5 Kunci Kelancaran Implementasi Sistem ERP

Sistem ERP adalah aplikasi terpadu yang mengintegrasikan berbagai data dalam satu database terpusat. Sehingga, semua departemen dapat mengakses informasi dengan mudah melalui satu aplikasi. Sebagai pemilik bisnis, Anda perlu memilih sistem ERP yang tepat agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bukan keputusan mudah, tetapi bisa Anda lakukan mengingat ada banyak hal yang bisa dijadikan bahan pertimbangan. 

Ketika sudah sampai pada tahap implementasi sistem ERP, Anda harus memastikan prosesnya berjalan dengan selancar mungkin. Inilah tantangan yang perlu Anda pecahkan, karena proses implementasi bisa saja gagal. Nah, Anda tidak perlu khawatir lagi. Di artikel ini, kami akan memberikan Anda 5 tips dalam memastikan kelancaran tahapan ini.

1. Lakukan Feasibility Study

Feasibility study adalah proses analisis sistematis untuk mengidentifikasi seluruh faktor yang mungkin terjadi dalam proses implementasi sistem ERP. Hasil analisisnya bisa membantu Anda dalam mengetahui peluang ataupun kesalahan lebih awal. Sehingga, Anda bisa lebih mempersiapkan resource yang dibutuhkan, dan tingkat keberhasilan pun meningkat. 

Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui seberapa tepat sistem ERP yang Anda pilih. Pastikan aplikasi yang dipilih bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dan dapat membantu Anda dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Anda bisa mengetahuinya dari proposal penawaran yang dikirimkan oleh vendor ERP.

Nah, pertimbangan Anda tidak boleh hanya berdasarkan biaya saja, tetapi juga harus melihat secara keseluruhan fungsi dan manfaat penerapan sistem ERP. Selain itu, Anda juga harus memikirkan jenis implementasinya apakah nantinya akan berbasis cloud atau on premise. Sebab, dua-duanya memiliki pengelolaan dan pemeliharaan yang berbeda. 

2. Merencanakan Alur Kerja

Perencanaan merupakan langkah kunci dalam kelancaran implementasi sistem ERP. Dalam hal ini, Anda perlu melakukan pemetaan tentang alur proses bisnis, bagaimana interaksi tiap departemen dalam berbagi data, serta fungsi dan fitur apa saja yang harus terpenuhi dalam aplikasi. Bila pertanyaan tersebut sudah terjawab, Anda akan menemukan sistem ERP terbaik yang sangat sesuai dengan perusahaan.

Perencanaan yang matang akan memudahkan semua tim dalam menentukan desain yang akan diterapkan, infrastruktur pendukung yang akan dipasang, serta proses integrasi maupun migrasi berbagai data yang ada dari masing-masing departemen. Tim yang terlibat pun harus menetapkan rencana penggunaan sistem ERP dengan tujuan maupun sasaran yang jelas serta terukur. 

Sasaran tersebut harus dibuat serealistis mungkin dengan berbagai fase pengujian yang mana bertujuan untuk mengantisipasi setiap permasalahan yang bisa saja terjadi selama proses implementasi dan menyempurnakan pengaturan sistem sebelum diluncurkan. Pada tahap ini, tim juga perlu menyusun kebutuhan apa saja yang diperlukan pasca implementasi, misal dukungan pelatihan terkait penggunaan erp atau pemeliharaan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak.

3. Bangun Tim Implementasi yang Kuat

Dalam penerapan sistem ERP, Anda perlu membentuk tim yang bertugas untuk implementasi software. Dimana tim ini terdiri dari beberapa karyawan yang memiliki kemampuan teknologi. Tiap individu yang dipilih harus mampu berkomunikasi dengan baik dan secara terbuka. Tujuannya, agar proses transisi dapat berjalan dengan lancar.

