e-Purchasing adalah sebuah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara digital. Banyak perusahaan yang beralih ke sistem satu ini karena menawarkan banyak sekali kelebihan, mulai dari pencatatan otomatis, kemudahan memilih supplier, hingga keakuratan jumlah pengadaan.

Nah, setiap vendor menawarkan fitur dan solusi yang berbeda-beda. Maka dari itu, Anda perlu memilih sistem yang bisa memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan. Sudah tahukah Anda fitur apa saja yang wajib ada di software e-purchasing? Yuk simak penjelasan lengkapnya di artikel ini.

1. Pengertian e-Purchasing Software

Software e-Purchasing adalah aplikasi yang dirancang untuk mengotomatiskan dan mempermudah proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik menggunakan teknologi digital. 

Dengan software ini, perusahaan dapat mengelola seluruh tahapan pengadaan, mulai dari pembuatan permintaan, pemilihan vendor, hingga pembayaran, dalam satu platform yang terintegrasi. e-Purchasing membantu meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam proses pengadaan dengan mengurangi ketergantungan pada proses manual

Selain mempercepat dan menyederhanakan proses, e-Purchasing juga membantu mengurangi kesalahan manual, meningkatkan transparansi, dan mempermudah pelacakan pengeluaran. Software ini sering digunakan di berbagai sektor seperti manufaktur, retail, dan distribusi untuk memastikan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa.

2. Fitur Utama e-Purchasing Software

Aplikasi e-purchasing berbasis ERP adalah sebuah software yang menjalankan proses pengadaan secara otomatis. Ada beberapa fitur penting dalam software ini yang dapat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan pengadaan. Berikut adalah enam fitur utama di e-purchasing software untuk mendukung pembelian Anda:

a. Pencatatan Otomatis

Fitur pertama adalah pencatatan segala hal yang terkait pembelian barang jasa secara otomatis. Seperti yang kita tahu, terdapat berbagai dokumen penting dalam proses procurement seperti RFP (Request for Proposal), RFQ (Request for Quotation), PO (Purchase Order), dan invoice. Bayangkan jika Anda masih mencatat semua file tersebut secara manual, pasti banyak sekali ketidakakuratan data. Sehingga, fitur ini dapat membantu Anda dalam melacak status pengadaan dan meminimalkan terjadinya kesalahan manusia.

b. Supplier Portal

Keunggulan dari software pembelian berbasis ERP adalah dapat terhubung langsung dengan penyedia barang jasa secara mudah, karena adanya supplier portal. Dalam hal ini, pihak vendor dapat memasukkan penawaran harga langsung ke sistem, sehingga pengguna dapat mengevaluasi dan memilih mana supplier yang tepat. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan pengguna untuk memantau status pengiriman barang dan memastikannya tepat waktu. Sehingga, proses pengadaan menjadi lebih mudah dan efisien.

Dengan menggunakan aplikasi purchasing terbaik, Anda dapat menghindari kesalahan pencatatan dan memudahkan dalam melacak status kontrak. Anda pun juga dapat memantau batas waktu kontrak serta melakukan perpanjangan atau pemutusan kontrak jika diperlukan.

c. Manajemen Inventaris

Fitur lainnya yang ada dalam e-purchasing software adalah inventory management. Dengan fitur ini, Anda dapat melacak persediaan di berbagai lokasi gudang secara real-time. Sehingga, dapat menghilangkan risiko kekurangan atau kelebihan stok. Selain itu, Anda juga bisa membuat rencana pembelian lebih tepat berdasarkan data yang akurat. Pengeluaran di perusahaan dapat diminimalisir dan keuntungan pun meningkat.

d. Katalog Elektronik

Adanya fitur satu ini memudahkan Anda untuk menghitung besarnya budget yang dibutuhkan dalam pengadaan secara lebih akurat. Bagaimana tidak? Anda bisa melihat harga, keterangan barang, hingga spesifikasi teknis dalam pengirimannya hanya dari satu dashboard saja. Bahkan, tidak hanya produk dalam negeri saja yang ditawarkan, produk impor pun juga ada. Wah, sekarang memastikan kualitas barang jadi lebih mudah untuk dilakukan.

