Warehouse Management System (WMS): Pengertian & Manfaatnya

Warehouse management system adalah software untuk mengelola operasional gudang harian, mulai dari penerimaan, penyimpanan, pergerakan, pengambilan, hingga pengiriman barang. Sistem ini meningkatkan efisiensi, akurasi, serta kecepatan, sekaligus mengoptimalkan sumber daya dan meminimalkan kesalahan.

Perusahaan perlu memahami peran WMS warehouse untuk mencegah masalah yang muncul akibat pencatatan manual, kesalahan data, atau keterlambatan distribusi, sehingga menyebabkan pemborosan biaya dan penurunan produktivitas yang dapat menghambat daya saing bisnis di pasar.

Di artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai pengertian WMS Warehouse, manfaat, proses kerja, hingga fitur-fitur penting dalam sistem tersebut. Informasi yang disajikan bermanfaat untuk mendukung keputusan bisnis dalam memilih sistem pengelolaan gudang yang tepat.

Key Takeaways

• Sistem WMS adalah software yang mengelola operasional gudang harian, mencakup penerimaan hingga pengiriman barang agar proses lebih efisien dan terkontrol.
• Manfaat WMS termasuk meningkatkan efisiensi operasional, akurasi inventaris, pengurangan biaya, produktivitas karyawan, dan kepuasan pelanggan dengan otomatisasi dan teknologi pelacakan
• Fitur penting WMS: manajemen lokasi, shipping, inventory forecasting, stock adjustment, pelacakan, barcode, notifikasi out of stock, dan manajemen retur.
• WMS ScaleOcean, solusi manajemen gudang menyeluruh dengan integrasi seamless ke seluruh ekosistem bisnis, kustomisasi personal, dan harga flat dengan unlimited user.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Warehouse Management System (WMS)?

Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola operasional gudang sehari-hari, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman. WMS bertujuan meningkatkan pengelolaan operasional gudang melalui otomatisasi dan pelacakan real-time menggunakan teknologi seperti barcode dan RFID.

Dengan WMS, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan ruang gudang, manajemen tenaga kerja, dan pemenuhan pesanan. Sistem ini berperan penting dalam mengurangi biaya operasional dan kesalahan, menjadikannya komponen vital dalam supply chain untuk meningkatkan kinerja dan efektivitas bisnis secara keseluruhan.

Saat ini, semakin banyak perusahaan yang beralih ke sistem otomatis seperti WMS untuk menggantikan proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan. Dilansir dari Forbes, implementasi WMS dapat meningkatkan efisiensi operasional gudang secara signifikan.

Misalnya, penggunaan teknologi seperti RFID dapat mengurangi varians inventaris tahunan dari $170.000 menjadi hanya $5.000 dalam setahun, serta meningkatkan akurasi inventaris gudang hingga 300%.

Konsep dalam Warehouse Management System (WMS)

Dalam penerapan Warehouse Management System (WMS), terdapat beberapa konsep utama yang harus dipahami untuk mengelola operasional gudang dengan efisien. Setiap konsep ini memiliki pendekatan yang berbeda untuk pengelolaan barang, tergantung pada jenis dan kebutuhan perusahaan.

1. Metode FIFO (First In First Out)

FIFO adalah konsep di mana barang yang pertama kali masuk harus menjadi yang pertama kali keluar. Sistem ini cocok digunakan untuk barang yang memiliki umur simpan terbatas, seperti bahan baku atau barang yang mudah kedaluwarsa, guna menghindari kerugian akibat barang yang tidak terpakai.

2. Metode LIFO (Last In First Out)

LIFO berarti barang yang terakhir kali masuk adalah yang pertama kali keluar. Konsep ini lebih cocok diterapkan pada barang-barang yang tidak memiliki masa kedaluwarsa cepat, seperti pasir, di mana bagian atas stok yang terbaru perlu diambil lebih dulu, sesuai dengan kebutuhan operasional.

