Pada era sekarang, teknologi terus berkembang dengan cepat dan memberikan kemudahan bagi manusia, dimana tidak hanya dalam kehidupan sehari-hari, tetapi juga dalam dunia bisnis. Inovasi teknologi menciptakan kemudahan yang signifikan terutama dalam aktivitas bisnis. Dengan adanya kemampuan software yang bersifat otomatis, hal tersebut bisa mengurangi human error yang sering terjadi pada proses manual.

Salah satu teknologi yang kini mulai digunakan oleh banyak perusahaan adalah software ERP. Bagi pebisnis, kelebihan dan fitur yang dimiliki software ini tentu sangat membantu setiap proses bisnis dan menghindari kesalahan yang mungkin terjadi dalam bisnis Anda. Dengan adanya berbagai pilihan, Anda dapat membandingkan produk-produk tersebut serta menyesuaikan harga software ERP dengan kebutuhan dan skala perusahaan Anda. Pada artikel ini akan dipaparkan macam-macam penentu harga ERP yang harus Anda ketahui.

1. Faktor Penentu Harga ERP

Setiap elemen dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) seperti teknologi yang digunakan dan cara penerapannya sangat menentukan berapa harga ERP yang akan ditawarkan kepada perusahaan. Beberapa faktor yang bisa mempengaruhi penentuan harga sistem ERP ini meliputi:

a. Jenis ERP

Jenis ERP yang akan digunakan adalah faktor utama yang mempengaruhi biaya sistem ERP di suatu perusahaan. Cloud ERP umumnya memiliki biaya awal yang lebih rendah karena tidak memerlukan perangkat keras atau server fisik. Anda perlu membayar biaya bulanan atau tahunan untuk berlangganan cloud ERP. Penyedia cloud yang akan mengelola pemeliharaan dan pembaharuan, dimana tentu saja akan sangat menghemat pengeluaran internal perusahaan Anda. Selain itu, cloud ERP juga lebih ekonomis untuk diimplementasikan karena bisa disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis.

Sedangkan ERP on-premise membutuhkan biaya yang lebih tinggi karena jenis ERP tersebut memerlukan perangkat keras, lisensi perangkat lunak, dan infrastruktur. Biaya pemeliharaan dan operasional ERP on-premise meliputi pemeliharaan, pembaruan, dan keamanan yang relatif mahal, dimana perusahaan Anda sendiri yang akan melakukannya. Pembaruan ERP on-premise mungkin lebih jarang dan membutuhkan biaya tambahan. Meskipun biaya awal tinggi, biaya jangka panjang bisa lebih rendah karena perusahaan tidak perlu membayar biaya berlangganan secara berkelanjutan.

b. Modul

Modul yang dipilih dan fungsionalitasnya juga mempengaruhi berapa harga ERP. Perusahaan memiliki kebebasan untuk memilih modul yang mereka butuhkan, tetapi penting untuk memastikan bahwa modul yang dipilih dapat diintegrasikan dengan baik dengan tahap selanjutnya. Terutama untuk perusahaan yang baru berdiri, fokus pada modul dasar seperti akuntansi, sistem informasi, dan manajemen inventory dapat memengaruhi biaya secara signifikan.

c. Teknologi

Faktor teknologi juga memiliki peran penting dalam menentukan berapa harga ERP. Harga sistem ini dipengaruhi oleh tingkat kualitas serta kecanggihan teknologi yang digunakan dalam solusi perangkat lunak ERP. Teknologi yang lebih maju seringkali membutuhkan investasi waktu yang lebih besar, yang pada akhirnya dapat memengaruhi kualitas dari sistem ERP. Sebagai contoh, implementasi AI akan meningkatkan kemampuan sistem dalam memberikan rekomendasi strategi bisnis secara real-time. Dengan teknologi tersebut, tentu harganya akan jauh lebih mahal.

d. Kostumisasi

Tingkat penyesuaian dalam implementasi ERP turut mempengaruhi berapa harga ERP. Harga sistem akan meningkat seiring dengan tingkat penyesuaian yang dibutuhkan. Harga tersebut ditentukan oleh berapa banyak perubahan yang terjadi pada perusahaan dan tingkat kompleksitas dari layanan ERP yang diperlukan.

e. Pengalaman Vendor ERP

Pengalaman  vendor merupakan faktor lain yang berpengaruh pada harga ERP. Vendor yang berpengalaman umumnya memiliki tim ahli yang akan menawarkan layanan terbaik. Misalnya, modul yang lengkap, dukungan layanan pasca jual kapanpun Anda membutuhkan, hingga bantuan teknis yang terjadi jika ada masalah implementasi. Dengan ini, tentu vendor akan menetapkan harga yang perlu Anda pertimbangkan kembali.

