Standar operasional prosedur (SOP) adalah instruksi tertulis yang menjelaskan proses langkah demi langkah yang diperlukan untuk melakukan tugas atau operasional tertentu dengan benar. Biasanya SOP pembelian bahan baku dan barang dapat ditemukan pada industri manufaktur. SOP ini dirancang untuk memastikan konsistensi dan kualitas dalam pelaksanaan berbagai tugas.

Tim purchasing management perlu memastikan pembuatan SOP sudah disesuaikan dengan peraturan perusahaan. Sebelum prosedur dibuat, tim purchasing dan internal bisnis akan mendiskusikan terlebih dahulu peraturan terkait pembelian. Dokumen tersebut digunakan sebagai acuan setiap departemen dalam melakukan permintaan. Setelah disusun, SOP biasanya ditinjau dan disetujui oleh stakeholder. Cari tahu lebih lanjut tentang SOP pembelian bahan baku dan barang di pembahasan berikut!

1. SOP Pembelian Barang

Proses pembelian atau purchasing barang dimulai dengan identifikasi kebutuhan akan suatu barang atau jasa tertentu. Kebutuhan ini dapat muncul dari berbagai departemen dan diajukan ke tim purchasing management. Setelah kebutuhan teridentifikasi, tim pengadaan menilai persyaratan, termasuk spesifikasi, kuantitas, dan kualitas barang yang diinginkan. Langkah ini membutuhkan diskusi lanjut dengan departemen yang mengajukan permintaan untuk mengklarifikasi rincian dan memastikan pembelian akhir memenuhi persyaratan.

Nah, SOP pembelian barang adalah kerangka atau dokumentasi penting yang menjadi bahan acuan untuk melakukan proses pengadaan barang dan jasa. Dokumen ini disusun untuk menyederhanakan pengadaan, memastikan bahwa operasional dilakukan secara sistematis, transparan, serta tetap mematuhi standar hukum dan etika.

Contohnya seperti ini. Ketika sebuah departemen dalam perusahaan menyadari kebutuhan akan barang tertentu, departemen tersebut akan memulai prosesnya dengan mengajukan daftar permintaan pembelian kepada tim purchasing management. Daftar permintaan ini mencakup rincian seperti jenis barang yang dibutuhkan, kuantitas, standar kualitas yang diinginkan, dan jangka waktu pengiriman.

Permintaan tersebut kemudian ditinjau dan disetujui oleh badan internal, biasanya manajer atau departemen purchasing, untuk memastikan bahwa permintaan tersebut selaras dengan anggaran dan persyaratan operasional perusahaan. Setelah purchase request disetujui, tim purchasing management memulai proses pembelian. Hal ini melibatkan seleksi supplier yang sesuai, yang dapat didasarkan pada kinerja masa lalu, harga, kualitas barang, dan keandalan.

2. SOP Pembelian Bahan Baku

Standar operasional prosedur pada bahan baku memiliki peran sendiri, khususnya bagi perusahaan yang memproduksi banyak barang. Pada perusahaan jenis ini, kualitas bahan mentah berdampak langsung pada kualitas produk akhir. SOP dimulai dengan identifikasi kebutuhan bahan baku, yang biasanya ditentukan oleh jadwal produksi, tingkat inventaris, atau persyaratan proyek.

Langkah ini melibatkan koordinasi yang erat antara tim pengadaan dan departemen produksi. Mereka bekerja sama secara tepat untuk menentukan spesifikasi bahan baku yang dibutuhkan, termasuk kualitas, kuantitas, dan jadwal pengiriman. SOP bahan mentah mencakup berbagai aspek termasuk pengadaan, pemeriksaan pada saat kedatangan, kondisi penyimpanan, manajemen inventaris, dan penggunaan aktual bahan tersebut dalam produksi.

Tujuan SOP ini untuk memberikan pedoman yang jelas yang membantu menjaga integritas dan kualitas bahan mentah, mulai dari penerimaan hingga penggabungannya ke dalam produk jadi. Jika bahan memenuhi standar yang disyaratkan, bahan tersebut diterima dan digunakan untuk produksi atau sebagai bahan untuk memproduksi. Jika material tidak memenuhi standar yang disyaratkan, SOP menentukan tindakan yang harus diambil, termasuk retur pembelian ke pemasok, meminta penggantian, atau dinegosiasikan diskon.

3. Beda SOP Pembelian Barang vs Bahan Baku

Prosedur operasi standar (SOP) untuk pembelian barang dan bahan mentah merupakan komponen dalam proses pengadaan diperusahaan mana pun. Namun keduanya memiliki tujuan yang berbeda dan untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda. SOP pembelian barang terutama berfokus pada perolehan produk jadi.

