. Instruksi yang rinci mengenai metode pembayaran yang diterima, detail rekening bank, dan batas waktu pembayaran juga memberikan kejelasan bagi pelanggan dan mengurangi kemungkinan terjadinya keterlambatan pembayaran.

Secara keseluruhan, contoh invoice jasa pengiriman barang ini memberikan banyak insight yang berguna bagi pengelolaan bisnis. Dari pelacakan inventaris, evaluasi biaya logistik, kepatuhan regulasi, pengelolaan arus kas, hingga validasi dokumen, semua elemen dalam invoice punya peran penting agar operasional berjalan lebih efisien dan keputusan bisnis yang diambil jauh lebih baik.

4. Kesimpulan

Dari contoh invoice jasa pengiriman barang yang dibuat di atas, bisa disimpulkan bahwa dokumen ini punya peran penting untuk merinci transaksi antara pengirim dan penerima dengan mencantumkan detail barang yang dikirim, seperti deskripsi, jumlah, harga per unit, dan total biaya. Informasi ini diperlukan agar semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang jelas terkait barang yang dikirim dan biaya yang dikeluarkan.

Selain itu, shipping invoice template juga berperan sebagai bukti legal transaksi yang bisa digunakan untuk jika ada masalah pengiriman atau diperlukan klaim asuransi. Bagi bisnis logistik, dokumen ini sangat membantu dalam proses penagihan pembayaran, menjaga arus kas tetap stabil, dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran karena telah mencantumkan informasi pembayaran yang jelas.