ERP merupakan sebuah sistem yang diperlukan untuk pengaturan data bisnis atau usaha yang umumnya digunakan oleh perusahaan, baik skala besar maupun kecil. Sistem ERP memiliki kemampuan untuk menghimpun dan mengelola informasi utama dalam bisnis serta membantu perusahaan dalam menjalankan operasi secara efisien dan efektif.
Sistem ERP hadir sebagai respons terhadap berbagai kesulitan yang dihadapi oleh sebagian besar bisnis kecil dan menengah di berbagai sektor usaha, seperti akuntansi, operasional, manajemen sumber daya manusia, pengelolaan inventaris, dan perencanaan strategis. Berikut akan dijelaskan lebih lanjut tujuan penerapan ERP pada perusahaan di berbagai sektor.
1. Tujuan Penerapan ERP pada Perusahaan
Penerapan ERP pada perusahaan bertujuan untuk menyatukan beragam proses bisnis dan fungsi operasional ke dalam satu sistem terpadu. Ada beberapa tujuan utama dari penerapan ERP yaitu:
a. Integrasi Proses Bisnis
Sistem Perencanaan ERP membantu integrasi proses bisnis dengan cara mengintegrasi berbagai fungsi dan departemen dalam suatu perusahaan menjadi satu sistem yang terhubung. Departemen ini meliputi keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, rantai pasokan, penjualan, dan lainnya. Ini membantu mengurangi redundansi data, meningkatkan komunikasi antar departemen, dan meningkatkan efisiensi operasional. Selain itu, integrasi proses bisnis dilakukan dengan memanfaatkan satu platform perangkat lunak yang terpadu untuk memproses dan menyimpan data.
b. Peningkatan Efisiensi
Tujuan penerapan ERP pada perusahaan berikutnya adalah mengotomatisasi proses bisnis, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk tugas-tugas rutin, dan memungkinkan akses cepat ke informasi yang relevan. Ini membantu meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Misalnya, mereka dapat mengurangi risiko kekurangan stok dalam pengadaan dan manajemen. Selain itu, dengan memadukan data dari berbagai departemen, ERP memungkinkan perencanaan yang lebih baik dan membantu Anda membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis.
c. Membuat Estimasi Akurat
Sistem ERP memberikan akses real-time ke informasi bisnis yang terhubung, memungkinkan pemangku kepentingan untuk membuat estimasi yang lebih realistis dan tepat. Dengan mengintegrasikan data dari berbagai bagian perusahaan, informasi terkait penjualan, stok barang, dan keuangan bisa dipantau dan dianalisis secara komprehensif. Dengan estimasi yang lebih tepat, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam perencanaan strategis, pengalokasian anggaran, dan pengembangan produk.
d. Alur Kerja yang Terstruktur
Perangkat lunak ERP menyediakan kemudahan bagi karyawan serta perusahaan dengan mengintegrasikan alur kerja, informasi, dan data dalam satu platform. Karyawan memiliki akses ke sistem yang memungkinkan mereka melihat status proyek dan kinerja berbagai fungsi bisnis yang terhubung dengan pekerjaan mereka. Bagi manajer dan eksekutif perusahaan, kejelasan dan visibilitas alur kerja ini sangat penting karena memungkinkan proses berjalan lebih cepat tanpa perlu melakukan pencarian dokumen atau terus-menerus meminta pembaruan informasi dari rekan kerja lain.
e. Peningkatan Layanan Pelanggan
Keuntungan lain dari penerapan ERP pada perusahaan adalah meningkatkan hubungan dengan pelanggan dan mitra bisnis. Sistem ini memberikan pemahaman mendalam mengenai pemasok, mitra pengiriman, dan pihak terkait lainnya. Dalam hal layanan pelanggan, ERP memungkinkan pelacakan tanggapan survei, tiket dukungan, pengembalian barang, dan faktor lainnya sehingga perusahaan dapat terus memantau tingkat kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, dengan akses yang lebih cepat dan lebih baik terhadap informasi pelanggan, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih baik dan lebih responsif.
f. Kontrol Biaya
Sistem ERP membantu menghemat biaya operasional dengan melakukan otomatisasi pada proses bisnis yang sebelumnya memakan waktu dan tenaga kerja. Dengan menerapkan sistem ERP, tugas-tugas rutin seperti pengolahan transaksi keuangan, manajemen persediaan, dan pengadaan dapat dijalankan secara otomatis. Ini secara langsung dapat mengurangi kebutuhan akan pekerjaan manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Akhirnya, pengurangan ini akan membawa pada efisiensi yang lebih tinggi, penurunan biaya operasional, dan peningkatan produktivitas.
