Sales Order: Definisi, Manfaat, Format, dan Perbedaannya

Dalam proses penjualan, terdapat beberapa dokumen penting yang berperan untuk memastikan kelancaran transaksi. Di antaranya adalah purchase order, invoice, dan sales order, yang masing-masing memiliki fungsi yang krusial dalam setiap tahap penjualan.

Sales order adalah dokumen yang mengonfirmasi kepada pembeli bahwa pesanan mereka telah diterima dan diproses oleh bisnis. Dokumen ini juga menjadi dasar dalam pembuatan faktur setelah pesanan selesai diproses.

Dari pembahasan singkat tersebut, dapat Anda simpulkan bahwa SO memiliki peran penting dalam verifikasi dan pengelolaan transaksi bisnis secara menyeluruh. Artikel berikut akan membahas lebih lanjut tentang pengertian sales order, format, dan contohnya untuk memberikan gambaran jelas mengenai bentuk dokumen yang sesuai.

Key Takeaways

• Sales order adalah dokumen yang disusun oleh penjual kepada pembeli untuk menyatakan sudah diprosesnya pesanan mereka.
• Manfaat sales order meliputi mengurangi human error, mempermudah pelacakan inventaris, menjaga keakuratan catatan, dan mengoptimalkan alur penjualan.
• Perbedaan SO, PO, dan invoice terletak pada segi pembuat, waktu penyusunan, tujuan dan fungsi.
• Penerapan sistem sales management seperti ScaleOcean menjadi semakin penting seiring berkembangnya pertumbuhan perusahaan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sales Order?

Sales order adalah sebuah dokumen yang disusun oleh penjual dan diberikan kepada pembeli, berisi tentang barang dan jasa yang diinginkan mereka, harga, dan syarat pembayarannya. Dokumen berikut termasuk salah satu dasar pengelolaan pesanan dan akan dijadikan sebagai landasan pembuatan faktur penjualan.

Dengan adanya dokumen SO, perusahaan mendapatkan kendali penuh atas stok inventaris, jadwal produksi, dan estimasi pendapatan. Hal ini memberikan visibilitas dan transparansi, mengurangi risiko kesalahan pengiriman, dan mempercepat siklus kas, terutama penting di Indonesia yang mengalami pertumbuhan GDP sekitar 5.12% YoY.

Sebelum diterbitkannya Surat penawaran harga (sales quotation), pembeli biasanya menerima rincian harga dan syarat yang lebih rinci dari penjual. Sales quotation ini menjadi dasar untuk pembuatan sales order setelah kesepakatan tercapai, membantu memastikan bahwa semua persyaratan harga dan pengiriman telah disetujui dengan jelas.

2. Apa Manfaat Sales Order?

Sales order (SO) memiliki berbagai manfaat seperti mengurangi human error, memudahkan pleacakan inventaris, menjaga akurasi catatan, serta mengoptimalkan proses penjualan. SO juga memastikan pemenuhan pesanan tepat waktu, menjadi dasar faktur, serta mempermudah pemantauan omset dan audit dengan pencatatan yang terorganisir. Berikut penjelasannya lebih lanjut.

a. Mengurangi Risiko Human Error

Dengan adanya sales order, Anda dapat memeriksa keakuratan penjualan sebelum barang dirakit atau jasa dilaksanakan. Dokumen SO memungkinkan Anda dan pelanggan untuk memverifikasi informasi dengan mudah, mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi sebelum pengiriman. Hal ini berperan penting dalam laporan sales yang lebih akurat.

b. Meningkatkan Pelacakan Inventaris

Pengelolaan inventaris menjadi lebih mudah dengan sales order, karena Anda bisa memastikan pesanan yang harus dipenuhi dan menghindari pemesanan ulang. Hal ini mengoptimalkan proses pengadaan barang atau jasa dan memastikan stok dialokasikan dengan tepat. Selain itu, data yang akurat dalam laporan penjualan dapat membantu Anda mengevaluasi performa produk secara lebih efektif.

