Biaya Operasional: Pengertian, Jenis, Komponen, dan Contoh Laporannya

Banyak pemilik bisnis merasa tertekan dengan pengeluaran yang semakin meningkat. Tanpa pengelolaan yang tepat, biaya operasional akan semakin menjadi beban besar yang mengurangi keuntungan dan menghambat pertumbuhan perusahaan. Hal ini akan mempersulit upaya untuk berinvestasi dan berkembang lebih lanjut.

Jika biaya operasional tidak dikendalikan, maka inovasi dan daya saing dapat terkompromi. Sumber daya yang seharusnya digunakan untuk pengembangan produk atau pemasaran justru terbuang untuk menutupi pengeluaran yang tidak efisien, yakni membakar kas tanpa membuahkan hasil.

Artikel berikut akan membahas mendalam mengenai biaya operasional, komponen-komponen yang terlibat, serta cara menghitungnya dengan akurat. Dengan pemahaman yang tepat, Anda dapat mengambil langkah strategis untuk meningkatkan pengelolaan keuangan bisnis lebih lanjut.

Key Takeaways

1. Apa itu Biaya Operasional?

Biaya operasional atau operational cost adalah pengeluaran rutin yang diperlukan perusahaan untuk mendukung kegiatan harian, seperti produksi, pemasaran, dan operasional lainnya. Pengeluaran ini meliputi gaji karyawan, sewa fasilitas, biaya utilitas, serta biaya yang terkait langsung dengan aktivitas harian perusahaan.

Biaya operasional mencakup beberapa komponen penting, termasuk biaya tenaga kerja, sewa tempat usaha, dan biaya utilitas seperti listrik dan air. Biaya pemasaran dan penjualan juga termasuk dalam kategori biaya yang harus dikelola dengan cermat untuk mendukung kelancaran operasional bisnis.

Mengelola biaya dengan baik sangat krusial dalam operasi akuntansi bisnis. Dengan memahami dan mengendalikan setiap komponen biaya, bisnis dapat mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan menjaga kelangsungan operasional yang berkelanjutan.

Dengan mengelola biaya secara efisien, perusahaan dapat memastikan keberlanjutan bisnis dan mendukung pertumbuhan jangka panjang. Untuk memantau biaya operasional secara efektif, pemahaman siklus akuntansi perusahaan manufaktur menjadi kunci dalam pencatatan keuangan yang terstruktur.

2. Pentingnya Pengelolaan Biaya Operasional

Pengelolaan biaya operasional yang tepat sangat penting untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan. Tanpa pengelolaan yang efisien, perusahaan dapat menghadapi pemborosan yang berpotensi mengurangi laba dan mengganggu kelancaran operasional.

Pemantauan rutin terhadap operational cost diperlukan untuk mengendalikan pengeluaran agar tetap optimal. Dengan memantau secara cermat, perusahaan dapat mengidentifikasi area pengeluaran yang tidak perlu, melakukan penyesuaian anggaran, dan memastikan bahwa setiap biaya yang dikeluarkan memberikan nilai tambah yang maksimal.

3. Jenis-jenis Biaya Operasional

Biaya operasional merupakan elemen krusial dalam struktur keuangan perusahaan yang memengaruhi langsung profitabilitas. Biaya operasional terbagi menjadi dua jenis utama, penting untuk memahami keduanya membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis efektif. Berikut penjelasan cost structure operasional selengkapnya:

a. Biaya Tetap

Biaya tetap adalah pengeluaran yang jumlahnya tetap sama atau serupa meskipun volume produksi atau penjualan berubah. Jenis biaya ini sangat penting untuk dipertimbangkan karena mencerminkan kapasitas operasional dasar perusahaan dalam jangka panjang.

Biaya berikut juga cenderung dikenal sebagai expense. Komponen utama biaya tetap meliputi gaji karyawan tetap, sewa gedung, biaya asuransi, keamanan, dan penyusutan aset. Biaya-biaya ini bersifat berulang dan dapat diprediksi, sehingga sangat memudahkan dalam perencanaan keuangan dan menjaga kestabilan arus kas perusahaan.

Pengelolaan biaya tetap yang efisien memberi perusahaan fleksibilitas dalam menghadapi fluktuasi pasar. Dengan menjaga proporsi biaya tetap yang sesuai, perusahaan tetap dapat mempertahankan profitabilitas meski pendapatan menurun sementara.

