Proses purchasing management dapat berjalan dengan baik ketika setiap alur pengajuan purchasing dilakukan dengan prosedur yang terstruktur dan sesuai ketentuan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami perbedaan purchase request dan purchase order baik secara fungsi maupun formatnya.

Nah, dalam artikel kali ini akan diulas lebih lanjut contoh purchasing form tersebut. Dokumen ini tidak hanya memudahkan proses komunikasi antar departemen dalam perusahaan tapi juga antara perusahaan dengan supplier eksternal. Melalui contoh purchasing form ini, kita dapat memahami bagaimana proses pembelian dijalankan, serta bagaimana setiap dokumen berkontribusi untuk kelancaran dan efisiensi proses pembelian.

1. Beda Purchase Request dan Purchase Order

Dalam proses purchasing management, perusahaan perlu memahami dan mengelola dengan baik dua dokumen penting, yaitu purchase request dan purchase order. Purchase request (PR) adalah dokumen yang dbuat oleh departemen atau individu untuk meminta adanya pembelian. PR berisi rincian barang atau jasa yang dibutuhkan, seperti kuantitas, spesifikasi, dan alasan untuk pembelian. Tujuan utama PR untuk memberi tahu departemen purchasing tentang kebutuhan yang diinginkan dan mendapatkan persetujuan sebelum melakukan pembelian.

Sedangkan purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh departemen purchasing kepada supplier setelah permintaan pembelian disetujui. PO menjadi pernyataan hukum yang mencakup detail yang lebih spesifik seperti harga, jumlah, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman. Oleh karena itu, dokumen ini selalu digunakan sebagai kontrak antara perusahaan dan supplier, serta merupakan bukti hukum yang mengikat kedua pihak.

Perhatikan skenario sederhana berikut untuk bisa memahami penggunaan masing-masing dokumen PR dan PO. Misalkan departemen IT perusahaan Anda mengidentifikasi kebutuhan untuk memperbarui perangkat lunak keamanan jaringan karena meningkatnya ancaman siber. Manajer IT mengajukan purchase request yang menyertakan rincian tentang perangkat lunak yang dibutuhkan, termasuk spesifikasi teknis, jumlah lisensi, dan alasan pembelian. Kemudian PR ini diajukan ke departemen pembelian untuk persetujuan.

Setelah PR disetujui, departemen pembelian Anda kemudian mengeluarkan purchase order (PO) kepada supplier terpilih yang menyediakan perangkat lunak keamanan tersebut. PO ini mencakup detail seperti harga per lisensi, jumlah total lisensi yang dipesan, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan syarat pembayaran. Supplier menerima PO dan memulai proses untuk menyediakan lisensi perangkat lunak yang diminta, sekaligus menetapkan jadwal untuk instalasi dan pelatihan yang diperlukan bagi staf IT.

2. Contoh Form Purchase Request

Dari pembahasan di atas kita sudah tahu secara umum kegunaan dokumen PO maupun PR. Nah, untuk memahami lebih lanjut penggunaan dokumen PR, perhatikan contoh purchase request berikut ini.

Dari contoh di atas mari kita identifikasi bersama komponen-komponen penting yang perlu ada. Pertama, ada nama pemohon yaitu orang atau departemen yang membuat permintaan pembelian. Hal ini diperlukan untuk menentukan pihak yang bertanggung jawab atas permintaan tersebut dan yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut. 

Selanjutnya, aspek “ditujukan kepada” merujuk departemen atau individu yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui permintaan tersebut. Di kebanyakan perusahaan, pihak yang dimaksud adalah staff purchasing atau manajer pembelian. Menyertakan informasi ini diperlukan agar dokumen PR dikirim ke pihak yang tepat dan dapat diproses lebih lanjut.

Dari contoh purchase request di atas ada juga nomor PR yang menjadi identifikasi unik untuk setiap dokumen. Nomor ini juga diperlukan agar memudahkan proses purchasing management secara menyeluruh. Berikutnya ada tanggal pengajuan yaitu tanggal ketika PR dibuat dan diajukan agar departemen purchasing dapat menentukan prioritas.

