Implementasi sistem ERP memang menjadi langkah strategis yang kini mulai dilakukan perusahaan untuk memastikan operasional berjalan lebih efisien. Namun, memilih sistem yang tepat bukanlah proses yang sederhana. Perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor, termasuk kebutuhan fungsional, kompatibilitas teknis, dan tentu saja, harga software ERP itu sendiri.

Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan di antaranya biaya lisensi, hosting, kustomisasi, dan integrasi dengan sistem lain. Masing-masing komponen ini memiliki struktur biaya yang berbeda dan dapat berdampak signifikan terhadap anggaran dan ROI. Memahami dan mengelola biaya-biaya ini secara efektif adalah salah satu kunci agar implementasi ERP maksimal serta membantu pencapaian tujuan bisnis jangka panjang. Cari tahu lebih lanjut ERP cost pada pembahasan di bawah ini!

1. Biaya Lisensi Sistem

Struktur harga software ERP untuk biaya lisensi biasanya terbagi dalam dua model utama, yaitu perpetual dan subscription. Kedua model ini memiliki karakteristik yang berbeda, sesuai dengan kebutuhan dan preferensi keuangan dari perusahaan. Berikut penjelasan detailnya.

a. Perpetual

ERP cost untuk model lisensi perpetual adalah pembelian sistem ERP yang dilakukan sekali saja dengan penggunaan jangka panjang. Harga software ERP dengan metode ini relatif besar di awal. Tapi, perusahaan bisa memperoleh hak penggunaan software secara permanen tanpa perlu membayar biaya lisensi tambahan di masa depan.

Model pembelian ini cocok untuk perusahaan yang lebih memilih untuk menginvestasikan sejumlah besar uang di awal dan menghindari pembayaran berulang. Namun, perlu diperhatikan bahwa biaya total kepemilikan (total cost of ownership) bisa meningkat jika perusahaan membutuhkan pembaruan software atau dukungan teknis secara teratur.

b. Subscription

Sedangkan harga software ERP model subscription lebih fleksibel dan berorientasi pada pembayaran berulang, biasanya bulanan atau tahunan. Artinya perusahaan membayar biaya tetap selama periode langganan untuk menggunakan sistem. Biaya ini umumnya mencakup lisensi penggunaan, pembaruan software, dukungan teknis, dan terkadang layanan tambahan lainnya.

Model langganan sering kali dianggap lebih terjangkau di awal karena tidak perlu investasi dengan jumlah yang besar secara langsung. Selain itu, ERP cost untuk model ini juga membantu perusahaan agar lebih mudah mengatur kebutuhannya baik meningkatkan atau mengurangi layanan. Model subscription sangat cocok untuk perusahaan yang membutuhkan ERP dengan biaya awal yang lebih rendah dan ingin memanfaatkan teknologi terkini tanpa khawatir maintenance atau upgrade sistem.

Kedua model harga software ERP ini menawarkan kelebihan dan kekurangan masing-masing, tergantung pada strategi keuangan, ukuran perusahaan, dan kebutuhan operasional. Jadi, perusahaan harus mempertimbangkan secara hati-hati model mana yang paling sesuai dengan strategi jangka panjangnya sebelum membuat keputusan.

2. Biaya Hosting

Dalam implementasi sistem ERP, selain mempertimbangkan biaya lisensi, perusahaan juga harus mempertimbangkan biaya untuk hosting. Biaya ini bisa sangat beragam tergantung pada apakah sistem dihost secara on-premise atau cloud. Kedua pilihan ini menawarkan pendekatan yang berbeda terhadap infrastruktur TI dan memiliki implikasi biaya yang signifikan.

a. On-Premise

Hosting on-premise artinya software diinstal dan dijalankan dari server dan infrastruktur internal perusahaan. Jika memilih model ini, perusahaan bertanggung jawab penuh terkait dengan pembelian, maintenance sistem, dan pengelolaan hardware serta infrastruktur IT. Bahkan termasuk biaya upfront untuk pembelian server, storage, dan peralatan jaringan, serta biaya operasional berkelanjutan seperti listrik, pendinginan, dan ruang data center.

Selain itu, perusahaan juga bisa jadi perlu menginvestasikan pada staf TI tambahan untuk mengelola dan memelihara sistem beserta infrastrukturnya. Bisa disimpulkan metode on-premise menawarkan kontrol penuh pada data dan sistem, yang dianggap penting oleh perusahaan dengan persyaratan keamanan atau regulasi yang ketat. Namun, harga software ERP untuk model ini di awal dan operasional cukup tinggi. Jadi perusahaan perlu mempertimbangkan dengan lebih bijak, terutama dengan skala bisnis kecil dan menengah.

b. Cloud Based

Sedangkan hosting cloud mengacu pada penggunaan infrastruktur yang dimiliki dan dikelola oleh penyedia layanan pihak ketiga. Dalam model ini, software ERP diakses melalui internet, dan penyedia layanan cloud menangani semua aspek hosting, termasuk server, storage, dan pemeliharaan. Model ini biasanya memerlukan biaya bulanan atau tahunan yang mencakup penggunaan software, pemeliharaan, dan dukungan teknis.