Komunikasi dapat terbentuk melalui rapat harian atau mingguan untuk memantau perkembangan implementasi serta mengatasi permasalahan yang muncul. Dalam rapat ini, tiap tim dapat menyampaikan feedback yang sesuai untuk memaksimalkan penggunaan ERP. Dengan begitu, sistem akan berkembang menjadi lebih baik dan tentunya sesuai dengan kebutuhan maupun tujuan perusahaan. Nah, idealnya tim yang kuat harus terdiri dari:

• Karyawan yang sudah berada di tingkat senior untuk memberikan dukungan penuh selama proses implementasi mulai dari pra hingga pasca. 
• Manajer proyek yang akan bertugas mengawasi dan memastikan aplikasi dapat berjalan dengan baik dan selesai sesuai tenggat waktu yang sudah ditentukan. 
• Karyawan sebagai pengguna aplikasi yang akan terlibat secara mendalam dan mempunyai pemahaman mengenai alur kerja dari masing-masing departemen. Pengguna ini bisa diwakilkan satu orang per divisi. 
• Karyawan kunci yang akan memberikan bantuan dan berperan sebagai pendukung sistem. Umumnya, ini diambil oleh tim IT yang bertugas untuk memastikan software ERP berjalan dengan baik serta infrastrukturnya sudah sesuai.

Dengan menyusun tim penanggung jawab yang berasal dari berbagai departemen bisa meningkatkan kemungkinan jika semua area bisnis dapat ditangani dengan baik oleh aplikasi. Selain itu, Anda juga menciptakan support yang mendorong kelancaran proses implementasi secara keseluruhan.

4. Kelola Perubahan Cara Kerja

Sistem ERP yang baru saja diterapkan tentu akan mengubah banyak proses dan cara kerja semua staf. Cara Anda dalam mengatasi perubahan tersebut akan menjadi tolak ukur dari keberhasilan implementasi. Maka, Anda harus merencanakan dan menerapkan taktik terbaik untuk mempermudah proses peralihan, menghindari kebingungan, serta mencegah terjadinya penumpukan resistensi alur. 

Salah satu cara untuk memudahkan transisi ke sistem baru adalah memberikan pelatihan kepada semua staf mengenai tata cara pemakaiannya, cara kerja sistem ERP, dan mengingatkan apa saja manfaat yang akan diperoleh nantinya. Edukasi tentang software ERP tidak hanya dilakukan satu dua kali, akan tetapi lakukan secara berulang. Terutama ketika ada perubahan baru setelah memperoleh feedback dari para pengguna. 

Sebelum sistem ERP Anda resmi go-live, Anda juga bisa membuat sesi pengujian ke beberapa karyawan terpilih. Tujuannya untuk memastikan aplikasi dapat memenuhi kebutuhan untuk mengelola seluruh proses bisnis. Selain itu, sesi ini juga bisa membantu karyawan dalam mengadaptasi teknologi dan menerima perubahan dengan baik. 

5. Buat Dokumentasi yang Bagus

Dukungan dan bantuan sangat diperlukan untuk memudahkan dalam menggunakan sistem ERP yang sudah diimplementasikan. Maka, penting buat Anda menyiapkan dokumentasi yang mudah dipahami dan dapat diakses oleh semua orang menggunakan perangkat apa saja dan di mana saja. Anda dapat membuat dokumentasi berupa: 

• Dokumen yang disimpan dalam format pdf dan dibagikan ke semua orang melalui media online.
• Dokumen cetak yang diberikan ke semua departemen, sehingga tiap staf bisa membuka kapan saja ketika mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi. 
• Dokumen berformat video yang dirancang untuk mempermudah pemahaman aplikasi dengan menunjukkan step by step dari masing-masing fitur. 
• Dokumen berupa infografis yang memberikan gambaran alur bisnis.

6. Kesimpulan

Tanda dari proses implementasi sistem ERP yang sukses adalah seluruh proses bisnis sudah dijalankan menggunakan software tersebut dengan baik, dan tidak ada kesulitan yang dialami oleh para pengguna. Selain itu, karyawan dapat memahami dan memanfaatkan tiap fitur yang ada juga merupakan bentuk kesuksesan implementasi. Selain itu, kelima tips-tips di atas bisa Anda jadikan tolak ukur, apakah implementasi sistem ERP benar-benar sudah berhasil dan berjalan dengan mulus atau tidak. Jadi, pastikan Anda mendefinisikan semua kuncinya dengan detail.