Dalam proses pengadaan yang melibatkan berbagai tahapan mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran kepada supplier, diperlukan sistem yang dapat mengelola alur kerja secara efektif dan efisien. Software procure to pay ERP hadir dengan menawarkan solusi terintegrasi yang membantu perusahaan mengotomatisasi dan menyederhanakan proses P2P tersebut.

Dengan mengimplementasikan software ini, perusahaan dapat menghadapi tantangan operasional sehingga berjalan lebih baik, mempercepat proses pengadaan, dan meningkatkan transparansi serta kontrol internal terhadap pengeluaran perusahaan terutama saat proses pengadaan. Penasaran bagaimana cara kerja sistem ERP dan manfaat apa yang didapatkan perusahaan? Simak langsung pada pembahasan berikut ini!

1. Proses Procure to Pay dalam Pengadaan

Proses procure to pay (P2P) adalah rangkaian tahap yang dilakukan perusahaan untuk membeli barang atau jasa dari supplier hingga pembayaran. Masing-masing tahap perlu dilakukan dengan efektif agar tidak memberikan dampak buruk bagi operasional secara menyeluruh. Berikut ini tahapan yang umumnya dilakukan pada proses P2P.

a. Pengajuan Purchase Request

Ini adalah langkah awal di mana departemen dalam sebuah perusahaan telah mengidentifikasi adanya kebutuhan barang atau jasa. Kemudian mereka mengajukan permintaan pembelian atau yang dikenal purchase request (PR). Dokumen ini mencakup spesifikasi detail dan jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan, beserta alasan pengadaan. Dokumen PR nantinya akan dijadikan acuan dalam proses pencarian dan seleksi pemasok.

b. Persetujuan Permintaan Pembelian

Setelah pengajuan PR, permintaan perlu disetujui oleh pihak terkait yang berwenang di perusahaan, seperti manajer departemen. Persetujuan ini diperlukan sebagai bentuk kontrol internal untuk memastikan bahwa permintaan pembelian telah sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang ditetapkan. Proses ini sekaligus berguna untuk mencegah pembelian yang tidak perlu atau melebihi anggaran.

c. Pencarian Pemasok & Pengajuan Penawaran

Langkah selanjutnya adalah mencari pemasok yang dapat menyediakan barang atau jasa sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Proses ini bisa melalui pencarian supplier baru atau menghubungi mitra yang sudah ada. Setelah teridentifikasi pemasok yang cukup berpotensi, maka perusahaan akan meminta penawaran harga atau request for quotation (RFQ) untuk membandingkan dan menilai penawaran.

d. Evaluasi dan Seleksi Supplier

Berdasarkan penawaran yang diterima, perusahaan akan mengevaluasi mereka berdasarkan berbagai kriteria. Mulai dari harga, kualitas barang atau jasa, keandalan pengiriman, dan kemampuan layanan purna jual. Proses seleksi supplier dilakukan untuk menentukan pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan.

e. Pembuatan Purchase Order

Setelah pemasok terpilih, perusahaan akan mengeluarkan purchase order (PO) sebagai konfirmasi pesanan resmi kepada pemasok tersebut. Dokumen PO ini memuat informasi seperti detail spesifikasi barang atau jasa, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman. Dokumen PO juga bersifat sebagai kontrak resmi antara pembeli dan pemasok.

f. Penerimaan Barang atau Jasa

Ketika barang atau jasa diterima, perusahaan akan melakukan inspeksi untuk memastikan semua pesanan telah sesuai dengan spesifikasi yang tertera dalam PO. Pemeriksaan ini bisa mencakup kualitas, jumlah, dan kondisi barang. Jika ada yang tidak sesuai, Anda diperbolehkan melakukan tindakan sesuai kesepakatan, seperti retur atau permintaan penggantian.

g. Penerimaan Invoice

Setelah barang atau jasa diterima dan memenuhi standar yang disepakati, supplier akan mengirimkan invoice pembelian kepada perusahaan. Dokumen ini digunakan sebagai bentuk permintaan pembayaran terkait barang atau jasa yang telah disediakan. Perusahaan akan memverifikasi invoice ini untuk memastikan akurasi detail di dalamnya sebelum dilakukan pembayaran.

h. Pembayaran kepada Supplier

Proses pembayaran dilakukan sesuai dengan syarat yang telah disepakati dalam PO. Transaksi pembayaran ini bisa melalui transfer bank atau metode pembayaran lainnya. Pada tahap ini, perusahaan memastikan bahwa semua kewajiban pembayaran terpenuhi sesuai dengan kontrak.

i. Pencatatan Account Payable

Setelah pembayaran dilakukan, perusahaan akan mencatat transaksi ini dalam akuntansi sebagai account payable atau hutang usaha. Mengapa ini perlu dilakukan? Untuk mengelola cash flow perusahaan dan memastikan akurasi pada laporan keuangan. Pencatatan yang tepat juga sangat membantu dalam proses analisis pengeluaran dan perencanaan anggaran berikutnya.

