Aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform terpusat. Dengan sistem ERP, perusahaan dapat mengelola aspek keuangan, inventaris, produksi, hingga hubungan pelanggan secara efisien dan terorganisir.

Tahukah Anda bahwa penggunaan sistem ERP sangatlah berpengaruh terhadap tingkat produktivitas, akurasi, dan kecepatan pelaksanaan proses bisnis? Waktu yang dihabiskan untuk oper data dan koordinasi antar departemen pun bisa dihemat dengan signifikan. Bagaimana caranya?

Bayangkan perusahaan Anda harus menghadapi tumpukan data yang tersebar di berbagai departemen—data keuangan di satu tempat, data logistik di tempat lain, dan data produksi di tempat yang berbeda lagi. Setiap kali Anda butuh laporan, Anda harus mengumpulkan informasi secara manual, memeriksa ulang, dan berharap tidak ada kesalahan. Terdengar merepotkan, bukan?

Inilah situasi yang sering dihadapi perusahaan tanpa sistem ERP. Proses dan data yang terfragmentasi, manual, dan lambat ini tidak hanya menghabiskan waktu berharga tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan dan biaya operasional yang membengkak.

Lalu, apa solusinya? Dengan menggunakan ERP system, perusahaan dapat mengintegrasikan seluruh operasional bisnis ke dalam satu platform yang efisien. ERP membantu mengelola berbagai aspek bisnis mulai dari keuangan, inventaris, point of sale, hingga hubungan pelanggan, semuanya dalam satu sistem yang terpusat. Tidak hanya itu, visibilitas dan kontrol yang lebih baik memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan berbasis data dengan cepat dan tepat.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara lengkap tentang sistem ERP—apa itu, manfaatnya bagi perusahaan, bagaimana cara kerjanya, serta contoh penerapannya di berbagai industri. Jadi, siapkah Anda membawa perusahaan Anda ke level yang lebih efisien? Mari kita mulai!

Apa itu Sistem ERP?

Sistem ERP adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform terpusat, mulai dari keuangan, pengadaan, hingga manajemen inventaris. ERP mengumpulkan data secara langsung, memungkinkan perusahaan untuk dengan cepat membuat keputusan yang didasarkan pada informasi yang akurat.

Dalam prakteknya, aplikasi ERP menyatukan informasi dari berbagai departemen yang biasanya terpisah, sehingga memudahkan kolaborasi dan mengurangi risiko kesalahan. Semua proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual dan memakan waktu kini bisa otomatis, meningkatkan efisiensi operasional.

Lalu, dampaknya apa bagi bisnis Anda? Pengurangan biaya, produktivitas yang meningkat, dan tentunya, kepala Anda yang lebih lega karena tidak lagi perlu mengatasi tumpukan data yang berantakan!

Selain itu, implementasi sistem ERP tidak hanya terbatas bagi perusahaan dengan skala menengah atau besar (enterprise). ERP juga bisa digunakan oleh bisnis kecil hingga menengah karena bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan kompleksitas solusi yang diinginkan. Aspek ini membuat implementasi ERP sebagai investasi yang menjanjikan karena potensi ROI bisnis yang tinggi.

Sejarah Singkat Kemunculan dan Perkembangan Aplikasi ERP

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) pertama kali muncul pada tahun 1960-an, ketika perusahaan manufaktur mulai menggunakan perangkat lunak untuk mengelola inventaris dan proses produksi. Awalnya dikenal sebagai MRP (Material Requirements Planning), sistem ini membantu perusahaan merencanakan kebutuhan bahan baku dan memastikan produksi berjalan lancar.

Bahkan, hingga kini, perusahaan manufaktur masih menjadi top user dari sistem ERP, mencangkup hampir 34% dari total keseluruhan pengguna sistem ini dari berbagai industri, menurut data Tech Report.

Seiring waktu, teknologi ini terus berkembang dan menggabungkan lebih banyak fungsi bisnis, seperti keuangan, SDM, dan manajemen rantai pasok, sehingga terbentuklah ERP system seperti yang kita kenal sekarang. Pada 1990-an, dengan kemajuan teknologi dan internet, aplikasi ERP menjadi lebih canggih dan mulai diadopsi oleh berbagai industri, bukan hanya manufaktur.

Kini, ERP program telah menjadi solusi penting untuk bisnis dari berbagai ukuran, membantu mengotomatisasi, menyederhanakan, dan mempercepat operasional. Siapa sangka dari kebutuhan pabrik yang sederhana, kini sistem ERP menjadi kunci transformasi digital bisnis modern?