Dalam hal investasi, keputusan terkait aset tetap harus disertai analisis manfaat jangka panjang, yakni capital budgeting. Proyeksi penggunaan aset, potensi peningkatan produktivitas, serta perbandingan antara kepemilikan dan opsi sewa perlu dipertimbangkan dengan hati-hati.

b. Biaya Variabel

Biaya variabel berubah seiring dengan fluktuasi volume produksi atau penjualan, dimana pengeluaran ini naik atau turun sesuai dengan tingkat aktivitas. Pengelolaannya yang ketat penting untuk menjaga efisiensi operasional dan memastikan keberlanjutan bisnis.

Komponen utama biaya variabel mencakup bahan baku, energi, logistik, dan upah tenaga kerja berbasis output. Setiap perubahan volume produksi berdampak langsung pada biaya, sehingga penting adanya pencatatan yang akurat dan kontrol biaya yang efektif.

Untuk mengendalikan biaya variabel dalam jangka panjang, perusahaan dapat mengoptimalkan rantai pasok, mengautomasi proses, dan melakukan negosiasi lebih baik dengan pemasok. Hal ini mengurangi operational cost dan meningkatkan margin keuntungan perusahaan.

c. Biaya Semi-Variabel

Biaya semi-variabel merupakan gabungan dari biaya tetap dan biaya variabel. Contoh paling umum adalah upah lembur, di mana sebagian biaya tetap terkait dengan gaji pokok, sementara biaya lembur bervariasi tergantung pada jumlah jam kerja tambahan yang dilakukan oleh karyawan.

Biaya ini berfluktuasi sesuai dengan aktivitas operasional. Ketika produksi meningkat, jam lembur dan biaya terkait juga naik. Sebaliknya, biaya akan berkurang saat produksi menurun. Pengelolaan biaya semi-variabel yang efisien sangat penting untuk menjaga kelancaran arus kas dan menghindari pemborosan.

Baca juga: Proyeksi Keuangan: Arti, Komponen, Cara Buat, serta Contohnya

4. Komponen Biaya Operasional dalam Bisnis

Biaya kegiatan meliputi pengeluaran rutin untuk kegiatan sehari-hari perusahaan, seperti produksi dan distribusi. Memahami komponen biaya ini sangat penting agar perusahaan dapat mengelola anggaran lebih efisien. Berikut adalah beberapa komponen biaya operasional:

a. Biaya Gaji dan Tunjangan

Biaya gaji karyawan mencakup pengeluaran untuk upah, tunjangan, dan bonus. Pengelolaan gaji yang efektif memungkinkan perusahaan memastikan kesejahteraan karyawan tetap terjaga, sekaligus memastikan tidak ada pemborosan dalam alokasi biaya tenaga kerja.

b. Biaya Utilitas

Biaya utilitas meliputi pengeluaran untuk listrik, air, gas, dan layanan telekomunikasi yang mendukung operasional perusahaan. Pengendalian biaya ini sangat penting untuk menjaga kestabilan keuangan, terutama pada perusahaan dengan konsumsi energi yang besar.

c. Biaya Bahan Baku

Biaya bahan baku adalah pengeluaran yang digunakan untuk membeli barang yang diperlukan dalam proses produksi. Perusahaan yang mampu mengelola bahan baku dengan baik dapat menghindari pembelian berlebih yang bisa menambah beban biaya, serta mengurangi potensi kekurangan bahan.

d. Biaya Perawatan dan Perbaikan

Biaya perawatan dan perbaikan mencakup pengeluaran yang dikeluarkan untuk menjaga kondisi baik aset perusahaan seperti mesin, peralatan, dan bangunan. Hal ini termasuk biaya untuk servis rutin, penggantian suku cadang, dan perbaikan kerusakan yang terjadi.

e. Biaya Penyusutan

Beban penyusutan adalah pengeluaran non-kas yang mencerminkan penurunan nilai aset tetap seperti mesin, kendaraan, dan gedung seiring berjalannya waktu. Penyusutan dihitung dan diakui sebagai operational cost dalam laporan keuangan untuk mencerminkan penggunaan aset tersebut dalam menghasilkan pendapatan.

f. Biaya Sewa

Biaya sewa mencakup pembayaran penggunaan properti atau peralatan. Manajemen biaya sewa yang baik akan memastikan bahwa perusahaan tidak membayar lebih dari yang seharusnya dan dapat memaksimalkan penggunaan ruang atau fasilitas yang disewa. Semua biaya tersebut juga merupakan bagian dari cost of revenue.

g. Biaya Overhead Lainnya

Biaya overhead mencakup pengeluaran yang tidak dapat dialokasikan langsung ke produk, seperti biaya administrasi dan pemasaran. Contoh formulir reimbursement adalah salah satu alat dokumentasi yang krusial untuk mengendalikan pengeluaran administrasi.

