Faktur pembelian sebenarnya sudah sering kita jumpai di berbagai pemenuhan kebutuhan sehari-hari. Contohnya dalam perusahaan, saat purchasing management menerima tagihan pembayaran sesudah membeli bahan dari supplier. Dalam bisnis, kegiatan tersebut tidak dapat disepelekan. Meskipun, purchase invoice adalah nota tagihan yang dapat dibayarkan melalui kredit. Pemilik usaha tidak dapat melewati tempo kapan produk akan dibayar.

Nah, apakah Anda sudah mulai memahami apa itu invoice pembelian? Jika Anda memiliki bisnis jangan sampai melewatkan faktur pembelian dari pemasok. Bahkan, sebisa mungkin lakukan permintaan invoice setelah kontrak dibuat. Hal tersebut dilakukan karena dapat menjadi alat yang bisa melindungi kelancaran arus keuangan perusahaan. Kita tidak tahu apa yang akan terjadi jika tidak memiliki dokumen invoice. Bisa saja dapat tuntutan hukum akibat kesalahpahaman pelunasan. Berikut penjelasan lebih lengkapnya mengenai faktur pembelian.

1. Apa itu Invoice Pembelian?

Purchase invoice adalah dokumen tagihan yang diterbitkan oleh supplier kemudian dikirimkan kepada tim purchasing management untuk dilakukan pelunasan terhadap semua total pembelian perusahaan. Invoice pembelian biasanya diberikan setelah terjadi kesepakatan pemenuhan permintaan.

Dalam faktur pembelian terdapat beberapa komponen seperti informasi penjual, nama pembeli, jumlah pemesanan detail transaksi, tanggal, harga atau total yang harus dibayarkan, serta PPN dari setiap barang terutama bagi perusahaan kena pajak. Jadi, apabila Anda melakukan pembelian pada supplier dalam jumlah besar perhatikan juga pajak yang akan dikenakan terhadap barang atau jasa.

Informasi dokumen invoice memudahkan perhitungan perusahaan pada periode akhir mereka. Jadi, ketika terjadi penagihan atau pendataan pembelian yang biasanya dilakukan pada akhir tahun, purchasing management dapat menyerahkan data asli faktur pembelian kepada perusahaan untuk tujuan tertentu. Misalnya analisis pengeluaran serta mengetahui produk mana yang paling laris dilakukan persediaan. Sementara itu, pemasok akan memegang salinan purchase invoice yang sudah diajukan sebelumnya untuk disimpan.

2. Manfaat Invoice Pembelian bagi Perusahaan

Bukti transaksi menjadi tanda jadi pemesanan yang penting bagi perusahaan. Pasalnya, proses pengadaan sendiri memerlukan langkah yang kompleks, terutama jika dalam purchasing menemui kendala apalagi saat pembayaran. Pembuatan invoice dari supplier bukan hanya untuk pengesahan pembayaran saja akan tetapi ada fungsi lain yang berguna bagi perusahaan, diantaranya:

a. Merupakan Dokumen Sah dari Supplier

Dari pemaparan apa itu invoice penjualan, Anda dapat mengetahui seberapa berharga dokumen invoice yang diterbitkan pemasok bukan? Invoice merupakan rincian keseluruhan biaya yang wajib dilunasi oleh perusahaan. Tak hanya itu, dalam faktur pembelian terdapat data barang hingga bagaimana pelunasan dilakukan yang sudah disepakati. Biasanya pelunasan tidak dilakukan dalam sekali periode. Pemasok akan memberi keringanan beberapa kali cicilan yang bisa dilakukan hingga lunas.

Nah, melakukan cicilan adalah salah satu langkah krusial yang bisa menjadi bumerang perusahaan apabila tidak dilakukan dengan benar. Biasanya pada faktur terdapat detail setiap barang. Contoh kasus yang sering dijumpai seperti ini, misalnya purchasing management sudah mengajukan permintaan sesuai dengan purchase order. Namun, barang yang datang tidak sesuai dengan kriteria. Dengan adanya invoice sebagai dokumen sah pemilik usaha dapat mengajukan retur pembelian tanpa dikenai denda atau potongan biaya sedikitpun.

b. Alat Pelacakan dan Pembayaran

Sebagai alat pembayaran yang dimaksud yaitu, transparansi yang memudahkan perusahaan untuk melakukan pelunasan pembelian barang atau jasa yang sudah dipesan. Biasanya rincian biaya akan dijelaskan per produk dalam tabel faktur dengan diskon serta pajak. Sehingga pemilik usaha hanya tinggal membayar total keseluruhan pembelian dengan melihat harga per nilainya terutama jika dilakukan secara kredit.

E invoicing juga digunakan untuk pelacakan bagi perusahaan adalah cara purchasing mengetahui pembayaran yang dilakukan secara tertulis. Dengan memiliki tagihan yang akurat perusahaan bisa menghindari konflik terkait pembelian dengan pemasok. Permasalahan yang muncul bisa ketidaksesuaian data yang diterima oleh supplier hingga kendala pelunasan yang sering terjadi padahal pemilik usaha sudah melunasi semua biaya. Dokumen invoice pembelian dapat melacak semua detail pesanan hingga alur pembayaran dari awal hingga akhir.

c. Menjadi Bukti Transaksi 

Dokumen purchase invoice adalah laporan yang secara fisik harus dimiliki oleh perusahaan. Pembayaran terutama jika dilakukan secara cicilan memiliki resiko lebih tinggi dibandingkan dengan cash. Terkadang proses pelunasan memiliki kendala dari pihak supplier karena bisa jadi dalam waktu tertentu mereka menganggap perusahaan belum membayar sejumlah budget setiap bulannya.

