Ekspor impor melibatkan serangkaian prosedur dan dokumen yang kompleks supaya tercapai kelancaran, kepatuhan, dan keamanan dalam perdagangan internasional. Setiap tahap dalam rantai pasokan global ini juga diatur oleh standar dan regulasi yang ketat. Oleh karena itu, dokumen ekspor impor sangat dibutuhkan dalam setiap transaksi.

Mulai dari pengiriman, penerimaan, hingga pembayaran dan kliring bea cukai, perlu dokumen pendukung agar tidak terjadi penundaan pengiriman barang. Nah, bagi pihak-pihak yang terlibat dalam bisnis logistik perlu tahu apa saja dokumen-dokumen tersebut. Di sini akan dijelaskan dengan detail dokumen impor ekspor tersebut dan fungsinya dalam setiap tahapan pengiriman barang.

1. Shipping Instruction

Shipping instruction (SI) adalah dokumen ekspor impor yang dikeluarkan oleh eksportir atau pengirim kepada pihak 3PL. Isinya berupa instruksi detail pengirim dan penerima barang, deskripsi lengkap barang yang dikirim, jumlah muatan, jenis kemasan, dan destinasi akhir. SI digunakan sebagai panduan oleh 3PL untuk memproses dokumen pengiriman barang, termasuk bill of lading (B/L).

Pastikan untuk menulis shipping instruction dengan jelas. Adanya kesalahan pengisian SI dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, kesalahan dokumen B/L, dan potensi biaya tambahan. SI juga berperan penting dalam proses kliring barang di pelabuhan tujuan, karena informasi yang terdapat di dalamnya digunakan oleh pihak bea cukai untuk verifikasi barang dan pemrosesan dokumen impor.

2. Manifest Cargo

Dokumen impor ekspor berikutnya adalah manifest cargo, yaitu dokumen resmi yang merinci semua muatan kargo yang diangkut oleh sebuah kapal. Dokumen ini mencakup informasi penting seperti jumlah, deskripsi, dan tujuan dari setiap barang, serta identitas pengirim dan penerima. Tujuannya untuk memudahkan bea cukai tahu apa saja isi kapal, memudahkan proses inspeksi, dan menjamin proses pengiriman barang sesuai dengan regulasi perdagangan internasional.

Dokumen manifest disusun dan diserahkan oleh pihak 3PL kepada otoritas pelabuhan dan bea cukai sebelum kedatangan atau keberangkatan sarana pengangkut. Dengan ini, proses penilaian risiko dan inspeksi menjadi lebih mudah, serta kliring untuk barang juga lebih mudah. Manifest yang kurang akurat dan lengkap dapat mengakibatkan penundaan, denda, atau bahkan penyitaan barang.

3. Bill of Lading

Bill of lading (B/L) adalah dokumen ekspor impor yang berfungsi sebagai kontrak pengangkutan antara pemilik barang dan bisnis logistik. Dokumen ini juga menjadi tanda terima bahwa barang telah siap untuk dikirim. Informasi yang dituliskan umumnya seperti deskripsi barang, jumlah, dan tujuan pengiriman, serta kondisi dan persyaratan pengangkutan. B/L berperan ganda sebagai dokumen kepemilikan atas barang yang dikirim, sehingga penerima yang sah dari B/L berhak untuk mengklaim barang di pelabuhan tujuan.

Pada perdagangan global, B/L juga berperan dalam transaksi letter of credit (L/C), di mana bank-bank terlibat pembayaran antar eksportir dan importir. B/L digunakan oleh bank sebagai salah satu dokumen untuk memproses pembayaran kepada eksportir, setelah memverifikasi bahwa barang telah dikirim sesuai dengan persyaratan L/C. Dengan demikian, B/L tidak hanya memudahkan pengiriman barang lintas negara tetapi juga mendukung sistem pembayaran dan pembiayaan dalam perdagangan internasional.

4. Invoice

Dokumen impor ekspor selanjutnya adalah invoice yang berfungsi sebagai tagihan penjualan dari bisnis logistik kepada consignee. Memuat detail transaksi seperti deskripsi barang, jumlah, harga per unit, dan total nilai transaksi. Dokumen ini tidak hanya diperlukan dalam pembayaran barang yang akan dikirim, tetapi juga sebagai bukti penjualan yang mungkin diperlukan untuk tujuan akuntansi, pengenaan pajak, dan verifikasi bea cukai.

Lebih lanjut, invoice juga diperlukan dalam proses pembayaran internasional. Dengan dokumen ini, importir dapat memverifikasi bahwa barang yang dipesan sesuai dengan yang difakturkan sebelum melakukan pembayaran. Sering kali juga diperlukan oleh bank untuk pembiayaan atau pembayaran melalui letter of credit (L/C).

5. Certificate of Origin

Berikutnya, certificate of origin (CoO) adalah dokumen ekspor impor yang menunjukkan asal barang yang diekspor. Dikeluarkan oleh otoritas atau organisasi berwenang di negara pengirim, dan berfungsi untuk memverifikasi bahwa barang yang dikirim memenuhi kriteria asal sesuai dengan peraturan perdagangan internasional. CoO juga digunakan untuk menentukan tarif bea masuk yang akan dikenakan pada barang tersebut, karena banyak negara memiliki tarif preferensial atau pengurangan tarif untuk barang impor yang berasal dari negara tertentu.

Selain itu, CoO diperlukan untuk memastikan kepatuhan terhadap berbagai pembatasan impor atau kuota yang diterapkan oleh negara tujuan. Misalnya, beberapa negara menerapkan larangan atau pembatasan terhadap distribusi logistik dari negara-negara tertentu karena alasan politik, keamanan, atau kesehatan. Nah, dalam kondisi seperti ini, CoO menjadi bukti untuk memastikan bahwa barang tersebut tidak melanggar ketentuan. 

6. Insurance Certificate

Dokumen ini dikeluarkan oleh perusahaan asuransi dan memuat cakupan asuransi pengiriman, mulai dari jenis risiko yang ditanggung, nilai barang yang diasuransikan, hingga periode asuransi. Selain itu, juga memuat berbagai jenis kerugian atau kerusakan, mulai dari kecelakaan pengangkutan, pencurian, sampai kerusakan akibat kondisi alam. Insurance certificate penting bagi eksportir dan importir karena memberikan perlindungan finansial terhadap kemungkinan kerugian selama proses pengiriman.

Lebih lanjut, bank yang terlibat dalam L/C juga dapat meminta bukti asuransi sebagai salah satu dokumen yang harus diserahkan oleh eksportir sebelum pembayaran dapat dilakukan. Tujuannya untuk menjamin bahwa importir tidak akan mengalami kerugian besar jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengangkutan. 

7. Export/Import Certificate

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah memenuhi persyaratan regulasi baik dalam cakupan lokal maupun internasional. Termasuk standar kesehatan, keamanan, dan perlindungan lingkungan. Untuk beberapa jenis barang tertentu, seperti produk makanan, obat-obatan, dan bahan kimia, dokumen ekspor impor satu ini juga menjadi bukti sah bahwa produk telah lulus inspeksi kualitas dan keamanan.

Selain itu, export/import certificate juga penting untuk memperlancar proses kliring bea cukai dan pengiriman barang. Dengan memiliki dokumen ini, eksportir dan importir dapat membuktikan kepada otoritas bahwa semua tugas dan kewajiban untuk pengiriman barang telah dipenuhi. Jadi, kemungkinan penundaan dapat diminimalisir.

8. Customs Declaration

Customs declaration adalah dokumen resmi yang harus diisi oleh eksportir atau importir saat mengirimkan barang lintas negara. Dokumen ini diserahkan kepada pihak bea cukai dan berisi informasi deskripsi barang, jumlah, nilai barang, dan negara asal atau tujuan. Dengan dokumen ini, bea cukai bisa menilai kewajiban pajak dan bea masuk yang berlaku serta memastikan kepatuhan terhadap semua regulasi perdagangan, keamanan, dan kesehatan yang berlaku.

Dokumen ini sangat berguna untuk memudahkan proses customs clearance, memungkinkan barang-barang untuk diinspeksi, dikenakan tarif yang sesuai, dan akhirnya diberikan izin untuk masuk atau keluar dari suatu negara. Jangan sampai ada kesalahan dalam mengisi dokumen ini yang justru dapat mengakibatkan denda, penundaan pengiriman, atau penyitaan barang.

9. Kesimpulan

Jadi, bisa disimpulkan dalam bisnis logistik, ada sejumlah dokumen ekspor impor yang perlu disiapkan untuk memastikan pengiriman barang lintas negara berjalan lancar dan sesuai dengan peraturan dari negara asal atau yang dituju. Beberapa dokumen tersebut yaitu shipping instruction, bill of lading, insurance certificate, hingga customs declaration.

Masing-masing dokumen impor ekspor punya peran yang berbeda. Ada yang dibutuhkan untuk memberikan instruksi secara jelas dan detail pengiriman barang antara pihak eksportir ke pihak 3PL, ada pula yang diperlukan untuk memastikan proses bongkar muat barang berjalan efektif, dan yang pasti ada juga yang digunakan untuk mempermudah kliring bea cukai. Oleh karena itu, diperlukan ketelitian dalam menyusun dokumen-dokumen tersebut.