Ketahui Kelebihan dan Kekurangan dari Software ERP

Tidak mudah memang bagi Anda untuk memutuskan apakah akan mengimplementasikan software ERP atau tetap mengerjakan tugas-tugas secara manual seperti biasa. Agar bisa mengambil keputusan yang tepat, tentu Anda perlu melakukan riset secara mendalam tentang kelebihan dan kekurangan software ERP, agar tidak salah pilih dan merugikan perusahaan.

Dengan memahami kelebihan dan kekurangan software ERP, Anda dapat mempertimbangkan apakah sistem ini akan mengatasi masalah yang ada dalam proses bisnis Anda. Pertimbangkan pula bagaimana ERP dapat meningkatkan efisiensi, mempercepat pekerjaan, dan menambah nilai dalam operasional perusahaan. Berikut kami jelaskan lebih lanjut mengenai kelebihan dan kekurangan software ERP untuk membantu Anda dalam pengambilan keputusan.

Key Takeaways

• Sistem ERP adalah sistem terintegrasi yang mengelola data seluruh departemen dalam satu platform, memungkinkan akses bersama dan efisiensi kerja melalui database terpusat.
• Kelebihan software ERP yaitu meningkatkan efisiensi bisnis melalui otomatisasi, integrasi data, pengambilan keputusan berbasis data, visibilitas tinggi, dan alur kerja yang lebih ramping.
• Kekurangan sistem ERP seperti proses implementasi yang lama, biaya awal besar, serta kompleksitas sistem yang membutuhkan pelatihan dan adaptasi dari seluruh tim.
• ScaleOcean ERP bantu mengelola pemesanan, aset, dan pelaporan secara otomatis, solusi tepat untuk menghindari konflik jadwal dan memaksimalkan penggunaan aset bisnis.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem ERP?

Sebelum ke pembahasan utama tentang manfaatnya, ada baiknya untuk mengetahui pengertian sistem ERP. Enterprise Resource Planning atau biasa disingkat ERP adalah aplikasi yang mengintegrasikan semua fitur-fitur atau kebutuhan masing-masing divisi ke dalam satu sistem.

Hal ini menjadi pertanyaan tentang ERP yang membahas bagaimana cara pengelolaan data di berbagai fungsi bisnis dalam satu sistem? Dengan sistem ERP, seluruh data bisnis di perusahaan akan disimpan secara terpusat dalam satu database, sehingga setiap orang dapat mengaksesnya secara bersamaan menggunakan jaringan internet atau lokal.

2. Kelebihan Software ERP

Software ERP adalah sebuah aplikasi yang bisa digunakan untuk mengelola seluruh aspek bisnis Anda. Kelebihan yang dimiliki oleh sistem ERP tidak perlu diragukan lagi, terutama di era digital sekarang ini. Dimana aplikasi tersebut membantu Anda dalam melakukan digitalisasi bisnis agar tidak kalah saing dengan perusahaan kompetitor. Berikut beberapa kelebihan sistem ERP ini:

a. Peningkatan Efisiensi Operasional

Penerapan artificial intelligence for enterprise systems meningkatkan efisiensi operasional melalui otomatisasi proses bisnis yang beragam, mulai dari akuntansi hingga pengelolaan sumber daya manusia. Sistem ini menghilangkan tugas repetitif dan mengurangi intervensi manusia, sehingga mempercepat proses kerja dan mengurangi kemungkinan kesalahan.

Dengan mengintegrasikan data dari berbagai departemen, software ERP ini memfasilitasi aliran informasi yang lancar, yang memungkinkan tindakan lebih cepat dan koordinasi lebih baik. Contoh studi kasus software ERP telah menunjukkan berbagai perusahaan yang merasakan dampak dari penerapan ERP.

b. Integrasi Data

ERP dirancang untuk memudahkan Anda dalam memperoleh informasi dari semua departemen, lantaran data-datanya sudah tersimpan di penyimpanan terpusat. Tanpa sistem ERP, data akan tersebar ke mana-mana dan sulit untuk mendapatkan informasi dengan cepat.

Hal ini juga pasti akan menyulitkan karyawan dalam melacak apa saja yang mereka butuhkan. Tanpa sistem terpusat, data bisa saja mengalami redudansi atau duplikat dengan format yang tidak standar atau tidak konsisten, sehingga membutuhkan proses lebih lama untuk menyatukannya.