Baca juga: Mendalami Tujuan Penerapan ERP pada Perusahaan

Manfaat Menggunakan Sistem ERP

Secara umum, ERP enterprise membantu perusahaan mengintegrasikan seluruh proses bisnis dalam satu platform terpusat, sehingga mengurangi silo data dan mempercepat alur kerja. Dengan visibilitas dan kontrol penuh atas data yang real-time, keputusan bisnis dapat diambil lebih cepat dan akurat.

Tanpa ERP system, bisnis akan terus bergulat dengan masalah data yang terfragmentasi, proses manual yang lambat, dan visibilitas operasional yang terbatas. Ini tidak hanya memperlambat pengambilan keputusan, tetapi juga dapat meningkatkan risiko kesalahan yang mahal.

Jika perusahaan tidak meng-upgrade diri dengan mengimplementasikan aplikasi ERP, mereka berisiko tertinggal dari pesaing yang sudah memanfaatkan teknologi ini. Proses manual yang tidak efisien dapat menyebabkan hilangnya peluang bisnis, meningkatnya biaya operasional, dan bahkan kerugian yang lebih besar akibat kesalahan data atau manajemen yang buruk.

Sebaliknya, dengan menerapkan ERP program, perusahaan dapat menikmati manfaat seperti peningkatan produktivitas, penghematan waktu, dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas berkat data real-time. Tidak hanya itu, bisnis juga menjadi lebih fleksibel dalam merespon perubahan pasar. 

Namun, ada banyak manfaat ERP spesifik lainnya yang bisa dirasakan oleh bisnis, tergantung pada kebutuhan dan jenis industrinya. Berikut beberapa manfaat spesifik yang dapat Anda peroleh dengan menggunakan sistem ERP:

1. Otomatisasi Proses Bisnis

Dengan sistem ERP, banyak tugas manual seperti penginputan data atau pelaporan bisa diotomatisasi. Misalnya, dalam perusahaan retail, ERP secara otomatis dapat menghitung stok barang setiap kali terjadi transaksi penjualan, sehingga Anda tidak perlu lagi melakukan perhitungan inventaris secara manual.

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Aplikasi ERP membantu memotong waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif, memungkinkan tim fokus pada pekerjaan strategis. Contohnya, dalam perusahaan manufaktur, proses produksi dan pengelolaan bahan baku bisa berjalan lebih lancar tanpa perlu banyak intervensi manual, sehingga meningkatkan produktivitas.

3. Visibilitas Real-Time

Dalam bisnis distribusi, memiliki informasi yang up-to-date sangat penting. Dengan ERP program, manajer gudang bisa melihat data inventaris secara langsung dan mengatur pengiriman barang lebih cepat. Ini membantu memastikan bahwa pesanan pelanggan dipenuhi tepat waktu.

Bahkan, menurut survei World Metrics, sebanyak 60% responden melaporkan bahwa mereka berhasil menghemat biaya manajemen inventaris setelah mereka mengimplementasikan sistem ERP. 

4. Pengelolaan Keuangan yang Lebih Baik

ERP system memungkinkan integrasi keuangan dengan proses bisnis lainnya. Sebagai contoh, laporan keuangan otomatis dapat dihasilkan dari transaksi harian, sehingga memberikan gambaran akurat tentang arus kas tanpa perlu input manual. Hal ini sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam mengelola anggaran serta memonitor profitabilitas.

5. Meningkatkan Akurasi Data

Ketika data diinput secara manual, kesalahan manusia sering kali tidak dapat dihindari. Dengan sistem ERP, semua data otomatis tersinkronisasi di seluruh departemen sehingga mengurangi risiko kesalahan input data. Contoh kasusnya adalah perusahaan logistik yang perlu memantau pergerakan barang secara real-time—ERP memastikan data pengiriman tetap akurat dan terkini.

6. Kolaborasi yang Lebih Baik Antar Departemen

ERP memungkinkan setiap departemen untuk bekerja secara sinkron. Misalnya, tim penjualan dapat melihat inventaris secara langsung dan menyesuaikan penawaran kepada pelanggan sesuai dengan stok yang tersedia, tanpa harus menunggu update dari bagian gudang.

7. Mendukung Skalabilitas Bisnis

Ketika perusahaan tumbuh, sistem ERP dapat disesuaikan untuk menampung lebih banyak data dan proses tanpa perlu mengganti sistem yang ada. Sebagai contoh, perusahaan startup yang berkembang pesat dapat menambah modul baru seperti manajemen sumber daya manusia atau manajemen proyek sesuai kebutuhan.

