Apa itu Sales Order? Pengertian, Manfaat, Format, dan Perbedaannya

Dalam melakukan aktivitas penjualan, terdapat beberapa dokumen yang sering kali muncul. Dokumen yang dimaksud dapat berupa purchase order, invoice, dan tentu saja, sales order atau pesanan penjualan.

Sales order adalah sebuah dokumen yang bertindak sebagai verifikasi kepada pihak pembeli bahwa pesanannya telah diproses oleh bisnis. Selain itu, isi dokumen ini juga akan menjadi dasar penyusunan faktur ketika pesanan telah selesai diproses.

Dari pembahasan singkat tersebut, dapat Anda simpulkan bahwa SO memiliki peran penting dalam verifikasi dan pengelolaan transaksi bisnis secara menyeluruh. Artikel berikut akan membahas lebih lanjut tentang pengertian sales order, format, dan contohnya untuk memberikan gambaran jelas mengenai bentuk dokumen yang sesuai.

Key Takeaways

• Sales order adalah dokumen yang disusun oleh penjual kepada pembeli untuk menyatakan sudah diprosesnya pesanan mereka.
• Manfaat pesanan penjualan meliputi alat verifikasi pesanan, dasar pembuatan faktur dan dokumen lain, membantu dalam pengelolaan dokumen teratur.
• Perbedaan SO, PO, dan invoice terletak pada segi pembuat, waktu penyusunan, tujuan dan fungsi.
• Penerapan sistem sales management seperti ScaleOcean menjadi semakin penting seiring berkembangnya pertumbuhan perusahaan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sales Order?

Sales order adalah sebuah dokumen yang disusun oleh penjual dan diberikan kepada pembeli, berisi tentang barang dan jasa yang diinginkan mereka, harga, dan syarat pembayarannya. Dokumen berikut termasuk salah satu dasar pengelolaan pesanan dan akan dijadikan sebagai landasan pembuatan faktur.

Dengan adanya dokumen SO, perusahaan mendapatkan kendali penuh atas stok inventaris, jadwal produksi, dan estimasi pendapatan. Hal ini memberikan visibilitas dan transparansi, mengurangi risiko kesalahan pengiriman, dan mempercepat siklus kas, terutama penting di Indonesia yang mengalami pertumbuhan GDP sekitar 5.12% YoY.

2. Manfaat Sales Order

Dokumen berikut merupakan elemen penting dalam memastikan kelancaran proses penjualan. SO memastikan setiap tahapan, mulai dari konfirmasi pesanan awal hingga penagihan dan pelaporan, berjalan efisien, akurat, dan terorganisir. Berikut adalah tiga manfaat utama dari pesanan penjualan:

a. Alat Verifikasi Pesanan

Sales order (SO) berfungsi sebagai alat verifikasi resmi. Dokumen ini berisi detail kesepakatan penjualan, termasuk produk, kuantitas, harga, dan syarat pengiriman yang telah disetujui bersama pembeli. SO memastikan tidak ada salah komunikasi atau perbedaan interpretasi antara tim sales dan pelanggan.

b. Dasar Pembuatan Faktur dan Dokumen Lain

Pesanan penjualan adalah dasar utama untuk penerbitan faktur (invoice), surat jalan, dan dokumen pengiriman lainnya. Dengan adanya hak tersebut, departemen akuntansi dan logistik dapat memproses pesanan dengan cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan penagihan, dan memastikan pengiriman barang yang tepat.

c. Membantu dalam Pengelolaan Dokumen Teratur

Pencatatan sales order secara sistematis memastikan setiap transaksi tercatat dan mudah dilacak. Hal ini sangat penting untuk audit internal, analisis tren penjualan, dan pemenuhan regulasi. Pengelolaan dokumen yang teratur juga mempercepat proses layanan pelanggan dan penanganan retur.

3. Format Sales Order

Format dokumen penjualan berikut bervariasi sesuai dengan ukuran, struktur, dan keperluan perusahaan. Namun, terdapat beberapa komponen yang wajib ada pada setiap sales order, yakni adalah sebagai berikut:

• Identitas Penjual dan Pembeli
• Informasi Barang atau Jasa yang Diperdagangkan
• Nominal Transaksi Penjualan per Satuan dan Total
• Pajak dan Potongan yang Berlaku
• Tanda Tangan Kedua Pihak

4. Contoh Sales Order

Dari penjelasan apa itu sales order dapat disimpulkan, bahwa pada dasarnya tujuan sales order adalah sebagai bentuk verifikasi data permintaan jasa atau barang dari pihak pemasok. Maka dari itu dibutuhkan format khusus yang penting untuk pembuatan dokumen yang menjelaskan semua detail secara akurat.

