8 Sales Report, Contoh Template, dan Cara Membuatnya

Dalam mengelola penjualan di perusahaan dengan optimal, banyak hal yang harus diperhatikan dalam perusahaan. Salah satunya sales report. Penting bagi perusahaan untuk menyusun laporan penjualan yang detail dan terstruktur untuk mengidentifikasi tren sales, evaluasi kinerja tim, hingga mengetahui produk yang paling diminati.

Banyaknya detail yang harus diperhatikan dalam penyusunan laporan penjualan, membuat perusahaan harus mengadopsi strategi untuk mencapai efisiensinya. Apalagi jika Anda masih menggunakan metode manual yang berisiko terjadi penyebaran data, laporan yang lambat, hingga kurangnya akurasi.

Di artikel ini akan dibahas secara lengkap mengenai aspek ini secara lengkap, mulai dari fungsi, contoh sales report template, hingga penggunaan sistem otomatisasi yang sesuai untuk bantu optimalkan penyusunan laporan ini.

Key Takeaways

• Sales report adalah laporan yang membantu perusahaan menganalisis performa penjualan, mengenali tren pasar, dan mengambil keputusan strategis berbasis data yang lebih akurat.
• Terdapat berbagai jenis sales report yang mencakup activity, performance, pipeline, revenue, funnel, dan cycle length report dengan fungsi analisis yang berbeda.
• Fungsi laporan penjualan untuk mengukur kinerja tim, identifikasi peluang dan masalah, pembuatan proyeksi penjualan, serta mendukung keputusan bisnis yang lebih efektif.
• ScaleOcean, aplikasi penjualan yang membantu otomatisasi pembuatan sales report agar lebih efisien, akurat, dan terintegrasi dengan seluruh proses penjualan bisnis.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Sales Report?

Sales report adalah dokumen yang mencatat data penjualan untuk menganalisis performa bisnis selama periode tertentu. Laporan ini diperlukan untuk menilai performa bisnis, mengenali tren penjualan, serta mendukung pengambilan keputusan strategis sehingga berdampak pada meningkatnya pendapatan dan efisiensi operasional.

Laporan penjualan memiliki beberapa komponen utama. Ringkasan eksekutif memberikan gambaran umum mengenai hasil dan performa penjualan selama periode pelaporan. Metrik kunci mencakup data penting seperti total penjualan, rata-rata transaksi, target yang tercapai, hingga biaya akuisisi pelanggan.

Sales report template juga memuat data transaksi yang merinci setiap penjualan seperti tanggal transaksi, jenis produk, jumlah terjual, dan harga satuan. Komponen berikutnya adalah interpretasi yang menjelaskan alasan dari hasil laporan tersebut, misalnya faktor-faktor yang menyebabkan kenaikan atau penurunan penjualan.

Format laporan penjualan ditutup dengan kesimpulan dan rekomendasi yang merangkum temuan utama dan memberikan saran strategis untuk meningkatkan performa proses penjualan di periode berikutnya.

Baca juga: Mudahkan Pemantauan Penjualan Lewat Sales Tracking System

8 Jenis Sales Report dan Contohnya 

Sales report terdiri dari beberapa jenis yang masing-masing berfungsi untuk memantau aspek berbeda dari aktivitas penjualan. Setiap jenis laporan, seperti laporan harian, laporan kinerja tim, laporan penjualan produk, hingga laporan saluran penjualan (pipeline) membantu perusahaan memahami performa dan mengoptimalkan strategi penjualan secara menyeluruh.

Berikut penjelasan lebih lanjut dari masing-masing laporan penjualan beserta contohnya.

1. Sales Activity Report

Laporan sales activity atau laporan aktivitas penjualan adalah dokumen yang mencatat seluruh aktivitas yang dilakukan oleh tim sales untuk mencapai target penjualan. Tidak hanya memuat hasil penjualan, tapi juga rincian kegiatan harian seperti jumlah panggilan yang dilakukan, email yang dikirim, pertemuan dengan calon pelanggan, hingga tindak lanjut terhadap prospek.

Melalui jenis laporan ini, Anda bisa memantau produktivitas tim sales, dan mengidentifikasi hambatan dalam proses penjualan. Perusahaan juga dapat memastikan semua langkah yang diperlukan diambil dengan data akurat untuk mencapai target penjualan. Berikut contoh sales activity report:

2. Sales Performance Report

Contoh laporan sales berikutnya adalah sales performance report, yaitu laporan yang menampilkan ringkasan data kinerja penjualan dalam periode tertentu, baik harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan.