Pemantauan dan pengelolaan biaya overhead lainnya secara cermat sangat penting untuk mengoptimalkan pengeluaran perusahaan. Dengan pengelolaan yang efisien, perusahaan dapat meningkatkan profitabilitasnya dan memastikan alokasi sumber daya yang lebih tepat.

5. Komponen Biaya Non-Operasional

Jika dibandingkan dengan biaya operasional, biaya non-operasional cenderung lebih kecil. Meskipun demikian, keberadaannya tetap tidak bisa disepelekan karena tetap berpengaruh terhadap kinerja perusahaan.

Sebagai contoh, biaya transfer antar bank atau biaya yang terkait dengan aset yang tidak digunakan lagi. Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan komponen biaya non-operasional ini. Berikut ini adalah contoh-contoh biaya non-operasional.

a. Biaya Bunga Pinjaman

Biaya bunga pinjaman adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan sebagai imbalan atas penggunaan dana pinjaman dari lembaga keuangan, seperti bank atau pemberi pinjaman lainnya. Pembayaran bunga ini tidak selalu dilakukan secara rutin, tergantung pada jenis pinjaman dan kesepakatan yang ada.

Biasanya, biaya bunga ini dibayar dalam periode tertentu, misalnya bulanan atau tahunan. Meskipun biaya bunga pinjaman ini cenderung lebih rendah dibandingkan dengan operationla cost lainnya, namun penting untuk tetap mengelolanya dengan bijak.

Pinjaman yang terlalu besar atau bunga yang terlalu tinggi dapat mempengaruhi kesehatan finansial perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memantau dan merencanakan pembayaran bunga dengan hati-hati untuk menjaga kestabilan keuangan.

c. Biaya Kerugian atas Penjualan Harta

Biaya kerugian atas penjualan harta terjadi ketika perusahaan menjual aset, seperti peralatan atau properti, dengan harga yang lebih rendah dari nilai perolehannya. Ini biasanya terjadi pada barang yang sudah tidak digunakan lagi atau usang.

Selisih antara harga jual dan harga beli inilah yang dianggap sebagai kerugian dan harus dicatat dalam laporan keuangan perusahaan. Kerugian ini bukanlah bagian dari operational cost karena tidak terkait dengan kegiatan bisnis sehari-hari.

Meskipun demikian, biaya kerugian atas penjualan harta tetap mempengaruhi laba bersih perusahaan dan harus dikelola dengan bijak. Perusahaan perlu mempertimbangkan nilai dari aset yang dimiliki dan bagaimana pengelolaannya agar kerugian semacam ini bisa diminimalkan.

6. Fungsi Biaya Operasional dalam Bisnis

Dengan memahami fungsi biaya operasional, perusahaan dapat membuat keputusan strategis yang tepat, meningkatkan daya saing, dan akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah penjelasan lebih lanjutnya:

a. Memastikan Keberlansungan Bisnis

Dengan secara terus-menerus menghitung operational cost bisnis, pihak perusahaan dapat mengatur anggaran yang paling sesuai dengan kondisi keuangan pada masing-masing periode. Hal ini membantu meminimalisir pengeluaran, sehingga menjamin keberlangsungan bisnis pada masa mendatang.

b. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis

Memahami operational cost memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan lebih optimal terkait alokasi sumber daya. Dengan mengetahui di mana pengeluaran terjadi, perusahaan dapat mengambil keputusan strategis mengenai proyeksi anggaran ke depannya atau juga kegiatan investasi lanjutan.

c. Meningkatkan Daya Saing Perusahaan

Pengelolaan biaya yang efisien memungkinkan perusahaan menawarkan harga lebih kompetitif tanpa mengorbankan kualitas produk. Hal ini memberikan keunggulan di pasar, memperkuat posisi perusahaan dalam menghadapi persaingan, serta memberikan fleksibilitas dalam menanggapi perubahan tren dan kebutuhan pasar.

d. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Berhubungan dengan poin-poin sebelumnya, kepuasan pelanggan tentunya akan meningkat bila perusahaan menawarkan produk berkualitas pada harga yang kompetitif. Hal ini pun akan secara lambat per lambat membangun loyalitas pelanggan, sehingga berpotensi meningkatkan kemungkinan terjadinya transaksi berulang.