Tentunya dokumen tersebut sudah sesuai dengan kesepakatan sebelumnya agar perusahaan dapat memastikan pesanan mereka sudah sesuai. Berikut contoh sales order format:
Format di atas merupakan contoh sales order yang paling umum dijumpai. Aspek penting pertama dari dokumen ini adalah informasi mengenai kontak PIC dan kontak perusahaan. Hal ini mencakup nama yang dapat dihubungi beserta nomor kontaknya.

Berikutnya, rincian keuangan dari transaksi. Mulai dari tagihan milik customer atau biaya yang perlu dikeluarkan untuk produk atau jasa yang ditawarkan. Dokumen ini juga mencantumkan harga barang sebelum dan sesudah kena PPN. Jadi ada transparansi untuk perusahaan jumlah pajak yang harus mereka bayar.

Tidak kalah penting, jadwal pengiriman yang sudah ditentukan. Dengan ini, perusahaan punya kejelasan kapan mereka bisa menerima barang atau jasa. Penyertaan informasi ini membantu dalam merencanakan penggunaan produk atau jasa dan juga memberikan kepastian kepada pembeli terkait waktu pengiriman.

Terakhir, ada S&K (syarat dan ketentuan) pada penjualan dan tanda tangan kedua pihak, baik dari pemasok maupun perusahaan. S&K ini mencakup segala ketentuan yang telah disepakati serta menjaga hak dan kewajiban masing-masing. Tanda tangan dari keduanya juga diperlukan untuk menjadi bukti kalau informasi yang ada di dalam dokumen telah disepakati dan sah.

Baca juga: Download Contoh Surat Purchase Order untuk Keperluan Bisnis

5. Perbedaan Sales Order, Purchase Order, dan Invoice

Sales order, purchase order, dan invoice, ketiga dokumen ini merupakan dokumen yang paling umum ditemukan dalam menjalankan sebuah usaha, namun masih banyak juga jumlah pebisnis yang tidak dapat membedakannya, terutama dalam kalangan UMKM yang berkontribusi signifikan kepada lowongan kerja dan GDP Tanah air sesuai perkataan Bu Sri Mulyani di 2022.

Untuk menklarifikasi, berikut penjelasan singkat perbedaan SO, PO, dan faktur:

• Pembuat: SO disusun oleh penjual, PO disusun oleh pembeli, dan faktur disusun oleh penjual juga.
• Waktu Penyusunan: SO disusun sebelum barang dikirim ke pembeli, PO disusun untuk memulai proses pesanan ke penyedia, dan invoice disusun ketika barang telah tiba di tangan pelanggan.
• Fungsi dan Tujuan: SO memberitahukan diterima dan diprosesnya sebuah pesanan, PO memberitahukan keinginan barang atau jasa tertentu kepada supplier, dan faktur memberitahukan bahwa pesanan telah selesai dan berfungsi sebagai permintaan transaksi.

6. Kesimpulan

Sales order adalah dokumen yang dibuat oleh supplier untuk pihak perusahaan dengan tujuan memastikan komitmen dan kebutuhan permintaan yang disesuaikan dengan preferensi perusahaan. Mulai dari jumlah, cara pengiriman, tenggat waktu, kualitas, dan harga yang disepakati.

Semakin berkembangnya perusahaan, maka semakin meningkatkan jumlah pesanan penjualan yang harus diproses. Tidak hanya dokumen tersebut, dokumen lain seperti purchase order dan invoice juga akan ikut meningkat, sehingga menjadikan proses pengelolaan masing-masing dan setiap dokumen penjualan semakin kompleks.

Dikarenakan hal itu, banyak jumlah bisnis, bahkan juga bisnis tingkat kecil dan menengah, memilih untuk menerapkan sebuah sistem sales management seperti ScaleOcean. Selain mempermudah proses pengelolaan, penerapan tersebut juga memastikan efisiensi jangka panjang seiring meningkatkan kinerja penjualan perusahaan.

Bila Anda ingin mendapatkan gambaran jelas mengenai sebuah software manajemen penjualan, kami menawarkan demo gratis sebagai peluang percobaan terlebih dahulu. Selama sesi tersebut, Anda akan ditemani oleh seorang konsultan yang akan memberikan arahan penggunaan serta menjawab segala pertanyaan yang Anda miliki.