Arti dan Contoh Integrasi pada Sistem ERP

Dalam era digital yang terus berkembang pesat, sistem terintegrasi adalah salah satu solusi bisnis yang bisa dimanfaatkan perusahaan untuk meningkatkan efektivitas setiap proses bisnis. Teknologi yang mampu melakukan integrasi tersebut dengan tepat dan akurat adalah sistem ERP. Mulai dari manajemen inventaris, penjualan, hingga keuangan, semua dapat dikelola dalam satu platform. 

Namun, apa sebenarnya arti terintegrasi dan contohnya? Artikel berikut ini akan menjelaskan lebih detail konsep dari sistem terintegrasi, pentingnya sistem ERP yang terintegrasi, dan sejumlah skenario proses bisnis yang dapat dipermudah dengan integrasi ini. Cari tahu lebih lanjut dengan membaca pembahasan di bawah ini!

1. Sistem Terintegrasi Adalah

Sistem terintegrasi adalah penggabungan satu ataupun beberapa aplikasi secara terpusat untuk memudahkan pengelolaan seluruh operasional. Tujuannya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kualitas pada setiap proses bisnis. Sekaligus meminimalkan redundansi, kesalahan, dan ketidakkonsistenan dalam pengolahan data. Software yang saling terhubung ini, tentu saja akan memberikan Anda visibilitas yang lebih besar.

Agar memahami arti terintegrasi dan contohnya, perhatikan skenario sederhana berikut. Anda memiliki toko yang menggunakan beberapa sistem terpisah untuk mengelola operasional. Untuk pencatatan inventaris, penjualan, dan manajemen pelanggan masing-masing menggunakan sistem terpisah.

Nah, saat Anda ingin mengetahui informasi tentang produk terlaris, Anda harus memeriksa data penjualan. Kemudian ketika ingin membandingkannya dengan data inventaris untuk memastikan stok produk tersebut, Anda harus mengecek sistem inventaris. Ketika ingin melihat preferensi pelanggan terkait produk tersebut, Anda beralih lagi ke sistem manajemen pelanggan. Proses ini pasti memakan waktu dan seringkali informasi yang ditemukan sudah tidak relevan atau akurat.

Sistem terintegrasi adalah solusi bagi Anda untuk menggabungkan semua data dari penjualan, inventaris, dan manajemen pelanggan di satu platform saja. Jadi, saat Anda ingin tahu produk terlaris, hanya perlu mengecek satu sistem dan semua informasi yang relevan seperti ketersediaan stok dan preferensi pelanggan akan ditampilkan secara real-time. Cara ini akan meningkatkan akurasi data, tingkatkan efisiensi bisnis, dan pengambilan keputusan bisnis yang lebih strategis karena berdasarkan data akurat.

2. Pentingnya Sistem ERP yang Terintegrasi

Setelah mengetahui arti terintegrasi dan contohnya, selanjutnya mari kita bahas pentingnya sistem ERP yang terintegrasi. Pada dasarnya sistem ini memiliki banyak modul atau solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Contoh modul procurement untuk proses pengadaan atau modul warehouse management untuk pengelolaan inventaris di gudang.

Dengan kemampuan integrasi beberapa modul ini, sistem ini bisa menyediakan gambaran menyeluruh kondisi operasional secara cepat dan mudah. Sebagai contoh, ketika departemen melihat adanya lonjakan permintaan dari data yang ada, informasi tersebut dapat dengan cepat diteruskan ke departemen produksi dan logistik, untuk memastikan produk tersebut dapat diproduksi dan didistribusikan sesuai kebutuhan.

Integrasi ini juga sangat membantu untuk menjaga efektivitas kerja sama dalam perusahaan Anda. Dengan sistem ini, ketika satu departemen melakukan perubahan atau pembaruan data, departemen lain dapat segera melihat dan menindaklanjuti perubahan tersebut. Misalnya, ketika tim penjualan mendapatkan sebuah pesanan, tim gudang akan segera mendapatkan notifikasi untuk mempersiapkan barang dan tim keuangan juga akan mendapat informasi terkait proses fakturasi. Jadi, miskomunikasi bisa diminimalisir.

