Pahami Cara Kerja Sistem ERP dalam Perusahaan

Dalam bisnis, bukan hanya produk saja yang harus Anda kelola, tetapi juga sumber daya manusia, aset, serta keuangan yang dimiliki. Agar lebih mudah, Anda membutuhkan sistem ERP dalam mengelolanya. Sebab, mengelola semua aspek tersebut secara manual akan sangat melelahkan dan bisa menimbulkan banyak kesalahan. Bahkan, akan ada bagian yang tidak terkontrol nantinya.

Dalam studi, disebutkan jika cara kerja sistem ERP memberikan banyak manfaat bagi bisnis di bidang apa pun. Salah satunya, membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan lebih efisien, sehingga meningkatkan produktivitas kerja. Informasi juga dapat disajikan secara real-time dengan data yang akurat. Ingin tahu lebih detail tentang aplikasi ERP? Mari simak ulasan ini.

1. Apa Arti Sistem ERP?

Pengertian sistem ERP (Enterprise Resource Planning) secara umum adalah aplikasi terintegrasi yang mana memungkinkan perusahan besar untuk dapat mengelola semua alur bisnisnya secara terpusat hanya menggunakan satu sistem. Jadi, antara perusahaan pusat dengan masing-masing cabang akan terkoneksi dengan satu database yang menjadi pusatnya. 

Para top manajemen di perusahaan, akan memperoleh laporan secara akurat dan real-time dari masing-masing cabang. Visibilitas yang besar ini dapat mendukung Anda untuk mengetahui setiap aspek bisnis mulai dari kebutuhan SDM, inventaris, hingga ke aliran dananya. Dengan menerapkan sistem ERP, Anda dapat merencanakan semuanya lebih awal dan lebih baik. Anda juga dapat mengambil keputusan dengan bijak ketika ada masalah yang terjadi. 

Misal, terdapat laporan stok barang yang terlewat dan dinyatakan sebagai barang hilang oleh pengelola perusahaan cabang. Untuk menyelesaikannya, Anda dapat melihat semua tracking pencatatan data inventaris di cabang tersebut, baik data yang keluar atau masuk. Bila ternyata ada selisih antara data di dalam aplikasi ERP dengan laporan manajemen, audit pun bisa Anda lakukan.

2. Kenapa Anda Membutuhkan Software ERP?

Ada banyak manfaat sistem ERP dalam memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Mulai dari pendataan tenaga kerja, pengelolaan dana keuangan, hingga inventaris maupun aset perusahaan. Tiap proses bisnis yang dijalankan dapat diatasi dengan satu aplikasi ERP ini. Terlebih, software ini juga memiliki fitur-fitur yang mudah dikustomisasi untuk bisa menyesuaikan kebutuhan setiap perusahaan. Sehingga, karyawan dapat mengoptimalkan efisiensi kerja dan produktivitas pun meningkat. 

Itulah mengapa Anda sangat membutuhkan software ini. Memantau seluruh proses bisnis pun terasa jauh lebih mudah. Dengan satu sistem, Anda bisa mengetahui kinerja karyawan, 
melihat keefektifan biaya yang dikeluarkan perusahaan, dan memastikan semuanya sudah tepat sasaran. Seluruh tugas di perusahaan akan cepat selesai karena sistem ERP membantu Anda dalam mengotomatiskan pekerjaan berulang. 

Aplikasi ERP memiliki fitur-fitur unggulan yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis dalam skala kecil, menengah, maupun besar. Salah satu yang paling banyak diincar adalah fitur pengelolaan tenaga kerja. Dari fitur tersebut, tim HRD akan dapat memantau presensi masing-masing karyawan, mengurus masalah cuti, serta mengelola jam lembur. Semuanya sudah terintegrasi dalam satu laporan yang memudahkan dalam proses penggajian tiap bulannya. 

Selain itu, ada pula Supply Chain Management (SCM) yang memudahkan Anda untuk mengelola maupun merencanakan produksi mulai dari menentukan bahan, memantau proses produksi, hingga ke bagian distribusinya. Sistem ERP mengoptimalkan pemakaian bahan mentah maupun modal yang mencakup dalam proses produksi, pengelolaan inventaris, manajemen armada yang digunakan untuk distribusi, serta pemantauan pengiriman. 