Dengan memahami urgensi dan manfaat penggunaan sistem ERP untuk bisnis, langkah selanjutnya adalah memilih solusi terbaik yang sudah terbukti efektif dan memiliki modul bisnis lengkap. Salah satu opsi yang dapat diandalkan adalah ScaleOcean, sebuah ERP system komprehensif yang siap membantu transformasi bisnis Anda.

Jangan lewatkan kesempatan ini! Anda bisa berkonsultasi langsung dengan tim ahli atau mencoba demo gratis yang tersedia. Ini adalah kesempatan yang luar biasa untuk mengangkat bisnis Anda ke tahap selanjutnya.

Baca juga: Contoh Otomatisasi yang Dapat Dilakukan Sistem ERP

Cara Kerja ERP System

Sistem ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu platform yang dapat diakses oleh semua departemen dalam perusahaan. Dengan begitu, seluruh data dan proses bisnis saling terhubung dan berjalan secara otomatis. Proses ini memungkinkan perusahaan mengelola operasional dengan lebih efisien dan efektif.

Berikut adalah beberapa komponen utama yang menggambarkan bagaimana sistem ERP berfungsi:

1. Pengumpulan Data Terpusat

Sistem ERP mengumpulkan data dari berbagai departemen, seperti manajemen akuntansi, produksi, dan penjualan, ke dalam satu database yang terpusat. Misalnya, data dari departemen penjualan langsung dapat diakses oleh bagian inventaris untuk memperbarui stok barang secara real-time.

2. Proses Otomatisasi

Aplikasi ERP mengotomatiskan banyak proses manual yang memakan waktu, seperti pelaporan keuangan, manajemen inventaris, dan penjadwalan produksi. Dengan otomatisasi ini, kesalahan manusia berkurang, dan efisiensi meningkat. Bayangkan Anda tidak perlu lagi melakukan perhitungan stok barang secara manual—sistem ERP akan mengurusnya untuk Anda.

3. Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Dengan data yang tersedia secara real-time, manajemen dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat dan akurat. ERP system memberikan visibilitas lengkap terhadap semua aspek bisnis, dari keuangan hingga performa produksi, memungkinkan perusahaan merespon perubahan dengan cepat.

Modul-modul Sistem ERP

Sistem ERP ini biasanya terdiri dari beberapa modul yang dirancang untuk mengelola area operasional tertentu. Setiap modul ini saling terhubung dan berfungsi untuk meningkatkan efisiensi serta produktivitas perusahaan.

Berikut beberapa modul utama yang umumnya dimiliki oleh aplikasi ERP:

• Modul Accounting: Modul ini membantu perusahaan mengelola keuangan, mulai dari pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, hingga pengelolaan anggaran. Semua transaksi bisnis, seperti pengeluaran dan pendapatan, otomatis terintegrasi ke dalam sistem.

• Modul Sales: Modul ini berfungsi untuk mengelola seluruh proses penjualan, dari pembuatan penawaran hingga penerbitan faktur. ERP memastikan seluruh proses penjualan terdokumentasi dengan baik, sehingga tim sales bisa fokus pada pelanggan tanpa harus repot dengan urusan administrasi.

• Modul Purchasing: Modul ini mengotomatiskan proses pembelian barang atau bahan baku, memungkinkan perusahaan untuk mengawasi pengeluaran dan mengelola vendor dengan lebih efektif.

• Modul Inventory: Digunakan untuk memantau dan mengelola stok barang, modul ini memungkinkan perusahaan melacak inventaris secara real-time, memastikan stok tetap optimal tanpa kekurangan atau kelebihan.

• Modul HR (Human Resources): Mengelola data karyawan, penggajian, dan performa kerja, modul ini sangat penting untuk membantu tim HR mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan ketenagakerjaan.

Untuk penjelasan lebih lengkap, silakan baca artikel khusus yang mengulas modul ERP secara mendetail. Anda akan menemukan bagaimana setiap modul dapat dioptimalkan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda!

Jenis-jenis ERP Program

Ketika memilih sistem ERP, salah satu pertimbangan penting adalah tipe implementasinya. Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga memahami berbagai jenis ERP berdasarkan cara implementasinya akan membantu Anda memilih solusi yang paling sesuai.