Berbeda dengan tanggal pengajuan, ada tanggal pemesanan yang menunjukkan kapan barang atau jasa diharapkan sampai atau diperlukan oleh pihak bersangkutan. Informasi tersebut diperlukan untuk membantu supplier atau departemen pembelian dalam merencanakan dan memastikan bahwa pengiriman dilakukan tepat waktu.

Contoh purchase request di atas juga menunjukkan bahwa dokumen ini memerlukan detail produk yang mencakup informasi tentang barang atau jasa yang diminta, seperti deskripsi, jumlah, spesifikasi, dan model atau referensi, jika ada. Dengan ini, departemen pembelian punya pegangan yang jelas tentang apa yang harus disediakan.

Terakhir, diperlukan pula alasan pembelian yang menjelaskan mengapa barang atau jasa tersebut dibutuhkan. Ini bisa mencakup informasi tentang bagaimana barang atau jasa akan digunakan, mengapa spesifikasi ini diperlukan, dan urgensi pembelian terhadap operasional bisnis atau proyek tertentu. Informasi ini akan sangat membantu ketika proses persetujuan dan prioritas pembelian.

3. Contoh Purchasing Form

Untuk bisa membandingkan format PR dan PO, selanjutnya kita akan bahas contoh form purchase order. Format sederhana dari PO seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini.

Berbeda dengan contoh purchase request sebelumnya, PO memuat informasi yang lebih detail dan ditujukan ke supplier. Mari kita identifikasi lebih lanjut komponen-komponennya berdasarkan contoh form purchasing yang ada di atas. Pertama ada info perusahaan Anda yang mencakup nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak seperti nomor telepon dan email. Ini diperlukan agar supplier dapat dengan mudah menghubungi perusahaan jika diperlukan konfirmasi lanjutan dan mengirimkan barang atau jasa ke lokasi yang benar.

Kemudian, ada aspek “supplier yang dituju” adalah pihak yang akan menyediakan barang atau jasa. Informasi ini mencakup nama perusahaan supplier, alamat, dan informasi kontak. Hal ini memudahkan komunikasi dan koordinasi antara perusahaan dan supplier, serta memastikan bahwa PO dikirimkan ke pihak yang tepat.

Dari contoh purchasing form di atas juga ada tanggal pemesanan yaitu tanggal ketika PO dibuat dan dikirimkan kepada supplier. Ini berbeda dari tanggal pengiriman yang merupakan tanggal di mana barang atau jasa diharapkan untuk tiba di perusahaan atau lokasi spesifik lainnya untuk penyimpanan barang. Tanggal pengiriman ini sangat penting untuk perencanaan dan koordinasi.

Komponen berikutnya yaitu detail produk yang mencakup informasi spesifik tentang barang atau jasa yang dipesan, seperti deskripsi, jumlah, spesifikasi, dan harga per unit. Detail ini memberikan kejelasan dan memastikan bahwa kedua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang akan disediakan.

Contoh purchasing form di atas juga menunjukkan pentingnya menuliskan harga, pajak PPN dan PPh, dan diskon jika ada. Hal ini diperlukan untuk menghitung total biaya pembelian yang harus dibayar oleh perusahaan ke supplier. Terakhir, cantumkan syarat dan ketentuan yang mencakup segala informasi penting tentang pembayaran, pengiriman, kualitas barang, dan hal lain yang disepakati oleh kedua pihak. Bisa juga termasuk metode pembayaran, tenggat waktu pembayaran, garansi, dan syarat lain yang relevan.

4. Kesimpulan

Dari pembahasan contoh purchasing form di atas dapat disimpulkan ternyata purchase request dan purchase order memiliki fungsi yang berbeda. PR menjadi dokumen awal dalam proses purchasing, di mana departemen atau individu pada suatu perusahaan mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa.

Setelah PR disetujui, tahap selanjutnya adalah pengeluaran PO oleh departemen pembelian kepada supplier yang dipilih. PO adalah pernyataan hukum yang lebih rinci, mencakup detail seperti harga, jumlah, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman. Dokumen ini berfungsi sebagai kontrak antara perusahaan dan supplier serta menjadi bukti hukum yang mengikat kedua pihak.