2. Pertimbangan Sebelum Membeli ERP

Sebelum memutuskan perangkat lunak ERP yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda, ada beberapa pertimbangan yang dapat digunakan sebagai acuan untuk membeli ERP. Berikut adalah daftar kriteria yang bisa Anda pertimbangkan.

a. Kebutuhan

Sebelum mengadopsi sistem ERP, penting untuk menetapkan kebutuhan serta tujuan perusahaan. Pastikan sistem yang dipilih mampu memenuhi sebagian besar dari kebutuhan dan tujuan Anda. Selain itu, penting untuk memilih software yang tepat agar tidak memunculkan masalah baru. 

Kepercayaan terhadap vendor menjadi kunci keberhasilan dalam implementasi perangkat ini. Meskipun kesalahan bisa terjadi, uji coba dan pengujian sangat penting untuk mengurangi kekhawatiran yang mungkin muncul. Tidak baik jika Anda memaksakan implementasi ERP tanpa uji coba yang memadai oleh tim internal perusahaan.

b. Anggaran

Biaya merupakan faktor krusial yang perlu dipertimbangkan dalam rencana implementasi. Namun, perlu diingat bahwa biaya juga memengaruhi kualitas dari software yang dipilih, semakin lengkap fitur dan fungsinya, semakin tinggi pula biaya investasinya. Namun, saat ini, ada banyak opsi software berbasis cloud yang menawarkan konsep sewa bulanan. Hal ini dapat menjadi solusi bagi mereka yang menginginkan sistem ERP lengkap namun dengan biaya investasi yang lebih terjangkau.

c. Kesiapan

Faktor kesiapan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem ERP sangatlah penting. Keberhasilan implementasi memerlukan dukungan dari seluruh pemangku kepentingan. Masalah yang sering terjadi adalah miskomunikasi antara manajemen dan staf, di mana manajemen tidak selalu mempertimbangkan kebutuhan staf lapangan saat memilih sistem ERP. Hal ini bisa berakibat pada kegagalan implementasi.

d. Teknologi Lanjutan

Teknologi lanjutan dalam ERP dapat meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas. Misalnya AI, dapat menciptakan automasi proses bisnis yang meliputi tugas keuangan, manajemen inventaris, dan proses logistik. Dengan ini Anda bisa membuat prediksi permintaan, pembayaran automatis, dan analisis data yang lebih akurat. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan teknologi lanjutan apa saja yang tersedia pada sistem ERP.

e. Mengurangi Risiko

Penerapan proyek teknologi dan ERP di tingkat perusahaan bisa mengurangi risiko kegiatan operasional bisnis. Oleh karena itu, memilih perangkat lunak ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, bersama dengan sejumlah kriteria lainnya, seperti keberlanjutan vendor, pemilihan mitra yang tepat, perencanaan proyek, biaya, dukungan eksekutif, dapat secara signifikan mengurangi risiko saat melaksanakan implementasi sistem.

f. Skalabilitas

Mengelola cakupan awal saat menerapkan perangkat lunak ERP diperlukan untuk menghindari risiko dan meningkatkan peluang kesuksesan bisnis. Setelah tahap awal implementasi, kemungkinan besar akan ada visi perubahan yang diperlukan di masa mendatang. Ketika mengevaluasi berbagai vendor ERP, penting untuk mempertimbangkan sejauh mana teknologi tersebut dapat berintegrasi dengan strategi bisnis Anda, baik untuk kebutuhan saat ini maupun ke depan.

Peran manajemen dalam menentukan ERP sangat penting. Memahami masalah di lapangan, menetapkan kebutuhan, dan selektif dalam memilih vendor adalah kunci utama. Manajemen yang tepat dapat mencegah situasi dimana upaya efisiensi menyebabkan masalah dan sistem yang tidak berfungsi dengan baik, yang pada akhirnya merugikan proses bisnis perusahaan.

3. Kesimpulan

Pada era sekarang, bisnis memiliki sistem operasional yang lebih kompleks. Hal tersebut mengakibatkan adanya tantangan yang kerap dihadapi perusahaan, seperti jumlah data yang semakin besar, proses bisnis yang semakin kompleks, dan sebagainya. Oleh karena itu, dibutuhkan teknologi untuk membantu efisiensi aktivitas bisnis. Teknologi ERP adalah salah satu teknologi yang dapat membantu masalah bisnis yang semakin bermacam-macam.

Terdapat dua jenis ERP yang umum digunakan, yaitu ERP on-premise dan cloud ERP. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, sehingga penentuan berapa harga ERP juga cenderung variatif. Selain itu, Anda perlu mempertimbangkan beberapa aspek sebelum membeli ERP agar Anda tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan bisnis Anda di masa mendatang.