3. Metode FEFO (First Expired First Out)

FEFO diterapkan untuk barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa, seperti obat-obatan, makanan, dan minuman. Dengan konsep ini, barang yang lebih cepat kedaluwarsa harus dikeluarkan terlebih dahulu, memastikan stok selalu berada dalam kondisi baik dan mengurangi pemborosan.

Pada sektor seperti manajemen gudang restoran, penerapan metode FEFO krusial untuk mengelola bahan baku yang memiliki batas kedaluwarsa. Dengan menggunakan WMS yang terintegrasi, restoran dapat memantau stok secara real-time, memastikan bahan yang lebih cepat kedaluwarsa digunakan lebih dulu, dan menjaga kualitas layanan tanpa pemborosan.

WMS pada dasarnya menggunakan teknologi seperti barcode atau kode unik untuk identifikasi barang. Sistem ini terintegrasi di seluruh cabang dan memungkinkan pelacakan serta penempatan barang dengan akurat. Dengan pemindaian barcode lokasi, WMS memastikan bahwa tidak ada barang yang terselip atau salah penempatan.

Apa Manfaat Penggunaan Warehouse Management System bagi Bisnis?

Sistem Manajemen Gudang (WMS) menawarkan berbagai manfaat, termasuk peningkatan efisiensi operasional, akurasi inventaris yang lebih tinggi, penghematan biaya, produktivitas karyawan yang meningkat, serta kepuasan pelanggan yang lebih baik.

WMS mendukung penataan ruang gudang secara optimal, mempercepat proses penerimaan dan pengiriman barang, serta mengurangi risiko kesalahan manusia dengan otomatisasi dan teknologi pelacakan seperti barcode dan RFID.

Untuk lebih detail, berikut adalah manfaat WMS:

1. Peningkatan Efisiensi Operasional

Sistem WMS mengotomatisasi berbagai proses, mulai dari penyortiran hingga pengemasan. Dengan alur kerja yang terstruktur, aktivitas gudang berjalan lebih cepat. Selain itu, waktu tunggu dapat ditekan sehingga produktivitas meningkat dan arus distribusi menjadi lebih lancar dari hulu ke hilir.

Menurut Supply Chain Indonesia, implementasi Warehouse Management System (WMS) memiliki peran penting dalam menciptakan smart warehousing. Software WMS membantu mengelola dan mengontrol operasi gudang secara efisien, termasuk dalam proses penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman.

2. Akurasi Inventaris yang Lebih Tinggi

Melalui teknologi barcode dan RFID, pencatatan stok dapat dilakukan secara real-time, memungkinkan identifikasi barang dengan presisi tinggi. Data inventaris yang terus diperbarui secara otomatis mengurangi kemungkinan kesalahan pencatatan, sehingga meningkatkan akurasi pengelolaan stok.

Selain itu, WMS mempermudah proses mengelola kartu stok barang, yang mencatat informasi penting seperti jumlah, lokasi, dan status barang. Dengan akurasi yang lebih baik, perusahaan dapat mengoptimalkan persediaan dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.

3. Pengurangan Biaya

Sistem manajemen gudang WMS membantu memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan dan menekan pemborosan. Dengan pemanfaatan sumber daya yang lebih terukur, biaya operasional berkurang signifikan. Selain itu, minimnya kesalahan manajemen stok juga mengurangi risiko tambahan yang dapat menambah beban keuangan perusahaan.

4. Peningkatan Produktivitas Karyawan

WMS warehouse menyajikan informasi kerja yang lebih jelas dan terorganisir. Dengan alur tertata serta pemantauan KPI warehouse, karyawan dapat menyelesaikan tugas lebih cepat sekaligus menjaga efisiensi operasional dan meningkatkan motivasi kerja.

