Sistem ERP adalah solusi tepat dalam mengelola berbagai aspek bisnis modern. Namun, ada hal yang perlu Anda ketahui, yaitu setiap perusahaan memiliki kebutuhan serta karakteristik yang unik dan berbeda-beda. Disinilah letak pentingnya kustomisasi sistem ERP, dimana perangkat lunak ini akan disesuaikan dengan tuntutan dan tujuan bisnis Anda.

Customization ad​alah strategi dalam mengoptimalkan penggunaan sistem ERP sesuai yang dibutuhkan. Dalam artikel ini akan dibahas apa itu kustomisasi serta jenis dan berbagai manfaat signifikan yang dapat diperoleh perusahaan dengan mengubah sistem ini sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan Anda. 

1. Apa itu Kustomisasi

Kustomisasi adalah konsep penting yang memungkinkan perusahaan untuk mengadaptasi sistem ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Dalam istilah sederhana, customization adalah strategi yang melibatkan penyesuaian sistem agar sesuai dengan proses bisnis dengan persyaratan yang berbeda-beda. Dengan adanya kustomisasi ini, perusahaan dapat mengukur sistem agar menjadi solusi yang paling cocok untuk bisnis Anda.

Proses kustomisasi dapat berupa berbagai macam perubahan, mulai dari pengaturan parameter yang lebih sederhana hingga pengembangan kode khusus yang lebih kompleks. Hal ini mencakup penyesuaian modul yang ada, pembuatan alur kerja yang sesuai dengan proses bisnis, penyesuaian tampilan pengguna, dan bahkan integrasi dengan aplikasi eksternal seperti sistem manajemen proyek atau CRM. Tujuannya adalah meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan pengalaman pengguna, dan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis secara lebih efektif. 

Namun, penting untuk memahami bahwa proses ini juga memiliki potensi risiko jika pemakaiannya terlalu banyak dan tidak dikelola dengan baik, sehingga dapat mengakibatkan kesulitan dalam pemeliharaan, pembaruan, dan penyelesaian masalah. Oleh karena itu, perusahaan perlu merencanakan customization dengan bijak, mempertimbangkan baik manfaatnya maupun risikonya, serta memahami bagaimana kustomisasi tersebut akan mempengaruhi operasional dan proses bisnis Anda.

Dengan pendekatan yang cermat dan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan dan tujuan bisnis, kustomisasi dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, mengatasi tantangan bisnis, dan tetap bersaing di pasar yang terus berubah. Dengan kata lain, customization adalah kunci untuk mengubah software ERP menjadi solusi yang sesuai dan efektif dalam mendukung pertumbuhan dan kesuksesan bisnis perusahaan.

2. Jenis Kustomisasi

Kustomisasi adalah proses yang memungkinkan perusahaan untuk mengubah, menyesuaikan, atau memperluas fungsionalitas perangkat lunak ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai jenis customization agar membantu Anda dalam mengefisiensi bisnis sesuai dengan apa yang Anda harapkan.

a. Kustom Proses Bisnis

Salah satu jenis yang umum dalam customization ERP adalah mengkustomisasi proses bisnis yang berkaitan dengan perubahan dalam pengaturan dan pengeksekusian perangkat lunak dalam setiap proses bisnis. Perusahaan dapat menyesuaikan alur kerja, aturan bisnis, dan prosedur untuk mencerminkan proses bisnis yang ada. 

Contohnya, perusahaan manufaktur dapat melakukan kustom modul ERP manufaktur untuk memasukkan langkah-langkah tambahan dalam proses produksi yang khusus untuk bisnis. Dengan proses kustom ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan visibilitas pada proses bisnis.  

b. Kustom UI (Antarmuka Pengguna)

Customization UI (User Interface) adalah jenis kustom yang berkaitan dengan tampilan dan interaksi antara pengguna dan sistem ERP. Kostum UI mencakup perubahan dalam tampilan pengguna, tata letak, warna, ikon, dan elemen desain lainnya. Proses kustom ini dapat menciptakan pengalaman pengguna yang lebih intuitif dan efisien, sehingga pengguna dapat menyesuaikan tampilan sesuai dengan preferensi, memudahkan navigasi, dan meningkatkan produktivitas.

Sebagai contoh, pengguna bisa mengatur beranda dalam sistem ERP dengan tautan langsung ke fungsi atau laporan yang sering dilakukan perusahaan. Hal ini dapat membantu dalam mempercepat akses pada informasi yang dibutuhkan perusahaan.

c. Kustom Laporan

Kustom laporan adalah jenis yang memungkinkan perusahaan untuk membuat laporan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, yang mencakup pemilihan parameter laporan, penggabungan data dari berbagai modul, dan pemilihan jenis grafik yang digunakan dalam laporan. 