Keuntungan utama dari ERP cost dengan hosting cloud adalah perusahaan tidak perlu menginvestasikan secara khusus untuk infrastruktur TI sendiri atau mengelola staf TI untuk pemeliharaan. Selain itu, software ERP berbasis cloud memiliki skalabilitas yang lebih baik. Artinya, perusahaan bisa dengan mudah menyesuaikan sumber daya sesuai dengan kebutuhan bisnis. Namun, ketergantungan pada konektivitas internet dan keamanan data di lingkungan cloud dapat menjadi faktor yang perlu dipertimbangkan.

Kedua opsi hosting memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda dan harus dipilih berdasarkan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan, sumber daya, dan prioritas strategis perusahaan. Memilih antara on-premise dan cloud merupakan keputusan penting yang pasti mempengaruhi biaya operasional, fleksibilitas sistem, dan kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan di masa depan.

3. Biaya Kustomisasi

Setiap perusahaan tentu memiliki kebutuhan spesifik yang berbeda satu sama lain. Karena hal tersebut, bisa jadi sistem ERP yang disediakan oleh vendor tidak sepenuhnya mampu membantu perusahaan menyelesaikan masalah operasional yang ada. Dengan ini, vendor umumnya menyediakan opsi kustomisasi software ERP.

ERP cost untuk jenis custom tentunya juga perlu dipertimbangkan perusahaan. Biaya kustomisasi dapat bervariasi secara signifikan tergantung pada tingkat kompleksitas dan detail penyesuaian yang diperlukan. Proses kustomisasi bisa melibatkan berbagai aspek, misalnya antarmuka pengguna (UI), pengembangan fungsi atau modul khusus, hingga penyesuaian laporan. Proses kustomisasi memerlukan waktu dan sumber daya yang signifikan, termasuk tenaga ahli, sehingga menyebabkan peningkatan harga software ERP secara keseluruhan.

Selain biaya setting awal, perusahaan juga harus mempertimbangkan biaya pemeliharaan jangka panjang dari kustomisasi yang dilakukan. Kustomisasi yang signifikan bisa jadi mempersulit proses upgrade sistem di masa depan karena setiap proses upgrade memerlukan penyesuaian ulang atau pengujian ekstensif. Hal ini tentu akan menambah biaya operasional serta risiko internal bisnis. Oleh karena itu, sangat disarankan agar perusahaan melakukan kustomisasi hanya pada proses bisnis yang benar-benar krusial.

4. Biaya Integrasi

Dalam beberapa kasus, setelah perusahaan melakukan implementasi sistem, ada kebutuhan untuk integrasi ERP dengan sistem-sistem yang sudah atau yang baru digunakan. Misalnya Anda menemukan bisnis bertumbuh dengan pesat, sehingga memerlukan adanya integrasi dengan sistem CRM agar bisa menganalisis lebih lanjut pola transaksi dengan pelanggan atau sistem SCM untuk mengelola rantai pasok yang lebih luas. Jika ini terjadi, maka perusahaan juga mempertimbangkan biaya integrasi di tengah penggunaan sistem ERP.

Harga software ERP untuk proses integrasi bisa mencakup berbagai elemen, termasuk perangkat lunak middleware atau API (Application Programming Interface) yang memfasilitasi komunikasi antar sistem, serta uji sistem secara ekstensif untuk memastikan integrasi berjalan sesuai dengan harapan. 

Selain itu, mungkin ada kebutuhan untuk konsultasi eksternal atau dukungan teknis dari vendor agar masalah teknis dapat teratasi. Proses integrasi ini juga bisa memerlukan pelatihan dan dokumentasi proses baru, yang menambah biaya operasional. Pertimbangkan semua faktor ini dalam tahap perencanaan agar mampu mengurangi risiko biaya tidak terduga.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan harga software ERP bisa bervariasi tergantung beberapa aspek. Mulai dari jenis lisensi, proses hosting, hingga adanya kebutuhan kustomisasi atau integrasi. Masing-masing jenis biaya ini memiliki karakteristik dan dampak keuangan tersendiri bagi perusahaan.

Pemahaman yang baik untuk setiap jenis ERP cost akan membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat tentang pengadaan, implementasi, dan pengelolaan sistem ERP. Keputusan harus didasarkan pada evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan, sumber daya, dan tujuan strategis perusahaan. Sehingga investasi software ERP memaksimalkan ROI bisnis.