5. Optimasi Tata Letak Penyimpanan

Warehouse management system membantu mengatur lokasi barang agar lebih mudah ditemukan dan dikelola. Dengan metode seperti FIFO, penyimpanan produk, terutama yang mudah rusak, menjadi lebih efektif. Akibatnya, pergerakan barang di gudang berlangsung lebih cepat serta efisien.

6. Kepuasan Pelanggan

Proses pesanan dipenuhi dengan akurasi tinggi, mulai dari picking hingga pengiriman. Integrasi POS dan software inventory turut mendukung kepastian layanan, sehingga kualitas pelayanan meningkat dan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan semakin kuat.

7. Proses Inbound dan Outbound yang Terintegrasi

WMS warehouse menyederhanakan penerimaan barang melalui pencocokan otomatis dengan pesanan pembelian. Data tercatat langsung tanpa perlu input manual. Selain itu, sistem WMS juga mengelola distribusi keluar dengan lebih terorganisir, memastikan alur inbound dan outbound tetap efisien.

8. Visibilitas Data Real-Time

Sistem manajemen gudang WMS menyediakan informasi terkini terkait stok, pesanan, dan pergerakan barang. Data yang selalu diperbarui membantu manajemen mengambil keputusan lebih cepat dan tepat. Dengan visibilitas yang jelas, perusahaan dapat merespons perubahan kebutuhan pasar dengan lebih adaptif.

9. Mengurangi Kesalahan (Human Error)

Otomatisasi yang ditawarkan warehouse management system mengurangi risiko kesalahan akibat input manual. Dengan panduan sistem yang terintegrasi, aktivitas operasional lebih terkontrol. Akibatnya, kualitas manajemen gudang meningkat, sementara potensi kerugian karena human error dapat diminimalisir.

Baca juga: ERP vs WMS: Manakah Solusi Terbaik untuk Bisnis Anda?

Apa Saja Fitur dalam Software WMS?

Fitur utama WMS warehouse mencakup inbound, putaway, inventory, picking & packing, outbound, tracking, labor management, serta integrasi ERP/e-commerce untuk efisiensi, akurasi, biaya rendah, dan kepuasan pelanggan.

Berikut ini beberapa fitur penting yang harus ada di software WMS, diantaranya:

1. Manajemen Lokasi dan Zonasi

Salah satu fitur penting dalam software gudang adalah manajemen lokasi dan zonasi yang membantu perusahaan menyusun tata letak gudang berdasarkan zona produk. Dengan menyesuaikan lokasi sesuai ukuran, frekuensi, atau kondisi penyimpanan, pencarian barang menjadi lebih cepat.

2. Shipping Management

Fitur shipping management memungkinkan otomatisasi berbagai aktivitas distribusi, mulai dari pemeriksaan kualitas hingga pengeluaran produk. Dengan software inventory gudang, perusahaan dapat mempercepat proses pengiriman dan menjaga akurasi informasi.

WMS juga membuat jadwal distribusi secara otomatis, memastikan pengiriman barang tepat waktu dan mengurangi kesalahan manual. Hasilnya, alur logistik berjalan lebih lancar dan efisien setiap saat, mengoptimalkan waktu dan biaya operasional.

3. Inventory Forecasting

Fitur inventory forecasting membantu bisnis memprediksi kebutuhan stok dengan menganalisis data historis, tren musiman, hingga pola permintaan. Informasi ini memungkinkan perencanaan pembelian yang lebih tepat. Sebagai hasilnya, perusahaan terhindar dari risiko kekurangan stok maupun kelebihan penyimpanan.

4. Stock Adjustment

Fitur stock adjustment mendukung pengelolaan perubahan stok secara real-time, baik karena retur, kerusakan, atau pemindahan antar gudang. Sistem manajemen gudang WMS memastikan data persediaan selalu akurat dan terbarui. Hal ini memungkinkan perusahaan mengambil tindakan cepat untuk mengatasi dinamika stok.

