Purchasing management adalah proses perencanaan strategis, sumber, pengadaan, dan pengendalian perolehan barang, jasa, dan sumber daya yang penting untuk operasional perusahaan. Untuk memudahkan penyediaan barang, alur purchasing harus memenuhi SOP perusahaan di bawah pengawasan procurement management.

Pada alur proses purchasing dibutuhkan tim yang mengelola setiap kebutuhan. Adapun pekerjaan yang berhubungan dengan gudang dan purchasing yaitu, purchasing staff berperan sebagai orang yang mendata kebutuhan per divisi, mengurusi dokumen pembelian dan bertransaksi langsung dengan pemasok, serta staff gudang untuk kontrol ketersediaan stok. Cari tahu lebih lengkapnya alur proses purchasing pada pembahasan berikut.

1. Apa itu Purchasing?

Istilah purchase mengacu pada proses memperoleh barang, jasa, atau bahan mentah dari pihak luar. Pembelian melibatkan tindakan membeli atau mendapatkan barang yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan individu atau perusahaan. Dalam konteks yang lebih luas, pembelian adalah fungsi strategis dalam manajemen rantai pasokan yang melibatkan aktivitas seperti mencari pemasok, menegosiasikan kontrak, memilih vendor, melakukan pemesanan pembelian, mengelola hubungan dengan pemasok, dan memastikan pengiriman barang atau jasa secara tepat waktu.

Agar pelaksanaannya efisien, Anda bisa menggunakan software yang dirancang khusus untuk mengotomatiskan proses pengadaan. Gunakan aplikasi purchasing terbaik untuk memastikan investasi Anda memberikan keuntungan optimal dan dapat memenuhi kebutuhkan operasional pengadaan Anda.

Pada awalnya, proses ini dimulai dengan identifikasi kebutuhan berbagai departemen. Dari sini mulai masuk tahapan lebih kompleks meliputi persetujuan permintaan, pemeriksaan dan seleksi supplier, negosiasi, penempatan pesanan, pemeriksaan yang cermat pada saat pengiriman, dan pemrosesan pembayaran. Pendekatan tersebut tidak hanya mengamankan pasokan yang diperlukan tetapi juga mempunyai peran penting dalam kepatuhan terhadap anggaran, jaminan kualitas, dan efisiensi operasional secara keseluruhan. 

2. Alur Kerja Purchasing

Alur kerja purchasing mempunyai serangkaian langkah yang diikuti oleh perusahaan saat memperoleh barang atau jasa dari pemasok agar memudahkan purchasing management untuk mengambil langkah selanjutnya. Berikut di bawah ini mari kita pahami lebih dalam tentang alur kerja pembelian yang efektif bagi perusahaan.

a. Mengidentifikasi Kebutuhan

Semuanya dimulai dengan identifikasi kebutuhan di perusahaan dari setiap unit bisnis. Fase ini melibatkan kolaborasi di antara berbagai departemen. Mereka mengkomunikasikan kebutuhan mereka, menentukan jenis, jumlah, kualitas, dan jadwal untuk barang atau jasa yang dibutuhkan. Langkah ini memastikan pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu dimasukkan dalam dokumen purchase request.

Kebutuhan ini dapat berasal dari berbagai departemen, mulai dari kebutuhan produksi untuk barang berwujud hingga kebutuhan yang berhubungan dengan layanan seperti layanan TI, konsultasi, atau keahlian profesional. Memahami kebutuhan ini tidak hanya melibatkan penilaian terhadap permintaan saat ini, tetapi juga proyeksi kebutuhan di masa depan untuk memastikan bahwa proses pengadaan sesuai dengan tujuan jangka panjang perusahaan.

b. Persetujuan Permintaan

Permintaan ini berfungsi sebagai pemenuhan yang lebih terperinci, menguraikan tidak hanya secara spesifik apa yang dibutuhkan tetapi juga alasan di balik kebutuhan tersebut. Permintaan ini dapat mencakup rincian seperti kualitas dan jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan, jadwal yang diharapkan untuk pengadaan, dan informasi lain yang relevan dan penting untuk memahami kebutuhan.

Proses persetujuan memastikan bahwa pembelian yang diminta selaras dengan batasan anggaran, visi misi perusahaan, dan perencanaan strategis. Proses ini berfungsi sebagai mekanisme check-and-balance, mencegah pengeluaran yang tidak perlu atau tidak terencana sekaligus menyelaraskan kebutuhan pengadaan dengan tujuan operasional dan keuangan organisasi yang lebih besar.

c. Mencari Pemasok Sesuai Kebutuhan

Identifikasi dan evaluasi pemasok membutuhkan ketelitian karena alur proses purchasing satu ini harus menyeleksi  mitra yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan pengadaan. Proses ini bukan sekadar mencari pemasok mana pun, tetapi juga mengidentifikasi pemasok yang mampu memberikan kualitas, kuantitas, dan layanan yang tepat dengan harga yang kompetitif.

