Untuk memastikan manajemen pembelian yang berjalan dengan lancar, maka setiap transaksi perusahaan memerlukan dokumentasi yang rinci dan akurat. Salah satu instrumen yang memfasilitasi kebutuhan ini adalah purchase order (PO). PO tidak hanya menggambarkan kebutuhan perusahaan, tetapi juga menjadi dasar komunikasi dan kesepakatan formal mengenai transaksi yang akan terjadi.

Nah, sesuai dengan pengantar di atas, pada artikel kali ini akan dibahas lebih detail lima fungsi purchase order pada manajemen pembelian. Dijelaskan pula aspek penting yang perlu dituliskan serta tips best practices ketika menyusun PO. Dengan membaca penjelasan tersebut diharapkan Anda bisa lebih teliti ketika membuatnya agar penggunaan PO sesuai dengan tujuan perusahaan.

1. Apa itu Purchase Order?

Purchase order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan pembeli untuk penjual yang berisi informasi jenis, kuantitas, dan harga barang atau jasa yang akan dibeli. Fungsi purchase order adalah sebagai perjanjian kontrak dimana penjual setuju untuk menyediakan kebutuhan sesuai dengan yang tertulis dalam dokumen tersebut. Sedangkan pembeli setuju untuk membayar sesuai dengan ketentuan yang disepakati. Jadi bisa dikatakan, PO menjadi instrumen penting untuk memastikan kedua pihak memiliki pemahaman yang sama terkait kebutuhan pembelian.

Dalam cakupan yang luas, ternyata PO juga berhubungan dengan rantai pasokan atau supply chain management (SCM). Karena efisiensi dan akurasi informasi dalam SCM mempengaruhi keberhasilan manajemen sumber daya dan penyaluran barang, maka PO yang menjadi pegangannya harus ditulis dengan akurat. Saat PO dikeluarkan, berbagai departemen dalam perusahaan, mulai dari gudang, logistik, hingga keuangan akan mengelola pesanan tersebut. Kesalahan atau ketidakakuratan dalam PO dapat menyebabkan gangguan rantai pasokan.

Dari sini bisa disimpulkan kalau purchase order adalah dokumen penting yang memberikan visibilitas kepada seluruh rantai pasokan mengenai kebutuhan barang atau jasa. Sementara supply chain management memastikan bahwa kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan efisien dan tepat waktu. Tanpa koordinasi yang baik antara PO dan proses supply chain management, perusahaan akan mengalami hambatan dalam penyediaan barang, pembengkakan biaya, atau bahkan kehilangan peluang bisnis.

2. Fungsi Purchase Order

Sebagai dokumen penting dalam transaksi bisnis, PO memiliki berbagai fungsi yang mendukung kelancaran proses pembelian barang dan jasa. Beberapa fungsi purchase order adalah sebagai berikut.

a. Bukti Resmi Pemesanan

Salah satu fungsi purchase order adalah sebagai bukti resmi pemesanan barang atau jasa. PO berisi syarat dan ketentuan yang telah disepakati baik dari perusahaan dan supplier atau vendor. Melalui dokumen ini, vendor mendapatkan kepastian bahwa perusahaan serius dalam melakukan transaksi. Hal ini juga meminimalisir kesalahpahaman antara kedua pihak terkait detail spesifikasi, harga, jumlah, serta tanggal pengiriman yang telah disepakati.

b. Mencegah Pembelian Ganda

Anda mungkin pernah mengalami pembelian ganda atau kondisi saat perusahaan tidak sadar barang yang dibeli ternyata sudah ada dan tidak dibutuhkan. Nah, PO sangat bisa dimanfaatkan untuk mencegah hal ini. Dengan dibantu sistem pencatatan yang rapi, risiko terjadinya pembelian ganda dapat diminimalisir. Tentu Anda butuh solusi tersebut, bukan? Terlebih jika perusahaan memiliki banyak departemen atau unit yang memerlukan barang atau jasa serupa. Sehingga pembelian dapat dilacak dan dihindari agar tidak terjadi pengulangan.

c. Pelacak Pesanan yang Masuk

Selanjutnya fungsi purchase order adalah sebagai pelacak yang membantu tim purchasing, gudang, dan departemen lainnya untuk memonitor pesanan yang masuk. Dengan adanya sistem pelacakan berdasarkan PO, Anda dapat dengan mudah melihat status pesanan. Apakah itu sedang dalam pengiriman atau sudah diterima. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan atau stakeholder lainnya.

d. Kontrol Anggaran Bisnis

Melalui PO, perusahaan juga dapat mengontrol pengeluaran dan memastikan bahwa pembelian yang dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan. Setiap PO yang diterbitkan tentu memiliki detail pengeluaran yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan demikian, tim keuangan dapat memantau dan menyesuaikan aliran kas berdasarkan anggaran yang ada.

e. Kontrol Kualitas Pemesanan

Tidak hanya yang disebutkan di atas, fungsi purchase order adalah juga untuk memastikan kualitas dari barang atau jasa yang dipesan. Biasanya PO berisi detail spesifikasi produk atau jasa yang diharapkan. Dari sini Anda bisa menetapkan standar kualitas yang harus dipenuhi oleh supplier atau vendor. Jika produk atau jasa yang diterima tidak sesuai, perusahaan memiliki dasar untuk menolaknya atau meminta retur pembelian. Dengan demikian, PO berfungsi sebagai alat kontrol kualitas yang efektif.