g. Membantu Memenuhi Standar Aturan dan Keamanan
Standar pelaporan keuangan dan keamanan data sering kali diatur oleh entitas yang dapat berubah dari waktu ke waktu, bahkan bervariasi dalam setiap industri bisnis. ERP dapat membantu perusahaan memastikan keamanan data dan kepatuhan terhadap regulasi. Salah satu keuntungan ERP adalah kemampuannya untuk melakukan pelacakan jejak audit melalui pencatatan setiap transaksi, termasuk memastikan kepatuhan pada alur kerja yang memerlukan persetujuan. Selain itu, perangkat lunak ERP dapat mengurangi kesalahan dengan otomatisasi, menyajikan laporan keuangan yang sesuai dengan standar dan regulasi yang berlaku.
Penerapan ERP pada perusahaan membutuhkan investasi besar dalam hal waktu, sumber daya, dan biaya, tetapi manfaat jangka panjangnya dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan umumnya dianggap bernilai investasi tersebut.
2. Cara Kerja Sistem ERP di Berbagai Industri
Tujuan penerapan ERP pada perusahaan adalah menggabungkan data dari berbagai bagian dan memungkinkan setiap pekerja di suatu perusahaan untuk mengaksesnya. Ini menyederhanakan proses dan mengurangi waktu kerja, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. Penggunaan ERP di setiap industri memiliki perbedaan pada fokus utama dari jenis bisnis. Berikut ini adalah cara kerja ERP di berbagai industri.
a. Bisnis Manufaktur
ERP membantu bisnis manufaktur dalam meningkatkan efisiensi perencanaan produksi. Hal tersebut meliputi memantau dan mengelola kapasitas produksi, waktu produksi yang lebih singkat, dan alokasi sumber daya. Perencanaan produksi yang efektif memungkinkan perusahaan untuk merencanakan produksi sesuai dengan permintaan pelanggan, mempercepat proses manufaktur, dan meningkatkan produktivitas.
b. Bisnis Logistik
Dalam bisnis logistik, ERP membantu manajemen pesanan pelanggan dan proses pengiriman. Pemrosesan pesanan, penjadwalan pengiriman, pengelolaan dokumen terkait, dan pemantauan status pengiriman adalah semua aktivitas logistik yang dibantu ERP untuk meningkatkan ketepatan waktu pengiriman dan kepuasan pelanggan.
c. Bisnis Distribusi
Tujuan penerapan ERP pada perusahaan distribusi adalah untuk membantu mengelola persediaan di berbagai lokasi melalui informasi terpercaya. Penggunaan ERP dalam kegiatan distribusi membantu mencegah kekurangan atau kelebihan jumlah stok barang, meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan sesuai dengan order yang diterima, dan memperlancar alur kerja distribusi ke retail atau langsung ke konsumen.
d. Bisnis Retail
Aktivitas bisnis retail melibatkan penjualan barang kepada pelanggan dalam jumlah satuan. Agar pelanggan tetap setia terhadap produk, ERP bisa membantu retail untuk melakukan automasi program loyalitas. Automasi tersebut meliputi pengelolaan informasi pelanggan seperti riwayat pembelian, preferensi, dan informasi kontak. Hal ini dapat digunakan untuk menyediakan pengalaman belanja yang lebih personal kepada pelanggan dan meningkatkan kesetiaan pelanggan.
e. Bisnis Konstruksi
Tujuan penerapan ERP pada perusahaan konstruksi adalah mengotomatisasi pelacakan jadwal, alokasi sumber daya, dan alokasi biaya proyek. ERP memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kemajuan proyek, memungkinkan manajemen membuat keputusan yang lebih tepat waktu dan informatif. Selain itu, pemantauan lingkungan dan keamanan sangat penting selama proyek konstruksi. ERP dapat membantu melacak dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan lingkungan dan keamanan kerja.
3. Kesimpulan
Ada beberapa tujuan penerapan ERP pada perusahaan, salah satunya membantu integrasi proses bisnis dengan cara mengonsolidasikan berbagai fungsi dan departemen dalam suatu perusahaan menjadi satu sistem yang terhubung. Selain itu, dengan memadukan data dari berbagai departemen, ERP memungkinkan perencanaan yang lebih baik dan membantu Anda membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis. Bahkan, dengan akses yang lebih cepat dan lebih baik terhadap informasi pelanggan, Anda dapat memberikan layanan yang lebih baik dan lebih responsif.
