Procurement tidak hanya sebatas proses pembelian barang dan jasa, tapi juga menjadi aspek strategis yang mempengaruhi keseluruhan kinerja dan keberlanjutan perusahaan. Oleh karena itu, procurement management yang efektif sangat dibutuhkan agar perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang berkualitas serta dengan harga terbaik yang masih sesuai dengan anggaran perusahaan.

Dalam artikel ini, akan dijelaskan secara detail apa itu procurement, termasuk jenis-jenis, alur, dan praktik pengelolaan yang efektif. Hal ini tidak hanya membantu dalam membuat keputusan yang lebih tepat dan efisien dalam proses pengadaan, tetapi juga dalam mengembangkan strategi bisnis yang lebih komprehensif dan berkelanjutan. Simak langsung pada pembahasan berikut!

1. Procurement Adalah

Procurement artinya proses yang melibatkan pengadaan barang atau jasa dari sumber eksternal untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Proses ini diperlukan agar perusahaan mendapatkan barang atau jasa dengan harga yang tepat dan kualitas terbaik. Oleh karena itu, procurement tidak hanya mencakup pembelian, tetapi juga penilaian kebutuhan, seleksi supplier, negosiasi kontrak, dan manajemen hubungan pemasok.

Selain itu, procurement adalah proses bisnis yang juga berperan dalam perencanaan strategi perusahaan secara keseluruhan. Adanya procurement yang efektif, membuat perusahaan dapat mengurangi biaya, meningkatkan kualitas produk atau layanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Jadi bisa disimpulkan, procurement tidak hanya berfokus pada transaksi jangka pendek, tetapi juga membina hubungan jangka panjang dengan supplier.

2. Jenis-jenis Proses Procurement

Ada dua jenis procurement yang umum diterapkan dalam perusahaan. Masing-masing jenis memiliki karakteristik dan tujuan yang berbeda. Pahami lebih lanjut perbedaannya di pembahasan berikut.

a. Direct Procurement

Direct procurement adalah proses pengadaan barang atau bahan yang langsung terlibat dalam produksi. Misalnya pada industri manufaktur mobil, jenis procurement satu ini melibatkan pembelian logam, plastik, dan komponen elektronik yang digunakan untuk membuat mobil. Seluruh bahan tersebut perlu diperhatikan dengan baik karena memiliki dampak langsung terhadap kualitas produk jadi.

Tidak hanya itu, efisiensi dan efektivitas dalam direct procurement juga mempengaruhi profit margin, kontrol kualitas, dan kepuasan pelanggan secara langsung. Oleh karena itu, manajemen hubungan dengan supplier, negosiasi harga, dan pengelolaan risiko rantai pasokan menjadi aspek penting dalam direct procurement.

b. Indirect Procurement

Sedangkan indirect procurement artinya pengadaan barang atau jasa yang mendukung operasional perusahaan, tetapi tidak langsung terlibat dalam proses produksi. Apa contohnya? Peralatan kantor, jasa kebersihan, perangkat lunak, dan layanan konsultasi. Meskipun barang dan jasa ini tidak berkontribusi langsung ke produk yang dijual, tapi sangat dibutuhkan untuk kelancaran operasional perusahaan.

Proses indirect procurement cenderung lebih kompleks karena melibatkan berbagai kategori pembelian dan sering kali memerlukan persetujuan dari berbagai departemen. Efisiensi dalam indirect procurement dapat membantu mengurangi biaya operasional dan meningkatkan produktivitas keseluruhan. Selain itu, strategi yang tepat pada proses indirect procurement juga dapat memberikan nilai tambah.

3. Alur Proses Procurement

Setelah memahami apa itu procurement serta jenis-jenisnya, selanjutnya mari kita pelajari lebih lanjut bagaimana alur prosesnya. Penting untuk memahami alur proses ini agar bisa dilaksanakan dengan efisien dan efektif, sehingga kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi dengan tetap mengacu pada anggaran yang ada.

a. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama proses procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. Proses ini melibatkan analisis menyeluruh tentang apa yang dibutuhkan untuk mendukung operasional bisnis, baik itu barang untuk produksi langsung atau penunjang. Identifikasi ini juga dilakukan berdasarkan permintaan internal dari berbagai departemen atau analisis pasar untuk memahami tren dan kebutuhan masa depan.

b. Pemilihan Supplier

Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah pemilihan supplier. Bagaimana caranya? Dengan melakukan penelitian dan evaluasi supplier berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, kapasitas produksi, reputasi, dan keandalannya. Pemilihan supplier yang tepat sangat diperlukan karena berdampak langsung pada kualitas produk atau layanan yang diperoleh dan efisiensi rantai pasokan.

c. Pengajuan Permintaan Penawaran

Tahap berikutnya dalam procurement adalah mengajukan permintaan penawaran atau dikenal dengan istilah request for quotation (RFQ) kepada supplier yang telah terpilih. Dalam RFQ, perusahaan akan menyampaikan detail spesifik tentang produk atau layanan yang dibutuhkan, termasuk jumlah, spesifikasi, dan jadwal pengiriman. Supplier kemudian akan memberikan penawaran harga berdasarkan permintaan tersebut.

