Kebutuhan akan sistem ERP di seluruh industri tidak perlu diragukan lagi. Bagaimana tidak? Melalui software ini, Anda bisa mengotomatiskan tugas berulang dan mengelola seluruh proses bisnis hanya dari satu tampilan dashboard. Selain kemudahan, enterprise resource planning juga memberikan Anda kontrol penuh atas semua operasional yang bisa diakses kapan saja dan darimana saja.

Tidak mengherankan, jika institusi pendidikan pun turut menerapkan sistem digital ini. Dimana tidak hanya sekolah, melainkan juga universitas dan lembaga belajar sekaligus. Aplikasi ERP untuk industri ini didesain khusus untuk bisa memenuhi kebutuhan murid, guru, orang tua, proses administrasi, hingga pembelajaran. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas peran serta modul ERP apa saja yang bisa mendukung operasional lembaga Anda secara detail.

1. Peran ERP di Institusi Pendidikan

Di era sekarang, menjadi sekedar tempat belajar tidaklah cukup bagi lembaga pendidikan untuk maju. Anda harus terus berinovasi dalam menyediakan layanan terbaik dan menerapkan teknologi terbaru untuk bisa bersaing dengan institusi lainnya. Disinilah letak pentingnya menerapkan sistem ERP. 

Sebagai sebuah sistem manajemen informasi, ERP memainkan peran yang sangat penting dalam membantu institusi pendidikan meningkatkan pelayanannya, mengintegrasikan seluruh operasional, serta memfasilitasi aliran informasi yang efisien dan efektif. Ketahui lebih lanjut manfaat ERP lainnya bagi lembaga pendidikan.

a. Meningkatkan Efisiensi Proses

Implementasi sistem ERP memberikan institusi pendidikan wawasan yang mendalam tentang semua operasional, mulai dari pendaftaran, akademik, administrasi, keuangan, hingga SDM. Dengan platform terintegrasi, semua data dapat Anda akses dan kelola dalam satu tempat. Mengidentifikasi area mana yang memerlukan perbaikan pun tidak membutuhkan waktu lama. Tidak hanya itu, proses berbelit-belit pun bisa Anda sederhanakan melalui software ini. Jadi, waktu untuk melakukan tugas rutin bisa dipersingkat dan digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya. 

b. Automasi Tugas

Sistem digital ini mendukung peningkatan produktivitas lembaga pendidikan Anda dengan cara mengotomatiskan berbagai pekerjaan manual. Contohnya seperti membuat penjadwalan kelas, mengelola nilai akademik siswa, dan masih banyak lagi. Hal tersebut memberikan waktu lebih bagi staff dan manajemen untuk berfokus pada tugas yang lebih penting. Automasi ini tidak hanya mengurangi beban kerja, tetapi juga meningkatkan akurasi dan kecepatan proses.

c. Alokasi Sumber Daya yang Efektif

ERP membantu institusi Anda dalam merencanakan, mengalokasikan, dan mengoptimalkan sumber daya dengan lebih efektif. Dengan sistem yang terintegrasi, seluruh informasi terkait proses pembelajaran tersedia secara akurat. Contohnya adalah Anda bisa merencanakan jadwal pelajaran sesuai dengan ketersediaan ruangan dan guru. Alokasi sumber daya pun jadi lebih mudah dan tepat.

d. Komunikasi dan Kolaborasi Lebih Mudah

Sistem ini memberikan kemudahan bagi lembaga untuk melakukan komunikasi dan kolaborasi dengan berbagai departemen dan bahkan stakeholder. Semua pihak tersebut akan memiliki akses ke data yang sama. Hal tersebut tentu saja akan memudahkan proses pembuatan kebijakan, pengambilan keputusan, dan penyelarasan tujuan antara berbagai pihak. Lingkungan kerja pun jadi lebih sinergis dan produktif.

e. Peningkatan Transparansi

Cara kerja sistem ERP dalam meningkatkan visibillitas adalah dengan menyediakan fitur khusus yang memungkinkan institusi untuk melacak dan memantau semua aktivitas dan transaksi dalam satu platform. Dimana artinya, semua pihak yang berkepentingan memiliki akses ke informasi yang sama dalam pembuatan kebijakan dan pengambilan keputusan.

f. Meminimalisir Risiko

Dengan efisiensi dan automasi yang ditawarkan oleh platform ini, akan berdampak pada penghematan biaya dan sumber daya di institusi dalam jangka waktu panjang. Selain itu, risiko terjadinya kesalahan manusia pun bisa Anda hindari, karena semua tugas manual bisa dijalankan secara otomatis.

g. Kemudahan Analisis Data

ERP menyediakan data dan analisis real-time yang dapat mengekstrak wawasan berharga dari data dan menggunakan wawasan tersebut untuk acuan dalam membuat keputusan strategis. Ini memungkinkan manajemen institusi pendidikan untuk membuat strategi yang tepat berdasarkan informasi yang akurat.

