Dokumen custom clearance menjadi salah satu aspek krusial dalam proses pengiriman internasional. Tanpa dokumen yang tepat, barang-barang yang dikirim oleh bisnis logistik bisa tertahan di bea cukai, sehingga mengakibatkan penundaan yang terbilang mahal dan masalah hukum. Dokumen ini dibutuhkan untuk memastikan semua barang telah mematuhi peraturan dan persyaratan negara asal dan tujuan.

Oleh karena itu, informasi yang rinci dan akurat harus disertakan dalam dokumen custom clearance untuk memperlancar proses bea cukai dan memastikan barang sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu. Lantas apa saja informasi yang perlu dituliskan dalam dokumen ini? Selain itu, apa saja fungsinya secara lebih spesifik? Mari kita pelajari pada artikel berikut ini.

1. Informasi dalam Dokumen Custom Clearance

Dokumen custom clearance punya peran penting dalam proses pengiriman internasional. Oleh karena itu, informasi yang rinci dan akurat harus disertakan. Berikut ini beberapa informasi yang penting tercantum di dalam dokumen tersebut.

a. Identitas Pengirim dan Penerima

Identitas ini mencakup nama lengkap, alamat, dan nomor kontak, serta detail perusahaan. Data ini diperlukan untuk memastikan barang dapat dilacak dan dikirim sesuai dengan tujuan yang diinginkan, serta sebagai referensi misalkan ada masalah selama proses pengiriman. Selain itu, juga untuk memudahkan komunikasi antara pengirim, penerima, dan otoritas bea cukai jika diperlukan klarifikasi lebih lanjut, terlebih memastikan bahwa barang sampai ke penerima dengan aman dan tepat waktu.

b. Asal dan Tujuan Barang

Asal barang bisa berisi asal negara atau lokasi barang diproduksi atau dikirim, sedangkan tujuan barang berupa alamat lengkap penerima di negara tujuan. Dengan adanya informasi ini, bea cukai dapat menentukan peraturan dan pajak yang berlaku berdasarkan rute pengiriman dan perjanjian perdagangan internasional yang berlaku antara negara asal dan tujuan.

c. Deskripsi Barang

Selanjutnya dokumen custom clearance juga berisi deskripsi barang dengan rincian nama barang, jumlahnya, jenis, dan karakteristik fisik lain seperti berat dan ukuran barang. Informasi ini membantu petugas bea cukai untuk mengidentifikasi barang secara tepat dan memverifikasi bahwa barang telah sesuai dengan peraturan yang diberlakukan.

d. Nilai Barang dan Harga

Nilai barang dan harga menjadi salah satu aspek penting yang juga harus ada pada dokumen custom clearance karena nantinya menjadi dasar dalam menentukan jumlah pajak dan bea yang harus dibayar. Nilai barang mencakup harga barang itu sendiri serta biaya tambahan seperti biaya pengiriman dan asuransi. Sebagai contoh, jika mesin industri diimpor dengan harga $20,000, ditambah biaya pengiriman $1,000 dan asuransi $200, maka total nilai yang akan dikenakan pajak adalah $21,200. Informasi ini harus tercantum dengan jelas supaya proses perhitungan pajak dan bea dapat dilakukan secara akurat. 

e. Kode dan Klasifikasi Barang

Kode ini menggunakan sistem Harmonized System (HS) yang mengelompokkan barang logistik berdasarkan jenis dan tujuan penggunaannya. Setiap barang memiliki kode HS tertentu sesuai standar internasional untuk menentukan tarif bea cukai dan persyaratan lainnya. Informasi ini penting untuk memastikan bahwa barang diklasifikasikan dengan benar dan mematuhi semua regulasi bea cukai yang berlaku. Selain itu juga untuk menghindari penalti atau penundaan pengiriman barang karena kesalahan klasifikasi.

f. Informasi Asuransi

Informasi asuransi dalam dokumen custom clearance mencakup detail polis yang melindungi barang selama proses pengiriman. Bagian ini juga termasuk nomor polis, nama perusahaan asuransi, dan cakupan perlindungan yang diberikan. Mengapa harus ada asuransi pengiriman? Jika ada kerusakan atau kehilangan barang, pihak pengirim dan penerima bisa terhindar dari kerugian finansial. Informasi ini juga membantu pihak bea cukai untuk paham berapa nilai total pengiriman dan memastikan semua risiko telah dikelola dengan baik.

