Pencatatan persediaan yang akurat menjadi tolak ukur keberhasilan perputaran barang di manajemen inventory. Untuk meningkatkan akurasinya, bisnis Anda memerlukan sistem yang dapat mengotomatiskan pembaruan data. Dimana akan berdampak pada berkurangnya human error di proses pencatatan.

Di Indonesia, sistem pencatatan persediaan yang sering digunakan adalah WMS (Warehouse Management System). Software gudang satu ini akan memudahkan Anda dalam memantau stok barang masuk dan keluar. Dalam artikel kali ini kita akan membahas lebih rinci tentang bagaimana sistem pencatatan persediaan mengatur inventory dan bagaimana sistem tersebut mendukung beberapa metode pencatatan persediaan dalam gudang.

1. Pencatatan Persediaan dalam Gudang

Gudang menjadi pusat kendali dimana operasi logistik dan manajemen persediaan berlangsung. Di sinilah peran pencatatan persediaan menjadi krusial. Pencatatan persediaan adalah proses sistematis untuk mendokumentasikan setiap barang yang masuk dan keluar dari gudang, sehingga perusahaan memiliki gambaran akurat mengenai berapa banyak barang yang tersedia, berapa yang telah dijual, dan kapan saatnya untuk memesan lagi. 

Pencatatan yang akurat akan membantu memastikan bahwa stok barang dan operasional gudang berjalan dengan lancar dan pelanggan mendapatkan apa yang dibutuhkan tepat waktu. Selain itu, pencatatan inventory juga menjadi pondasi dalam memastikan akurasi laporan keuangan perusahaan. Tanpa adanya pencatatan yang tepat dan akurat, perusahaan akan menghadapi ketidaksesuaian dalam laporan stok barang pada gudang sehingga akan mempengaruhi menurunnya reputasi dan profitabilitas perusahaan.

Dengan adanya catatan akurat pada inventory akan mengurangi beberapa masalah dalam pengelolaan stok gudang, seperti pencurian, kerusakan, atau kehilangan barang karena penyimpanan dan pengelolaan stok yang tidak efektif atau tidak terlacaknya keberadaan produk pada gudang. 

Dengan begitu, saat ini banyak gudang yang telah mengadopsi teknologi dengan sistem gudang yang canggih sehingga proses pencatatan menjadi lebih akurat, cepat, dan efisien. Selain itu, data yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat diakses dalam waktu yang nyata dan memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang relevan dan terbaru. 

Data dari sistem pencatatan persediaan yang terintegrasi juga dapat disinkronkan dengan departemen lain dalam perusahaan seperti dalam penjualan dan pembelian, sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa operasional bisnis mendapatkan informasi yang konsisten dari sistem tersebut. 

2. Metode Pencatatan Persediaan

Dalam era digital saat ini, sistem gudang telah berkembang pesat dari sekadar tempat penyimpanan menjadi pusat informasi dan analisis data yang dapat menerapkan metode-metode pencatatan persediaan yang sesuai dengan apapun bisnis Anda. 

Metode pencatatan inventory ini berfungsi bukan hanya sebagai proses alat pencatat, tetapi juga sebagai analisis dan prediksi stok barang dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional gudang. Simak beberapa metode-metode berikut ini!

a. Sistem Perpetual

Sistem perpetual, juga dikenal sebagai sistem berkelanjutan yang memastikan bahwa catatan inventory selalu up-to-date setiap kali terjadi transaksi. Dalam penerapan metode ini, sistem gudang dapat mencatat secara otomatis setiap pergerakan barang, baik itu penerimaan barang, pengiriman barang, retur pembelian, atau penyesuaian lainnya, sehingga gudang dapat mengupdate jumlah stok secara real-time. 

b. Sistem Periodik

Berbeda dengan sistem perpetual, sistem periodik tidak mencatat persediaan setiap transaksi dilakukan, tetapi pencatatan dilakukan secara interval waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau kuartalan. Sistem gudang modern dilengkapi dengan fitur otomatisasi yang memudahkan proses penghitungan stok pada akhir periode, sehingga penggunaan metode dapat mengurangi potensi kesalahan dan ketidakakuratan data. Keunggulan dari sistem ini adalah biaya operasional yang lebih rendah dibandingkan dengan sistem perpetual. 