Namun, dengan adanya aplikasi ERP, data sudah pasti sesuai standar dan formatnya konsisten, karena tersimpan dalam satu database warehouse yang sama. Tidak akan ada lagi masalah duplikasi data. Laporan akan lebih akurat dan analitik dapat dijalankan dengan lebih mudah jika menggunakan sistem ERP. Semua sistem informasi yang tersimpan, dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang tepat, sertabmenghemat uang dan waktu sebanyak mungkin.

c. Pengambilan Keputusan Berbasis Data yang Lebih Baik

Sistem ini juga mengumpulkan dan menganalisis data secara real-time, memberikan wawasan yang dapat diandalkan dan mendalam tentang berbagai aspek operasional. Manajer dapat memanfaatkan dashboards intuitif yang menampilkan tren, prediksi, dan analisis kinerja, memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang tepat dan tepat waktu. Keputusan yang lebih informasi ini tidak hanya meningkatkan kinerja perusahaan tetapi juga membantu dalam mengidentifikasi peluang pertumbuhan dan mitigasi risiko.

Software ERP juga memiliki fitur forecasting akurat yang memungkinkan Anda untuk melaporkan dan memprediksi berbagai data yang dibutuhkan. Sistem akan melakukan analisis menggunakan data lama dari bulan-bulan sebelumnya, kemudian menampilkan informasi terbaik yang membantu Anda dalam mengambil keputusan yang tepat dan bijak. Informasi pun akan selalu diperbarui, sesuai pengaturan yang ada.

d. Peningkatan Kontrol

Dengan ERP, perusahaan dapat memantau dan mengelola seluruh operasi bisnis dari satu platform. Visibilitas yang lebih baik memungkinkan kontrol yang lebih ketat terhadap keuangan, persediaan, dan produksi. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mendeteksi potensi masalah lebih awal, mengidentifikasi penyimpangan dalam operasi, dan mengambil langkah korektif sebelum masalah berkembang lebih besar.

e. Standarisasi Setiap Proses

ERP memungkinkan penerapan prosedur yang konsisten di seluruh departemen, memastikan bahwa standar operasional dipatuhi secara seragam. Hal ini menciptakan efisiensi dan mengurangi variabilitas dalam cara kerja, meningkatkan konsistensi dalam hasil, dan mengurangi risiko kesalahan. Proses bisnis yang terstandarisasi juga memudahkan pelatihan karyawan baru dan memastikan kualitas yang lebih baik.

f. Skalabilitas Sesuai Kebutuhan Bisnis

ERP dirancang untuk berkembang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sistem ini dapat diskalakan dengan mudah untuk menyesuaikan perubahan dalam skala operasi, baik itu penambahan cabang, produk, atau jumlah pengguna. Dengan kemampuan ini, perusahaan dapat terus berkembang tanpa memerlukan penggantian sistem, menjaga efisiensi operasional seiring pertumbuhan bisnis.

g. Merampingkan Alur Kerja

Software ERP dirancang untuk menangani segala permasalahan dalam perusahaan. Aplikasi ini juga memastikan proses bisnis Anda berjalan dengan lebih efisien dan cepat. Adanya beragam modul ERP dan fitur pada sistem, dapat menyederhanakan alur kerja. Seperti pekerjaan berulang dilakukan secara otomatis, sehingga karyawan bisa segera beralih ke tugas lainnya.

Selain itu, Anda juga bisa memperoleh laporan secara real-time, langsung dari aplikasi. Jadi, tidak perlu menunggu berhari-hari untuk mendapatkan laporan dari setiap departemen. Anda dapat mengaksesnya secara mudah dari software ERP, dengan bentuk laporan yang informatif dan mudah untuk dipahami.

h. Visibilitas Besar

Software ERP memungkinkan setiap karyawan untuk mengakses fitur-fitur penting yang berhubungan dengan pekerjaannya. Namun, ada hak akses yang dapat diatur sesuai peran masing-masing. Jadi, fitur yang diakses antara manajer senior dengan staf biasa, akan berbeda.

Contohnya, adalah manajer pengadaan dapat mengakses semua fitur yang berhubungan dengan e-purchasing. Jadi, mereka dapat memantau kinerja staf, melakukan persetujuan pembelian, melakukan penagihan, dan penyortiran data vendor. Sedangkan staf hanya memiliki akses data pengadaan dan data vendor. Untuk pencairan dana dan pembayaran, hanya bisa dilakukan setelah memperoleh persetujuan dari kepala manajer.

Dengan software ERP, Anda bisa mengatur setiap lini bisnis, mulai dari yang paling bawah sampai ke level teratas. Anda juga dapat mengontrol data yang tersimpan di database. Selain itu, sistem ini juga memudahkan tiap departemen untuk melakukan kolaborasi, karena mereka bisa berbagi resources dengan mudah.

3. Kekurangan Sistem ERP

Meskipun menawarkan banyak keuntungan untuk bisnis, software ERP tetaplah memiliki dua sisi koin yang berbeda, yaitu kekurangan. Maka, sebelum menerapkan perangkat lunak ini ke perusahaan, pastikan Anda juga mengetahui kekurangannya.

a. Proses Implementasi Lambat

Mengimplementasikan ERP pada perusahaan memanglah membutuhkan waktu yang lama. Hal itu dikarenakan Anda harus melalui beberapa langkah implementasi sistem ERP, mulai dari menentukan tujuan, merencanakan strategi, melakukan uji coba, hingga menyesuaikan dengan alur kerja yang sudah ada.