c. Menjaga Agar Akun Tetap Rapi

Sales order membantu memastikan keakuratan pencatatan dalam akuntansi. Anda dapat mencocokkan quotation, purchase order, SO, dan faktur dengan nomor order yang sama, sehingga meminimalkan peluang terjadi kesalahan. Dengan menggunakan software akuntansi yang tepat, Anda juga dapat menghitung days sales outstanding (DSO) dengan lebih akurat.

d. Optimalkan Proses Penjualan dan Pengalaman Pelanggan

Sales order berperan penting dalam meningkatkan pengalaman pelanggan dengan memantau setiap langkah dalam customer journey. Dengan pengelolaan yang efektif, proses ini menghemat waktu dan sumber daya, serta memastikan layanan yang cepat dan efisien. Selain itu, pengelolaan penjualan bersih yang baik juga mendukung kelancaran arus kas bisnis, menjadikannya lebih optimal.

Untuk mempermudah pengelolaan aplikasi sales order, banyak bisnis kini beralih ke aplikasi yang terintegrasi dengan POS dan ERP. Aplikasi ini mempercepat pembuatan, pelacakan, dan pemrosesan pesanan dengan lebih akurat, sekaligus mengurangi potensi kesalahan dalam pengelolaan dokumen, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

3. Format Sales Order

Format dokumen penjualan berikut bervariasi sesuai dengan ukuran, struktur, dan keperluan perusahaan. Namun, terdapat beberapa komponen yang wajib ada pada setiap sales order, yakni adalah sebagai berikut:

• Nama perusahaan beserta kontak lengkap (alamat, telepon, PIC).
• Nama pelanggan, alamat untuk penagihan dan pengiriman, serta informasi kontak
• Nomor dan tanggal penerbitan sales order.
• Nama barang/jasa, kode, jumlah, harga per unit, dan total harga tiap item.
• Harga sebelum pajak (Subtotal), jumlah pajak, biaya pengiriman, dan total harga keseluruhan.
• Jenis pembayaran (tunai, transfer, dll.).
• Ketentuan pembayaran (DP, tempo, dll.).
• Metode pengiriman, biaya pengiriman, serta estimasi waktu pengiriman.
• Ketentuan khusus yang berlaku dari pihak penjual.
• Tanda tangan atau stempel dari kedua belah pihak (penjual dan pembeli).

4. Contoh Sales Order

Sebelum membuat sales order, pastikan semua informasi yang relevan terkait transaksi telah tercatat dengan benar. Dokumen ini akan menjadi referensi utama untuk proses penjualan, pembayaran, dan pengiriman. Berikut adalah contoh format sales order:

Format di atas merupakan contoh sales order yang paling umum dijumpai. Aspek penting pertama dari dokumen ini adalah informasi mengenai kontak PIC dan kontak perusahaan. Hal ini mencakup nama yang dapat dihubungi beserta nomor kontaknya.

Berikutnya, rincian keuangan dari transaksi. Mulai dari tagihan milik customer atau biaya yang perlu dikeluarkan untuk produk atau jasa yang ditawarkan. Dokumen ini juga mencantumkan harga barang sebelum dan sesudah kena PPN. Jadi ada transparansi untuk perusahaan jumlah pajak yang harus mereka bayar.

Tidak kalah penting, jadwal pengiriman yang sudah ditentukan. Dengan ini, perusahaan punya kejelasan kapan mereka bisa menerima barang atau jasa. Penyertaan informasi ini membantu dalam merencanakan penggunaan produk atau jasa dan juga memberikan kepastian kepada pembeli terkait waktu pengiriman.

Terakhir, ada S&K (syarat dan ketentuan) pada penjualan dan tanda tangan kedua pihak, baik dari pemasok maupun perusahaan. S&K ini mencakup segala ketentuan yang telah disepakati serta menjaga hak dan kewajiban masing-masing. Tanda tangan dari keduanya juga diperlukan untuk menjadi bukti kalau informasi yang ada di dalam dokumen telah disepakati dan sah.

Dokumen sales order juga memainkan peran penting dalam peramalan demand. Dengan informasi yang jelas dan rinci mengenai jumlah dan jenis barang yang dipesan, perusahaan dapat lebih akurat dalam memperkirakan permintaan di masa depan dan merencanakan persediaan mereka lebih efektif.