2. Fungsi Dokumen Custom Clearance

Dengan informasi lengkap yang tercantum di dalamnya, tentu dokumen custom clearance punya fungsi yang spesifik. Mulai dari untuk menentukan nilai bea dan pajak hingga sebagai instrumen mendokumentasikan transaksi ekspor dan impor. Berikut lebih lanjut pembahasan masing-masing fungsi tersebut.

a. Menentukan Nilai Bea dan Pajak

Dikarenakan berisi informasi rinci tentang nilai barang, biaya pengiriman, dan asuransi, pihak bea cukai bisa lebih mudah menghitung bea dan pajak yang berlaku. Misalnya, ada pengiriman untuk barang elektronik senilai $10,000 dengan biaya pengiriman $500 dan asuransi $100. Informasi ini dicantumkan dalam dokumen, sehingga pihak bea cukai dapat menghitung total nilai yang akan dikenakan bea dan pajak, yaitu $10,600. Dengan informasi yang jelas dan akurat, bea cukai dapat menentukan tarif yang tepat berdasarkan peraturan yang berlaku.

b. Memenuhi Persyaratan Hukum & Regulasi

Dokumen custom clearance juga berfungsi untuk memastikan semua persyaratan hukum dan regulasi terkait impor dan ekspor barang telah dipenuhi. Ini mencakup peraturan darimana asal barang, klasifikasi barang, dan syarat dokumen lainnya yang harus disertakan dalam pengiriman internasional. Selama perusahaan mematuhi semua regulasi tersebut, bisa dipastikan terbebas dari masalah hukum dan barang dapat melewati proses bea cukai dengan lancar.

c. Membantu dalam Klaim Asuransi

Fungsi lain dari dokumen custom clearance adalah untuk membantu proses klaim asuransi jika ada kerusakan atau barang yang hilang selama pengiriman. Dokumen ini menyediakan bukti rinci tentang kondisi dan nilai barang logistik pada saat pengiriman. Dengan dokumentasi yang tepat, proses klaim asuransi berjalan lebih cepat dan efisien, sehingga mengurangi adanya kerugian finansial bagi pengirim dan penerima.

d. Mendokumentasikan Transaksi Ekspor Impor

Selain itu, dokumen ini berfungsi untuk mendokumentasikan transaksi ekspor dan impor, karena menyediakan catatan yang lengkap dan akurat pada setiap tahapan pengiriman. Ini termasuk informasi tentang pengirim dan penerima, deskripsi barang, nilai barang, dan rute yang dilalui selama pengiriman. Dokumentasi ini juga penting untuk tujuan audit, pelaporan pajak, dan manajemen inventaris, serta untuk referensi jika terjadi perselisihan atau masalah.

3. Kesimpulan

Dokumen custom clearance punya peran penting bagi bisnis logistik terutama untuk memperlancar proses pengiriman internasional. Dengan memuat informasi penting meliputi identitas pengirim dan penerima, asal dan tujuan barang, hingga informasi asuransi, dokumen ini membantu bisnis logistik melacak dan mengirim barang dengan tepat, memudahkan komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat, memastikan peraturan dan syarat bea cukai telah terpenuhi, dan untuk menghindari terjadinya penalti atau penundaan pengiriman.

Dokumen ini juga memiliki peran-peran yang lebih spesifik. Baik untuk menilai bea dan pajak yang harus dibayar, sebagai persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku untuk impor dan ekspor barang, bahkan untuk mendukung proses klaim asuransi karena menyediakan bukti rinci tentang kondisi dan nilai barang. Dengan memahami dan mengelola dokumen custom clearance secara tepat, bisnis logistik dapat memastikan proses pengiriman internasional yang efisien dan tanpa hambatan.