3. Bagaimana Cara Kerja Sistem ERP?

Tujuan dari perangkat lunak ERP adalah untuk meningkatkan profitabilitas dengan memastikan sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat bekerja dengan efektif dan efisien, baik berupa staf, waktu, uang, maupun yang lainnya. Melalui penggunaan ERP, Anda dapat memastikan kualitas bisnis maupun kinerja perusahaan akan meningkat. Bahkan, perencanaan sumber daya perusahaan pun dapat berjalan dengan lebih tepat dan akurat. 

Cara kerja sistem ERP adalah mengintegrasikan semuanya dalam satu database yang terpusat, meskipun masing-masing cabang akan mengoperasikan perangkat lunak yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan spesifik. Misal, di cabang A dan B hanya menggunakan fitur inventaris, fitur HRD, dan fitur akunting. Sedangkan di cabang C hanya menggunakan fitur distribusi produk dan tracking pengiriman. 

Dari masing-masing fitur tersebut, semua dikumpulkan kembali jadi di aplikasi pusat. Data dari masing-masing cabang akan dikirimkan secara otomatis ke pusat melalui jaringan internet. Sehingga, manajemen yang berada di pusat akan langsung mendapatkan laporan tentang kebutuhan sumber daya di masing-masing cabang serta memantau proses distribusinya.

Dari sisi bisnis, Anda akan dapat menemukan kunci utama tentang bagaimana tiap proses yang sudah dijalankan dapat ditingkatkan agar lebih efisien dan efektif lagi. Penggunaan sumber daya pun dapat dimaksimalkan untuk menghasilkan profit yang lebih besar, sehingga perusahaan dapat bertumbuh. 

Tanpa sistem ERP, perencanaan yang tepat mengenai bagaimana sumber daya akan digunakan tidak akan bisa dilakukan. Anda juga tidak akan bisa memaksimalkan semua sumber daya yang dimiliki hingga tidak dapat mengetahui dengan cepat berapa keuntungan yang diperoleh perusahaan tiap tahunnya. Sebaliknya, aplikasi ERP yang baik dirancang untuk memungkinkan Anda mengalokasikan tiap sumber daya dengan tepat dan memperoleh pengembalian yang baik. 

Pencarian informasi juga dapat dilakukan dengan cepat. Laporan bisa diperoleh secara real-time dengan data lebih akurat, lantaran semua datanya sudah terpusat. Dengan memakai sistem ERP, Anda tidak perlu lagi mencari data yang dibutuhkan menggunakan Microsoft Excel atau Google Spreadsheet. 

Bahkan, dalam satu perusahaan, tidak perlu menggunakan banyak aplikasi berbeda hanya untuk memenuhi kebutuhan masing-masing divisi. Dengan satu aplikasi ERP, semua kebutuhan dari tiap divisi dan tiap cabang akan dapat terpenuhi. One for all, itulah Enterprise Resource Planning System untuk bisnis Anda. 

4. Apa Saja Keuntungan Menggunakan Sistem ERP?

Pastinya, sistem ERP ini dibuat untuk meningkatkan efisiensi maupun profitabilitas perusahaan, yang secara langsung berdampak pada ROI (Return on Investment). Keuntungan lain yang akan Anda dapatkan dengan memakai sistem ini adalah: 

• Anda dapat mengurangi biaya overhead perusahaan dengan menggabungkan beberapa aplikasi bisnis dalam satu buah sistem yang sudah terintegrasi dengan semua divisi. 
• Kinerja tiap departemen lebih efisien dan cepat. 
• Mengotomatiskan proses bisnis tertentu yang saat ini masih dikerjakan secara manual. 
• Meningkatkan analitik data. Mendapatkan laporan atau data tentang kebutuhan bisnis jadi lebih cepat dan akurat. 
• Tiap divisi dapat bekerjasama dengan lebih baik lantaran semuanya sudah terintegrasi dalam satu sistem. 

5. Kesimpulan

Saat ini, ada banyak sistem ERP yang beredar di pasaran. Mulai dari aplikasi yang dibuat oleh perusahaan ternama seperti Oracle, hingga aplikasi yang dibuat oleh perusahaan Indonesia seperti ScaleOcean. Masing-masing pasti memiliki keunggulannya. Jadi, Anda harus bisa memilih software yang tepat untuk perusahaan.

Memastikan cara kerja sistem ERP sesuai dengan alur bisnis perusahaan adalah poin penting dalam memilih software ini. Anda dapat menentukan modul ERP apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung kelancaran proses bisnis. Nah, Anda bisa mendapatkan software ERP dari ScaleOcean. Sistem kami dirancang spesifik sesuai kebutuhan masing-masing industri.