Seiring dengan meningkatnya volume pengiriman barang, penting bagi bisnis logistik untuk melacak status shipping secara efektif. Status ini membantu perusahaan memberikan informasi real-time tentang posisi dan kondisi barang dalam setiap tahap pengiriman, mulai dari pesanan diterima hingga barang sampai di tangan penerima. Selain itu, pemantauan yang efektif juga membantu perusahaan untuk segera mengatasi masalah yang terjadi, seperti keterlambatan atau kerusakan barang, sehingga meminimalkan dampak negatif pada bisnis.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam apa itu status shipping, mengapa penting untuk bisnis logistik, berbagai macam status pengiriman yang umum digunakan, serta cara efektif untuk melacak status pengiriman menggunakan sistem ERP logistik. Dengan memahami dan menerapkan konsep-konsep ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

1. Status Shipping Adalah

Misalkan Anda memesan sebuah laptop dari toko online. Setelah menyelesaikan pembelian, status shipping pasti akan berubah menjadi order received atau pesanan diterima. Artinya, toko telah menerima pesanan Anda dan sedang memprosesnya. Kemudian, status berubah menjadi processing atau sedang diproses yang berarti pesanan sedang disiapkan untuk pengiriman. Status ini akan terus berubah sampai akhirnya menjadi delivered ketika barang sudah diterima.

Dari skenario di atas bisa dilihat bahwa status shipping artinya kondisi posisi barang dalam setiap tahap pengiriman logistik. Mulai dari penerimaan order, pengambilan barang, perjalanan barang, hingga barang diterima oleh penerima. Informasi ini biasanya diupdate secara real-time oleh bisnis logistik dan dapat diakses oleh pengirim dan penerima barang melalui sistem tracking online. Status shipping membantu semua pihak yang terlibat untuk memantau keberadaan dan kondisi pengiriman, sehingga dapat dipastikan barang dikirim dan diterima sesuai jadwal.

2. Mengapa Perlu Tahu Status Shipping?

Mengetahui status shipping adalah hal yang penting dalam bisnis logistik karena mempengaruhi efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Tracking status pengiriman membantu perusahaan dalam memastikan pengiriman berjalan sesuai rencana dan jadwal. Ini diperlukan agar tidak sampai terjadi keterlambatan pengiriman yang dapat menyebabkan kerugian finansial serta memperburuk reputasi layanan logistik.

Pemantauan status shipping juga membantu perusahaan untuk segera menangani masalah yang terjadi selama proses pengiriman. Sebagai contoh, Anda mendapatkan banyak permintaan pengiriman mendekati Idulfitri. Dalam kondisi ini, sistem tracking status shipping adalah solusi yang sangat membantu perusahaan melihat posisi barang secara real-time dan mengidentifikasi adanya peluang keterlambatan atau masalah lainnya. Misalnya, jika ada paket yang tertahan di pusat distribusi, bisnis logistik dapat segera mengambil langkah penanganan seperti menambah transportasi pengiriman, mengatur ulang jadwal pengiriman, atau memberikan prioritas pada pengiriman yang urgent. 

3. Macam-macam Status Shipping

Dalam proses pengiriman barang, ada berbagai status yang digunakan untuk menggambarkan tahap yang sedang dilalui barang dari saat pemesanan hingga diterima. Setiap pihak yang terlibat dalam bisnis logistik perlu tahu status-status ini. Berikut penjelasan beberapa status shipping yang umum digunakan.

a. On Process

Status on process dapat diartikan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses oleh tim logistik. Maksudnya bisa berupa sedang dikemas, diperiksa kualitasnya, atau menunggu untuk dikirim. Biasanya ini merupakan langkah awal setelah pesanan dikonfirmasi dan juga menjadi penanda bahwa proses pengiriman telah dimulai.

b. Shipped

Ketika barang telah meninggalkan gudang atau tempat penyiapan, maka status akan berubah menjadi shipped. Pelanggan biasanya akan menerima informasi tracking untuk memantau perjalanan barang mereka dari sini.

c. In Transit

In transit dalam status shipping artinya barang sedang dalam perjalanan menuju tujuan. Pada tahap ini, barang mungkin berada di truk, pesawat, atau port of loading. Informasi ini penting untuk mengetahui bahwa barang sedang bergerak dan proses pengiriman berjalan sesuai rencana.

