Pengiriman barang skala internasional bukanlah proses yang mudah, sehingga diperlukan ketentuan yang mengatur tanggung jawab untuk setiap pihak yang terlibat. Ketetapan ini dikenal dengan istilah incoterms. Ada banyak jenis incoterms yang masing-masing mengatur tanggung jawab pengirim dan penerima barang. Salah satu yang populer adalah CIF cost insurance and freight. 

CIF menetapkan tanggung jawab atas biaya pengiriman dan asuransi kepada pengirim barang, sementara penerima harus menangani risiko setelah barang mencapai titik tersebut. Tapi, penerapan ini juga dihadapkan pada tantangan, yang harus dipahami tidak hanya oleh eksportir dan impor, tapi juga perusahaan logistik. Dalam artikel ini akan dibahas secara komprehensif tantangan tersebut, serta strategi efektif untuk mengoptimalkan penerapannya.

1. Cost Insurance and Freight Adalah

CIF atau cost insurance and freight adalah salah satu istilah incoterms yang menentukan tanggung jawab terkait biaya, asuransi, dan pengiriman barang antara pengirim dan penerima. Dalam ketentuan ini, pengirim harus menanggung biaya pengiriman mulai dari barang diangkut di titik asal hingga sampai di pelabuhan tujuan. Bahkan juga termasuk biaya pengangkutan dan asuransi.

Namun, begitu barang tiba di pelabuhan, tanggung jawab dikenakan ke penerima barang. Artinya, perusahaan tersebut harus mengurus biaya tambahan seperti biaya bea cukai, pengangkutan dari pelabuhan ke tujuan akhir, dan risiko yang ada setelah barang tiba. Jadi, meskipun pihak pengirim sudah mengurus asuransi, tapi jika ada risiko atau kerusakan pengiriman, ini menjadi tanggung jawab penerima untuk mengatasi atau mengajukan klaim.

2. Contoh Penerapan CIF

Misalkan perusahaan di Indonesia menjual produk kerajinan keramik ke perusahaan retail di Jerman dengan ketentuan CIF. Perusahaan Indonesia, sebagai penjual, bertanggung jawab mengatur pengiriman barang dari pabrik ke pelabuhan, serta memastikan barang diasuransikan selama perjalanan menuju pelabuhan di Jerman. Agar proses ini berlangsung lancar, perusahaan kerajinan keramik bekerja sama dengan freight forwarder untuk mengangkut barang ke pelabuhan serta mengurus polis asuransi untuk melindungi barang dari risiko seperti kerusakan atau kehilangan.

Nah, ketika barang dikirim dan berada di atas kapal, risiko dialihkan ke perusahaan retail di Jerman, tetapi penjual tetap menanggung biaya pengangkutan hingga barang tiba di pelabuhan Jerman. Dalam hal ini, perusahaan retail yang mengurus bea cukai, serta menanggung biaya pengangkutan dari pelabuhan ke gudang atau tempat penyimpanan mereka. Dengan menggunakan CIF cost insurance and freight, tampak jelas bagaimana pembagian tanggung jawab biaya dan risiko dari pengiriman tersebut. Jadi, ketika perusahaan logistik atau freight forwarder bekerja sama untuk mengurus pengiriman, lebih mudah untuk berkoordinasi terkait aspek-aspek spesifik yang diperlukan.

3. Tantangan Penerapan Cost Insurance and Freight

Meskipun penerapan cost insurance and freight adalah perjanjian yang memberikan banyak manfaat baik bagi pengirim atau penerima barang, tetap ada beberapa tantangan yang perlu diperhatikan oleh perusahaan. Tantangan ini tentunya akan mempengaruhi efektivitas penggunaannya. Tantangan tersebut antara lain:

a. Perbedaan Standar dan Regulasi Antar Negara

Setiap negara memiliki aturan yang berbeda terkait asuransi, pengiriman, dan persyaratan dokumen. Misalnya, jenis asuransi yang dianggap memadai di negara asal mungkin tidak sesuai dengan peraturan di negara tujuan. Alhasil terjadi penolakan klaim. Selain itu, perbedaan regulasi bea cukai juga dapat mempengaruhi proses pengiriman. Perbedaan ini bisa menimbulkan risiko keterlambatan dan bahkan tambahan biaya yang perlu ditanggung oleh penerima barang, sehingga mempengaruhi kelancaran transaksi secara keseluruhan.

b. Nilai Asuransi yang Tidak Pasti

Nilai asuransi juga menjadi salah satu tantangan penerapan CIF. Pengirim barang mungkin memilih nilai asuransi yang lebih rendah untuk mengurangi biaya premi, tetapi perlindungan yang diberikan bisa jadi kurang memadai jika ada kerusakan atau kehilangan barang. Di sisi lain, penerima barang mungkin merasa tidak yakin apakah nilai asuransi pengiriman yang dipilih penjual sudah cukup untuk menutupi kerugian yang mungkin terjadi, sehingga menimbulkan potensi risiko finansial. Ini perlu dikomunikasikan dengan baik untuk mencapai kesepakatan.