e. Laporan Real-Time

e-Purchasing software dapat membantu Anda dalam menganalisis data pengadaan secara akurat. Dalam hal ini, Anda dapat melihat data secara terperinci, mulai dari jumlah pembelian hingga besarnya biaya pengeluaran. Sehingga, ketika pejabat pengadaan meminta laporan sewaktu-waktu, Anda pun tinggal membuatnya secara mudah tanpa perlu mencari data dari aplikasi yang berbeda.

f. Pemantauan Kinerja

Memantau kinerja supplier sangatlah perlu untuk Anda lakukan. Nah, Anda bisa melakukannya secara mudah dengan sistem procurement ini. Dimana Anda bisa melacaknya dari ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, dan harga barang yang ditawarkan. Data ini dapat membantu Anda dalam mengambil keputusan jika diperlukan, seperti pemutusan kontrak atau penilaian ulang kebutuhan.

Dalam kesimpulan, e-Purchasing software berbasis ERP adalah sebuah solusi yang dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pengadaan. Dengan menggunakan fitur-fitur yang ada, pengguna dapat memantau status pengadaan secara real-time, mengelola persediaan, menganalisis pengadaan, dan memantau kinerja supplier.

3. Kegunaan Sistem e-Purchasing

Sebelumnya, sudah sering disebutkan kelebihan aplikasi e-purchasing bagi perusahaan. Salah satunya adalah meningkatkan kinerja dalam proses pengadaan barang dan jasa. Dengan teknologi terbaru, seluruh tahapan pembelian Anda dapat menjadi lebih cepat, mudah, akurat, dan terukur.

Selain itu, dibandingkan dengan menggunakan metode manual, sistem e purchasing membantu mengurangi biaya administrasi.  Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya-biaya seperti pengiriman surat, cetak dokumen, dan kegiatan administrasi lainnya. Dengan sistem,  semua dokumen dan informasi tersimpan dalam satu platform saja. Bahkan dapat diakses oleh semua pihak yang berwenang dengan lebih mudah.

Kegunaan lainnya adalah mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Proses manual  rentan sekali menimbulkan terjadinya human error, seperti kesalahan dalam input data, alamat, atau informasi penting lainnya. Melalui aplikasi, Anda tidak perlu memasukkan data satu per satu. Semua informasi akan tercatat secara otomatis.

Adopsi teknologi menjadi salah satu kunci sukses dalam menjaga persaingan bisnis. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi pengadaan berbasis ERP dapat membantu perusahaan untuk memperbesar keuntungan yang didapatkan. Bila semua proses pembelian berjalan lancar, tentu saja akan berpengaruh pada meningkatnya penjualan dan permintaan pelanggan. Selain itu juga akan menghemat waktu, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa.

4. Alur Pengadaan dengan e-Purchasing

Proses pengadaan dalam perusahaan sering kali rumit, sehingga membutuhkan software e-purchasing untuk mempercepat dan mempermudah pembelian barang dan jasa. Berikut adalah tahapan-tahapan yang dilalui dalam alur pengadaannya:

a. Purchase Request

Langkah pertama dalam alur pengadaan adalah pengajuan purchase request (PR). Setiap departemen bisa mengajukan kebutuhan barang atau jasa dengan mencantumkan informasi seperti jumlah dan spesifikasinya. Dengan vendor aplikasi purchasing terbaik, pengajuan ini dapat dilakukan secara otomatis dan langsung dikirim ke divisi pengadaan tanpa proses manual yang memakan waktu.

b. Persetujuan Purchase Request

Setelah PR diajukan, tim pengadaan akan memeriksa dan memastikan apakah kebutuhan tersebut sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Persetujuan atau penolakan dilakukan dengan cepat melalui sistem e-purchasing. Jika disetujui, PR akan dilanjutkan ke tahapan berikutnya.

c. Pemilihan Vendor

Berikutnya, tim pengadaan akan menentukan vendor yang paling tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. E-purchasing software memungkinkan pemilihan vendor dilakukan secara otomatis melalui portal yang terintegrasi dengan database. Proses ini memudahkan dalam memilih vendor berdasarkan kriteria seperti harga dan kualitas yang sesuai.