Secara garis besar, program ERP terbagi ke dalam tiga jenis: on-premise, cloud, dan hybrid. Berikut penjelasan serta plus-minus dari masing-masing tipe ERP tersebut:

1. On-Premise ERP

Sistem ERP jenis ini diinstal langsung di server perusahaan dan dikelola oleh tim internal. Keuntungannya adalah Anda akan memiliki kendali sepenuhnya atas data dan keamanan perusahaan Anda. Namun, biaya implementasi awal yang tinggi dan kebutuhan perawatan infrastruktur sendiri dapat menjadi tantangan besar. Jika perusahaan Anda memiliki sumber daya IT yang kuat, tipe ini bisa menjadi pilihan yang tepat.

2. Cloud ERP

Cloud ERP dapat diakses melalui internet, sehingga tidak membutuhkan infrastruktur fisik yang kompleks. Kelebihannya adalah fleksibilitas dan biaya awal yang lebih rendah, serta kemudahan dalam pembaruan sistem. Namun, ada perusahaan yang mungkin merasa cemas terkait keamanan data mereka ketika disimpan di server milik pihak ketiga. Jika bisnis Anda mencari solusi yang scalable dan hemat biaya, cloud ERP bisa jadi jawabannya.

3. Hybrid ERP

Hybrid ERP menggabungkan elemen on-premise dan cloud, memungkinkan perusahaan memanfaatkan kelebihan kedua tipe. Sebagai contoh, data sensitif disimpan di server lokal, sementara aplikasi lain beroperasi di cloud. Kelebihannya adalah fleksibilitas, namun manajemen dan biaya bisa menjadi lebih rumit dalam penggunaannya.

Setelah mengetahui berbagai jenis sistem ERP, menentukan  vendor ERP yang tepat menjadi langkah penting. Apabila Anda ingin mengetahui opsi sistem ERP yang ada, cek artikel kami tentang rekomendasi aplikasi ERP terbaik di Indonesia sebagai referensi awal Anda.

Baik on-premise maupun cloud, ScaleOcean bisa menyediakan solusi sistem ERP terbaik yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda bisa berkonsultasi langsung dengan tim ahli kami atau mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana ERP dapat mengubah operasional bisnis Anda.

Baca juga: Contoh Studi Kasus ERP dan Manfaat Implementasinya

Contoh Penerapan Sistem ERP di Berbagai Industri

Setiap industri memiliki kebutuhan unik, dan sistem ERP membantu memenuhi kebutuhan tersebut dengan cara yang efisien dan spesifik. Pada bagian ini, kami akan memberikan contoh penggunaan ERP pada beberapa sektor industri. Namun, perlu diingat bahwa implementasi ERP system tidak terbatas pada sektor industri yang kami sebutkan juga.

Berikut adalah penjelasan lebih detail tentang contoh penerapan ERP di berbagai sektor industri:

1. Manufaktur

Di industri manufaktur, proses produksi sering kali melibatkan banyak langkah yang harus dikelola dengan presisi. Sistem ERP membantu manajer produksi dalam mengintegrasikan pengelolaan bahan baku, penjadwalan produksi, hingga pengaturan pengiriman akhir. Manfaat langsungnya adalah pengurangan limbah bahan dan optimalisasi waktu produksi.

Misalnya, aplikasi ERP memungkinkan pabrik untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku dan meminimalisasi penundaan produksi karena stok habis.

2. Retail

Bagi bisnis retail, salah satu tantangan terbesar adalah mengelola inventaris di berbagai lokasi sekaligus menjaga kepuasan pelanggan. ERP system membantu retailer untuk memantau stok barang secara real-time, memastikan bahwa produk yang diminati pelanggan selalu tersedia.

Sebagai contoh, retailer dapat dengan cepat melakukan replenishment otomatis saat stok mendekati batas minimum, mengurangi risiko kehabisan barang atau overstocking.

3. Kesehatan

Dalam sektor kesehatan, ERP program tidak hanya membantu rumah sakit mengelola persediaan obat, tetapi juga memudahkan koordinasi jadwal perawatan pasien dan administrasi keuangan.

Bayangkan, rumah sakit dengan sistem ERP dapat mengintegrasikan informasi pasien dari berbagai departemen, sehingga meminimalisasi risiko kesalahan diagnosis atau pengobatan. Selain itu, pengelolaan inventaris obat dan alat kesehatan juga lebih efisien, menghindari pemborosan dan kekurangan stok.

