Apa itu Sistem HRIS, Fungsi, Fitur, serta Cara Kerjanya

Apa itu HRIS? HRIS, atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola dan mengotomatiskan berbagai proses SDM penting. Sistem ini mendukung administrasi tunjangan, pengelolaan waktu dan kehadiran, penggajian, serta penyimpanan data karyawan dan alur kerja lainnya.

Kini, HRIS (Human Resource Information System) menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan modern. Banyak perusahaan, sekitar 30%, menghadapi masalah HRM akibat pengelolaan sumber daya manusia yang tidak efektif, seperti pengelolaan data karyawan yang rumit dan sulitnya merekrut talenta terbaik karena tidak memiliki sistem HR yang baik.

HRIS system adalah solusi untuk masalah tersebut, membuat pengelolaan SDM lebih efisien dan terorganisir. Banyak perusahaan kini beralih ke sistem ini terintegrasi untuk mengatasi kompleksitas ini. Artikel ini akan membahas informasi penting tentang HRIS dan membantu Anda memilih software yang tepat untuk meningkatkan operasional HR perusahaan.

Key Takeaways

• HRIS adalah software yang membantu perusahaan mengelola dan mengotomatiskan berbagai proses sumber daya manusia secara efisien.
• Sistem HRIS bekerja dengan mengumpulkan data karyawan, memprosesnya secara otomatis, dan menghasilkan laporan analitik.
• ScaleOcean hadirkan sistem HRIS dengan fitur unggulan yang mendukung pengelolaan SDM secara menyeluruh dan efisien dalam satu sistem.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem HRIS?

Sistem HRIS (Human Resources Information System) merupakan solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola dan mengotomatiskan proses SDM. Selain itu, HRIS juga mendukung administrasi terkait benefit, waktu kerja dan kehadiran, penggajian, serta alur kerja lainnya.

Sistem HR ini ditujukan untuk mempermudah manajemen sumber daya manusia, sehingga perusahaan dapat mengatur dan memanfaatkan tenaga kerja mereka secara lebih efektif. HRIS system adalah software penting yang mendukung tugas departemen HR dalam menghadapi permasalah dalam manajemen sumber daya manusia.

Sebuah artikel dari Boston Consulting Group (BCG) menyebutkan bahwa lebih dari 70% profesional HR mengidentifikasi tantangan terkait pengelolaan sumber daya manusia dan kesenjangan talenta sebagai hambatan terbesar bisnis. Temuan ini menegaskan pentingnya strategi HR yang adaptif dan berbasis data untuk menghadapi dinamika pasar tenaga kerja modern.

Dengan adanya HRIS, perusahaan dapat mengukur key indicator performance HRD dengan lebih mudah dan akurat, seperti tingkat retensi karyawan, efektivitas program pelatihan, dan kinerja keseluruhan departemen HR. Data yang terintegrasi memungkinkan tim HR untuk membuat keputusan yang berbasis pada data dan mengoptimalkan strategi SDM.

2. Fungsi Sistem HRIS bagi Perusahaan

Sistem HRIS memungkinkan perusahaan mengelola data karyawan, penggajian, dan tunjangan dengan lebih efisien. Fitur lainnya menyederhanakan rekrutmen, seleksi, serta penilaian kinerja karyawan. Dengan integrasi absensi dan analitik, HRIS membantu pengambilan keputusan berbasis data yang lebih akurat:

a. Mengelola Data Karyawan

Sistem HRIS seperti HCM cloud software menyimpan serta mengelola data karyawan secara terpusat, mulai dari informasi pribadi hingga riwayat pekerjaan. Dengan sistem ini, proses administrasi SDM menjadi lebih efisien dan terintegrasi.

Contoh nomor induk karyawan adalah salah satu data penting yang terekam. Keberadaan data ini mempermudah proses pencarian, pembaruan, dan verifikasi informasi yang dibutuhkan dalam penggajian, penilaian kinerja, maupun pengambilan keputusan terkait karyawan.

b. Penggajian

Pengelolaan penggajian menjadi lebih efisien dengan otomatisasi perhitungan gaji, potongan, dan pajak. Langkah ini mengurangi kesalahan manual, memastikan pembayaran tepat waktu, serta mendukung kepatuhan terhadap peraturan pajak yang berlaku.

c. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

HRIS mempermudah perusahaan dalam menjalankan rekrutmen dan seleksi karyawan, mulai dari penerimaan aplikasi hingga wawancara. Aplikasi ini dapat menyaring kandidat secara otomatis, menyimpan data lamaran, serta mengelola jadwal wawancara dengan efisien.

