Dalam proses pembelian bisnis, transaksi merupakan kegiatan yang harus dipenuhi baik dari perusahaan kepada supplier, atau sebaliknya. Transaksi terjadi disebabkan oleh banyak faktor. Di antaranya pertukaran jual beli atau retur pembelian. Salah satu metode pembayaran yang umum dipakai adalah dengan cara tunai. 

Pembelian tunai adalah aktivitas pengadaan yang pembayarannya dilakukan secara langsung atau cash. Jadi, nantinya setelah pemilik bisnis dan supplier membentuk sebuah kontrak yang mengikat, pemilik bisnis perlu memverifikasi metode pembayaran yang dipilih. Untuk memahami lebih lanjut tentang pembelian tunai, simak penjelasan artikel berikut ini.

1. Pembelian Tunai Adalah

Pembelian tunai adalah transaksi pembelian yang berjalan dalam perusahaan dengan mengeluarkan kas langsung untuk melakukan transaksi terhadap barang atau jasa yang dibeli. Tujuannya untuk memenuhi kebutuhan dalam bisnis dan menjalankan produktivitas. Pada jurnal pembelian, jenis transaksi tunai akan dilaporkan ke dalam catatan jurnal pengeluaran kas.

Metode pembelian tunai seringkali digunakan dalam pembelian untuk ketersediaan kecil dan berulang. Misalnya, industri ritel membeli sejumlah bahan baku dengan total pembelian 100 unit, masing-masing biaya per unit hanya Rp50.000. Dari hasil perhitungan, perusahaan perlu membayar Rp5.000.000. Pembelian tersebut dapat dilakukan dengan pembayaran langsung atau tunai. Sistem transaksi tunai, sering diterapkan pada model perpetual karena dapat dilakukan pembukuan sesuai barang masuk atau keluar.

Ada dua cara melakukan pembelian tunai. Pertama dengan memesan barang dan langsung membayarnya. Sedangkan yang kedua yaitu, membayar dengan non tunai. Apa itu non tunai? Meskipun terlihat seperti bukan transaksi menggunakan uang fisik, non tunai adalah pembayaran langsung yang dapat dilakukan dengan via transfer, antara bank, penggunaan kartu debit atau pemberian surat cek.

2. Manfaat Pembelian Tunai 

Beberapa keuntungan dari pembelian tunai adalah prosesnya yang mudah. Untuk efektivitas proses pembelian, menggunakan transaksi langsung adalah cara paling aman dan cepat dilakukan. Pada pembahasan di bawah ini, beberapa keuntungan menggunakan pembayaran langsung yang didapatkan oleh perusahaan antara lain:

a. Pemberian Diskon dari Pemasok 

Diskon adalah potongan harga yang ditawarkan oleh pemasok untuk perusahaan karena membayar secara cash. Diskon ini biasanya sebagai persentase dari total jumlah barang dan diterapkan jika pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu, dimana seringkali lebih pendek dari syarat pembayaran awal.

Misalnya, pemasok  menawarkan diskon 2% jika faktur dibayar dalam waktu 10 hari. Padahal dalam perjanjian jangka waktu pembayaran biasanya 30 hari. Diskon seperti ini bermanfaat bagi bisnis karena dapat menekan biaya pengeluaran dan mengurangi hutang pembelian. Dengan potongan harga dalam pembelian tunai, perusahaan juga perlu memperhatikan dalam mengelola arus kas. Diskon mempengaruhi stabilitas keuangan bisnis secara keseluruhan. Laporan cash flow nantinya digunakan sebagai pengambilan keputusan pembelian berikutnya. Sehingga, diskon juga bermanfaat dalam purchase decision.

b. Efisiensi dalam Catatan Perhitungan 

Mengapa dikatakan mudah dalam melakukan catatan perhitungan? Contohnya, ketika Anda memiliki banyak hutang, tentu saja pembukuan akuntansi akan semakin panjang. Setiap bulan perusahaan melakukan pencatatan terkait tagihan yang sudah dibayarkan. Melakukan perhitungan, verifikasi, dan penjumlahan keseluruhan data yang perlu diperbarui membuat kinerja staf keuangan jadi dua kali lipat. Pembelian tunai adalah transaksi yang dapat didata dalam sekali pembukuan, karena perusahaan hanya perlu membayar atau bertransaksi satu kali.

c. Mudah dan Cepat 

Melakukan proses pembelian membutuhkan waktu yang cukup panjang. Mulai dari pengajuan purchase request, meminta persetujuan, melakukan purchase order, hingga pemeriksaan saat barang sampai gudang. Belum lagi, kendala dalam transaksi dan menimbulkan banyak kekeliruan akibat kesalahan penerbitan invoice pembelian atau kesalahpahaman dalam pembuatan kontrak.