c. Metode FIFO 

FIFO (First-In-First-Out) adalah metode dimana barang yang pertama kali masuk ke dalam gudang atau persediaan akan menjadi barang pertama yang dijual atau digunakan. Dalam kata lain, barang yang paling lama berada di gudang akan dikeluarkan terlebih dahulu. Untuk itu, sistem gudang akan melacak tanggal masuk setiap barang atau batch barang. Kemudian, saat proses picking, sistem akan mengarahkan staf gudang untuk mengambil barang dengan tanggal masuk yang paling lama.

Sistem gudang juga akan memastikan barang dengan penyimpanan yang lama dalam gudang tidak akan menjadi usang ataupun rusak maupun kadaluarsa dalam gudang. Sistem gudang dengan menggunakan teknologi seperti scanning barcode dan RFID sering digunakan untuk memastikan ketepatan dalam pengelolaan inventory ini. 

d. Metode LIFO 

Berbeda dengan FIFO, dalam metode LIFO (Last-In-First-Out) barang yang terakhir masuk ke dalam gudang dianggap sebagai barang pertama yang dijual atau digunakan. Ini berarti barang yang paling baru berada di gudang akan dikeluarkan terlebih dahulu. Sistem gudang dapat memprioritaskan barang-barang yang paling baru masuk saat proses picking, sehingga penggunaan metode dapat efisien untuk meningkatkan keakuratan dalam melacak tanggal penerimaan barang.

Metode LIFO seringkali digunakan dalam situasi inflasi, dimana harga barang akan meningkat seiring waktu. Dengan menjual barang yang biayanya lebih tinggi terlebih dahulu atau barang yang baru diterima dalam gudang, perusahaan dapat menunjukkan biaya barang yang dijual yang lebih tinggi dan laba kotor yang lebih rendah.

e. Metode Rata-rata (Moving Average)

Metode pencatatan persediaan selanjutnya adalah dengan moving average yang digunakan untuk menghitung biaya barang yang dijual berdasarkan rata-rata biaya perolehan seluruh barang dalam persediaan. Setiap kali ada pembelian barang baru, harga rata-rata per unit dihitung ulang. 

Sistem gudang canggih dapat melakukan perhitungan ini secara otomatis, sehingga akan memastikan bahwa biaya persediaan secara real-time. Metode ini sangat efektif bagi perusahaan yang memiliki barang dengan fluktuasi harga minimal atau ingin mengurangi dampak perubahan harga terhadap profitabilitas. 

f. Just-In-Time (JIT)

Just in time adalah pendekatan manajemen persediaan yang bertujuan untuk meminimalkan persediaan dengan cara memastikan barang diterima atau diproduksi hanya pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan. Keuntungan dari penggunaan metode ini adalah pengurangan biaya penyimpanan yang tinggi sehingga mengurangi risiko kerugian akibat persediaan yang usang dan rusak.

Sistem gudang dan aplikasi inventory barang akan mendukung penggunaan metode ini dengan mengidentifikasi perubahan permintaan pelanggan, perubahan dalam produksi, atau masalah lain yang mempengaruhi persediaan secara otomatis. Selain itu, Ketika persediaan telah mencapai tingkat minimum atau ambang batas tertentu, sistem gudang dapat secara otomatis menghasilkan pesanan kepada pemasok untuk mengisi kembali persediaan

g. Sistem ABC

Metode ABC adalah pendekatan klasifikasi persediaan berdasarkan nilai dan pentingnya masing-masing item. Barang kategori A adalah barang dengan nilai tertinggi yang perlu pemantauan ketat, barang kategori B memiliki nilai sedang, dan barang kategori C memiliki nilai terendah. 

Dengan metode ini, perusahaan dapat lebih fokus pada pengelolaan barang kategori A, meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Sistem gudang modern dapat memfasilitasi metode ini dengan menyediakan analisis dan laporan yang diperlukan untuk klasifikasi dan pengelolaan barang berdasarkan kategori ABC.