3. Aspek Penting Purchase Order

Salah satu aspek terpenting dalam contoh surat purchase order adalah detail dan spesifikasi produk atau jasa yang dipesan. Bisa tentang deskripsi produk, ukuran, warna, kualitas, jumlah, serta syarat-syarat khusus lainnya. Tulis selengkap mungkin karena masalah seperti keterlambatan, kesalahan, atau perselisihan sering kali terjadi akibat kurangnya detail dalam spesifikasi produk.

Aspek lain yang tak kalah penting pada purchase order adalah penetapan harga dan syarat pembayaran. PO harus menyajikan informasi lengkap tentang harga per unit, diskon jika dibutuhkan, pajak, serta biaya tambahan lainnya. Selain itu, syarat pembayaran seperti jatuh tempo, cara pembayaran, dan potensi denda atau insentif, juga harus dijelaskan dengan jelas. Aspek ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam proses pengadaan.

Apa aspek penting selanjutnya? Waktu pengiriman. PO harus mengandung informasi detail tentang kapan barang atau jasa harus dikirimkan, bersama dengan syarat pengiriman seperti metode pengiriman, pihak yang bertanggung jawab atas biayanya, serta risiko terkait kerusakan atau keterlambatan. Penetapan tanggal dan syarat pengiriman yang jelas membantu memastikan kepatuhan dan ekspektasi yang sejalan antara perusahaan dan vendor.

Dalam sebuah bisnis, terkadang juga terjadi situasi saat produk atau jasa yang diterima tidak memenuhi standar yang disepakati. Dalam hal ini, PO harus memuat informasi tentang prosedur penolakannya, proses pengembalian, serta potensi kompensasi atau sanksi yang mungkin berlaku. Ketentuan ini memberikan jaminan kepada perusahaan untuk mendapatkan bahan sesuai standar, sekaligus memberi penjual kesempatan untuk melakukan perbaikan.

4. Tips Membuat Purchase Order

Tips pertama adalah pastikan semua informasi seperti deskripsi, kuantitas, harga, dan spesifikasi lainnya, dicantumkan dengan jelas dan benar. Selain itu, periksa kembali data pemasok dan informasi pengiriman untuk memastikan kesesuaian dan keakuratan. Kesalahan kecil dalam detail bisa menyebabkan keterlambatan, biaya tambahan, atau masalah ke depannya.

Jangan lupa juga untuk menyertakan semua ketentuan yang relevan dalam PO. Mulai dari ketentuan pembayaran, tanggal pengiriman, metode pengiriman, hingga kondisi pengembalian barang. Dengan menetapkan syarat dan ketentuan dengan jelas, kedua pihak dapat memiliki ekspektasi yang sama dan mengurangi risiko pembelian.

Dalam era digital saat ini, sudah banyak perusahaan yang memanfaatkan sistem atau software manajemen PO untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi. Menggunakan software khusus tidak hanya memudahkan pembuatan dan pelacakan PO, tetapi juga memastikan konsistensi dan standarisasi dokumen. Selain itu, data PO juga dapat diintegrasikan dengan sistem lain di perusahaan, seperti manajemen persediaan atau akuntansi sehingga memudahkan analisis dan pengambilan keputusan.

5. Kesimpulan

Purchase order adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang menghubungkan perusahaan dan vendor untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa. Sebagai dokumen resmi, PO memastikan bahwa semua aspek pembelian, mulai dari detail produk, harga, hingga syarat pengiriman, dipahami dan disepakati oleh kedua pihak. Kesalahan dalam PO dapat berdampak pada efisiensi, biaya, dan hubungan bisnis.

Oleh karena itu, penyusunan PO yang rinci, jelas, dan akurat sangat dibutuhkan untuk meminimalkan risiko dan memaksimalkan keuntungan dari setiap transaksi. Dengan memperhatikan detail, menetapkan syarat dengan jelas, dan memanfaatkan teknologi otomatisasi, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembuatan dan pengelolaan PO, meningkatkan produktivitas, dan membangun hubungan bisnis yang lebih kuat dan berkelanjutan.