Transaksi pembelian barang dagang terdiri dari dua jenis. Model pertama yaitu pembelian secara tunai, dan kedua pembelian kredit. Jenis transaksi pembelian kredit berlaku dalam periode tertentu. Contohnya, 3 bulan, 6 bulan, 9 bulan, hingga satu tahun. Jangka waktu cicilan yang diambil perusahaan bervariasi tergantung kontrak dan persetujuan bersama.

Ketika suatu bisnis mengambil cicilan, perlu Anda ingat bahwa perusahaan akan melakukan laporan kontinu. Dalam pembukuan jurnal pembelian, apabila bertransaksi dengan cara cash dapat dicatat satu kali. Tetapi, pembayaran kredit membutuhkan pencatatan akuntansi berulang kali dalam kolom sebelah kanan. Untuk mengetahui pengertian pembelian kredit dalam proses pembelian, simak artikel berikut.

1. Pembelian Kredit Adalah

Pembelian kredit adalah transaksi pembelian kebutuhan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan melalui pembayaran cicilan atau secara bertahap. Jadi, produk yang diterima perusahaan terhitung dalam liabilities dan perlu dilakukan pelunasan. Syarat pembayaran kredit dibagi menjadi 3 macam, yaitu n/30, n/EOM, n/10 EOM, dan 2/10, n/30.

Umumnya sebelum dilakukan pembelian kredit, pembelian perlu mendapatkan otorisasi terhadap keseluruhan pembelian yang akan dilakukan. Karena transaksi cicilan memiliki risiko yang besar terhadap anggaran perusahaan. Diantaranya, denda karena ketidaktepatan dalam pembayaran, memungkinkan ada biaya tambahan seperti bunga, serta perlunya mengelola keuangan lebih sistematis karena masih memiliki tanggungan.

Dalam pembelian kredit, metode pembelian persediaan perpetual dan periodik dapat diterapkan. Apabila pengadaan dilakukan dengan sistem periodik, perusahaan hanya perlu melunasi tagihan ketika barang sampai dengan menyesuaikan waktu periode yang diambil. Namun, metode perpetual yang lebih cocok pada pembelian tak terduga atau barang cepat habis, memerlukan catatan transaksi yang dilakukan perusahaan. Sehingga, menggunakan pembayaran cicilan cocok dalam berbagai cara pembelian.

2. Prosedur Pembelian Kredit 

Tahapan pembelian kredit seringkali diabaikan karena mengandalkan faktur tagihan yang diterbitkan pemasok. Sebenarnya sebagai pemilik bisnis Anda tidak boleh mengabaikan kegiatan transaksi yang akan dilakukan pada proses pembelian karena dapat menyebabkan kesalahan pembukuan bahkan sampai kerugian. Berikut prosedur ketika melakukan pembelian kredit.

a. Membuat Surat Purchase Request 

Setiap departemen yang membutuhkan pengadaan, melakukan pengajuan dokumen purchase request. Surat tersebut memberikan informasi mengenai jumlah barang, jenis, spesifikasinya, harga yang diinginkan, dan cara pembayaran. Meskipun tidak serinci pada dokumen kontrak terutama dalam model pembayaran, PR membantu pemasok mengidentifikasi jenis kebutuhan sesuai dengan perusahaan.

b. Mengajukan Purchase Order

Dokumen PR akan diajukan terlebih dahulu kepada staf purchasing dan tim internal perusahaan, untuk memastikan pembelian sudah memenuhi anggaran dan SOP pembelian. Nah dari surat PR, Anda akan menuju langkah berikutnya yaitu mengirimkan PO pada pemasok yang sudah dipilih.

Kemudian lakukan seleksi supplier untuk memastikan pengadaan sesuai dengan bisnis. Misalkan, Anda ingin memenuhi kebutuhan dalam waktu satu tahun dengan transaksi cicilan karena pembelian memuat jumlah barang yang besar. Permintaan tersebut dapat menjadi pertimbangan perjanjian bagi pemasok karena menguntungkan.

c. Membuat Kontrak dan Perjanjian 

Ada hal penting dalam penyusunan kontrak antara perusahaan dan supplier. Bagi pemilik bisnis, Anda perlu memahami tujuan awal dilakukan pembelian. Seperti dalam proses pembelian, perusahaan membutuhkan sumber daya setengah jadi sebanyak 1000 pcs untuk 3 bulan ke depan, dengan transaksi n/30.

Pastikan vendor memenuhi syarat seperti pemberian mutu produk, kinerja, dan kecepatan produksi. Untuk kontrak long term, menjelaskan teknik serta prosedur sangat penting karena dapat memastikan kredibilitas pemasok. Dalam kontrak juga perlu menjelaskan keuntungan masing-masing yang didapatkan. Contohnya dengan pembelian kredit, pemasok mendapatkan kontrak jangka panjang.

