Pada era digital seperti sekarang, kebutuhan terhadap pengiriman barang yang efisien dan transparan menjadi semakin penting. Memahami kebutuhan ini, ScaleOcean telah mengembangkan freight forwarding software yang tidak hanya meningkatkan transparansi tetapi juga mempercepat keseluruhan proses pengiriman. Dengan fitur canggih yang meliputi penerimaan order, perencanaan dan penjadwalan pengiriman, serta pelacakan dan manajemen masalah pengiriman, software ini dirancang untuk mengoptimalkan operasi logistik Anda. Cari tahu lebih lanjut cara kerja sistem dalam shipment order monitoring di sini!

1. Pentingnya Shipment Order Monitoring

Di era serba cepat dan praktis ini, pelanggan menuntut adanya kejelasan status pengiriman. Oleh karena itu, penting bagi freight forwarder untuk mampu melakukan pelacakan status shipping dan memberikan informasi terkini terkait status tersebut ke pihak-pihak bersangkutan. Manfaatnya secara detail adalah: 

a. Adanya Transparansi dalam Shipping

Dengan adanya sistem pelacakan yang efektif, perusahaan dapat menyediakan informasi terkini mengenai setiap perubahan status pengiriman barang, mulai dari pengambilan, transit, hingga pengiriman ke tujuan akhir. Mengapa diperlukan transparansi? Misalkan klien adalah perusahaan manufaktur yang menunggu pengiriman bahan baku untuk produksinya. Jika tidak ada transparansi, tentunya klien akan sulit merencanakan dan mengelola jadwal produksi dengan efektif.

b. Meminimalisir Kesalahan & Keterlambatan Pengiriman

Pelacakan status pengiriman yang akurat dan tepat waktu membantu meminimalisir kesalahan dan keterlambatan yang bisa terjadi selama proses pengiriman. Dengan shipment order monitoring, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah logistik yang mungkin terjadi, seperti kesalahan alamat, kerusakan mesin transportasi logistik, atau gangguan pada rute pengiriman. Dengan tahu secara cepat masalah ini, dampak negatifnya terhadap efisiensi dan reputasi perusahaan bisa dicegah, serta tidak ada biaya tambahan yang mungkin ada karena pengiriman ulang atau penanganan klaim dari pelanggan yang tidak puas.

c. Adanya Kepastian Waktu Kedatangan Barang

Melakukan shipment order monitoring tentunya akan memberikan kepastian kapan barang datang bagi pihak yang terlibat. Dengan ini, pelanggan dapat merencanakan kegiatan persiapan berdasarkan estimasi kedatangan barang. Terlebih bagi industri yang mengandalkan komponen atau bahan baku yang harus tiba tepat waktu untuk memastikan operasional tetap berjalan dengan baik.

d. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Shipment order monitoring juga secara langsung meningkatkan kepuasan pelanggan karena mereka mendapatkan kontrol dan merasa aman terhadap barang yang dikirim. Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk aktif menyediakan layanan pelanggan, seperti memberikan notifikasi status pengiriman dan menanggapi pertanyaan yang muncul selama proses pengiriman.

2. Cara ScaleOcean Software Bantu Lacak Pengiriman

ScaleOcean freight forwarding software telah dirancang khusus untuk menyederhanakan dan meningkatkan proses pengiriman dengan menyediakan berbagai fitur yang terintegrasi. Bagaimana cara kerja sistem ini dalam membantu setiap tahap pengiriman, mulai dari penerimaan order hingga konfirmasi penyelesaian shipping? Cari tahu lebih lanjut pada pembahasan berikut.

a. Penerimaan Order Pengiriman

Pada tahap penerimaan order pengiriman, Anda hanya perlu menginput data jenis barang, tujuan pengiriman, dan syarat khusus yang diperlukan. Sistem kemudian secara otomatis akan menyimpan informasi tersebut agar selanjutnya dijadikan acuan untuk tahapan pengiriman berikutnya. Baik itu untuk pembuatan bill of lading, penjadwalan pengiriman, atau persiapan dokumen lainnya. Semua proses menjadi lebih efisien berkat otomatisasi yang disediakan oleh sistem.