Laporan ini memberikan gambaran menyeluruh mengenai hasil penjualan perusahaan dan digunakan untuk menilai sejauh mana strategi penjualan berjalan efektif serta target bisnis tercapai.

Dengan contoh laporan sales marketing ini, Anda bisa menyesuaikan laporan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Selain itu, perusahaan juga dapat dengan mudah mengidentifikasi tren, mengukur efektivitas, melakukan marketing campaign, hingga mengoptimalkan strategi penjualan. Berikut contoh sales performance report:

3. Sales Pipeline Report

Sales pipeline report adalah laporan penjualan yang menampilkan analisis dan visualisasi seluruh proses penjualan, mulai dari tahap awal kontak dengan prospek hingga transaksi berhasil ditutup. Laporan ini menunjukkan jumlah peluang penjualan di setiap tahap, nilai potensial yang dimiliki, serta kinerja tim dalam mengelola prospek.

Dengan contoh laporan sales tersebut, perusahaan dapat memantau progres penjualan secara lebih terstruktur dan mengidentifikasi perubahan strategis untuk mempercepat konversi penjualan. Berikut contoh sales report unuk seluruh proses penjualan

4. Sales Revenue Report

Laporan revenue mencakup rincian tentang sumber pendapatan, produk atau layanan yang terjual, dan kontribusi setiap anggota tim terhadap total pendapatan. Revenue report ini akan membantu perusahaan dalam memahami kontribusi berbagai produk atau layanan terhadap pendapatan keseluruhan, serta acuan pembuatan laporan keuangan perusahaan.

Selain itu, dengan laporan ini Anda akan mudah dalam mengidentifikasi tren penjualan, dan mengevaluasi efektivitas strategi penjualan. Dengan analisis tepat, perusahaan dapat merencanakan anggaran, mengelola arus kas, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik untuk mencapai tujuan keuangan jangka panjang. Berikut contoh sales report:

5. Sales Forecast Report

Laporan sales berikutnya ada forecast report, yang mencakup forecast penjualan di masa depan berdasarkan data historis dan tren pasar. Laporan ini menggunakan analisis statistik dan alat prediktif untuk memberikan gambaran lengkap terkait kemungkinan pencapaian penjualan di periode mendatang.

Forecast report ini akan membantu tim sales dalam merencanakan strategi penjualan yang lebih optimal, menetapkan target realistik, hingga mengalokasikan sumber daya secara efektif. Ini contoh sales report template terkait forecast penjualan:

6. Sales Funnel Report

Ada juga jenis laporan sales funnel, yang menggambarkan tahapan calon pelanggan dalam proses penjualan mulai dari prospek hingga konversi menjadi pelanggan. Adanya laporan ini akan membantu Anda memahami di mana calon pelanggan berhenti dalam proses penjualan, serta mengidentifikasi hambatan terjadinya konversi.

Anda bisa menganalisis laporan sales ini untuk mengoptimalkan strategi pemasaran, meningkatkan pendekatan tim sales, dan mempercepat proses penutupan transaksi. Selain itu juga akan membantu dalam mengukur efektivitas strategi akuisisi pelanggan, dan memastikan setiap tahap funnel berfungsi optimal. Berikut contoh laporan sales funnel:

7. Sales & Order Report

Berikutnya ada sales and order report yang mencatat semua transaksi penjualan dan pesanan yang dilakukan dalam periode tertentu. Laporan ini meliputi jumlah pesanan, nilai transaksi, metode pembayaran, serta produk atau layanan yang paling sering dibeli pelanggan.

Dengan laporan ini, perusahaan dapat memahami pola pembelian pelanggan, mengoptimalkan stok produk, serta menilai efektivitas strategi penjualan. Anda juga dapat mengidentifikasi periode dengan volume penjualan tertinggi untuk merancang strategi marketing lebih efektif. Ini contoh sales & order report:

8. Sales Cycle Length Report

Jenis berikunya sales report adalah cycle length report yang mengukur rata-rata waktu yang dibutuhkan sejak prospek pertama kali hingga terjadi transaksi. Laporan ini bisa digunakan untuk mengevaluasi efisiensi proses penjualan dalam bisnis Anda.

Jika siklus penjualan terlalu panjang, perusahaan dapat mengidentifikasi faktor-faktor yang memperlambat konversi dan mencari cara untuk mempercepatnya, seperti meningkatkan kualitas prospek atau menyederhanakan proses negosiasi.

Baca juga: Sales Software Systems Solusi Canggih Kelola Penjualan Anda

Apa Fungsi Sales Report bagi Perusahaan?