5. Lot & SN Tracking Barang

Pelacakan Lot dan Serial Number (SN) adalah fitur penting dalam software WMS yang memudahkan Anda dalam melakukan tracking barang yang ada di gudang. Fitur ini sangat berguna dalam menjaga kualitas barang, mengelola pengiriman barang yang kedaluwarsa, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah.

6. Barcode Management

Fitur barcode management membantu perusahaan menciptakan, mencetak, dan memindai kode batang pada setiap produk. Dengan memanfaatkan SKU, pelacakan barang menjadi lebih akurat, pencatatan lebih cepat, dan risiko kesalahan manual berkurang. Selain itu, integrasi perangkat pemindai mempercepat akses informasi produk.

7. Out of Stock Notification

Out of Stock Notification memberikan pemberitahuan otomatis ketika stok barang mencapai batas minimum atau habis. Melalui fitur ini, manajer gudang dapat segera menindaklanjuti, misalnya melakukan pemesanan ulang atau menyesuaikan distribusi, sehingga kekurangan stok tidak mengganggu proses pemenuhan pesanan.

Integrasi software WMS dengan purchase order memungkinkan sistem untuk secara otomatis membuat dan mengirimkan pesanan ulang berdasarkan level stok yang terdeteksi. Dengan demikian, proses pemenuhan pesanan tetap berjalan lancar, mengurangi risiko keterlambatan atau kehabisan stok.

8. Retur Management

Fitur retur management memungkinkan pencatatan otomatis terhadap barang yang dikembalikan pelanggan, termasuk alasan dan status pengembalian. Dengan sistem ini, proses retur menjadi lebih cepat serta efisien. Hasilnya, pengelolaan inventaris lebih terkontrol, pemborosan berkurang, dan layanan pelanggan meningkat.

Selain fitur lengkap tersebut, memilih system WMS terbaik, misalnya ScaleOcean, sangat penting bagi perusahaan. Solusi ini membantu mengoptimalkan operasional gudang, menjaga akurasi data, dan menekan biaya, sehingga kinerja logistik lebih efektif sekaligus meningkatkan layanan pelanggan.

Proses Kerja Warehouse Management System

Warehouse Management System (WMS) merupakan peran penting dalam mengoptimalkan operasi gudang dengan mengelola alur barang mulai dari penerimaan hingga pengiriman. WMS juga dapat otomatis melakukan seluruh tahap manajemen gudang dengan efisien dan akurat.

Berikut ini terdapat lima proses utama dalam WMS yang masing-masing prosesnya penting serta berkontribusi pada kelancaran operasional gudang, diantaranya:

1. Penerimaan (Receiving)

Proses penerimaan barang dimulai dengan pemeriksaan jumlah, kondisi, serta kesesuaian produk terhadap pesanan yang tercatat. Setelah itu, barang yang lolos verifikasi didata ke sistem dan siap diproses lebih lanjut. Tahap ini memastikan hanya produk valid yang masuk gudang.

2. Penyimpanan (Putaway)

Putaway adalah tahap menempatkan barang ke lokasi penyimpanan yang sesuai. Perencanaan lokasi dilakukan dengan mempertimbangkan ukuran produk, perputaran stok, hingga ketersediaan ruang. Dengan bantuan WMS warehouse system, penempatan barang menjadi lebih teratur, mudah diakses, dan efisien.

3. Pengambilan (Picking)

Pengambilan barang dilakukan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai instruksi dari sistem. WMS mendukung metode seperti picking berbasis urutan atau zona. Melalui pendekatan ini, proses pengambilan menjadi lebih cepat, akurat, dan risiko kesalahan dapat diminimalkan secara signifikan.

4. Pengiriman (Shipping)

Tahap pengiriman mencakup pengepakan, pelabelan, serta pengiriman barang menuju pelanggan atau lokasi tujuan. WMS Warehouse menyediakan data akurat mengenai rincian dan jumlah barang yang dikirim. Dengan demikian, proses distribusi berjalan tepat waktu sekaligus memastikan kepuasan pelanggan tetap terjaga.