d. Perbandingan Penawaran

Vendor yang dipilih akan diminta untuk mengajukan penawaran yang mencakup spesifikasi barang, jumlah, teknis pengiriman, dan cara pembayaran. Fitur e-katalog dalam sistem e-purchasing memungkinkan perbandingan penawaran dari berbagai vendor, sehingga tim pengadaan dapat memilih penawaran terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

e. Pembuatan Purchase Order

Setelah vendor yang sesuai ditemukan, tim pengadaan akan membuat purchase order (PO). Dengan menggunakan template yang tersedia di software e-purchasing, proses pembuatan PO menjadi lebih cepat dan efisien. Perusahaan juga dapat membuat template PO yang disesuaikan dengan kebutuhannya sendiri.

f. Penerimaan Barang atau Jasa

Vendor kemudian akan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat. Tim pengadaan akan memeriksa kesesuaian barang berdasarkan PR sebelumnya. Jika sesuai, barang tersebut akan diteruskan ke manajemen gudang untuk dilakukan penyimpanan dan pelacakan lebih lanjut.

g. Verifikasi Faktur

Setelah barang diterima, vendor akan mengirimkan faktur berisi total harga yang harus dibayar. Dengan e-purchasing software  , perusahaan dapat memantau status pembayaran secara real-time, sehingga faktur yang telah dibayar dan yang belum dapat dilacak dengan mudah. Fitur ini meningkatkan akurasi dan ketepatan waktu dalam pembayaran.

h. Pembayaran

Tahap terakhir adalah pembayaran kepada vendor sesuai dengan kesepakatan harga dan waktu yang telah tercantum dalam kontrak. Pembayaran tepat waktu melalui sistem e-purchasing membantu menjaga hubungan baik antara perusahaan dan vendor, memastikan kedua pihak memperoleh keuntungan yang optimal.

5. Kelebihan e-Purchasing vs Manual

Penggunaan e-purchasing dalam proses pengadaan menawarkan berbagai kelebihan dibandingkan metode manual. Berikut adalah penjelasan mengenai manfaat yang bisa diperoleh dengan beralih ke sistem e-purchasing.

a. Meningkatkan Efisiensi

Sistem e-purchasing memanfaatkan otomatisasi untuk mempercepat proses pengadaan. Hal ini mengurangi waktu dan biaya karena tidak lagi memerlukan pertemuan langsung dengan vendor. Proses yang lebih cepat ini membantu perusahaan untuk menjalankan pengadaan lebih efektif dibandingkan dengan metode manual.

b. Mengurangi Biaya Administrasi

Proses pengadaan manual sering kali melibatkan biaya administrasi yang cukup tinggi, seperti cetak dokumen dan pengiriman surat. Dengan e-purchasing, semua dokumen tersimpan secara digital dalam sistem terpusat, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk pengeluaran biaya tersebut dan mengurangi beban administratif.

c. Meminimalisir Human Error

Penggunaan metode manual dalam pengadaan sering menyebabkan kesalahan manusia, seperti kesalahan input data atau informasi yang tidak akurat. Dalam e-purchasing, semua data otomatis tercatat dan disimpan, mengurangi risiko kesalahan dan memastikan akurasi informasi yang lebih tinggi sepanjang proses pengadaan.

d. Meningkatkan Visibilitas

Sistem e-purchasing memungkinkan semua pihak yang berwenang untuk mengakses data secara transparan. Visibilitas yang lebih baik terhadap setiap tahapan pengadaan membantu perusahaan mendeteksi masalah lebih awal, mempercepat penyelesaian, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat oleh manajemen.

e. Memudahkan Pemantauan dan Pelaporan

Dengan semua informasi terkumpul dalam satu sistem, e-purchasing mempermudah pemantauan dan pelaporan secara real-time. Data tidak perlu lagi diambil dari berbagai sumber yang berbeda, sehingga menghemat waktu dan memudahkan manajemen dalam membuat keputusan berdasarkan informasi yang akurat dan terbaru.