Tentu saja, hal tersebut tidak menjadi masalah jika belum dilakukan transaksi. Tetapi dapat menjadi kerugian besar apabila pada awal bulan pemilik usaha sudah melunasi cicilan pada bulan itu. Dengan terbuktinya pembelian secara sah lewat invoice perusahaan dapat menunjukkan sistem pembayaran dan tenggat waktu pelunasan mereka meskipun kredit. Sehingga kesalahpahaman seperti pengandaian di atas dapat teratasi dengan membuktikan transaksi yang sudah berlangsung selama pembelian.

d. Sebagai Data Pelaporan Pajak

Apa itu invoice pembelian dalam laporan pajak? Seperti yang kita ketahui hampir seluruh kegiatan dikenai pajak tak terkecuali perusahaan. Bahkan sekecil apapun aspek yang mendukung proses produksi berjalan akan dikenai pajak, misalnya seperti bangunan, transportasi hingga barang beli untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Barang beli atau yang biasa disebut bari pemasok memiliki nilai yang cukup tinggi saat masuk dalam faktur pembelian meskipun harga awal penawaran tergolong rendah. Dapat dikatakan demikian karena produk beli dikenai bea cukai. Inilah fungsi dari purchase invoice adalah laporan bahwa perusahaan sudah memenuhi kewajiban membayar pajak sesuai dengan peraturan.

3. Komponen Penting dalam Purchase Invoice

Setiap dokumen memiliki komponen tersendiri untuk menunjukan fungsi sebenarnya dari data atau keterangan didalamnya, termasuk juga dalam faktur. Apa itu invoice penjualan menjabarkan makna sebenarnya format dalam purchase invoice tidak mematok pada suatu ketentuan, semuanya tergantung pada pemasok dan perusahaan, yang terpenting adalah isi dari invoice memuat semua informasi yang dibutuhkan. Di bawah ini ada beberapa komponen yang umum digunakan oleh supplier. Langsung saja simak penjelasannya.

a. Nama atau Identitas Perusahaan

Sebagai pemasok memasukan nama tujuan penagihan adalah hal pertama yang dilakukan. Identitas perusahaan pemesan berfungsi sebagai label kepada siapa supplier meminta penagihan tersebut atau memperjelas siapa yang memesan barang kepada mereka. Dari sisi pemilik bisnis dapat menguntungkan pembayaran karena dapat mengurangi resiko setoran fiktif akibat kebingungan invoice tanpa nama.

b. Nama Pemasok

Komponen lain yaitu kejelasan identitas supplier seperti nama, alamat, logo, hingga alamatnya. Perusahaan mudah memverifikasi pembelian terhadap pemasok yang sama saat perjanjian dimulai. Dengan begitu saat melakukan pembayaran atau komplain terhadap barang yang tidak sesuai perusahaan sudah tahu kepada siapa kepentingan tersebut bisa diurus.

c. Tanggal Terjadinya Transaksi

Fungsi dari tanggal adalah untuk memudahkan kedua belah pihak untuk mengetahui kapan pengesahan pembelian terjadi. Tujuannya memudahkan pembukuan pada akuntansi keuangan bisnis pengeluaran yang terjadi di waktu tertentu serta pelacakan dalam pembayaran.

d. Nomor Invoice

Nomor invoice sangat penting sebagai nomor yang memperjelas tagihan setiap perusahaan. Selain itu pemasok dapat melacak riwayat pembayaran dari sebelumnya hingga saat jatuh tempo tiba. Pemilik usaha juga dapat mencegah pelunasan ganda dengan adanya nomor invoice yang tertera.

e. Jumlah Barang dan Nomor Seri

Dokumen invoice pembelian memuat jumlah barang dan nomor seri setiap produk yang dipesan perusahaan. Setiap barang yang dipesan memiliki serinya tersendiri sehingga masing-masing produk tersebut tidak dapat digabungkan begitu saja dalam penjumlahan barang. Banyaknya barang yang dibeli juga menambah nomor seri.

f. Daftar Pesanan

Setelah memahami apa itu invoice pembelian, penting juga untuk memahami kalau daftar barang merupakan informasi penting dalam pembuatan dokumen invoice. Dalam daftar pesanan dimuat dari harga setiap produk, biaya pengiriman, hingga total biaya keseluruhan, pada produk yang berbeda akan dikenakan tarif yang lain tergantung seberapa kompleks barang atau jasa diadakan.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulannya bahwa purchase invoice adalah dokumen penagihan yang dikirimkan oleh supplier yang berisi data pembelian suatu perusahaan beserta tagihan dan tempo pembayaran. Pada faktur pembelian purchasing management menerima tagihan setelah dilakukan perjanjian kontrak yang sudah disepakati. Dengan demikian invoice pembelian merupakan utang yang harus dibayarkan oleh perusahaan terkait pesanan mereka.

Pada dasarnya faktur memang hanyalah dokumen-dokumen yang mengikat perusahaan untuk melakukan pelunasan, tetapi purchase invoice dapat menjadi bukti pelaporan pajak, transaksi, dan dokumen sah yang dikirimkan supplier sebagai alat yang bisa digunakan ketika terjadi kesalahpahaman antara pemasok dan pemilik usaha.