2. Modul ERP Khusus untuk Sekolah

Dalam konteks sekolah, ada lima modul yang wajib ada di sistem ERP. Dimana setiap modulnya memiliki fokus dan fungsi spesifik yang berbeda-beda. Melalui solusi-solusi tersebut, tugas rutin yang biasanya membutuhkan waktu dan upaya yang besar dapat diotomatiskan untuk meningkatkan produktivitas. Dalam bagian ini, kita akan membahas lima modul tersebut dan bagaimana mereka berkontribusi untuk mengoptimalkan operasional sekolah.

a. Online Admission

Masalah utama yang sering dihadapi oleh institusi pendidikan ini adalah ribetnya proses pendaftaran murid baru, yang biasanya terdiri dari beberapa tahapan. Namun, Anda tidak perlu merasakannya lagi ketika sudah menerapkan sistem ini. Dengan modul online admission pada sistem manajemen untuk sekolah, sekolah Anda bisa menjalankan proses pendaftaran dan seleksi calon siswa (PPDB) secara digital.

Solusi ini mencakup pengisian formulir pendaftaran, pengumpulan dokumen pendukung, pembayaran biaya registrasi, dan pengumuman hasil seleksi yang semuanya bisa dilakukan secara online. Selain mempercepat proses PPDB, modul ini juga bisa mengurangi beban administrasi serta memberikan kemudahan bagi calon siswa dan orang tua mereka. Dengan sistem ini, calon siswa dapat mendaftar kapan saja dan di mana saja tanpa perlu mengikuti proses seleksi secara langsung di sekolah.

b. Academic Management

Modul ini mencakup semua aspek yang berkaitan dengan proses belajar mengajar. Fungsi utamanya adalah untuk merencanakan kurikulum, mengelola jadwal pelajaran, memantau kinerja siswa, dan mengelola penilaian secara terintegrasi. Dimana mendukung semua metode pengajaran, mulai dari daring, hybrid, hingga offline. Jadi, memudahkan siswa dan guru untuk mengakses materi pelajaran dan tugas secara mudah dan fleksibel.

Solusi academic management juga membantu sekolah dalam memantau dan meningkatkan kualitas pengajaran. Misalnya, dengan menyediakan data terkait penilaian siswa dan feedback mereka terhadap metode pembelajaran. Dengan begitu, sekolah bisa mendapatkan wawasan yang berharga tentang cara meningkatkan kualitas pengajaran.

c. Student Portal

Student portal adalah platform online yang dirancang untuk memberikan akses siswa ke berbagai informasi dan sumber daya yang relevan dengan kehidupan akademik mereka. Portal ini berfungsi sebagai titik sentral untuk berbagai kebutuhan siswa, memungkinkan mereka untuk melakukan segala sesuatu mulai dari melihat jadwal pelajaran, mengakses materi belajar, mengajukan permohonan bantuan keuangan, hingga melihat hasil ujian.

Modul satu ini juga dapat mencakup fitur komunikasi, memungkinkan siswa untuk berinteraksi dengan staf dan murid lainnya, serta menerima pengumuman penting dari sekolah. Dengan demikian, portal ini membantu siswa merasa terhubung dan terlibat dalam komunitas akademik mereka.

Nah, ERP memungkinkan murid untuk melakukan kustomisasi pada portal mereka. Jadi, semua murid bisa menyesuaikan tampilan dan fungsi portal sesuai dengan kebutuhan dan preferensi mereka. Misalnya, seorang siswa bisa memilih untuk menerima notifikasi tentang ujian pelajaran tertentu atau melihat jadwal mereka pada halaman utama. Penting untuk dicatat bahwa student portal dilindungi oleh keamanan tingkat tinggi untuk melindungi privasi dan informasi pribadi siswa.

d. Exam Management

Sekolah Anda masih menjalankan pembelajaran online? Exam management adalah solusi yang tepat bagi institusi untuk menyelenggarakan ujian secara online. Tenang saja, modul ini menghadirkan berbagai macam jenis ujian, mulai dari pilihan ganda hingga esai. Selain itu, Anda pun dapat membuat soal tampil secara acak untuk mencegah kecurangan. 

Nah, modul yang dimiliki oleh software ERP khusus sekolah ini memiliki fitur penilaian otomatis untuk jenis soal tertentu, dan dapat menghasilkan laporan hasil ujian secara instan. Ini memberikan fleksibilitas bagi siswa untuk mengikuti ujian di mana saja, serta membantu guru dalam mengelola dan menilai ujian. Beban pekerjaan guru pun jadi berkurang dan potensi terjadinya kesalahan dapat diminimalisir.

e. Learning Management System (LMS)

LMS adalah solusi utama yang bisa mendukung, mengelola, dan memfasilitasi proses pembelajaran. Modul ini memungkinkan murid untuk melakukan pembelajaran kapan saja dan di mana saja, sehingga akan berdampak pada memperluas akses dan fleksibilitas dalam pendidikan. 

Kehebatan learning management system adalah dapat mendukung berbagai jenis konten pembelajaran, mulai dari video, slide presentasi, dokumen teks, hingga pesan suara. Fitur lain yang umumnya ada dalam LMS adalah forum diskusi, direct message, kalender belajar, dan penilaian otomatis. Dengan data dari modul ini, guru dan siswa dapat memantau perkembangan belajar secara mudah.