Alasan yang tidak kalah penting mengapa sistem ini harus bisa diintegrasikan adalah untuk menghemat biaya operasional. Ketika sistem-sistem berjalan secara terpisah, biasanya terjadi redundansi dalam penyimpanan data dan peluang adanya kesalahan manusia lebih besar. Sehingga kesalahan ini pasti menghabiskan banyak biaya operasional. Dikarenakan sistem mengintegrasikan seluruh data dalam satu platform, maka biaya untuk memperbaiki kesalahan ini bisa ditekan.

3. Contoh Integrasi di Sistem ERP

Di dalam ERP, terdapat beberapa modul yang beroperasi sesuai kebutuhan spesifik pada setiap proses bisnis. Misalnya modul purchasing dimanfaatkan untuk proses pembelian barang atau jasa. Begitu juga modul warehouse management yang digunakan untuk mengelola inventaris di gudang. Ketika Anda memerlukan adanya integrasi berbagai proses bisnis, Anda bisa melakukannya menggunakan sistem ERP. Berikut beberapa contoh integrasi tersebut.

a. Integrasi WMS dan Purchasing

Saat mengelola persediaan di gudang, tentu Anda mengupayakan untuk menjaga stok tidak berlebih atau kekurangan. Ketika stok mencapai batas tertentu, Anda ingin segera melakukan pembelian ulang agar stok kembali terisi. Nah, sistem ERP seperti ScaleOcean bisa melakukan integrasi WMS dan purchasing untuk membantu Anda melakukan proses bisnis ini secara cepat dan akurat. 

Caranya, saat sistem WMS menunjukkan stok di gudang telah menurun sampai pada level stok yang telah Anda tetapkan, sistem purchasing dapat secara otomatis membuat permintaan pembelian untuk mengisi kembali stok. Sebaliknya, setiap kali barang dibeli melalui sistem purchasing, informasi mengenai barang tersebut akan otomatis tercatat dalam WMS. Dengan ini, Anda bisa lebih mudah memantau dan mengatur aliran barang dari supplier hingga ke gudang dan memastikan efisiensi dalam pengelolaan inventaris.

b. Integrasi E-Procurement dan SCM

Anda ingin memonitor ketersediaan barang dari supplier dan menyesuaikan jadwal pengiriman sesuai kebutuhan? Nah, integrasi e-procurement dan supply chain management bisa membantu Anda melakukan proses tersebut. Saat Anda membutuhkan pembelian barang atau jasa, Sistem e-procurement memudahkan pencarian produk, membandingkan harga, serta melakukan pemesanan dan pembayaran.

Setelah pemesanan dibuat, sistem e-procurement akan secara otomatis mengirim notifikasi ke SCM. Notifikasi ini berisi detail seperti jenis barang, jumlah, serta tanggal pengiriman yang diinginkan. Sistem tersebut kemudian memonitor ketersediaan pesanan dari supplier. Berdasarkan informasi dari e-procurement mengenai kapan barang dibutuhkan, SCM juga akan menyesuaikan jadwal pengiriman. Jadi, barang dapat diterima tepat waktu sesuai dengan permintaan.

c. Integrasi Sistem Purchasing dan MRP

Dalam bisnis manufaktur, Anda tentu perlu memastikan semua bahan baku yang diperlukan untuk produksi tersedia tepat waktu. Integrasi purchasing dan MRP pada ERP ScaleOcean bisa dimanfaatkan untuk otomatisasi proses ini. Pertama, MRP akan menghitung kebutuhan bahan baku berdasarkan rencana produksi dan level stok yang ada. Jika terdeteksi adanya kekurangan, sistem ini akan otomatis memberi notifikasi modul purchasing untuk membuat pesanan pembelian. Dengan demikian, proses produksi tetap berjalan tanpa hambatan.

Selain itu, integrasi ini juga membantu Anda untuk mengetahui informasi terbaru mengenai harga, ketersediaan, dan waktu pengiriman dari supplier. Dengan ini, Anda bisa membuat perencanaan produksi yang lebih efisien dan sesuai dengan informasi tersebut. Caranya, setiap kali ada pembaruan harga atau perubahan ketersediaan barang dari pemasok, sistem akan secara otomatis mengupdate informasi ini dalam database perusahaan.