Sales report template diperlukan perusahaan untuk memantau, mengevaluasi, dan meningkatkan efektivitas strategi penjualan. Melalui laporan ini, perusahaan dapat memahami kinerja tim sales, mengidentifikasi peluang pertumbuhan, serta membuat keputusan bisnis yang lebih tepat. Berikut fungsi utama sales report bagi perusahaan:

1. Mengukur Kinerja

Laporan sales membantu perusahaan menilai sejauh mana tim penjualan dan strategi yang diterapkan berhasil mencapai target. Dengan memantau metrik seperti total penjualan, rasio konversi, dan performa individu, perusahaan dapat menilai efektivitas kerja secara objektif.

2. Mengidentifikasi Masalah dan Peluang

Melalui analisis data penjualan, perusahaan dapat tahu aspek-aspek yang perlu perubahan sekaligus peluang baru yang bisa dimanfaatkan. Misalnya, laporan menunjukkan produk yang kurang laku atau wilayah dengan potensi pasar tinggi. Informasi ini membantu perusahaan mengambil langkah proaktif dalam memperkuat posisi bisnis.

3. Membuat Proyeksi Penjualan

Dengan memanfaatkan data historis, report sales memungkinkan perusahaan memperkirakan pendapatan dan tren penjualan di masa mendatang. Proyeksi ini penting untuk perencanaan keuangan, penentuan target, serta pengelolaan persediaan. Hasil prediksi yang akurat membantu perusahaan menyiapkan strategi yang lebih adaptif terhadap perubahan pasar.

4. Mendukung Pengambilan Keputusan

Template sales report menyediakan data yang valid dan terukur sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis. Informasi ini membantu manajemen dalam menentukan arah strategi pemasaran, penyesuaian harga, hingga alokasi sumber daya penjualan. Dengan dukungan software sales tracking, proses pengumpulan dan analisis data menjadi lebih efisien. Keputusan yang diambil lebih cepat, akurat, dan berbasis data.

Bagaimana Cara Membuat Sales Report?

Penting bagi perusahaan untuk memahami cara membuat sales report yang efektif dan akurat untuk memastikan pengelolaan data penjualan yang baik, dan membuat keputusan yang tepat. Ada beberapa langkah yang dapat diikuti untuk membuat laporan penjualan yang lengkap dan informatif, diantaranya:

1. Tentukan Tujuan Laporan

Langkah pertama dalam membuat sales report adalah menentukan tujuan spesifik dari laporan tersebut. Buat laporan digunakan untuk mengevaluasi kinerja tim sales, menganalisis produk terlaris, atau merencanakan proyeksi pendapatan.

Penting juga untuk menentukan tujuan yang jelas akan memastikan laporan fokus pada informasi yang relevan dan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.

2. Kumpulkan Data Penjualan

Selanjutnya ambil data dari sistem penjualan atau database perusahaan yang terintegrasi dengan transaksi. Pastikan data yang dikumpulkan mencakup informasi yang diperlukan seperti jumlah transaksi, produk yang dijual, waktu transaksi, dan informasi pelanggan, untuk memastikan laporan mencerminkan gambaran yang akurat.

Anda bisa menggunakan software tracking sales ScaleOcean yang dapat terintegrasi dengan berbagai metode pembayaran dan transaksi yang digunakan perusahaan. Anda juga bisa langsung mengakses data penjualan secara lengkap, kemudian menyusun laporan yang Anda perlukan secara otomatis.

Contohnya, sebuah aplikasi cetak struk pembayaran bisnis akan mencatat secara otomatis segala faktur atau invoice masing-masing transaksi, baik secara digital maupun tunai. Data ini kemudian digunakan untuk menghasilkan sebuah laporan keuangan yang lebih akurat.

3. Pilih Format Laporan

Berikutnya tentukan juga format laporan yang paling sesuai untuk penjualan Anda. Format yang dipilih harus mudah dipahami oleh audiens yang akan membaca laporan. Anda bisa menggunakan tabel untuk menampilkan data secara terperinci, atau menggunakan format grafik atau grafik yang lebih visual dan disajikan lebih efektif.

4. Analisis Data

Setelah data terkumpul, berikutnya lakukanlah analisis laporan sales. Penting untuk mencermati data untuk mengidentifikasi tren penjualan, pola pembelian pelanggan, dan anomali yang mungkin muncul.

Analisis ini akan membantu dalam menemukan peluang atau tantangan yang perlu diatasi oleh perusahaan, seperti produk yang kurang laku atau periode dengan penjualan rendah. Permanent journey plan juga dapat disesuaikan berdasarkan temuan dari analisis untuk mengoptimalkan strategi penjualan.