Tidak sedikit perusahaan yang memerlukan waktu 2 – 6 bulan untuk implementasi software ERP. Bila Anda berencana membeli sistem yang baru, pastikan untuk merencanakannya minimal 1 tahun sebelumnya. Tujuannya, agar tidak mengganggu pekerjaan yang sedang berjalan.

b. Biaya Besar Diawal

Untuk menerapkan ERP, Anda perlu mengetahui harga software ERP baik yang sudah siap pakai maupun kustom. Bahkan, Anda juga perlu menghitung harga sistem ERP dari awal. Untuk mengetahui biayanya, Anda harus menentukan dulu fitur apa yang harus ada dan tipe software seperti apa yang akan diterapkan.

Bila ingin menerapkan aplikasi yang sudah siap pakai, persiapkan dana lebih besar sekitar 20 – 30% dari harga yang ditawarkan vendor. Pasalnya, biaya tersebut digunakan untuk pelatihan atau support selama proses maintenance. Kelebihan dari jenis software ini adalah waktu implementasinya tidak lama.

Ketika Anda memutuskan untuk menerapkan software ERP kustom, biaya di awal tidaklah murah. Umumnya, lebih tinggi dari harga paket yang sudah siap pakai. Akan tetapi, Anda bisa memastikan semua fiturnya sesuai dengan proses kerja saat ini dan tidak ada fitur yang tidak terpakai.

c. Kompleksitas

Software ERP memiliki sistem yang kompleks dan kuat lantaran ada banyak modul yang saling berintegrasi, agar setiap departemen dapat berkolaborasi dalam pertukaran data. Maka, untuk menggunakannya, perlu kerjasama dari semua pihak agar semua potensinya dapat dimanfaatkan.

Dalam proses ini, akan lebih mudah ketika sumber daya manusia yang menggunakan sudah biasa berhubungan dengan teknologi. Pelatihan pun akan lebih cepat dan proses implementasi software ERP bisa berjalan lancar. Tetapi, bagaimana jika penggunanya masih awam dengan teknologi dan tidak nyaman dengan perubahan?

Untuk bisa memanfaatkan sistem ERP Indonesia yang kompleks, perlu pelatihan berulang kali dari pihak vendor. Selain itu, perubahan aplikasi pasti perlu dilakukan agar semua pengguna merasa familiar dan nyaman dalam menggunakannya. Sebab, semua alur sudah sesuai dengan kebiasaan kerja yang dilakukan selama ini.

d. Potensi Masalah Fleksibilitas

Beberapa sistem ERP terkadang sulit untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang sangat spesifik atau proses yang unik. Ketika sistem tidak bisa diubah sesuai kebutuhan, hal ini bisa menghambat efektivitas penggunaan ERP dalam mendukung operasional perusahaan.

e. Ketergantungan pada Vendor

Menggunakan ERP sering kali membuat perusahaan bergantung pada vendor tertentu untuk dukungan dan pembaruan sistem. Risiko muncul jika vendor tidak memberikan layanan yang memadai atau ada kendala dalam pembaruan, yang pada akhirnya bisa berdampak negatif pada kelancaran bisnis.

f. Perubahan Budaya dan Penolakan Karyawan

Penerapan ERP biasanya membawa perubahan besar dalam cara kerja perusahaan. Hal ini bisa menimbulkan resistensi atau penolakan dari karyawan yang sudah terbiasa dengan sistem lama, karena perubahan tersebut bisa membuat mereka merasa bingung atau tidak nyaman.

g. Masalah Teknis

Selama proses penerapan ERP, perusahaan mungkin menghadapi berbagai masalah teknis, seperti perangkat lunak yang tidak kompatibel, tantangan dalam migrasi data, atau performa sistem yang kurang optimal. Jika masalah ini tidak segera diatasi, implementasi bisa terhambat dan operasional perusahaan terganggu.

4. Kesimpulan

Software ERP tepat adalah yang bisa menyederhanakan proses kerja di perusahaan Anda. Untuk itu, Anda perlu memantapkan diri apakah akan beralih menggunakan sistem ERP atau tetap pada proses yang ada saat ini. Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangan software ERP dan mengambil keputusan untuk mengimplementasikannya, Anda perlu mencari vendor mana yang tepat untuk diajak kerjasama.

Anda bisa langsung coba konsultasikan permasalahan bisnis yang ada. Kemudian, atur jadwal untuk melakukan uji coba demo gratisnya agar memantapkan keputusan Anda. Bila masih ragu, Anda bisa membaca testimoni langsung klien yang sudah menggunakan perangkat lunak ERP dari ScaleOcean.