c. Keamanan di Pelabuhan

Karena ada pemindahan tanggung jawab risiko saat barang tiba di pelabuhan, maka penting untuk memastikan pelabuhan logistik memiliki sistem keamanan yang ketat. Sedangkan kondisi ini sulit dikendalikan baik oleh perusahaan logistik, pengirim, atau penerima. Jadi, mau tidak mau penerima barang harus siap menghadapi risiko ini dan mungkin mengeluarkan biaya tambahan untuk memastikan barang tiba dengan aman di tempat tujuan akhir.

d. Manajemen Risiko Pengiriman

Ketika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman, proses klaim asuransi bisa sangat rumit dan bahkan memakan waktu. Selain itu, penerima barang harus memahami dengan baik persyaratan polis asuransi yang disediakan oleh pengirim untuk memastikan klaim dapat diterima. Perbedaan interpretasi terhadap polis asuransi atau ketidakjelasan dalam kontrak dapat mempersulit proses mendapatkan kompensasi yang layak, dan mengakibatkan kerugian finansial bagi penerima barang.

4. Strategi Terapkan CIF dalam Ekspor Impor

Untuk mengatasi atau meminimalisir dampak dari tantangan yang disebutkan di atas, maka seluruh pihak baik perusahaan logistik, pengirim, atau penerima barang disarankan menerapkan beberapa strategi di beberapa aspek. Mulai dari kontrak yang jelas hingga mengimplementasikan software canggih dalam operasionalnya. Berikut strategi yang bisa coba Anda terapkan.

a. Pastikan Kontrak Jelas dan Komprehensif

Hal paling utama yang perlu dilakukan adalah memastikan bahwa kontrak perdagangan internasional yang menggunakan CIF jelas dan komprehensif. Setiap aspek perjanjian seperti ketentuan pengiriman, tanggung jawab asuransi, serta risiko yang ditanggung masing-masing pihak harus tercantum dengan jelas dan tidak ambigu. Dengan kontrak yang disusun secara rinci, kedua pihak dapat memahami kewajiban dan hak mereka, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman.

b. Pilih Asuransi yang Tepat

Memilih asuransi yang tepat akan mempengaruhi kesuksesan penerapan CIF cost insurance and freight karena ini yang akan melindungi barang selama perjalanan. Pengirim harus memilih polis asuransi yang sesuai dengan nilai barang dan risiko yang mungkin terjadi selama pengiriman. Pastikan asuransi juga mencakup semua risiko utama seperti kerusakan, kehilangan, dan keterlambatan pengiriman. Jangan lupa untuk memilih penyedia asuransi yang memiliki reputasi baik dan memiliki jaringan global, sehingga proses klaim dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

c. Lakukan Koordinasi dengan Baik

Penerapan cost insurance and freight berjalan lancar jika semua pihak yang terlibat berkomunikasi secara efektif. Baik itu perusahaan logistik seperti freight forwarder, vendor pelabuhan, penyedia asuransi, serta pihak bea cukai di negara tujuan. Komunikasi ini diperlukan untuk memastikan syarat ekspor impor telah terpenuhi, dokumen disiapkan dengan lengkap, sehingga barang dapat tiba di tujuan tanpa ada berbagai kendala. Koordinasi yang buruk tidak hanya menyebabkan kesalahan dalam pengiriman tapi juga kerugian finansial.

d. Implementasikan Freight Forwarding Software

Jika skala pengiriman sudah sangat luas dan kompleks, maka implementasi freight forwarding software adalah solusi yang sangat menguntungkan. Software ini membantu dalam mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai aspek logistik, seperti pelacakan pengiriman, manajemen dokumen, dan koordinasi dengan berbagai pihak. Dengan menggunakan software ini, pengirim barang dapat memastikan semua tahapan pengiriman berjalan sesuai rencana dan ketentuan CIF. Selain itu, software ini juga dapat memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap status pengiriman, sehingga kedua pihak dapat memantau barang secara real-time.

5. Kesimpulan

Jadi, bisa disimpulkan bahwa cost insurance and freight adalah salah satu ketentuan perdagangan internasional yang mengatur bahwa pengirim yang menanggung biaya logistik mulai dari barang diangkut di titik asal hingga sampai di pelabuhan tujuan. Sedangkan penerima barang bertanggung jawab atas risiko ketika barang sampai di pelabuhan tujuan sekaligus mengurus biaya bea cukai di negara tujuan.

Meskipun menawarkan keamanan dan kejelasan pembagian tanggung jawab, penerapan CIF cost insurance and freight juga dihadapkan pada beberapa tantangan, seperti perbedaan standar dan regulasi antar negara, ketidakpastian nilai asuransi, serta manajemen risiko dan klaim asuransi. Untuk mengatasinya Anda bisa menerapkan berbagai strategi, salah satunya mengimplementasikan freight forwarding software. Sistem ini dapat meningkatkan efisiensi dan visibilitas dalam pengelolaan pengiriman internasional. Dengan strategi yang tepat, pelaku bisnis dapat meminimalkan risiko dan memaksimalkan manfaat dari penggunaan CIF.