2. Manfaat Software ERP untuk Procure to Pay

Setelah mempelajari proses P2P di pembahasan sebelumnya, dapat kita lihat urutannya cukup panjang dan melibatkan banyak pihak serta data. Hal ini tidak bisa dilakukan secara manual tanpa bantuan teknologi. Nah, sistem procure to pay ERP hadir untuk membantu Anda menyederhanakan proses tersebut. Apa manfaat yang didapatkan perusahaan jika mengimplementasikan software ERP satu ini? Berikut penjelasannya.

a. Pengadaan Menjadi Lebih Efisien

Dengan mengimplementasikan software ERP, proses pengadaan menjadi lebih efisien karena otomatisasi dari pengajuan purchase request hingga pembayaran ke supplier. Procure to pay software solutions meminimalkan tugas manual karena adanya standarisasi template, alur kerja yang otomatis, dan integrasi data, sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan. Selain itu, procure to pay ERP menyediakan fitur untuk melakukan perbandingan penawaran secara cepat dan akurat. Jadi, perusahaan bisa memilih pemasok terbaik.

b. Monitoring Pengadaan Secara Menyeluruh

Software ERP juga memudahkan Anda untuk memantau seluruh proses pengadaan secara real-time. Dengan adanya dashboard dan laporan yang dapat disesuaikan, Anda bisa mendapatkan insight tentang status pengadaan, performa dari para supplier, dan pengeluaran perusahaan khusus untuk proses pengadaan. Dengan ini, perusahaan mampu mendeteksi secara dini adanya potensi masalah atau keterlambatan dalam proses pengadaan, sehingga dapat segera dicarikan solusinya sebelum mengganggu operasional.

c. Manajemen Hubungan dengan Supplier Lebih Baik

Procure to pay ERP juga memudahkan komunikasi dan kolaborasi antara supplier dengan perusahaan melalui adanya portal supplier yang terintegrasi. Portal ini membantu pemasok untuk mengakses PO, memperbarui status pengiriman, dan mengirimkan invoice secara elektronik. Jadi, perusahaan dapat membangun hubungan kerja yang lebih transparan dan efisien, yang nantinya kondisi ini dapat meningkatkan kualitas layanan dan fleksibilitas dalam merespon perubahan pada pengadaan.

d. Peningkatan Manajemen Kas

Implementasi software ERP dalam proses P2P juga membantu perusahaan untuk mengontrol aliran kas dengan memastikan proses pembayaran kepada pemasok dilakukan sesuai dengan syarat dan kondisi yang telah disepakati. Dengan procure to pay software solutions, perusahaan bisa mengatur jadwal pembayaran, memanfaatkan diskon pembayaran awal, dan menghindari adanya denda keterlambatan. Selain itu, sistem ini juga memberikan analisis pola pengeluaran yang diperlukan dalam perencanaan anggaran.

3. Contoh Penggunaan Procure to Pay ERP

Misalkan Anda memiliki perusahaan di bidang manufaktur. Ketika suatu departemen membutuhkan material baru, mereka akan mengajukan purchase request terlebih dulu melalui procure to pay ERP. Sistem kemudian secara otomatis memberikan notifikasi kepada manajer yang berwenang untuk menyetujui permintaan tersebut.

Nah setelah disetujui, software ERP akan secara otomatis mengirimkan request for quotation (RFQ) ke berbagai pemasok yang terdaftar. Berdasarkan respons dari mereka, procure to pay software solutions kemudian membantu departemen pengadaan untuk mengevaluasi penawaran, memilih pemasok terbaik, dan mengeluarkan purchase order (PO) secara elektronik.

Proses penerimaan barang atau jasa juga menjadi lebih efisien dengan software ERP. Setelah barang diterima dan memenuhi semua kriteria kualitas yang ditetapkan, procure to pay software solutions secara otomatis memperbarui inventaris dan memicu pembuatan invoice oleh pemasok. Sistem pun akan memvalidasi invoice tersebut dengan mencocokkan dokumen PO dan penerimaan barang. Ini diperlukan untuk memastikan semuanya sudah sesuai sebelum dilakukan proses pembayaran.

Melalui integrasi software akuntansi dengan ERP, pembayaran dapat dilakukan secara elektronik sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati. Misalnya pembayaran penuh dalam 30 hari atau memanfaatkan diskon untuk pembayaran dini. Software ERP akan secara otomatis mencatat tanggal pembayaran, jumlah, dan penerimaan pembayaran dalam buku keuangan. Setelah dilakukan pembayaran, sistem secara otomatis memperbarui status account payable menjadi "paid" dan mencatat transaksi ini dalam laporan keuangan.

4. Kesimpulan

Mulai dari pengajuan purchase request hingga pencatatan account payable, setiap tahapan dalam proses P2P membutuhkan koordinasi yang baik antar departemen dan kepatuhan pada kebijakan perusahaan untuk meminimalisir risiko dan meningkatkan efisiensi operasional. Penerapan procure to pay ERP menjadi solusi tepat yang dapat mengotomatisasi proses, meningkatkan transparansi, dan memperkuat kontrol internal selama proses pengadaan.

Manfaat implementasi software ERP dalam proses P2P sangat signifikan. Mulai dari efisiensi pengadaan, monitoring pengadaan secara menyeluruh, hingga peningkatan manajemen kas. Dengan otomatisasi dan integrasi data yang ditawarkan oleh software ini, perusahaan dapat mengurangi waktu dan biaya selama proses pengadaan, sekaligus meningkatkan kepuasan supplier dengan pembayaran yang tepat waktu dan transparan.