Tim perencanaan produksi kemudian dapat mengakses data tersebut untuk melakukan penyesuaian pada jadwal produksi, jumlah produksi, atau bahkan mempertimbangkan supplier alternatif jika diperlukan. Dengan memiliki informasi yang up-to-date, Anda dapat menghindari kemungkinan penundaan produksi atau biaya tambahan akibat fluktuasi harga dan ketersediaan bahan baku.

d. Integrasi Sistem POS dan E-Commerce

Dalam era digital saat ini, banyak perusahaan yang memiliki toko fisik sekaligus toko online. Integrasi antara sistem Point of Sale (POS) yang digunakan di toko fisik dengan platform e-commerce memastikan informasi produk, harga, dan stok di kedua toko ini tetap konsisten. Jadi, saat sebuah item terjual di toko fisik, stok di platform e-commerce akan otomatis berkurang, dan sebaliknya.

Selain itu, perubahan harga atau promosi khusus yang diterapkan di salah satu platform juga akan segera diterapkan di platform lainnya. Dengan ini, pelanggan mendapatkan informasi yang akurat, menghindari adanya konflik, dan meningkatkan kepercayaan pelanggan karena konsistensi informasi antara toko fisik dan online.

Integrasi POS dan e-commerce juga memudahkan perusahaan dalam menganalisis perilaku konsumen. Dengan menggabungkan data penjualan dari toko fisik dan online, Anda dapat memperoleh gambaran menyeluruh tentang preferensi, pola pembelian, dan tren konsumsi. Hal ini tidak hanya membantu Anda meningkatkan strategi pemasaran dan penawaran produk, tetapi juga mengidentifikasi peluang baru dan meningkatkan retensi pelanggan dengan menawarkan promosi atau produk yang lebih sesuai dengan kebutuhan dan keinginan mereka.

4. Tips Maksimalkan Integrasi Sistem ERP

Memaksimalkan integrasi sistem ini sangat diperlukan agar integrasi yang Anda lakukan mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan. Tips pertama yang bisa dilakukan adalah memahami kebutuhan bisnis secara mendalam. Sebelum mengintegrasikan modul atau fitur tambahan, penting untuk menentukan apa yang sebenarnya diperlukan oleh perusahaan Anda. Dengan melakukan analisis kebutuhan bisnis, perusahaan dapat mengidentifikasi area-area kritis yang memerlukan integrasi.

Selanjutnya melakukan pelatihan. Pastikan semua tim dan karyawan yang terlibat memahami cara kerja sistem dan bagaimana memanfaatkannya dengan maksimal. Pelatihan yang berkualitas tidak hanya meningkatkan penerapan sistem, tetapi juga meningkatkan produktivitas karyawan. Pastikan juga adanya komunikasi yang terbuka dan kerja sama antar tim, agar perusahaan dapat menghindari hambatan dan konflik yang mungkin muncul selama proses integrasi.

Tips yang tidak kalah penting adalah evaluasi berkelanjutan. Bisnis selalu mengalami perubahan, maka perusahaan juga perlu beradaptasi dengan perubahan tersebut. Oleh karena itu, penting untuk terus mengevaluasi efektivitas integrasi sistem ERP dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan. Tujuannya agar sistem tersebut dapat terus mendukung pertumbuhan dan evolusi bisnis dalam jangka panjang.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan sistem terintegrasi adalah penggabungan berbagai komponen sistem menjadi satu kesatuan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kualitas dalam proses bisnis. Dengan manfaat tersebut, maka penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem ERP yang terintegrasi, terutama jika memiliki proses bisnis yang cukup kompleks dan melibatkan banyak pihak.

Untuk memahami arti terintegrasi dan contohnya, pembahasan di atas juga telah memberikan sejumlah skenario berbagai proses bisnis yang menunjukkan perlunya integrasi pada sistem ERP. Misalnya integrasi sistem POS dengan platform e-commerce dapat menjaga konsistensi informasi produk di antara toko fisik dan online serta memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang perilaku pelanggan.