Sementara, SOP pembelian bahan baku disesuaikan secara khusus dengan pengadaan yang digunakan dalam proses produksi. SOP ini lebih kompleks dan teknis, dengan fokus pada perolehan bahan berkualitas tinggi yang berdampak langsung pada produk akhir. Hal tersebut membutuhkan komunikasi antara tim purchasing management dan departemen produksi untuk secara tepat menentukan spesifikasi bahan baku yang dibutuhkan. Di bawah ini akan dijelaskan lebih spesifik perbedaan keduanya.

a. Tujuan Utama Pembelian

SOP pembelian barang seringkali berhubungan dengan item yang lebih banyak, termasuk produk jadi, perlengkapan, peralatan, dan layanan. Item-item ini biasanya distandarisasi, dan spesifikasinya didefinisikan dengan baik agar dapat dipahami dengan mudah. Prosesnya lebih terfokus pada perolehan anggaran terbaik yang menyesuaikan aturan perusahaan, memastikan kualitas, dan menyelaraskan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Sebaliknya, SOP pembelian bahan baku lebih spesifik dan kompleks. Terutama berkaitan dengan pengadaan bahan dasar yang digunakan. Kriteria bahan baku bisa sangat rumit dan memerlukan pemahaman mendalam tentang proses produksi dan standar kualitas. SOP jenis ini butuh pemeriksaan kualitas yang lebih ketat dan hubungan yang lebih erat dengan pemasok untuk memastikan bahwa bahan-bahan tersebut memenuhi persyaratan teknis tertentu yang penting untuk proses produksi.

b. Hubungan dan Negosiasi Pemasok yang Berlaku

Saat melakukan pembelian barang, hubungan dengan pemasok lebih bersifat transaksional, terutama untuk pembelian rutin seperti kardus, plastik, dan sebagainya. Fokusnya sering kali pada biaya, ketersediaan, dan kecepatan kelangsungan barang. Negosiasi pemasok biasanya berpusat pada harga, jadwal pengiriman, dan syarat pembayaran. SOP pengadaan barang di sini lebih mudah untuk aspek persyaratan.

Sedangkan dalam pembelian bahan baku, hubungan dengan pemasok seringkali lebih bersifat strategis dan berjangka panjang. Hal ini karena kualitas dan konsistensi bahan baku berdampak langsung pada kualitas produk akhir. Negosiasi pemasok bisa menjadi lebih kompleks, melibatkan diskusi mengenai kontrak kedepannya, stabilitas harga, dan rencana darurat jika terjadi gangguan pasokan. Seringkali terdapat penekanan yang lebih besar pada pembangunan rantai pasokan yang andal dan mengembangkan berbagai sumber untuk bahan-bahan penting.

c. Jaminan Kualitas yang Didapatkan

Jaminan kualitas pada pengadaan barang dirancang untuk memastikan bahwa barang yang diperoleh sudah sesuai dengan standar pasar umum dan spesifikasi perusahaan. Tujuannya lebih pada fungsi, kegunaan, dan kriteria kualitas umum. Jaminan yang diberikan mencakup kepatuhan terhadap standar hukum dan keamanan dengan barang tertentu yang dibeli. Pendekatan yang digunakan adalah memenuhi standar kualitas yang menjamin produk sesuai dengan tujuan penggunaannya tanpa terlalu bersifat spesifik.

Sebaliknya, jaminan kualitas pengadaan bahan mentah biasanya lebih ketat. Terutama berlaku di industri yang kualitas bahan mentahnya secara langsung mempengaruhi hasil akhir, seperti di bidang farmasi, makanan dan minuman, serta otomotif. Jaminan kualitas membutuhkan pengujian laboratorium untuk memverifikasi bahan kimia atau sifat fisik bahan. Hal ini juga dapat mencakup pemeriksaan kepatuhan terhadap SOP bahan baku industri.

4. Kesimpulan

SOP pembelian barang melalui tahapan yang sama dengan SOP bahan baku. Keduanya berjalan melewati siklus identifikasi, perencanaan, analisis, pengajuan, kemudian baru disetujui. Tim purchasing management memproses pengadaan dengan cara menentukan terlebih dahulu kualifikasinya. Pembelian barang seperti produk pengemasan bahan jadi atau alat-alat kantor cenderung mudah ditemukan dan hanya membutuhkan general supplier saja.

Sementara, SOP pembelian bahan baku merupakan aturan yang berlaku untuk permintaan bahan baku dimana hal tersebut memiliki kualifikasi yang lebih kompleks lagi. Bahan baku sendiri didapatkan melalui pemilihan supplier yang ketat untuk mengolah kebutuhan produksi perusahaan yang bersifat khusus. Maka dari itu dari segi harga, mutu, dan manfaat dari bahan baku lebih besar lagi.