5. Pengecekan Stok (Stock Take)

Pengecekan stok adalah proses untuk memverifikasi jumlah persediaan yang ada di gudang dengan data yang tercatat dalam sistem WMS. Pengecekan stok yang akurat sangat penting untuk menjaga kelancaran operasi dan menghindari kesalahan dalam pengelolaan persediaan.

Proses ini biasanya dilakukan secara berkala untuk memastikan tidak ada perbedaan antara stok fisik dan data sistem, serta untuk mengidentifikasi adanya barang yang hilang atau rusak.

Perbedaan SCM dan WMS

Supply Chain Management (SCM) berfokus pada koordinasi seluruh rantai pasok, mulai dari pemasok hingga pelanggan akhir. Sistem ini mengatur perencanaan, pengadaan, produksi, dan distribusi agar semua aktivitas berjalan terintegrasi. Tujuannya adalah menciptakan aliran barang, informasi, dan keuangan yang efisien.

Warehouse Management System (WMS) berbeda karena lingkupnya lebih sempit. WMS mengelola operasional gudang, seperti penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman. Sistem ini meningkatkan akurasi inventaris serta efisiensi proses penyimpanan. Dengan begitu, WMS mendukung kelancaran distribusi dalam rantai pasok.

Perbedaan utama terlihat pada cakupan. SCM menghubungkan berbagai pihak dalam rantai pasok, sedangkan WMS berfokus pada satu area, yaitu gudang. Walau berbeda, keduanya saling melengkapi. Integrasi keduanya memastikan distribusi tepat waktu sekaligus menjaga ketersediaan stok yang akurat. Berikut ini tabel perbedaan antara keduanya:

Kapan Bisnis Perlu Menggunakan Warehouse Management System (WMS)?

WMS menjadi solusi strategis bagi perusahaan yang memerlukan kontrol gudang yang lebih efisien, akurat, dan terdigitalisasi. Berikut adalah beberapa faktor yang dapat membantu Anda menentukan apakah WMS cocok untuk bisnis Anda:

1. Ketika Perusahaan Perlu Mengelola Stok Barang di Gudang

WMS diperlukan bagi perusahaan yang mengelola berbagai jenis stok dalam satu gudang, seperti bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi. Sistem ini membantu mengorganisir alur pergerakan barang yang berbeda-beda dalam satu lokasi, memastikan setiap kategori stok dikelola dengan baik.

Contohnya seperti dalam manajemen gudang restoran, di mana pengelolaan stok bahan makanan yang cepat habis dan sensitif terhadap kedaluwarsa menjadi sangat vital. WMS memungkinkan restoran untuk mengatur alur pergerakan bahan baku, memantau stok secara real-time, dan memastikan bahan yang lebih cepat kedaluwarsa digunakan terlebih dahulu.

2. Ketika Bisnis Membutuhkan Digitalisasi Manajemen Gudang

WMS mengubah proses manual menjadi digital, memudahkan pencatatan alur barang, pengelolaan stok, dan pemantauan kualitas secara lebih rapi. Sistem ini juga membantu perusahaan menganalisis data untuk memastikan stok selalu terkendali dan menghindari barang kadaluarsa.

3. Ketika Bisnis Membutuhkan Sistem dengan Fitur Lengkap dan Fleksibel

WMS menyediakan berbagai fitur canggih seperti RFID, barcode scanning, dan integrasi CCTV. Fitur-fitur ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, mempermudah pengelolaan gudang dan meningkatkan produktivitas karyawan yang terlibat dalam operasional harian.

4. Ketika Proses Stok Opname Memakan Waktu dan Tidak Akurat

Jika proses stok opname manual terlalu lama dan sering tidak akurat, WMS dapat menjadi solusinya. Sistem ini mempercepat proses penghitungan stok, memastikan hasil yang lebih terstruktur dan akurat, serta meningkatkan efektivitas pengelolaan inventaris di gudang.