Kendala tersebut sering terjadi dalam metode cicilan. Angsuran yang panjang menimbulkan banyak kontroversi dibandingkan pelunasan cash. Pembayaran langsung dalam pembelian cukup sekali dilakukan dan sudah memenuhi kesepakatan. Sehingga mengurangi banyak kesalahan dalam mencatat transaksi atau bahkan penambahan hutang. Contohnya ketika perusahaan membayar barang atau jasa secara tunai atau nontunai (seperti transfer bank atau cek), transaksinya mudah dan diselesaikan pada pembayaran dalam waktu tersebut.

d. Mengurangi Risiko Pembayaran

Keuntungan pembayaran tunai lainnya di antaranya, rekonsiliasi transaksi yang jelas dan langsung. Dalam transaksi tunai, pembayaran biasanya dicocokkan dengan faktur tagihan pada saat transaksi, sehingga lebih mudah untuk dilacak dan dicatat secara akurat dalam jurnal pembelian.

Mencocokan data seperti ini, dapat mencegah kesalahan seperti tagihan yang terjadi dua kali. Bagi perusahaan sendiri, pembayaran tunai menyederhanakan proses hutang karena tidak perlu mengatur jadwal pembayaran berikutnya atau melacak saldo terutang dalam jangka waktu yang lama.

3. Alur Transaksi dalam Pembelian Tunai

Proses pembelian yang efisien akan menghadirkan transaksi yang mudah dan cepat. Salah satu aspek yang diinginkan oleh setiap perusahaan yakni metode pembayaran praktis, sehingga mengurangi risiko pengeluaran yang tidak diinginkan. Dikarenakan pentingnya pencatatan masuk dan keluarnya anggaran, perusahaan perlu memperhatikan tahapan dalam pembayaran. Berikut alur transaksi pembelian tunai yang perlu Anda ketahui.

a. Mencatat Daftar Kebutuhan

Membuat daftar kebutuhan terlebih dahulu, seperti barang atau layanan yang ingin dibeli, jumlahnya, spesifikasi, kapan barang harus sampai, dan harga setiap produk wajib dicantumkan. Dalam dokumen tersebut juga tertera metode pembayaran yang diinginkan oleh perusahaan.

b. Mengajukan Pembelian

Setelah semua terdata, langkah selanjutnya yakni mengirimkan dokumen PO kepada supplier. Pengajuan sebaiknya dikirimkan sebelum persediaan barang habis, sehingga Anda dapat memastikan bahwa jumlah barang memenuhi operasional bisnis sampai barang berikutnya sampai.

c. Konfirmasi dari Pihak Supplier 

Bukan hanya bisnis, supplier akan memberikan konfirmasi bahwa mereka dapat melakukan pengadaan barang dengan penawaran harga yang akan ditentukan. Penawaran harga dinegosiasikan saat pembuatan kontrak dan perjanjian. Sehingga, proses pembelian dapat mencapai harga keseimbangan serta memastikan kebutuhan sesuai dengan harapan.

d. Pembuatan Faktur Tagihan

Alur pembelian tunai berikutnya yaitu pembuatan faktur tagihan yang diterbitkan oleh pemasok sendiri. Dalam dokumen menjelaskan mengenai harga barang, jumlah, jenis, nomor faktur, dan total tagihan yang perlu dilunasi. Faktur juga merinci metode transaksi. Perusahaan akan diberikan waktu yang singkat misalnya satu minggu hingga satu bulan.

e. Pembayaran

Langkah terakhir pada pembelian tunai adalah pembayaran. Model pembayaran langsung dapat dilakukan melalui transfer, pemberian cek, atau memberikan secara tunai dengan disaksikan pihak ketiga. Jika transaksinya memakai metode pemberian uang sebaiknya Anda memastikan ada pihak lain yang menyaksikan agar transaksi terhitung sah.

4. Kesimpulan

Dapat disimpulkan dari artikel di atas bahwa pembahasan pembayaran tunai adalah metode pembelian yang langsung dibayar. Dengan artian, perusahaan langsung membayarkan sejumlah tagihan setelah proses pembelian selesai. Model tunai dapat dilakukan dengan cara bertransaksi langsung, transfer antar bank, atau memberikan cek yang berisi pelunasan.

Dalam bisnis, pembelian tunai memiliki keuntungan bagi perusahaan. Di antaranya, penawaran diskon menarik, transaksi mudah dan cepat, pembukuan lebih efisien, dan mengurangi risiko pembayaran. Manfaat tersebut dapat mengoptimalkan operasional perusahaan dan menghemat pengeluaran.