3. Solusi ERP Tepat untuk Universitas

Ketika berbicara tentang universitas, pasti langsung terbayang betapa kompleks fungsi dan operasional yang ada. Dimana institusi pendidikan satu ini harus mengelola proses akademik, administratif, penelitian, dan masih banyak lagi. Tantangan pengoperasian universitas ini menjadi semakin kompleks dengan ukuran dan ruang lingkup yang semakin besar. Nah, ERP menghadirkan berbagai modul yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik universitas. Mari kita bahas satu per satu.

a. Online Research Skills

Dalam dunia digital yang semakin kompleks, kemampuan kampus untuk mendukung penelitian online menjadi sangat penting. Dimana kampus harus menyediakan layanan bagi mahasiswa untuk mengakses, mengevaluasi, dan menggunakan informasi secara online dan efektif. Menyadari hal tersebut, aplikasi ERP pun menghadirkan modul ORS (online research skills) untuk memudahkan mahasiswa dalam menyelesaikan tugas penelitian mereka.

Jangan khawatir, solusi ini menawarkan alat lengkap yang dibutuhkan untuk melakukan research. Dimana mencakup tutorial, kuis, dan alat bantuan lainnya yang dirancang untuk membantu siswa mendapatkan data yang akurat secara online, mengevaluasi sumber, dan menggunakan informasi tersebut secara efektif dan etis dalam penelitian.

b. Attendance Management

Dalam dunia perkuliahan, mahasiswa bertanggung jawab sendiri atas absensi mereka. Maka dari itu, untuk memudahkan dosen dalam memantau kehadiran mereka, ERP menghadirkan solusi attendance management. Jadi, sudah tidak zaman lagi dosen melakukan absen mahasiswa dengan memanggil nama satu per satu. Seluruh data kehadiran akan terekam secara otomatis dan tersimpan di sistem terpusat. Nah, data tersebut nantinya dapat digunakan oleh dosen sebagai bahan acuan dalam penilaian. 

c. Timetable Management

Modul ini membantu memastikan jadwal kelas disusun dengan cara yang paling efisien dan efektif, menghindari konflik jadwal dan memastikan pemanfaatan optimal dari ruang dan sumber daya lainnya. Jadi, mahasiswa dapat merencanakan, mengatur, dan mengakses jadwal mereka secara online, dan menerima pembaruan real-time jika ada perubahan. Dengan demikian, tidak ada lagi yang namanya salah jadwal ataupun miskomunikasi.

d. Academic Planner

Academic planner adalah solusi ERP yang membantu mahasiswa untuk merencanakan dan melacak kemajuan akademis mereka. Melalui solusi ini, mereka bisa merencanakan jurusan studi, mengatur tujuan akademis, dan melacak setiap progres yang ada. Hal ini akan memberikan mereka panduan yang jelas tentang apa yang harus dicapai dan kapan semuanya akan terpenuhi. Ini juga dapat memberikan rekomendasi atau peringatan jika terdeteksi ada mata kuliah yang tertinggal atau masalah lain yang mungkin menghambat kemajuan akademis

e. Fees Management

Modul ini dalam ERP memungkinkan institusi pendidikan untuk mengelola semua aspek biaya, termasuk pembuatan dan pengiriman tagihan, pengumpulan pembayaran, dan pelaporan. Dengan solusi ini, orang tua atau wali dapat membayar biaya UKT (uang kuliah tunggal) secara online dengan mudah dan aman, serta menerima konfirmasi pembayaran secara instan. Ini mengurangi kerumitan dan ketidaknyamanan yang sering kali terkait dengan pembayaran biaya secara manual.

Selain itu, fees management juga dapat membantu universitas untuk melacak dan mengelola pendapatan, dengan memberikan laporan keuangan dan analisis yang detail tentang transaksi pembayaran. Misalnya, tentang jumlah siswa yang telah membayar penuh dan yang masih memiliki tagihan belum dibayar. Semuanya akan tercatat dengan akurat.

4. Kesimpulan

Adopsi ERP dalam operasional institusi pendidikan, baik itu sekolah atau universitas, telah membawa perubahan signifikan dalam cara mereka menjalankan berbagai proses. Dengan modul-modul khusus yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik masing-masing lembaga, sistem tersebut mendukung penyederhanaan proses, pengurangan kesalahan, dan membuat informasi lebih mudah diakses bagi semua pihak yang terlibat.

Sekarang, saatnya Anda memilih provider yang tepat. Nah, ScaleOcean adalah solusi yang Anda cari. Dengan software ERP pendidikan terbaik kami, Anda bisa membawa inovasi dan efisiensi ke dalam operasional pendidikan. Selain itu, sistem kami juga terdiri dari berbagai modul untuk mendukung kebutuhan spesifik lembaga Anda! Jadikan institusi pendidikan Anda lebih maju bersama ScaleOcean.