6. Tips Memilih Aplikasi e-Purchasing Terbaik

Sebelum memilih aplikasi yang hendak digunakan, pastikan untuk mengevaluasi kebutuhan bisnis Anda terlebih dahulu. Sehingga, software yang dipilih nantinya dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam menyederhanakan proses pembelian. Berikut beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih aplikasi purchasing terbaik, antara lain:

a. Kebutuhan Bisnis

Pastikan Anda mengetahui apa saja kebutuhan perusahaan. Apakah bisnis Anda membutuhkan tambahan fitur-fitur tertentu atau tidak, misalnya integrasi dengan sistem keuangan atau manajemen gudang.

b. Kompatibilitas

Pastikan bahwa e-purchasing software yang Anda pilih kompatibel dengan sistem yang sudah Anda gunakan di perusahaan. Contohnyan, ketika Anda sudah menggunakan software gudang, pastikan aplikasi pembelian yang Anda pilih bisa terintegrasi dengan software tersebut.

c. Biaya

Tentukan budget dan pastikan bahwa biaya software yang dipilih sesuai dengan anggaran perusahaan. Perlu diingat bahwa biaya yang harus dikeluarkan tidak hanya dari lisensi, tetapi juga implementasi, dukungan teknis, dan pelatihan. Jadi, Anda juga perlu menyiapkan budget tambahan untuk meminimalisir kejadian yang tidak diinginkan.

d. Keamanan

Memiliki sistem keamanan yang kuat adalah pertimbangan utama dalam memilih aplikasi yang tepat. Dalam proses pengadaan, terdapat data-data yang sensitif seperti harga dan data supplier. Oleh karena itu, pastikan bahwa software procurement yang dipilih memiliki fitur keamanan yang memadai.

7. Optimalkan Proses Pengadaan Bisnis Anda dengan e-Purchasing Software

Apakah proses pengadaan barang di bisnis Anda sering terhambat oleh prosedur manual yang lambat dan berpotensi menyebabkan kesalahan? Sebagai vendor ERP terkemuka di Indonesia, ScaleOcean menawarkan e-purchasing software, yang mana seluruh proses pengadaan barang dapat dioptimalkan secara otomatis, mulai dari permintaan pembelian hingga persetujuan.

Dengan mencoba demo gratis yang tersedia, ScaleOcean memungkinkan Anda untuk melacak pengeluaran, mengelola vendor, dan memastikan anggaran selalu terkendali dengan fitur-fitur canggihnya. Berikut beberapa fitur  e-purchasing software ScaleOcean:

• RFQ & PO Management:  mengelola permintaan penawaran dan pesanan pembelian secara otomatis untuk mempercepat proses pengadaan barang.

• Low-Stock Notification: memberikan pemberitahuan otomatis saat stok barang mendekati batas minimum untuk menghindari kekurangan.

• Blanket Order Management:  mengelola pesanan jangka panjang dengan jumlah besar secara efisien, memudahkan pengadaan berkelanjutan.

• Payment Management:  memastikan proses pembayaran vendor tepat waktu dengan pencatatan otomatis dan integrasi pembayaran.

• Order Management:  melacak dan memproses pesanan barang dengan mudah dari pembuatan hingga pengiriman.

• Product Management:  mengelola detail produk secara terpusat untuk memudahkan pengadaan dan pemantauan inventaris.

Selain itu, integrasi sistem dengan modul lain seperti manajemen inventaris dan keuangan membuat alur kerja menjadi lebih fleksibel dan transparan. Hasilnya, bisnis Anda dapat mengurangi waktu dan biaya yang terbuang serta meminimalkan risiko human-error. Dengan e-Purchasing ScaleOcean, pengadaan barang menjadi lebih cepat, aman, dan terkontrol.

8. Kesimpulan

Untuk memilih e-purchasing software yang tepat adalah keputusan yang berat karena banyak hal yang harus dipertimbangkan. Mulai dari kebutuhan perusahaan, fitur dan solusi yang ditawarkan, hingga kemampuan sistem itu sendiri. 

Sekarang, tidak perlu repot lagi. Anda bisa percayakan seluruh proses pengadaan Anda ke e-Purchasing ScaleOcean. Kami menghadirkan solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Tunggu apalagi? Segera lancarkan pembelian dan tingkatkan keuntungan bersama ScaleOcean!