4. Konstruksi

Proyek konstruksi biasanya melibatkan banyak sumber daya, seperti material, tenaga kerja, dan peralatan, yang semuanya perlu dikelola dengan cermat agar proyek selesai tepat waktu. Dengan ERP, kontraktor dapat mengontrol anggaran, jadwal, dan aliran material dalam satu sistem.

Misalnya, sistem ERP membantu mengurangi penundaan proyek karena masalah logistik atau pengelolaan anggaran yang tidak tepat, memungkinkan penyelesaian proyek yang lebih efisien dan menghemat biaya.

5. Logistik

Aplikasi ERP dalam logistik membantu memantau pergerakan armada, mengelola inventaris gudang, dan melacak pengiriman secara real-time. Manfaatnya adalah transparansi yang lebih baik dalam pengiriman barang, sehingga perusahaan dapat memastikan pengiriman tepat waktu dan meminimalisir kerugian akibat keterlambatan.

Contoh nyatanya adalah kemampuan sistem ERP untuk memberikan informasi pengiriman langsung kepada pelanggan, sehingga meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Implementasi Sistem ERP

Implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah langkah besar bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan koordinasi antar departemen. Namun, proses ini tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar implementasi berjalan sukses dan memberikan hasil optimal bagi bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa aspek penting yang harus Anda perhitungkan:

1. Kebutuhan Bisnis yang Spesifik

Sebelum memilih sistem ERP, pastikan Anda telah memahami dengan jelas kebutuhan bisnis Anda. Setiap perusahaan memiliki proses dan tantangan yang berbeda, jadi penting untuk memilih ERP yang dapat memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Jangan sampai memilih sistem yang terlalu kompleks atau justru kurang memadai.

2. Kesiapan Tim Internal

Implementasi ERP tidak hanya soal teknologi, tetapi juga kesiapan tim Anda. Pastikan tim internal sudah siap untuk beradaptasi dengan perubahan, baik dari segi keterampilan maupun mindset. Pelatihan dan sosialisasi sangat penting untuk meminimalkan hambatan saat sistem baru diperkenalkan.

3. Anggaran dan Waktu Implementasi

Implementasi ERP bukan proyek yang selesai dalam semalam, dan tentunya membutuhkan investasi yang signifikan. Penting untuk menetapkan anggaran yang realistis dan memperhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem secara penuh. Jangan lupa mempertimbangkan biaya tersembunyi seperti pelatihan atau upgrade di masa depan.

4. Skalabilitas Sistem

Pastikan sistem ERP yang dipilih bisa tumbuh bersama bisnis Anda. Seiring berkembangnya perusahaan, kebutuhan juga akan berubah, dan ERP yang skalabel akan membantu memastikan bahwa sistem tetap relevan dan mampu mendukung perkembangan bisnis Anda tanpa perlu pergantian besar-besaran.

5. Integrasi dengan Sistem yang Ada

Sebelum implementasi, periksa apakah sistem ERP baru dapat terintegrasi dengan sistem atau software lain yang sudah digunakan oleh perusahaan, seperti sistem akuntansi atau manajemen inventaris. Integrasi yang baik akan mempermudah alur kerja dan menghindari silo data.

Dengan memperhatikan aspek-aspek di atas, Anda bisa memastikan bahwa implementasi ERP berjalan lancar dan membawa dampak positif yang signifikan bagi perusahaan. Ingat, ERP bukan sekadar alat—ini adalah investasi jangka panjang!

Kesimpulan

Penerapan sistem ERP kini menjadi kebutuhan mendesak bagi pelaku bisnis di Indonesia, terlepas dari jenis industrinya. ERP membantu mengintegrasikan seluruh aspek operasional perusahaan, meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memberikan visibilitas real-time yang sangat dibutuhkan dalam menghadapi persaingan pasar.

Apakah Anda kini tertarik untuk menggunakan sistem ERP? Tapi Anda khawatir prosesnya akan rumit dan bingung harus mulai dari mana? Jangan khawatir, tim ahli ScaleOcean siap mendengarkan concern bisnis Anda dan memberikan solusi sistem ERP terbaik yang paling tepat dan mudah. 

Jika Anda belum terbayang bagaimana sistem kami bekerja, Anda bisa mencoba demo gratis yang kami tawarkan. Anda bisa mengeksplorasi fitur dan modul yang tersedia tanpa harus membuat komitmen biaya lebih dulu. 

Jadi, bagaimana? Siap untuk mentransformasikan operasional bisnis Anda menjadi lebih efisien dan produktif? Hubungi kami sekarang!