e. Meningkatkan Kepercayaan Pemangku Kepentingan

Selain para konsumen, penggunaan anggaran dan kas perusahaan yang optimal juga bersifat kritis dalam menjalin hubungan dengan pemangku kepentingan seperti investor. Bila perusahaan mampu meminimalisir pengeluaran, beserta memastikan rasio BOPO sehat, maka hal tersebut akan meningkatkan kepercayaan mereka.

f. Menjaga Kelancaran Bisnis

operational cost sangat penting untuk menjalankan kegiatan harian seperti penjualan, pemasaran, dan administrasi. Tanpa pengelolaan biaya yang tepat, operasional bisnis bisa terganggu, yang dapat menghambat kelancaran proses produksi dan distribusi barang atau jasa.

g. Mendukung Operasional Bisnis Secara Berkelanjutan

Pengeluaran untuk biaya operasional digunakan untuk menyediakan barang dan jasa yang diperlukan agar bisnis dapat beroperasi secara berkelanjutan. Dengan memantau dan mengelola biaya operasional, perusahaan dapat memastikan bahwa kegiatan sehari-hari dapat berjalan tanpa kendala yang berarti.

h. Mempengaruhi Profitabilitas Perusahaan

Pengelolaan biaya operasional yang efisien berdampak langsung pada profitabilitas perusahaan. Melalui pengurangan biaya yang tidak perlu, perusahaan dapat meningkatkan margin laba operasional dan laba bersih, yang pada gilirannya akan meningkatkan posisi keuangan perusahaan.

7. Rumus dan Cara Menghitung Biaya Operasional

Menghitung biaya operasional adalah langkah penting untuk mengalisis kondisi dan laporan neraca bisnis. Proses ini melibatkan penjumlahan seluruh pengeluaran yang terjadi selama operasional sehari-hari. Mengetahui total biaya operasional membantu dalam mengevaluasi efisiensi dan potensi profitabilitas perusahaan.

Untuk menghitungnya, jumlahkan semua biaya pada periode tertentu, seperti biaya produksi (COGS), gaji karyawan, sewa, pemasaran, utilitas, dan administrasi. Secara umum, hal ini mencakup seluruh pengeluaran yang diperlukan agar bisnis dapat berfungsi dengan baik. Berikut adalah visualisasi rumusnya:

Sebagai contoh, jika sebuah bisnis memiliki pengeluaran bulanan untuk pokok produksi sebesar Rp50.000.000,00, gaji karyawan sebesar Rp12.000.000,00, sewa kantor Rp 6.000.000, biaya pemasaran Rp3.000.000,00, dan utilitas Rp 1.500.000,00, maka total biaya operasional bisnis tersebut adalah:

Biaya Operasional = Biaya Pokok Produksi + Biaya Gaji Karyawan + Biaya Sewa Kantor + Biaya Pemasaran + Biaya Utilitas =

Biaya Operasional = Rp50.000.000,00 + Rp12.000.000,00 + Rp6.000.000,00 + Rp3.000.000,00 + Rp1.500.000,00 = Rp72.500.000,00

Perhitungan biaya operasional ini memberikan wawasan yang jelas tentang besarnya biaya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis dalam periode tertentu. Data tersebut kritis dalam menentukan harga jual, merencanakan anggaran, serta mendukung pengambilan keputusan strategis lainnya seperti kegiatan investasi.

8. Cara Mengelola Biaya Operasional

Mengelola biaya operasional dengan efisien sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan meningkatkan profitabilitas perusahaan. Beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengelola biaya operasional secara lebih efektif antara lain:

a. Pembayaran Lebih Awal

Pembayaran lebih awal kepada vendor dapat memberikan keuntungan berupa diskon, yang secara langsung mengurangi total biaya pengeluaran perusahaan. Selain itu, pembayaran tepat waktu menghindari biaya keterlambatan atau penalti yang dapat meningkatkan pengeluaran operasional.

Dengan menggunakan sistem ERP Finance, perusahaan dapat mengelola jadwal pembayaran dan memantau tagihan secara otomatis, memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Hal ini membantu pengelolaan cash flow yang lebih efisien dan memungkinkan perusahaan memanfaatkan diskon yang tersedia.

b. Minimalisir Pengeluaran yang Tidak Perlu

Mengurangi pengeluaran yang tidak perlu sangat penting untuk menjaga efisiensi biaya operasional. Dengan menetapkan kebijakan pengeluaran yang jelas, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap biaya yang dikeluarkan relevan dan sesuai dengan anggaran yang telah disusun.