Untuk mempermudah dan mempercepat proses ini, penggunaan aplikasi procurement sangat disarankan. Aplikasi ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola permintaan RFQ secara efisien, menyimpan semua data penawaran dari berbagai supplier, serta memudahkan analisis perbandingan harga dan kualitas yang ditawarkan, sehingga meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan.

d. Negosiasi Kontrak dan Harga

Setelah menerima penawaran dari supplier, proses negosiasi pun dimulai. Tahap ini tidak hanya berkaitan dengan harga, tetapi juga aspek-aspek kontrak lainnya seperti syarat pembayaran, jaminan kualitas, dan tenggat waktu pengiriman. Tujuan negosiasi harga dan kontrak untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua pihak serta memastikan kualitas produk sesuai dengan yang ditawarkan dan harapan perusahaan.

e. Proses Pembelian

Setelah negosiasi selesai dan kontrak disepakati, dimulailah proses pembelian. Pertama, perusahaan perlu membuat purchase order (PO) yang dikirimkan ke supplier. PO merupakan dokumen resmi yang menyatakan persetujuan pembelian dan menjadi instrumen atau dasar hukum untuk transaksi.

f. Pengiriman dan Penerimaan Barang

Nah, kemudian supplier akan mengirimkan barang sesuai PO tersebut. Ketika perusahaan sudah menerima barang, perlu dilakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas untuk memastikan semuanya sesuai dengan yang diorder. Proses ini sangat penting untuk memastikan integritas dan efektivitas pada rantai pasokan.

g. Evaluasi Kinerja Supplier

Langkah terakhir proses procurement yaitu evaluasi kinerja supplier. Apa saja yang dilakukan? Melibatkan penilaian terhadap jadwal pengiriman, kualitas barang, dan responsivitas supplier saat ada masalah pengadaan. Evaluasi ini diperlukan untuk memutuskan apakah perusahaan akan bekerja sama dengan supplier tersebut di masa depan dan sebagai bagian dari upaya perbaikan berkelanjutan dalam proses procurement.

4. Tips Procurement Management yang Efektif

Procurement management yang efektif diperlukan untuk memastikan efisiensi dan efektivitas dalam pengadaan barang atau jasa. Berikut beberapa strategi dan praktik terbaik yang dapat diimplementasikan untuk meningkatkan kinerja dan hasil dari kegiatan procurement.

a. Lakukan Riset Pasar

Salah satu aspek penting dalam procurement management adalah melakukan riset pasar secara menyeluruh. Proses ini akan membantu Anda dalam menentukan pemasok, memastikan tren harga, kualitas produk, dan kondisi pasar saat ini. Dengan ini, perusahaan akan mendapatkan penawaran terbaik dan mengidentifikasi peluang atau tantangan yang mungkin dihadapi. Riset pasar juga membantu dalam memahami dinamika pasar, sehingga proses negosiasi bisa berlangsung lebih efektif.

b. Buat Spesifikasi yang Jelas

Tips selanjutnya adalah menetapkan spesifikasi yang jelas dan rinci untuk produk atau jasa yang akan dibeli. Anda harus mencantumkan semua detail yang relevan seperti kualitas, kuantitas, fungsi, dan standar yang diperlukan dalam dokumen pembelian. Jadi, semua pihak yang terlibat dalam proses procurement memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang dibutuhkan, mengurangi miskomunikasi dan mempercepat proses seleksi. Spesifikasi yang jelas juga memudahkan proses evaluasi dan perbandingan penawaran dari berbagai supplier.

c. Menjalin Hubungan Baik dengan Supplier

Procurement management yang efektif juga bisa tercapai dengan membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan supplier. Apa dampaknya bagi perusahaan? Anda bisa memperoleh harga yang lebih baik, kondisi pembayaran yang lebih fleksibel, dan prioritas dalam pengiriman. Selain itu, kerja sama yang baik dengan supplier juga akan menghasilkan peningkatan inovasi dan kolaborasi yang bagus saat menghadapi tantangan.

d. Gunakan Teknologi E-Procurement

Tidak kalah penting, Anda bisa mengimplementasikan sistem e-procurement untuk mengoptimalkan procurement management secara menyeluruh. Dengan sistem ini, Anda bisa melakukan proses pengadaan secara digital, termasuk pengajuan permintaan penawaran, penilaian penawaran, pembuatan dokumen pembelian, dan pelacakan pengiriman. Sistem ini juga meningkatkan transparansi, mempercepat proses pengadaan, mengurangi kesalahan administratif pada contoh form PO, dan memungkinkan analisis data yang lebih baik.

5. Kesimpulan

Di atas telah dijelaskan apa itu procurement, tahapan alurnya, hingga tips untuk memastikan proses procurement management berjalan efektif. Ternyata, proses ini tidak hanya terbatas pada pembelian, tetapi juga meliputi penilaian kebutuhan, seleksi supplier, negosiasi kontrak, dan manajemen hubungan pemasok. Bahkan procurement berperan penting dalam perencanaan strategi perusahaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Untuk memastikan proses procurement management berjalan efektif, ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan. Mulai dari melakukan riset pasar untuk mendapatkan penawaran terbaik hingga mengimplementasikan sistem e-procurement. Sistem ini dapat meningkatkan transparansi, mempercepat proses pengadaan, mengurangi kesalahan administratif, dan memungkinkan analisis data yang lebih baik.