Untuk berjaga-jaga, terapkan ketentuan dalam penyelesaian sengketa. Maksud sengketa dalam proses pembelian adalah masalah yang akan muncul ketika persyaratan diajukan. Seperti, transaksi angsuran yang berisiko terhadap kepercayaan supplier tentang pelunasan. Pembuatan kontrak perlu dilakukan agar dapat dipertanggungjawabkan secara hukum dari pemasok maupun bisnis.

d. Penerimaan Barang 

Integritas awal dalam memasukan persediaan pada rantai pasokan adalah penerimaan. Yang bertugas melakukan penerimaan adalah staf gudang. Langkah berikutnya adalah staf akan mengkonfirmasi kepada tim purchasing bahwa barang yang dipesan sudah pada warehouse dan dalam proses audit.

e. Pemeriksaan dan Inventaris 

Prosedur pembelian kredit tahap selanjutnya ada pemeriksaan data dengan purchase order. Melakukan pencocokan data persediaan dengan kondisi fisik secara langsung perlu ketelitian dan waktu yang cukup lama. Maka dari itu, pada langkah audit, perusahaan membuat perencanaan agar pemeriksaan berjalan cepat dan tepat.

Melakukan inventaris bertujuan mendata semua barang yang datang untuk dipastikan bahwa produk memenuhi standar dan tidak ada kerusakan maupun perbedaan kualifikasi. Pencatatan juga berguna dalam pembukuan untuk laporan perusahaan. Pembukuan menunjukkan margin yang sama antara barang yang dipesan dan diterima.

Adapun risiko yang didapatkan perusahaan ketika audit tidak dilakukan, seperti ketidakpastian jumlah yang diterima, perbedaan kualifikasi, dan masalah lainnya apabila mengabaikan pemeriksaan. Ketika audit berlangsung, sejumlah SOP menjadi aturan yang berfungsi mengontrol alur pemeriksaan dan seleksi terhadap barang.

f. Penerimaan Invoice Tagihan 

Invoice pembelian adalah faktur yang diterbitkan oleh perusahaan atau supplier. Pada proses pembelian jika membuat faktur penawaran atau tagihan berarti dokumen bersumber dari pemasok. Rincian invoice tersebut diantaranya, jenis jasa atau barang, metode pembayaran, jumlah pembelian, dan waktu transaksi.

Invoice dikirimkan dalam bentuk PDF apabila pengiriman via online, atau cetak manual dan dibuatkan salinannya. Dokumen asli diserahkan pada perusahaan, sementara salinan akan disimpan pemasok sebagai data. Selain untuk pembayaran tagihan, faktur berfungsi sebagai bukti transaksi dan pemenuhan kewajiban pajak.

Dokumen pelunasan pembayaran memiliki perbedaan antara pelunasan tunai dan tagihan. Faktur tagihan tidak hanya dikirimkan pada pembayaran awal saja, melainkan setiap bulan. Misalkan, perusahaan Anda memiliki hutang yang perlu dibayar selama 6 bulan berturut-turut. Maka, dokumen pembayaran diberikan setiap bulannya sebagai pengingat dan tagihan.

g. Divisi Akuntansi Mencatat Hutang 

Bagian pembukuan terkait keuangan menjadi tugas staff accounting untuk melaporkan kas keluar. Lalu, apa hubungannya dengan proses pembelian? Catatan hutang mempunyai peranan dalam pengelolaan pembelian berikutnya. Apabila perusahaan masih terikat hutang, pengadaan dalam jumlah besar akan sulit dilakukan karena berdampak pada keuangan.

Utang yang tercatat dapat memberikan kepastian pada divisi purchasing kapan mereka dapat melakukan jadwal pengadaan kembali, meskipun bukan faktor utama dalam pembelian. Semakin berkurang jumlah hutangnya, perusahaan dapat menambah beban pengeluaran mereka untuk kepentingan lain. Namun, tidak mengganggu pelunasan terhadap pemasok.

h. Pelunasan 

Langkah terakhir prosedur pembelian kredit adalah pelunasan. Melunasi tagihan secara berkala sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang dipilih dapat mempengaruhi cepat atau lambatnya penyelesaian pembayaran. Jika periode kredit sampai satu tahun, pelunasan juga akan terhitung sampai tempo yang ditentukan. Kecuali, perusahaan dapat menyelesaikan tagihan lebih cepat maka beban hutang berkurang.

3. Kesimpulan

Kesimpulan dari artikel di atas mengenai pembelian kredit adalah metode pembelian persediaan barang atau jasa yang dibayarkan secara angsuran atau cicilan. Cara pelunasan tersebut dilakukan karena beberapa alasan. Salah satunya pembelian berskala besar dan banyak. Dengan pembelian yang besar, transaksi kredit memberi keuntungan karena tagihan lebih ringan dari pembayaran secara tunai.

Dalam pengajuan pembelian kredit, tidak semua pemasok dapat menyetujui transaksi tersebut karena dapat menyebabkan risiko yang ditanggung supplier. Pengajuan pembayaran secara kredit diinformasikan saat pembuatan purchase order dan pembuatan kontrak, dalam dokumen memuat rincian mengenai metode pelunasan beserta keuntungannya bagi supplier.