Baca juga: Sales Monitoring: Pengertian, Peran, dan Cara Melakukannya

5. Perbedaan Sales Order, Purchase Order, dan Invoice

Sales order, purchase order, dan invoice, ketiga dokumen ini merupakan dokumen yang paling umum ditemukan dalam menjalankan sebuah usaha, namun masih banyak juga jumlah pebisnis yang tidak dapat membedakannya, terutama dalam kalangan UMKM yang berkontribusi signifikan kepada lowongan kerja dan GDP Tanah air sesuai perkataan Bu Sri Mulyani di 2022.

Untuk menklarifikasi, berikut penjelasan singkat perbedaan SO, PO, dan faktur:

• Pembuat: SO disusun oleh penjual, PO disusun oleh pembeli, dan faktur disusun oleh penjual juga.
• Waktu Penyusunan: SO disusun sebelum barang dikirim ke pembeli, PO disusun untuk memulai proses pesanan ke penyedia, dan invoice disusun ketika barang telah tiba di tangan pelanggan.
• Fungsi dan Tujuan: SO memberitahukan diterima dan diprosesnya sebuah pesanan, PO memberitahukan keinginan barang atau jasa tertentu kepada supplier, dan faktur memberitahukan bahwa pesanan telah selesai dan berfungsi sebagai permintaan transaksi.

6. Optimalkan Pembuatan Sales Order dengan ScaleOcean Sales Software

ScaleOcean Sales Software adalah solusi untuk mengelola dan mengotomatisasi seluruh proses penjualan di perusahaan Anda. Dengan desain yang mendukung tim sales, software ini membantu dalam pembuatan sales order yang cepat dan akurat, mengurangi kesalahan manual, serta mempercepat alur kerja.

Dengan menggunakan ScaleOcean Sales Software, proses pengolahan pesanan menjadi lebih efisien berkat otomatisasi, yang meminimalkan kesalahan manual. Selain itu, integrasi antar departemen memungkinkan kolaborasi yang lebih mudah antara tim sales, keuangan, dan gudang, yang berujung pada peningkatan efisiensi operasional.

Software ini juga memastikan akurasi dalam pencatatan setiap sales order, mengurangi risiko kesalahan dalam pengiriman dan faktur. Akses real-time terhadap data pesanan memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan efisien.

Fitur ScaleOcean Sales Software:

• Sales Order Management: Menangani semua langkah pembuatan, pengelolaan, dan pelacakan sales order secara otomatis.
• Customizable Sales Workflows: Penyesuaian alur kerja untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan.
• Integrasi ERP dan CRM: Menyinkronkan data penjualan dengan sistem ERP dan CRM untuk informasi yang lebih lengkap.
• Real-Time Reporting: Menyediakan laporan sales order secara langsung untuk memantau kinerja dan mendukung pengambilan keputusan strategis.

7. Kesimpulan

Sales order adalah dokumen yang dibuat oleh supplier untuk pihak perusahaan dengan tujuan memastikan komitmen dan kebutuhan permintaan yang disesuaikan dengan preferensi perusahaan. Mulai dari jumlah, cara pengiriman, tenggat waktu, kualitas, dan harga yang disepakati.

Seiring berkembangnya perusahaan, jumlah pesanan penjualan, purchase order, dan invoice meningkat, membuat pengelolaan dokumen semakin kompleks. Untuk mengatasi hal ini, banyak bisnis, termasuk UMKM, memilih menerapkan sistem manajemen penjualan seperti ScaleOcean, yang tidak hanya mempermudah pengelolaan, tetapi juga memastikan efisiensi dan peningkatan kinerja penjualan jangka panjang.

Bila Anda ingin mendapatkan gambaran jelas mengenai sebuah software manajemen penjualan, kami menawarkan demo gratis sebagai peluang percobaan terlebih dahulu. Selama sesi tersebut, Anda akan ditemani oleh seorang konsultan yang akan memberikan arahan penggunaan serta menjawab segala pertanyaan yang Anda miliki.