d. Out for Delivery

Status ini menandakan barang sedang dalam perjalanan menuju alamat penerima. Artinya, kurir sudah mengambil barang dari pusat distribusi terakhir dan akan segera mengantar barang ke penerima. Biasanya barang akan sampai di hari yang sama saat status barang berubah ke out of delivery.

e. Delivered

Delivered dalam status shipping adalah bukti barang telah tiba di alamat penerima dan telah diterima. Biasanya, penerima diminta menandatangani tanda terima sebagai bukti bahwa proses pengiriman telah selesai. Status ini juga menjadi penanda berakhirnya pengiriman dan dianggap berhasil diselesaikan.

f. On Hold

Status on hold biasanya digunakan untuk menunjukkan bahwa pengiriman barang ditunda sementara waktu karena berbagai alasan, seperti masalah pembayaran, permintaan dari pelanggan, atau kendala operasional layanan logistik. Barang tidak akan masuk ke tahap berikutnya hingga faktor penyebab penundaan selesai.

g. Canceled

Pesanan atau pengiriman telah dibatalkan biasanya diberi status canceled. Hal ini bisa terjadi karena dari permintaan pelanggan, adanya masalah dengan stok barang, atau kendala lainnya. Setelah status ini diterapkan, proses pengiriman tidak akan dilanjutkan.

h. Awaiting Pick Up

Status shipping berikutnya adalah awaiting pick up, yaitu barang sudah siap untuk diambil oleh kurir atau oleh pelanggan di lokasi yang telah ditentukan. Status ini biasanya dipakai pada barang yang sengaja akan diambil oleh penerima sendiri di agen logistik tertentu.

i. Pending

Pending dalam status shipping artinya pesanan telah diterima tetapi masih menunggu konfirmasi sebelum dapat diproses lebih lanjut. Kondisi status ini bisa terjadi karena berbagai alasan, misalnya menunggu konfirmasi pembayaran, verifikasi stok, atau informasi tambahan dari pelanggan. Barang belum mulai diproses atau dikirim pada tahap ini.

4. Cara Efektif Lacak Status Shipping

Melacak status shipping secara efektif dapat dilakukan menggunakan ERP logistik. Software ini menyediakan solusi terintegrasi yang mencakup berbagai fungsi sehingga bisnis logistik dapat menggabungkan semua informasi terkait pengiriman dalam satu platform yang mudah diakses. ERP logistik memungkinkan otomatisasi dan sinkronisasi data dari berbagai sumber, seperti pusat distribusi, gudang, dan armada transportasi. Jadi, bisa dipastikan semua data terkait pengiriman selalu diperbarui secara real-time, sehingga status terlacak dengan akurat.

Software ERP logistik juga menawarkan analisis data yang mendalam untuk meningkatkan efisiensi. Misalnya, untuk mengetahui alasan sering terjadinya keterlambatan atau masalah transportasi, sehingga bisnis logistik dapat fokus pada perbaikan di aspek tersebut. Dengan insight yang mendalam seperti ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dan strategis untuk meningkatkan proses logistik.

Software ini juga mendukung integrasi dengan teknologi lain seperti GPS dan RFID untuk efisiensi pelacakan. Dengan GPS, perusahaan dapat memantau lokasi armada secara real-time, dan RFID memungkinkan identifikasi dan pelacakan barang secara otomatis tanpa intervensi manual. Integrasi ini membuat proses pelacakan status pengiriman lebih efisien dan akurat.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa status shipping artinya informasi kondisi atau posisi barang selama pengiriman berlangsung. Ada berbagai macam jenis status yang tentunya punya makna berbeda-beda. Pihak yang terlibat dalam bisnis logistik perlu tahu setiap status ini agar bisa melacak barang dan memastikan pengiriman dilakukan sesuai jadwal dan ketentuan.

Untuk mempermudah proses pemantauan status pengiriman, bisnis logistik bisa mengimplementasikan ERP logistik. Sistem ini punya kemampuan mengintegrasikan berbagai informasi dari pusat distribusi, gudang, dan vendor pengiriman. Dengan adanya kelebihan ini, data bisa lebih mudah diakses dalam satu platform saja dan jika ada perubahan status dapat secara langsung diperbarui untuk memastikan data tetap up-to-date.