Memilih software WMS yang tepat untuk bisnis Anda sangat krusial agar proses pengelolaan gudang berjalan lebih efisien dan terorganisir. Pastikan untuk memilih software yang sesuai dengan kebutuhan operasional, seperti pengelolaan stok yang lebih akurat, integrasi sistem, dan fitur yang dapat disesuaikan dengan skala bisnis Anda.

Selain itu, pastikan software WMS yang dipilih mudah digunakan, dengan antarmuka yang intuitif, dan mendukung integrasi dengan sistem lain seperti akuntansi atau e-commerce. Lakukan evaluasi menyeluruh dan, jika memungkinkan, cobalah terlebih dahulu demo software untuk memastikan sistem tersebut memenuhi semua kebutuhan gudang dan bisnis Anda.

Software WMS Terbaik ScaleOcean dengan Integrasi dan Kustomisasi Tinggi

ScaleOcean menyediakan solusi Warehouse Management System (WMS) yang menyeluruh, dirancang untuk perusahaan dengan kemampuan integrasi yang mulus dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

WMS ScaleOcean terintegrasi dengan ekosistem bisnis, mencakup modul sales, purchasing, POS, supply chain, hingga finance. Ini memungkinkan setiap pergerakan stok langsung tercermin dalam laporan keuangan dan penjualan tanpa perlu entri data manual yang berisiko kesalahan.

Dengan dukungan kustomisasi personal, WMS ScaleOcean memudahkan Anda untuk menyesuaikan dashboard dan konfigurasi cerdas sesuai dengan KPI dan kebutuhan unik setiap divisi perusahaan.

Dapatkan demo gratis sekarang dan konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim profesional ScaleOcean untuk menyesuaikan solusi WMS yang tepat bagi perusahaan Anda.

Berikut fitur yang ditawarkan WMS system ScaleOcean, diantaranya:

• Dukungan Multi-Gudang: Memungkinkan pengelolaan beberapa gudang dalam satu sistem terintegrasi, sangat cocok untuk bisnis dengan banyak lokasi.
• Otomatisasi Pemesanan Ulang Stok: Secara otomatis memicu pembelian ketika stok mencapai titik minimum, mencegah kekurangan barang.
• Manajemen Barang Masuk & Keluar: Memastikan alur barang masuk dan keluar tercatat dengan akurat dan efisien, mendukung kelancaran logistik.
• Sistem Picking & Putaway Cerdas: Mengarahkan staf ke lokasi pengambilan dan penyimpanan barang yang paling efisien, mempercepat proses.
• Manajemen Transfer Stok Antar Gudang: Memudahkan pemindahan barang antar gudang dengan kontrol yang terstruktur, memastikan keseimbangan stok di semua lokasi.

Dengan fitur dan keunggulannya yang meningkatkan efisiensi, sistem WMS membantu Anda dalam mencatat akurasi stok melalui automasi yang meminimalkan kesalahan manual dalam pengelolaan gudang.

Kesimpulan

Sistem manajemen gudang (WMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengoptimalkan dan mengotomatiskan seluruh operasi gudang harian. Sistem ini mengelola seluruh proses logistik, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman barang keluar dari gudang.

Sistem WMS memungkinkan perusahaan memantau inventaris secara real-time, mengatur alur kerja, meningkatkan efisiensi, mengurangi potensi kesalahan, serta menekan biaya operasional gudang.

Untuk mendukung tujuan tersebut, Software WMS ScaleOcean hadir sebagai solusi yang mengintegrasikan pemantauan stok, pelacakan real-time, serta otomatisasi proses. Dengan sistem ini, perusahaan memperoleh visibilitas penuh terhadap inventaris sekaligus menjaga akurasi tinggi, sehingga operasional gudang menjadi lebih efisien dan kompetitif.