Dengan kustom laporan yang baik, perusahaan dapat menghasilkan laporan yang memberikan wawasan yang lebih mendalam tentang kinerja bisnis. Misalnya, perusahaan dapat membuat laporan penjualan yang membandingkan performa produk selama beberapa bulan terakhir dengan parameter yang sesuai.

d. Kustom dengan Integrasi Aplikasi Eksternal

Integrasi dengan aplikasi eksternal adalah jenis customization yang memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan software ERP dengan aplikasi lain yang digunakan, seperti sistem CRM atau sistem manajemen konstruksi. Dengan integrasi yang tepat, perusahaan dapat mencapai konsistensi data dan menghilangkan kebutuhan untuk penginputan data ganda. Sebagai contoh, perusahaan dapat mengintegrasikan ERP dengan sistem CRM agar data pelanggan dan pesanan diperbarui secara otomatis di kedua sistem, memastikan konsistensi data dan menghemat waktu.

e. Kustomisasi Alur Kerja (Workflow)

Customization workflow adalah jenis yang melibatkan perubahan dalam ERP dalam cara tugas dan proses kerja yang mencakup serangkaian  langkah yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan pekerjaan atau tugas dalam perusahaan. Kustom ini dapat menyesuaikan aturan dan langkah untuk mencerminkan proses kerja bisnis, seperti penambahan langkah dalam persetujuan pengeluaran jika jumlah pengeluaran melebihi batas tertentu. Kustom alur kerja ini dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai prosedur yang telah ditetapkan.

3. Proses Implementasi Kustomisasi

Untuk menjalankan implementasi customization ini dengan sukses, dibutuhkan serangkaian langkah yang harus dilakukan dengan baik untuk meningkatkan efisiensi operasional dan menjawab kebutuhan spesifik dari perusahaan. Proses implementasi ini harus diperhatikan lebih baik karena setiap langkahnya memiliki peran khusus dalam memastikan kesuksesan perusahaan. Simak penjelasannya berikut ini!

a. Evaluasi Kebutuhan Bisnis

Strategi pertama dalam kustomisasi adalah mengevaluasi kebutuhan bisnis Anda. Perusahaan harus melakukan analisis menyeluruh untuk memahami tujuan, proses bisnis, dan kebutuhan yang perlu dipenuhi. Hal ini melibatkan diskusi dengan pemangku kepentingan, pemetaan proses bisnis yang ada, dan identifikasi masalah yang perlu dipecahkan. Dalam proses evaluasi, perusahaan harus mengidentifikasi area dimana ERP dapat memberikan keuntungan terbesar, seperti manajemen persediaan, akuntansi, produksi, atau sumber daya manusia.

b. Pemilihan ERP yang Sesuai

Setelah mengevaluasi kebutuhan bisnis, Anda perlu memilih solusi ERP yang sesuai dengan mempertimbangkan sejumlah faktor, termasuk kecocokan fitur, biaya, dukungan vendor ERP, dan kemampuan untuk kustomisasi. Penting untuk memilih sistem yang memungkinkan proses kustom yang cukup fleksibel, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan. 

c. Identifikasi dan Kustomisasi yang Sesuai

Setelah memilih ERP, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi area yang memerlukan proses kustom yang mencakup penyesuaian alur kerja, pembuatan laporan yang sesuai, atau integrasi dengan sistem lain. Penting untuk mengidentifikasi kustom yang benar-benar diperlukan untuk mendukung proses bisnis. Melakukan kustom dengan berlebihan dapat menyebabkan berbagai kompleksitas pada bisnis dan juga dapat meningkatkan biaya tambahan yang tidak diperlukan

d. Desain Customization

Setelah mengidentifikasi area yang memerlukan kustomisasi, Anda perlu merancang solusi kustom yang sesuai dengan melibatkan perancangan alur kerja yang diperbarui, pengembangan laporan, dan pengaturan sistem sesuai dengan kebutuhan. Desain kustom harus memastikan bahwa perubahan yang dilakukan tidak mengganggu operasi bisnis yang ada dan memastikan kesesuaian dengan tujuan yang telah ditetapkan.

e. Uji dan Validasi

Sebelum meluncurkan kustom ERP secara penuh, perusahaan harus melakukan uji coba yang cermat dan validasi. Uji ini mencakup pengujian fungsionalitas baru, integrasi dengan sistem yang ada, dan pengujian kinerja untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan baik. Validasi juga melibatkan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi potensi masalah atau perubahan yang diperlukan sebelum implementasi yang sebenarnya.

f. Pemeliharaan dan Pemantauan

Setelah berbagai proses implementasi kustom ERP berhasil dilakukan, Anda juga harus memastikan pemeliharaan dan pemantauan secara terus-menerus. Proses ini mencakup pemantauan kinerja sistem, perbaikan perangkat lunak, dan pembaruan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pemeliharaan yang baik akan membantu menjaga kestabilan dan keefektifan software ERP yang disesuaikan seiring waktu.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan diatas mengenai apa itu kustomisasi, jenis, dan strategi implementasinya, dapat ditarik kesimpulan bahwa customization adalah konsep yang dapat mengadaptasi ERP sesuai kebutuhan bisnis yang mencakup perubahan dalam penyesuaian alur kerja, UI, laporan, integrasi aplikasi, dan perubahan desain. 

Melalui proses implementasi yang tepat, proses kustom dapat membawa berbagai manfaat dalam bisnis Anda seperti peningkatan efisiensi, akurasi data, responsivitas pelanggan, dan kepuasan karyawan. Dengan begitu, kustom ERP menjadi alat dalam mencapai keunggulan kompetitif dan kesuksesan jangka panjang.