Di era yang serba canggih seperti sekarang, sistem otomasi adalah sebuah kebutuhan penting bagi perusahaan untuk terus berkembang dan mempertahankan keunggulannya di persaingan pasar. Dengan mengimplementasikan sistem ini, perusahaan dapat beroperasi lebih efisien dengan sedikit atau tanpa intervensi manusia. Contoh otomasi ini bisa Anda temukan dalam sistem ERP.
Dilengkapi berbagai modul yang mencakup seluruh aspek bisnis, mulai dari keuangan hingga manajemen rantai pasokan, sistem ERP berhasil mengotomatisasi proses bisnis. Implementasinya akan memungkinkan workflow berjalan lebih lancar dan pengambilan keputusan yang didasarkan pada data yang tepat dan aktual. Dalam artikel ini kita akan eksplorasi lebih lanjut untuk memahami bagaimana otomasi di dalam sistem iniĀ berkontribusi pada efisiensi bisnis.
1. Sistem Otomasi Adalah
Sistem otomasi adalah penggunaan teknologi kontrol seperti komputer, robot, dan informasi untuk menangani berbagai proses bisnis dengan harapan dapat menggantikan ketergantungan pada manusia. Dengan otomasi, efisiensi operasional mampu ditingkatkan secara signifikan. Bagi industri manufaktur, sistem otomasi adalah sebuah transformasi besar yang memungkinkan produksi berjalan konsisten dengan kesalahan yang dapat diminimalisir sekaligus meningkatkan kualitas produk. Otomasi juga berkontribusi pada keamanan kerja karena mengambil alih tugas yang berbahaya bagi pekerja.
Contoh otomasi industri yang sederhana yaitu kontrol suhu dalam ruangan yang diatur oleh thermostat, hingga proses yang sangat kompleks seperti perakitan otomatis dalam pembuatan mobil yang melibatkan ratusan robot. Sistem otomasi adalah teknologi yang biasanya dilengkapi sensor cerdas, aktuator, dan algoritma canggih. Dengan ini, maka sistem dapat membuat keputusan berdasarkan data yang diterima secara real-time. Jadi, bisa disimpulkan teknologi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga menambah fleksibilitas dan adaptasi terhadap proses bisnis yang dinamis.
2. Ciri Utama Sistem Otomasi
Sebagai teknologi masa kini, sistem otomasi memiliki beberapa ciri utama. Karakteristik ini tidak hanya membedakan sistem otomasi dengan teknologi lainnya, tapi juga memberikan perusahaan keuntungan terutama dalam mengefisiensikan proses bisnis. Berikut ciri utama tersebut.
a. Efisiensi Tinggi
Ciri utama sistem otomasi adalah memiliki tingkat efisiensi yang tinggi. Dengan mengurangi intervensi manusia dan memanfaatkan mesin yang mampu beroperasi tanpa henti, sistem otomasi meningkatkan dan mempercepat waktu proses produksi. Seperti robot perakitan otomatis yang dapat bekerja 24/7 dengan kecepatan dan konsistensi yang sama. Dengan ini, perusahaan manufaktur mampu menjalankan produksi tanpa gangguan dan menghasilkan volume produksi yang lebih tinggi dengan waktu yang lebih singkat.
b. Konsistensi dan Akurasi
Konsistensi dan akurasi menjadi ciri utama lainnya dari sistem otomasi. Sistem ini dirancang untuk melakukan tugas-tugas berulang dengan standar yang sama setiap waktu sehingga mengurangi adanya variasi pada produk. Dalam bisnis manufaktur, sistem otomatis akan menghasilkan setiap komponen dengan quality control yang ketat sehingga mengurangi kemungkinan cacat dan meningkatkan kualitas produk akhir.
c. Pengurangan Tenaga Kerja
Pengurangan tenaga kerja juga menjadi ciri sistem otomasi berikutnya. Hal ini karena sistem dapat mengambil alih tugas-tugas yang sebelumnya dilakukan oleh manusia. Terutama untuk pekerjaan yang monoton, berulang, atau berisiko. Dengan menggantinya menggunakan sistem otomasi, tenaga kerja bisa dialokasikan ke tugas yang lebih kompleks dan memerlukan keterampilan khusus yang tidak bisa digantikan mesin.
d. Penghematan Biaya
Ciri berikutnya dari sistem otomasi adalah adanya penghematan biaya operasional. Meskipun investasi awal untuk peralatan dan teknologi otomasi cenderung mahal, tapi akan diperoleh penghematan jangka panjang dari pengurangan tenaga kerja, peningkatan efisiensi, dan penurunan limbah produksi.
e. Adaptabilitas dan Fleksibilitas
Adaptabilitas dan fleksibilitas sistem otomasi membantu perusahaan untuk merespons secara cepat terhadap perubahan permintaan pasar. Sistem otomasi modern dapat diprogram dan dikonfigurasi ulang untuk mengakomodasi berbagai tugas atau produk baru tanpa harus merombak seluruh lini produksi.