3. Sistem Gudang untuk Pencatatan Persediaan

Salah satu aspek vital dalam operasional gudang adalah sistem pencatatan persediaan. Sistem gudang dapat memastikan bahwa setiap item dapat dilacak, diukur, dan dikelola dengan baik, mendukung efisiensi dan akurasi dalam operasi sehari-hari. Dalam penjelasan kali ini akan dibahas mengenai sistem gudang dalam pencatatan inventory yang lebih efisien. Simak penjelasan berikut ini!

a. Penerapan WMS

Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mendukung operasional gudang, termasuk dalam hal mencatat inventory. WMS memungkinkan perusahaan untuk memonitor pergerakan barang, mengoptimalkan penempatan barang, dan mengotomatisasi sejumlah besar tugas manual. 

Dengan penerapan WMS, perusahaan dapat mendapatkan laporan stok secara real-time, memprediksi kebutuhan restocking, serta meminimalkan kesalahan dalam proses picking dan pengiriman. Investasi dalam WMS seringkali memberikan ROI (Return on Investment) yang signifikan dalam bentuk efisiensi, akurasi, dan produktivitas yang meningkat.

b. Integrasi Teknologi Pencatatan

Dalam sistem gudang modern, integrasi ke berbagai teknologi pencatatan telah menjadi beragam seperti, penggunaan barcode scanner, RFID (Radio Frequency Identification), dan IoT (Internet of Things) menjadi beberapa contoh teknologi yang kini sering diterapkan. Alat-alat ini memungkinkan pencatatan persediaan yang cepat dan akurat. 

Misalnya, dengan teknologi RFID, pergerakan barang dapat dilacak secara real-time tanpa perlu interaksi manusia. Integrasi teknologi ini juga akan memastikan bahwa data yang masuk ke dalam sistem selalu akurat dan up-to-date, mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses operasional.

c. Otomatisasi dan Analitik

Otomatisasi dalam pencatatan inventory mencakup penerapan teknologi untuk menggantikan tugas-tugas manual, mengurangi intervensi manusia, dan memastikan proses yang lebih lancar dan akurat. Seperti penggunaan sistem otomatis yang dengan cepat memverifikasi dan mencatat inventory ke dalam database, sehingga mengurangi waktu tunggu dan potensi kesalahan pencatatan manual.

Selain itu, sistem gudang yang canggih kini dilengkapi dengan kemampuan analitik yang memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja operasional, mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan, dan memprediksi tren masa depan. Ketika otomatisasi dan analitik digabungkan dalam sistem gudang, operasional bisnis dalam pengelolaan dan pencatatan inventory ditingkatkan. 

d. Fleksibilitas dan Skalabilitas

Sistem gudang yang baik harus memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan diri dengan kebutuhan yang berubah dan skalabilitas untuk mendukung ekspansi bisnis. Seperti menambahkan lokasi gudang baru, mengintegrasikan teknologi baru, atau mengadopsi model bisnis yang berbeda. Dengan begitu sistem pencatatan persediaan dapat mendukung perubahan tersebut tanpa mengorbankan efisiensi dan akurasi.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan mengenai sistem pencatatan persediaan dapat disimpulkan bahwa sistem gudang memiliki peran sentral dalam mengelola pencatatan persediaan yang menjadi langkah awal dalam membantu menciptakan stabilitas yang tepat terhadap inventory. Sistem gudang yang efektif dan terintegrasi dengan perangkat lunak ERP atau WMS dapat mengotomatisasi pencatatan persediaan, mempercepat pembaruan data, dan mengoptimalkan proses pengambilan barang.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan perusahaan Anda dan pemilihan metode pencatatan yang sesuai dengan bisnis Anda, sistem gudang ScaleOcean dengan fitur stock adjustment akan mencatat setiap perubahan jumlah persediaan dalam gudang Anda secara otomatis, sehingga dapat mentransfer stok barang antar gudang menjadi cepat dan mudah. Segera hubungi tim kami dan jadwalkan konsultasi gratis secepat mungkin.