d. Manajemen Tunjangan

Sistem ini menyederhanakan pengelolaan tunjangan karyawan seperti asuransi kesehatan, pensiun, dan lainnya. Proses pendaftaran dan pelaporan tunjangan menjadi otomatis, memastikan karyawan menerima manfaat sesuai kebijakan perusahaan.

e. Manajemen Kinerja Pegawai

Menurut laporan McKinsey HR Monitor 2025, sekitar 20% karyawan mengalami ketidakpuasan kerja dan 18% karyawan baru mengundurkan diri selama masa percobaan. Data ini menunjukkan perlunya perusahaan memiliki sistem yang mampu memantau dan meningkatkan kinerja secara berkelanjutan agar masalah retensi dan produktivitas dapat diatasi.

Melalui sistem HRIS, proses pemantauan dan penilaian kinerja karyawan menjadi lebih efisien dan terukur. Fitur yang tersedia memungkinkan perusahaan menetapkan tujuan yang jelas, memberikan umpan balik konstruktif, serta menyusun laporan kinerja yang mendalam untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

f. Manajemen Absensi dan Cuti

HRIS mengotomatisasi proses pengelolaan absensi dan cuti karyawan, termasuk pengajuan izin, pencatatan jam kerja, dan perhitungan sisa cuti. Aplikasi penyusun jadwal mempermudah perencanaan waktu kerja dan pengaturan shift, memungkinkan perusahaan untuk mengelola jam kerja karyawan dengan lebih efisien dan akurat.

Dengan integrasi geotagging, absensi karyawan dapat dicatat secara otomatis berdasarkan lokasi mereka. Teknologi ini memastikan bahwa kehadiran karyawan tercatat secara akurat, terutama bagi karyawan yang bekerja di lapangan, serta mengurangi risiko absensi yang tidak sah.

g. Memaksimalkan Penerapan Program Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan dan pengembangan karyawan dapat dikelola dengan lebih baik, termasuk pencatatan kemajuan, pengelolaan kursus, serta perencanaan pengembangan karir. Sistem ini memastikan bahwa karyawan terus berkembang dan memperoleh keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

h. Membantu dalam Pengambilan Keputusan

HRIS memberikan data dan analitik yang diperlukan manajer untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Analisis terkait kinerja, absensi, dan rekrutmen mendukung pengelolaan tenaga kerja yang lebih efisien dan keputusan yang lebih tepat.

i. Manajemen Waktu dan Kehadiran

Sistem HRIS secara otomatis mencatat absensi, jam kerja, dan cuti karyawan, memastikan data kehadiran terekam secara akurat. Melalui sistem daring, proses pengajuan cuti menjadi lebih efisien dan transparan. Sistem ini membantu perusahaan mengurangi kesalahan manual serta meningkatkan efisiensi operasional HR.

j. Pelaporan dan Analisis

HRIS menyediakan laporan dan analitik yang membantu pengambilan keputusan berbasis data. Melalui data absensi, penggajian, dan kinerja, manajemen dapat mengidentifikasi tren serta mengoptimalkan strategi SDM. Analisis yang tepat memungkinkan perusahaan meningkatkan produktivitas dan efektivitas pengelolaan tenaga kerja.

k. Layanan Mandiri Karyawan

Fitur layanan mandiri pada HRIS memungkinkan karyawan mengakses data pribadi, mengajukan cuti, dan mengelola reimbursement secara langsung. Sistem ini mengurangi ketergantungan pada HR, mempercepat proses administrasi, dan meningkatkan kepuasan kerja karyawan dengan memberikan kendali lebih atas informasi pribadi mereka.

3. Fitur Sistem HRIS

Fitur-fitur dalam sistem HRIS memberikan solusi efisien untuk pengelolaan sumber daya manusia. Mulai dari pelacakan absensi otomatis hingga kemudahan mengakses database karyawan melalui employee self service. Selain itu, sistem berbasis cloud dan database terpusat meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas dalam pengelolaan data SDM:

a. Pelacakan Absensi Kehadiran Otomatis

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan secara otomatis menggunakan teknologi seperti fingerprint atau face recognition. Absensi tercatat dengan akurat tanpa intervensi manual. Hal ini mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan waktu kerja.

b. Employee Self Service (ESS)

Employee self service memungkinkan karyawan untuk mengelola data pribadi mereka secara mandiri, seperti pengajuan cuti dan pengecekan slip gaji. Fitur ini mengurangi beban administrasi pada departemen HR. Karyawan juga dapat memperbarui informasi pribadi kapan saja, meningkatkan efisiensi.

c. Database dan Administrasi

HCMS menyimpan data karyawan dalam satu database terpusat yang mudah diakses. Sistem ini mendukung pengelolaan data karyawan yang lebih efisien dan terorganisir. Dengan begitu, proses administratif menjadi lebih cepat dan pengambilan keputusan lebih berbasis data.

d. Cloud-Based dan Mobile Friendly

HRIS berbasis cloud memungkinkan akses data kapan saja dan di mana saja. Sistem ini mendukung perangkat mobile, memberi fleksibilitas lebih bagi pengguna untuk mengelola data SDM. Hal ini meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas di lingkungan kerja modern.