Baca juga: Inovasi ERP dengan Penerapan Generative AI
3. Contoh Otomatisasi di Sistem ERP
Otomatisasi juga bisa Anda temukan dalam sistem ERP. Sistem ini mengintegrasikan berbagai fungsi perusahaan menjadi satu sistem terpusat sehingga diperoleh efisiensi yang maksimal dalam setiap proses bisnis. Berikut ini beberapa contoh otomasi dalam sistem tersebut.
a. Pengelolaan Keuangan & Akuntansi
Contoh otomasi yang dilakukan sistem ERP yaitu pencatatan dan pengelolaan transaksi keuangan. Mulai dari pencatatan jurnal otomatis hingga rekonsiliasi bank, ERP dapat mengurangi human error dan memastikan akurasi data keuangan. Fitur seperti pembuatan laporan keuangan real-time dan analisis biaya juga membantu Anda dalam membuat keputusan yang tepat berdasarkan data terkini, meningkatkan transparansi, dan memastikan adanya kepatuhan standar akuntansi yang berlaku.
b. Manajemen Rantai Pasokan
Contoh otomatisasi berikutnya juga bisa ditemukan pada manajemen rantai pasokan. Dengan sistem ini, Anda dapat memantau inventaris secara real-time, melakukan proses pengadaan secara otomatis ketika suatu kriteria terpenuhi, dan menjaga keseimbangan antara permintaan dan penawaran. Dengan otomatisasi ini, perusahaan dapat lebih cepat merespons perubahan kondisi pasar, seperti fluktuasi permintaan atau gangguan pasokan, dengan menyesuaikan pesanan dan produksi sesuai kebutuhan.
c. Manajemen Sumber Daya Manusia
Sistem ERP juga bisa mengotomatisasi proses manajemen sumber daya manusia. Mulai dari rekrutmen, penggajian, manajemen kinerja, dan kepatuhan terhadap regulasi. Sistem ini membantu departemen human resource untuk mengalokasikan waktu lebih sedikit pada tugas administratif dan lebih banyak pada strategi sumber daya manusia dan pengembangan talenta. Selain itu, dengan adanya data karyawan yang disimpan terpusat dalam satu sistem, memudahkan akses dan analisis serta meningkatkan pengambilan keputusan dalam manajemen sumber daya manusia.
d. Proses Pembelian & Pembayaran
Contoh otomasi berikutnya dalam sistem ERP yaitu melakukan seluruh siklus permintaan pembelian hingga persetujuan, penerimaan barang, dan akhirnya pembayaran. Otomatisasi ini mengurangi waktu siklus pembelian, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan, dan mengurangi risiko pembelian yang tidak sah. Dengan integrasi ke modul keuangan, Anda juga mendapatkan visibilitas yang lebih baik pada arus kas perusahaan.
e. Pemeliharaan & Manajemen Aset
Pemeliharaan dan manajemen aset dalam sistem ERP memudahkan perusahaan untuk memantau dan mengelola aset tetap secara efektif. Dengan mengotomatiskan jadwal pemeliharaan aset, perusahaan dapat memastikan aset dalam kondisi baik dan mengurangi downtime. ERP juga memungkinkan pencatatan nilai aset dan penyusutan yang akurat. Dengan ini, bisa dipastikan nilai buku selaras dengan kondisi fisik aset dan mendukung keputusan investasi untuk masa depan.
4. Kesimpulan
Sistem otomasi adalah teknologi masa kini yang diperlukan berbagai sektor bisnis untuk menjalankan operasional dengan lebih efisien, konsisten, dan akurat. Penggunaan komputer, robot, dan teknologi informasi dalam sistem otomasi mempercepat produksi, mengurangi variabilitas, dan memungkinkan adaptasi terhadap perubahan permintaan pasar. Efisiensi tinggi, adanya konsistensi, pengurangan tenaga kerja, penghematan biaya, serta adaptabilitas dan fleksibilitas adalah ciri khas otomasi sekaligus keunggulan yang tidak bisa Anda dapatkan pada teknologi lainnya.
Contoh otomasi bisa Anda identifikasi pada sistem ERP. Otomatisasi ini berkontribusi pada peningkatan pengelolaan keuangan dan akuntansi, manajemen rantai pasokan, sumber daya manusia, serta efisiensi proses pembelian dan pembayaran. Pemeliharaan dan manajemen aset juga menjadi lebih mudah dan akurat. Melalui implementasi otomatisasi di dalam sistem ERP, Anda dapat memanfaatkan data secara real-time, meminimalkan human error, dan membuat keputusan yang lebih tepat dan cepat.