Kebijakan pengeluaran yang tegas membantu perusahaan mendeteksi pengeluaran berlebih atau yang tidak diperlukan sejak awal. Dengan kontrol yang lebih ketat, perusahaan bisa menghindari pemborosan, memastikan bahwa setiap dana yang digunakan memberikan dampak yang optimal terhadap operasional dan tujuan bisnis.

c. Optimalkan Pengelolaan Inventaris

Pengelolaan inventaris yang efektif sangat penting untuk mengurangi biaya operasional, terutama yang terkait dengan penyimpanan dan perawatan. Dengan menjaga tingkat stok yang tepat, perusahaan dapat menghindari biaya berlebih yang timbul dari penyimpanan yang tidak efisien dan asuransi yang tinggi.

Strategi manajemen inventori yang tepat memastikan perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa menimbun stok yang berlebihan. Hal ini tidak hanya mengurangi biaya gudang, tetapi juga meningkatkan efisiensi distribusi dan memastikan produk dapat tersedia tepat waktu untuk pelanggan.

d. Hentikan Kontrak yang Tidak Diperlukan

Evaluasi secara rutin terhadap layanan dan langganan yang tidak terpakai sangat penting untuk mengurangi pengeluaran yang tidak perlu. Dengan menghentikan kontrak atau langganan yang tidak digunakan, perusahaan dapat mengalokasikan dana untuk kebutuhan operasional yang lebih mendesak dan produktif.

Seringkali, perusahaan masih membayar layanan atau langganan yang sudah tidak digunakan lagi. Mengidentifikasi dan menghentikan pengeluaran ini memungkinkan perusahaan untuk mengalihkan sumber daya ke area yang lebih strategis, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan efisiensi biaya secara keseluruhan.

e. Otomatisasi Proses Pengelolaan

Digitalisasi dan otomatisasi proses bisnis membantu mengurangi biaya operasional yang terkait dengan pengelolaan pengeluaran manual. Mengotomatisasi pengelolaan pengeluaran memungkinkan pencatatan yang lebih cepat dan akurat, mengurangi kesalahan manusia.

Automatisasi proses pembayaran dan pencatatan transaksi dapat menghemat waktu dan tenaga kerja. Selain itu, sistem otomatis memungkinkan perusahaan untuk mengurangi ketergantungan pada proses manual yang rentan terhadap kesalahan dan meningkatkan ketepatan dalam laporan keuangan.

Baca juga: Rekomendasi 22 Software Akuntansi Terbaik beserta Fiturnya

9. Contoh Laporan Biaya Operasional

Tersedianya contoh laporan biaya operasional berperan penting dalam pengelolaan keuangan bisnis, karena menyediakan informasi terkait distribusi pengeluaran yang terjadi selama periode tertentu. Contoh laporan tersebut juga berfungsi sebagai alat untuk memantau kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan, memastikan biaya operasional tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.

Penggunaan software akuntansi dari ScaleOcean dapat membantu dalam pembuatan laporan memberikan berbagai keuntungan yang signifikan bagi perusahaan. Dengan software ini, proses pengumpulan data dan informasi yang biasanya memakan waktu dapat diotomatisasi, sehingga laporan dapat dihasilkan dalam waktu yang jauh lebih singkat.

Sistem keuangan juga memungkinkan ekspor laporan ke berbagai format seperti PDF, Excel, Word, dan lain sebagainya, sesuai dengan kebutuhan operasional. Fitur ini membantu pihak manajemen untuk mengakses, membagikan, dan menganalisis laporan dalam format yang ideal.

Berikut contoh laporan biaya operasional secara umum dapat Anda temui:

10. Kesimpulan

Mengelola biaya operasional dengan efektif adalah kunci untuk kesuksesan dan keberlangsungan bisnis. Dengan pemahaman yang mendalam mengenai komponen biaya, cara perhitungannya, serta tantangan dan strategi yang tepat, bisnis Anda dapat mengoptimalkan pengeluaran dan meningkatkan profitabilitas.

Salah satu langkah yang bisa dilakukan adalah memanfaatkan teknologi, seperti software akuntansi ScaleOcean. ScaleOcean memberikan solusi lengkap untuk memantau, menganalisis, dan mengelola operational costs dengan lebih efisien, serta memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap keuangan perusahaan.

Dengan mengikuti sesi demo gratis, Anda bisa merasakan langsung manfaat dari sistem ini dalam mengoptimalkan pengelolaan keuangan bisnis. Dan apabila terdapat kesulitan selama penggunaan, maka Anda dapat berkomunikasi dengan jasa konsultasi yang disediakan kami.