4. Cara Kerja Sistem HRIS

Untuk cara kerja sistem HRIS, prosesnya terdiri dari beberapa tahapan utama yang saling terintegrasi untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia secara efisien. Berikut adalah tahapan umum cara kerja HRIS:

a. Pengumpulan Data Karyawan

Sistem HR dimulai dengan pengumpulan data karyawan seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, gaji, dan kehadiran. Data ini disimpan dalam satu platform terpusat yang mudah diakses oleh tim HR (Human Resources) untuk berbagai keperluan.

b. Pemrosesan dan Otomatisasi

Setelah data terkumpul, HRIS system akan secara otomatis memproses informasi tersebut untuk berbagai fungsi seperti penggajian, perhitungan tunjangan, hingga pemantauan absensi. Dengan menggunakan aplikasi slip gaji karyawan yang terintegrasi dalam sistem HR, proses pembuatan slip gaji juga dapat dilakukan secara otomatis.

c. Pelaporan dan Analitik

Sistem HRIS adalah aplikasi yang mampu menghasilkan laporan dan analitik berdasarkan data yang terkumpul, seperti laporan kinerja, tingkat kehadiran, dan kebutuhan rekrutmen. Laporan ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih tepat terkait sumber daya manusia.

Penggunaan software absen bisa menjadi solusi untuk mempermudah proses dokumentasi dan pelaporan. Di mana sistem HR tidak hanya akan mencatat jam masuk dan jam pulang karyawan, tapi juga memberikan kemudahan untuk memantau waktu kerja, lembur, cuti, hingga izin khusus.

5. Kelola SDM Anda dengan Mudah Menggunakan Aplikasi HRIS ScaleOcean

Sistem HRIS ScaleOcean ERP menawarkan berbagai keunggulan yang mendukung manajemen sumber daya manusia secara komprehensif. Sistem HR ini dapat mempermudah operasional perusahaan dari berbagai skala untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia.

Melalui demo gratis, ScaleOcean akan membantu perusahaan Anda dengan menyediakan sistem keamanan data yang andal serta layanan dukungan pelanggan yang responsif, sehingga memastikan data karyawan tetap aman dan masalah dapat diselesaikan dengan segera. Berikut fitur-fitur canggih dalam HRIS system ScaleOcean:

• Recruitment Management, mempermudah proses rekrutmen dengan mengotomatisasi pencarian kandidat, penyaringan, hingga penjadwalan interview.
• Payroll Management, memastikan perhitungan dan pembayaran gaji, bonus, serta potongan pajak dilakukan secara akurat dan otomatis.
• e-Absensi, memungkinkan perusahaan mencatat kehadiran karyawan secara digital dan real-time. 
• Leave Management, mempermudah karyawan dalam mengajukan cuti secara online, sekaligus memantau dan menyetujui pengajuan cuti dengan cepat.
• Performance Tracking, memudahkan perusahaan untuk memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala.
• Portal Karyawan, memungkinkan setiap karyawan mengakses informasi pribadi, slip gaji, riwayat cuti hingga informasi relevan lainnya secara mandiri.

Sistem HR ScaleOcean juga menawarkan interface yang intuitif, yang membuat penggunaan aplikasi ini mudah bagi semua pengguna, mulai dari HR profesional hingga manajer lini. Oleh sebab itu, ScaleOcean adalah aplikasi HR Indonesia terbaik untuk perusahaan yang mencari solusi HRIS yang efisien.

6. Kesimpulan

Dengan berbagai fitur canggih yang ditawarkan, Sistem HRIS adalah solusi tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia. Mulai dari rekrutmen hingga pemantauan kinerja, HRM system ScaleOcean memastikan setiap proses berjalan lebih cepat dan terorganisir.

Untuk itu, Software HRIS ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi proses administratif HR secara terpusat. Tunggu apalagi? Tingkatkan tingkatkan manajemen SDM Anda dengan sistem HR ScaleOcean. Hubungi tim kami untuk dapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut!