Pengertian Cloud ERP, Cara Kerja, dan Keuntungan Penggunaan

Apakah Anda tahu bahwa sistem ERP terdiri dari beberapa jenis? Salah satunya berbasis cloud. Lantas, apa yang membedakannya dengan sistem lain? Cloud based ERP dijalankan dalam server cloud sehingga dapat diakses secara real-time dengan koneksi internet. Teknologi ini kini menjadi solusi yang banyak diandalkan oleh berbagai sektor bisnis.

Jika Anda menggunakan server lokal, diperlukan biaya yang besar untuk pemeliharaan dan update secara berkala. Terlebih, ketika bisnis Anda terus tumbuh dan semakin kompleks, server lokal dapat memperlambat pengambilan keputusan dan bahkan meningkatkan risiko kesalahan data.

Inilah sebabnya beralih ke cloud ERP adalah langkah yang tepat. Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut apa itu ERP cloud, perbedaannya dengan ERP on-premise, cara kerjanya, serta mengapa ERP berbasis cloud adalah pilihan tepat untuk mengoptimalkan bisnis Anda.

Pengertian Cloud ERP

Cloud ERP adalah sistem ERP terpusat yang dijalankan dengan menggunakan server cloud. Artinya, Anda bisa mengakses sistem ini secara online tanpa harus terinstall di server perusahaan. Penggunaan cloud juga memudahkan Anda untuk mengakses sistem dari perangkat dan lokasi manapun, selama terkoneksi internet.

Penggunaannya pun juga cukup sederhana. Anda hanya perlu berlanggan sistem berbasis cloud ke vendor Software ERP terpercaya. Dengan ini, perawatan dan pembaruan sistem juga jauh lebih mudah karena seluruh infrastruktur dan perangkat lunak dikelola oleh penyedia layanan cloud.

Manfaat Cloud ERP

ERP berbasis cloud menawarkan berbagai keuntungan signifikan bagi perusahaan, salah satunya adalah akses informasi yang lebih cepat dan efisien. Berikut manfaat lain dari cloud ERP untuk bisnis Anda:

1. Peningkatan Agility

ERP cloud memungkinkan perusahaan untuk lebih cepat beradaptasi dengan perubahan, baik dari sisi tren pasar maupun kebutuhan internal. Misalnya, perusahaan dapat dengan cepat menyesuaikan produk sesuai dengan preferensi konsumen yang dinamis.

Fitur analisis juga memberikan panduan tentang produk yang paling laris dan strategi pemasaran yang tepat. Berbeda dengan sistem lama, ERP cloud memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat dan akurat karena semua data terpusat dan mudah diakses oleh setiap departemen.

2. Skalabilitas yang Tinggi

Software ERP cloud memungkinkan penyesuaian kapasitas sesuai kebutuhan bisnis. Apabila perusahaan memerlukan tambahan storage atau peningkatan spesifikasi server, hal tersebut dapat dilakukan dengan cepat melalui permintaan ke vendor.

Saat bisnis berkembang dan membuka cabang baru, ERP cloud tetap bisa digunakan tanpa harus membeli server atau aplikasi baru. Sebab, sistem ini hanya memerlukan penyesuaian fungsi. Sistem cloud juga meminimalkan terjadinya downtime, karena semua proses pemeliharaan dapat dilakukan secara remote oleh tim IT.

3. Integrasi dengan Sistem Lain

Cloud ERP juga dirancang untuk mudah diintegrasikan dengan berbagai aplikasi yang sudah ada di perusahaan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk tetap menggunakan alur kerja yang sudah ada tanpa harus menyesuaikan ulang.

Di dalamnya, tersedia berbagai modul yang mendukung kolaborasi antar departemen, memfasilitasi komunikasi dan berbagi informasi secara real-time melalui satu sistem terpusat. Hal ini mempermudah koordinasi dan meningkatkan efisiensi kerja dalam organisasi.

4. Biaya Lebih Efisien

Dibandingkan dengan sistem on-premise, cloud ERP lebih hemat biaya karena tidak memerlukan pemeliharaan server fisik. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan anggaran untuk listrik, server, dan tim IT khusus untuk perawatan infrastruktur.

Semua kebutuhan tersebut sudah ditangani oleh vendor ERP, sehingga biaya pengoperasian lebih rendah hingga 30%. Dengan memilih vendor yang tepat, implementasi ERP berbasis cloud menjadi lebih efisien dan praktis untuk digunakan.

5. Peningkatan Profitabilitas Perusahaan

Salah satu tujuan utama perusahaan dalam menggunakan cloud ERP adalah untuk meningkatkan margin keuntungan. Misalnya, dengan penggunaan modul akuntansi,
perusahaan dapat mengelola keuangan, melacak transaksi secara real-time, serta mendapatkan laporan keuangan yang akurat.

Data keuangan yang komprehensif juga memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan strategis yang lebih tepat, yang pada akhirnya akan berdampak positif pada profitabilitas perusahaan.

Jenis-Jenis Cloud ERP

Secara umum, sistem berbasis cloud terbagi menjadi tiga jenis utama. Setiap
jenisnya menawarkan keunggulan tersendiri serta cara kerja yang berbeda, sehingga penting bagi perusahaan untuk memilih jenis yang paling sesuai. Berikut jenis-jenis ERP berbasis cloud:

1. Private Cloud

Private cloud menyediakan infrastruktur yang dikelola secara pribadi. Dengan model ini, perusahaan memiliki kontrol penuh dan keamanan tinggi karena sumber daya tidak dibagi dengan pengguna lain. Private cloud ideal untuk perusahaan dengan kebutuhan keamanan tinggi, regulasi ketat, atau integrasi sistem yang kompleks.

2. Public Cloud

Public cloud menawarkan layanan ERP dengan infrastruktur yang dikelola oleh penyedia layanan. Sumber dayanya digunakan bersama oleh berbagai pengguna, sehingga biaya layanan lebih rendah karena hanya membayar sesuai penggunaan. Model ini cocok bagi perusahaan yang mencari efisiensi biaya dan kemudahan akses.

3. Hybrid Cloud

Hybrid cloud mengombinasikan keunggulan private dan public cloud. Jenis ERP cloud ini memberikan fleksibilitas dan skalabilitas dari public cloud, sementara tetap menawarkan tingkat keamanan dan kontrol tinggi dari private cloud. Hybrid cloud ideal bagi perusahaan yang membutuhkan keseimbangan antara keamanan data, kontrol, dan efisiensi biaya.

Layanan dalam ERP berbasis Cloud

Terdapat tiga model layanan utama sistem berbasis cloud yang sering digunakan. Masing-masing layanan menawarkan solusi berbeda sesuai kebutuhan bisnis, mulai dari infrastruktur hingga pengembangan aplikasi. Berikut penjelasan selengkapnya.

1. Infrastructure as A Service (IaaS)

IaaS menyediakan infrastruktur komputasi dasar seperti server virtual, penyimpanan, dan jaringan melalui internet. Perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya TI sesuai permintaan tanpa harus membeli dan mengelola hardware fisik.

Fleksibilitas IaaS memungkinkan perusahaan mengelola aplikasi, data, dan runtime, sementara vendor menangani aspek infrastruktur seperti server dan jaringan. Layanan ini cocok untuk bisnis yang ingin mengelola aplikasi secara mandiri tanpa harus menginvestasikan sumber daya untuk mengelola fisik server dan data center.

2. Platform as A Service (PaaS)

PaaS menyediakan platform komprehensif untuk mendukung pengembangan, pengujian, penerapan, dan pembaruan aplikasi ERP. Layanan ini tidak hanya menyediakan infrastruktur seperti pada IaaS, tetapi juga alat dan layanan yang diperlukan untuk mempercepat proses pengembangan dan implementasi aplikasi.

PaaS sangat ideal bagi perusahaan yang ingin fokus pada inovasi tanpa khawatir mengenai pengelolaan infrastruktur. Dengan PaaS, pengembang dapat mengembangkan aplikasi tanpa harus memikirkan sistem operasional dan middleware, sehingga lebih efisien dalam hal waktu dan sumber daya.

3. Software as A Service (SaaS)

SaaS memungkinkan perusahaan menggunakan aplikasi ERP yang dihosting di cloud tanpa perlu menginstal atau menjalankannya di server internal. Layanan ini menawarkan kemudahan dalam penerapan, aksesibilitas yang tinggi, serta biaya operasional yang lebih rendah dibandingkan dengan solusi tradisional.

SaaS sangat cocok untuk perusahaan yang membutuhkan solusi ERP yang cepat dan efisien, dengan investasi awal yang minimal. Selain itu, SaaS juga mengurangi beban kerja tim IT karena pemeliharaan, pembaruan, dan pengelolaan skala infrastruktur sepenuhnya ditangani oleh penyedia layanan ERP cloud.

Kelebihan ERP berbasis Cloud

Di bandingkan sistem on-premise, cloud ERP memiliki beragam keunggulan.
Salah satunya adalah kemudahan implementasi dengan biaya operasional yang lebih terjangkau. Berikut ini beberapa keunggulan lainnya.

1. Pembaruan Sistem yang Rutin

Sistem ini menawarkan pembaruan rutin yang ditangani oleh vendor, membuat proses pemeliharaan sistem ERP menjadi lebih mudah. Implementasi sistem juga lebih cepat dibandingkan dengan versi on-premise. Pembaruan dilakukan otomatis tanpa biaya tambahan, memastikan perusahaan selalu menggunakan versi terbaru.

2. Keamanan yang Ditingkatkan

Sistem ini juga menawarkan keamanan yang lebih baik daripada solusi on-premise. Vendor mengelola keamanan secara ketat, memantau dan memperbarui secara real-time. Cloud environment kini dianggap lebih aman dalam menyimpan data sensitif bisnis, termasuk laporan keuangan.

3. Aksesibilitas Fitur yang Fleksibel

ERP berbasis cloud menyediakan fitur yang dapat diperbarui secara rutin untuk meningkatkan fungsionalitas. Pengguna dapat mengakses fitur sesuai dengan hak akses yang diberikan. Misalnya, departemen keuangan hanya dapat menggunakan modul terkait akuntansi, sementara divisi HR mengakses fitur manajemen karyawan.

4. Dukungan Vendor yang Komprehensif

Dengan ERP berbasis cloud, vendor bertanggung jawab atas seluruh proses implementasi, pengelolaan, dan pemeliharaan sistem. Perusahaan tidak perlu menyediakan staf IT tambahan untuk maintenance. Tim IT internal hanya bertugas memantau aplikasi, mendukung integrasi, dan memastikan kelancaran operasional bisnis.

Untuk itu, penggunaan Software ERP Cloud ScaleOcean memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam mengelola operasional bisnis secara efisien melalui sistem berbasis cloud. Dengan dukungan penuh dari vendor, perusahaan dapat menjalankan implementasi, integrasi, dan pemeliharaan sistem tanpa perlu menyediakan infrastruktur IT yang kompleks.

Kekurangan ERP berbasis Cloud

Meskipun memiliki banyak keunggulan, ERP berbasis cloud juga memiliki kekurangan yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa kelemahan utama dari penggunaan sistem tersebut yang penting untuk diketahui.

1. Kontemplasi Biaya

Biaya untuk implementasi ERP berbasis cloud biasanya lebih tinggi dibandingkan solusi on-premise. Hal ini disebabkan oleh teknologi canggih yang digunakan serta kemampuan lebih unggul, termasuk dukungan dari tim vendor 24/7, yang membuat harga investasi lebih besar dibandingkan dengan solusi lokal.

2. Proses Implementasi yang Lama

Proses implementasi ERP berbasis cloud, terutama yang bersifat custom, memerlukan waktu lebih lama. Semakin kompleks fitur yang dibutuhkan, semakin panjang waktu implementasi. Untuk sistem ERP siap pakai dengan fitur minimal, biasanya dibutuhkan waktu sekitar 6 bulan hingga sepenuhnya beroperasi.

3. Kurangnya Kepemilikan Sistem

Karena pembaruan sistem ERP dikelola oleh vendor, perusahaan memiliki kontrol terbatas terhadap perubahan. Pembaruan yang tidak sesuai kebutuhan bisa menimbulkan ketidaknyamanan bagi beberapa karyawan, sehingga menurunkan produktivitas dan mengurangi rasa kepemilikan terhadap sistem tersebut.

4. Masalah Konektivitas

Cloud ERP memerlukan koneksi internet stabil dan cepat. Di daerah yang memiliki masalah konektivitas, akses ke aplikasi ERP dapat terhambat, yang berpotensi mengganggu operasi bisnis. Tanpa akses internet, sistem tidak dapat diakses, sehingga bisnis tidak dapat berjalan dengan lancar.

Perbedaan Cloud ERP System vs ERP On-Premise

Cloud based ERP bekerja lebih baik dibandingkan sistem on-premise. Dikarenakan menggunakan server cloud, Anda tidak perlu install software secara fisik atau menggunakan server di lokasi perusahaan. Sistem bisa diakses dengan mudah selama terdapat jaringan internet.

Selain itu, update dan maintenance sistem dilakukan secara otomatis oleh vendor layanan, sehingga Anda tidak perlu khawatir dengan biaya pemeliharaan infrastruktur. ERP berbasis cloud juga scalable, artinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan pertumbuhan bisnis Anda.

Keuntungan Menggunakan Sistem ERP Cloud

Implementasi ERP cloud adalah keputusan yang tepat bagi bisnis karena memberikan banyak keuntungan yang mencakup efisiensi, fleksibilitas, dan biaya. Dibandingkan sistem ERP on-premise, Anda akan mendapatkan keuntungan berikut ini.

1. Akses Real-Time

Keuntungan utama dari cloud ERP adalah dapat diakses kapan saja dan dari mana saja selama terhubung dengan internet. Semua pihak bisa bekerja secara efisien tanpa harus berada pada lokasi yang sama. Hal ini sangat ideal untuk Anda yang memiliki banyak cabang atau tim yang bekerja dari jarak jauh.

Jika Anda sedang mencari solusi yang tepat, ada banyak rekomendasi Software ERP Indonesia yang dapat membantu Anda menjalankan bisnis dengan lebih efisien dan fleksibel.

2. Pengembalian ROI Lebih Cepat

Cloud ERP tidak memerlukan investasi besar pada hardware dan infrastruktur server sehingga Anda bisa menghemat biaya implementasi. Anda hanya perlu membayar biaya langganan tergantung dari kebutuhan, misalnya bulanan atau tahunan.

Selain itu, biaya perawatan dan pembaruan sistem juga menjadi tanggung jawab penyedia layanan, sehingga perusahaan dapat meminta tim agar fokus pada pengembangan bisnis tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan untuk pemeliharaan teknologi.

3. Pembaharuan Otomatis

Selanjutnya, sistem ERP cloud juga bisa diperbarui secara otomatis sehingga Anda bisa menggunakan fitur-fitur terbaru yang lebih canggih dan relevan dengan kebutuhan bisnis. Bahkan tidak ada tambahan biaya lagi untuk proses update tersebut. 

4. Mudah Disesuaikan dengan Skala Bisnis

Keuntungan menggunakan sistem ERP berbasis cloud lainnya adalah
sangat mudah disesuaikan dengan skala bisnis. Saat perusahaan tumbuh, sistem dapat dengan mudah di-scale up untuk menampung lebih banyak data, user, dan proses kerja. Begitu pula sebaliknya, jika diperlukan, sistem bisa di-scale down tanpa banyak kendala.
​

5. Keamanan Data Terjamin

Cloud ERP system juga menawarkan tingkat keamanan yang tinggi, termasuk enkripsi data, autentikasi pengguna, dan pencadangan yang dilakukan secara rutin. Dengan protokol keamanan ini, Anda bisa meminimalisir risiko kebocoran data atau serangan siber.

Cara Kerja ERP Berbasis Cloud

ERP cloud bekerja dengan mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu platform terpusat yang dapat diakses secara online. Cara kerjanya dimulai dengan data perusahaan diunggah dan disimpan di server cloud yang dikelola oleh vendor ERP.

Setelah itu, setiap user dapat langsung mengakses sistem ini dari mana saja melalui perangkat yang terhubung ke internet. Melalui cloud, setiap modul ERP saling terhubung, sehingga data antar departemen dapat terdistribusi secara otomatis dan real-time.

Untuk proses pemeliharaan atau update fitur, umumnya vendor ERP cloud akan melakukannya secara otomatis tanpa perlu intervensi dari pihak perusahaan. Dengan pembaruan tersebut, dapat dipastikan sistem selalu bekerja dengan versi dan fitur-fitur terbaru.

Lantas bagaimana jika perusahaan perlu adanya penyesuaian kapasitas? Cloud ERP system juga mengakomodasi proses tersebut. Anda bisa dengan mudah menambah atau mengurangi modul, fitur, bahkan user tanpa mempengaruhi sistem secara keseluruhan.

Optimalkan Bisnis Anda dengan Cloud ERP ScaleOcean

ScaleOcean adalah cloud ERP Indonesia terbaik yang dapat mengoptimalkan bisnis Anda karena mudah diakses, unlimited user, serta fleksibel dan scalable sesuai kebutuhan bisnis Anda. Sistem ini juga menghadirkan demo gratis yang bisa Anda manfaatkan untuk mempelajari cara kerjanya secara lebih detail.

Berbeda dengan sistem lainnya di pasaran, software cloud based ERP ScaleOcean dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis. Baik bisnis sedang berkembang hingga perusahaan besar, dapat mengoptimalkan operasionalnya bersama sistem ERP cloud ScaleOcean.

Fitur-fitur unggulan dari cloud ERP ScaleOcean meliputi:

• Accounting management: Memudahkan Anda dalam mengintegrasikan transaksi keuangan dalam satu sistem, mulai dari arus kas, pendapatan, hingga pengeluaran.
• Sales management: Memudahkan Anda untuk memantau adanya prospek dan peluang penjualan.
• Purchasing management: Mempercepat bisnis dalam proses pembelian ketika stok sudah mencapai titik reorder point.
• Inventory management: Memantau stok secara real-time untuk mengelola permintaan dan pasokan dengan lebih baik.

• Budget management: Memudahkan proses pembuatan, pemantauan, dan penyesuaian rancangan anggaran biaya (RAB).

• Online CRM: Mengumpulkan data pelanggan untuk personalisasi layanan dan penawaran. Pastikan strategi pemasaran sesuai referensi customer.

Cloud ERP system ScaleOcean juga memiliki tingkat keamanan yang tinggi, dengan dilengkapi proses enkripsi data, autentikasi pengguna, dan pencadangan.

Kesimpulan

Cloud ERP adalah solusi modern yang efisien, fleksibel, dan terjangkau untuk mengelola berbagai industri dan skala bisnis. Dengan sistem terpusat yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun, sistem ini menjadi pilihan yang ideal untuk mengoptimalkan operasional bisnis Anda secara maksimal.

Sebagai cloud ERP Indonesia terbaik,
ScaleOcean menawarkan berbagai fitur unggulan yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Implementasikan ScaleOcean Cloud ERP sekarang juga. Dapatkan demo gratis untuk mempelajari cara kerja sistem ini dan optimalkan operasional bisnis Anda dengan solusi terbaik.