5. Susun Laporan Sales

Jika analisis telah dilakukan, Anda bisa mulai menyusun laporan dengan struktur yang jelas. Mulailah dengan ringkasan eksekutif yang menjelaskan tujuan dan temuan utama dari laporan, diikuti dengan data yang lebih mendetail. Pastikan laporan mudah dibaca dan dipahami oleh pembaca yang mungkin tidak memiliki latar belakang teknis.

6. Review dan Validasi

Setelah laporan sales disusun, berikutnya lakukan review lebih lanjut untuk memeriksa akurasi dan konsistensi data. Penting untuk memastikan tidak ada kesalahan penghitungan atau inkonsistensi dalam penyajian data.

Proses validasi juga penting dilakukan perusahaan untuk memastikan bahwa laporan mencerminkan kondisi penjualan yang sebenarnya dan dapat dipercaya untuk pengambilan keputusan.

7. Distribusikan Laporan

Langkah terakhir penyusuna sales report adalah mendistribusikan laporan kepada pihak terkait sesuai kebutuhan. Laporan ini dapat dibagikan kepada manajemen, tim sales, atau departemen lain yang memerlukan informasi untuk merencanakan strategi lebih lanjut atau mengambil keputusan penting.

ScaleOcean, Software Penjualan untuk Permudah Penyusunan Sales Report

Untuk menghasilkan laporan sales yang akurat dan efektif, penting bagi perusahaan untuk menggunakan software sales yang canggih dan terintegrasi. Anda bisa menggunakan aplikasi sales ScaleOcean yang dapat memberikan solusi strategis dalam mengoptimalkan seluruh proses penjualan bisnis Anda.

ScaleOcean mampu mengelola seluruh siklus penjualan secara real-time, mulai dari pencatatan transaksi hingga penyusunan laporan analitis. Tidak hanya itu, ScaleOcean juga dapat terintegrasi dengan modul bisnis lain seperti accounting, inventory, hingga POS yang Anda terapkan di bisnis Anda.

Ini akan membantu Anda dalam memastikan seluruh informasi penjualan dapat diakses secara mudah dan akurat di dalam satu sistem terpadu. Sistem ScaleOcean bisa memberikan Anda layanan demo dan konsultasi gratis, agar penerapan di perusahaan Anda dapat optimal. Berikut beberapa keunggulan lain yang ditawarkan software sales ScaleOcean:

• Manajemen Penjualan Otomatis. Pembuatan sales order dan quotation secara cepat, otomatisasi approval sales, serta tracking status order secara mudah
• Laporan dan Analisis Penjualan. Penyusunan sales report real-time dengan forecast dan analisis yang akurat.
• Customer Relationship Management. Penyimpanan data pelanggan di satu sistem terpusat, tracking interaksi dan follow up otomatis.
• Otomatisasi Proses Pembayaran dan Invoice. Tracking pembayaran pelanggan, serta pembuatan invoice otomatis setelah pesanan dikonfirmasi.
• Integrasi e Commerce. Sinkronisasi data dengan toko online dan marketplace yang digunakan, serta memungkinkan perusahaan dengan multi cabang untuk mengelola penjualan dari satu platform terpusat.

Baca juga: 5 Komponen Utama Laporan Penjualan di Aplikasi POS

Kesimpulan

Sales report adalah dokumen penting yang mencatat, menganalisis, dan mengevaluasi seluruh aktivitas serta hasil penjualan dalam periode tertentu. Melalui laporan ini, perusahaan dapat memahami performa bisnis, mengukur efektivitas strategi penjualan, serta menemukan peluang untuk meningkatkan pendapatan dan efisiensi operasional.

Contoh laporan sales juga beragam. Mulai dari sales activity report, performance report, pipeline report, hingga revenue dan forecast report, yang masing-masing memberikan informasi berbeda terhadap kinerja penjualan.

Karena banyaknya detail dan data yang harus dikelola, penggunaan software sales tracking dan automation menjadi solusi penting agar proses penyusunan laporan lebih cepat, akurat, dan efisien. Untuk membantu kebutuhan tersebut, ScaleOcean menghadirkan sistem penjualan terintegrasi yang mampu mengelola seluruh siklus penjualan secara otomatis.

ScaleOcean juga menyediakan layanan demo gratis agar Anda dapat memahami fitur dan modul terbaik yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, serta mengoptimalkan strategi penjualan perusahaan secara menyeluruh.