Proses ini biasanya dimulai dengan riset dan analisis pasar. Purchasing staff atau spesialis pengadaan menjelajahi berbagai sumber untuk menyusun daftar pemasok potensial. Cara mencari sumber ini dapat meliputi basis data mandiri, mengumumkan kebutuhan skala besar, riset online, referensi, atau menghadiri acara dan pameran industri tertentu.

d. Mengajukan Permintaan dan Kontrak

Bergantung pada kerumitan permintaan seperti adanya kebutuhan tertentu yang spesifik misalnya bahan atau warna dan skala pembelian. Dokumen purchase order berisi informasi spesifik termasuk harga, syarat, ketentuan, dan terkadang proposal yang menguraikan bagaimana pemasok berencana untuk memenuhi persyaratan lalu dikirimkan kepada distributor.

Setelah menerima tanggapan dari pemasok, purchasing management mengevaluasi proposal atau penawaran yang diajukan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Evaluasi ini sering kali melibatkan analisis terhadap berbagai faktor, termasuk harga, kemampuan teknis, jadwal yang diusulkan, jaminan kualitas, kesesuaian dengan spesifikasi, dan pertimbangan lain yang relevan.

e. Negosiasi Dengan Pemasok 

Setelah pengajuan proposal atau penawaran, negosiasi dilakukan dengan pemasok yang sudah dihubungi oleh pihak purchasing. Diskusi membahas pada penyelesaian persyaratan pembelian. Negosiasi mencakup berbagai aspek termasuk harga, waktu pengiriman, syarat pembayaran, jaminan, untuk kesepakatan yang saling menguntungkan.

Strategi negosiasi dapat bervariasi berdasarkan sifat pembelian, pemasok, dan peraturan perusahaan. Pendekatan efektif pada distributor yang berfokus menciptakan situasi yang saling menguntungkan seringkali lebih disukai, yang bertujuan untuk membangun kemitraan jangka panjang. 

f. Menyeleksi Barang Dagang 

Setelah pengiriman, purchasing management memeriksa barang atau jasa yang diterima untuk memastikan barang memenuhi kualitas dan kuantitas tertentu yang diuraikan dalam pesanan pembelian. Memilih dan mengecek barang dari supplier untuk memastikan bahwa produk yang diperoleh memenuhi persyaratan yang sudah disepakati bersama dalam hal kualitas, kuantitas, harga, dan pengiriman tepat waktu. Distributor juga akan merasa bertanggung jawab memaksimalkan kinerjanya saat pengadaan barang agar memenuhi permintaan. 

g. Menilai Performa Supplier 

Pemantauan kinerja supplier adalah proses berkelanjutan yang melibatkan evaluasi dan pengelolaan kinerja pemasok untuk memastikan mereka secara konsisten memenuhi standar, hasil, dan ekspektasi yang telah disepakati yang ditetapkan dalam kontrak atau perjanjian. Pemantauan sangat penting karena memungkinkan perusahaan untuk melacak, menilai, dan mengoptimalkan kinerja pemasok mereka selama masa kontrak.

Hal tersebut dilakukan untuk mengatasi masalah atau ketidaksesuaian dengan segera sangatlah penting. Baik itu pengiriman yang tertunda, masalah kualitas, atau kesalahpahaman komunikasi dan memastikan gangguan minimal yang menimbulkan reorder point pada operasional dan menjaga hubungan pemasok yang sehat.

h. Melakukan Pembayaran 

Setelah pemeriksaan dan verifikasi, pemasok mengirimkan bahan yang dibutuhkan. Pada tahap ini alur purchasing memasuki langkah terakhir yaitu meninjau  terhadap pesanan pembelian dan penerimaan barang atau jasa. Setelah disetujui, pembayaran diproses berdasarkan ketentuan yang disepakati.

Efisiensi dalam pemrosesan dan pembayaran tidak hanya memastikan pembayaran tepat waktu kepada pemasok, tetapi juga berkontribusi pada operasi keuangan yang tepat. Manajemen anggaran yang sesuai membantu menjaga kelancaran hubungan dengan pemasok dan memfasilitasi sistem keuangan yang transparan dan akuntabel.

i. Penyimpanan dan Analisis Data

Semua dokumen yang relevan, termasuk pesanan pembelian, produksi, dan tanda terima, disimpan untuk tujuan pencatatan. Selain itu, data dari proses pembelian seringkali dianalisis untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya, tren, dan peningkatan proses. Manajemen yang efisien dan analisis yang mendalam terhadap catatan pengadaan merupakan alur kerja purchasing dalam mendorong peningkatan produksi untuk lebih diminati oleh konsumen dan tata kelola anggaran yang tepat, sehingga membantu proses pengambilan keputusan.

3. Kesimpulan

Alur proses purchasing yang efisien mencakup banyak langkah kompleks di dalamnya termasuk pada menganalisa kebutuhan setiap departemen, mengajukan permintaan dalam bentuk purchase order ke pimpinan, menunggu persetujuan, sampai penyimpanan dokumen penting yang berhubungan dengan pemasok dan pembelian. 

Kesuksesan pembelian dan anggaran sudah diatur secara hati-hati agar bisa menyesuaikan dengan perusahaan sehingga saat proses operasional tidak ada kendala yang memungkinkan gagalnya persediaan stok dan kekurangan dana dalam proses produksi.