b. Pemilihan Vendor Logistik

Selanjutnya, software membantu freight forwarder dalam memilih vendor logistik berdasarkan informasi dan kriteria tambahan yang telah dimasukkan sebelumnya. Selain berdasarkan order pengiriman, Anda juga bisa melihat dari biaya yang ditetapkan, kecepatan pengirimannya, fasilitas logistik tambahan yang diberikan, hingga reputasi vendor selama menangani pengiriman baik secara domestik maupun internasional. 

c. Perencanaan dan Penjadwalan Pengiriman

Jika vendor sudah terpilih, berikutnya sistem akan memudahkan Anda melakukan perencanaan dan penjadwalan pengiriman. Jadwal yang ditetapkan tentunya berdasarkan kondisi-kondisi tertentu seperti ketersediaan kapasitas, rute pengiriman, tujuan akhir, dan estimasi waktu yang dibutuhkan. Faktor-faktor ini diintegrasikan ke dalam sistem untuk mengoptimalkan jadwal pengiriman sehingga meminimalisir risiko keterlambatan dan memaksimalkan efisiensi logistik.

d. Tracking Status Pengiriman

ScaleOcean freight forwarding software memungkinkan baik perusahaan logistik maupun pelanggan untuk melihat status real-time dari setiap pengiriman. Sistem menyediakan update secara berkala tentang lokasi dan status barang, yang bisa diakses melalui dashboard. Dengan adanya dashboard interaktif ini, Anda bisa dengan mudah lacak paket kapan pun.

Terlebih jika terdapat banyak pengiriman sekaligus yang harus dipantau, software ini adalah solusi yang sangat efektif. Anda cukup melakukan filter pada dashboard berdasarkan kriteria tertentu seperti tanggal pengiriman, tujuan, atau status saat ini sehingga proses mencari informasi spesifik dapat dilakukan secara cepat dan akurat.

e. Manajemen Masalah Shipping

Sistem ini juga dilengkapi notifikasi otomatis ketika status pengiriman dalam masalah atau berbeda dari rencana pengiriman yang telah ditetapkan. Dengan ini Anda bisa segera mencari solusi untuk mengatasinya. Mulai dengan meninjau rincian notifikasi untuk memahami sumber masalah, apakah itu disebabkan oleh keterlambatan logistik, kesalahan dalam penanganan barang, atau masalah administratif. Setelah mengidentifikasi masalahnya, langkah selanjutnya mengkomunikasikannya dengan tim terkait atau vendor logistik untuk mencari solusi terbaik.

f. Konfirmasi Penyelesaian Pengiriman

Setelah pengiriman selesai, sistem akan secara otomatis mengirimkan pemberitahuan kepada semua pihak terkait, termasuk pengirim, vendor logistik, dan penerima, bahwa barang telah tiba di tujuan akhir. Pemberitahuan ini tidak hanya mencakup konfirmasi kedatangan barang tetapi juga detail penting lainnya seperti waktu kedatangan, kondisi barang saat diterima, dan dokumentasi pendukung seperti tanda terima dan foto kondisi barang.

3. Kesimpulan

ScaleOcean freight forwarding software menjadi solusi inovatif yang memungkinkan perusahaan logistik dan pelanggan untuk melakukan shipment order monitoring secara real-time. Mulai dari penerimaan order hingga konfirmasi penyelesaian pengiriman, setiap fitur dirancang untuk menyederhanakan proses, mempercepat pengambilan keputusan, dan meningkatkan responsivitas terhadap perubahan kondisi atau tantangan operasional. Upgrade sistem logistik Anda dengan freight forwarding software ScaleOcean dan capai efisiensi tracking pengiriman untuk kepuasan pelanggan. Hubungi kami hari ini dan dapatkan konsultasi dan demo sistem secara gratis!