Cloud ERP: Pengertian, Cara Kerja, serta Manfaatnya

Apakah Anda tahu bahwa sistem ERP terdiri dari beberapa jenis? Salah satunya berbasis cloud. Cloud based ERP dijalankan dalam server berbasis awan sehingga dapat diakses secara real–time dengan koneksi internet. Teknologi ini kini menjadi solusi yang banyak diandalkan oleh berbagai sektor bisnis.

Jika Anda menggunakan server lokal, diperlukan biaya yang besar untuk pemeliharaan dan update secara berkala. Terlebih, ketika bisnis Anda terus tumbuh dan semakin kompleks, server lokal dapat memperlambat pengambilan keputusan dan bahkan meningkatkan risiko kesalahan data.

Inilah sebabnya beralih ke cloud ERP adalah langkah yang tepat. Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut apa itu ERP cloud, perbedaannya dengan sistem on-premise, cara kerjanya, serta mengapa ERP jenis ini adalah pilihan tepat untuk mengoptimalkan bisnis Anda.

Key Takeaways

• Cloud ERP adalah sistem ERP berbasis internet yang memungkinkan akses real–time dari mana saja tanpa perlu infrastruktur fisik perusahaan.
• Manfaat Cloud ERP adalah aksesibilitas tinggi, efisiensi biaya, fleksibilitas, dan integrasi data lintas departemen secara otomatis.
• Cloud ERP ScaleOcean adalah aplikasi ERP terbaik dengan fitur scalable, unlimited user, keamanan tinggi, dan dukungan penuh untuk optimalkan operasional bisnis Anda.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Cloud ERP?

Cloud ERP adalah sebuah jenis perangkat lunak yang manajemen bisnis yang dapat diakses melalui internet, dengan menggunakan server sang vendor, dan bukan infrastruktur fisik perusahaan. Seperti halnya ERP biasa, sistem ini juga menintegrasikan segala jenis aktivitas dalam perusahaan.

Penerapannya pun juga cukup sederhana. Anda hanya perlu berlanggan sistem berbasis awan ke software ERP terbaik terpercaya. Dengan ini, perawatan dan pembaruan sistem juga jauh lebih mudah karena seluruh infrastruktur dan perangkat lunak dikelola oleh penyedia layanan cloud.

Menurut hasil penelitian Fortune Business Insights, industri cloud ERP akan mengalami pertumbuhan drastis dari tahun 2024 hingga 2032, dengan CAGR berada di kisaran 15.5%. Salah satu faktor dari peningkatan ini adalah implementasi teknologi AI ke dalam sistem ERP seperti yang telah dilakukan oleh ScaleOcean.

2. Bagaimana Cara Kerja Cloud ERP?

Berbeda dengan sistem tradisional yang rumit, cara kerja cloud ERP sebenarnya cukup sederhana dan berpusat pada kemudahan akses. Sistem ini mengubah cara perusahaan mengelola data dan operasionalnya dengan memanfaatkan kekuatan internet dan infrastruktur cloud. Berikut adalah tiga pilar utama cara kerja sistem tersebut:

• Akses Melalui Internet: Dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui peramban web standar tanpa instalasi lokal.
• Platform Milik Vendor: Vendor bertanggung jawab penuh atas penyimpanan, keamanan, dan pemeliharaan server dan data.
• Integrasi Proses Bisnis: mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu sumber data terpusat dan memastikan konsistensi data di seluruh organisasi.

3. Apa saja Manfaat Cloud ERP?

Penerapan ERP berbasis cloud memberikan manfaat signifikan dalam meningkatkan dan mempercepat praktik keuangan serta akuntansi perusahaan. Selain itu, solusi ini juga membantu meningkatkan efisiensi operasional di seluruh organisasi, bahkan mencakup mitra dan jaringan bisnis terkait.

Berikut manfaat lain dari cloud ERP untuk bisnis Anda:

a. Skalabilitas dan Fleksibilitas yang Tinggi

Software ERP cloud memungkinkan penyesuaian kapasitas sesuai kebutuhan bisnis. Apabila perusahaan memerlukan tambahan storage atau peningkatan spesifikasi server, hal tersebut dapat dilakukan dengan cepat melalui permintaan ke vendor.

Saat bisnis berkembang dan membuka cabang baru, sistem ERP jenis ini tetap bisa digunakan tanpa harus membeli server atau aplikasi baru. Sebab, sistem ini hanya memerlukan penyesuaian fungsi. Sistem cloud juga meminimalkan terjadinya downtime, karena semua proses pemeliharaan dapat dilakukan secara remote oleh tim IT.

b. Kecepatan Implementasi

Implementasi ERP berbasis cloud lebih cepat dibandingkan solusi on–premise karena tidak memerlukan pengadaan dan penyiapan infrastruktur server fisik yang lama. Karena diakses melalui browser, software sudah siap digunakan setelah konfigurasi dan migrasi data awal selesai dilakukan.

c. Kustomisasi

Solusi cloud ERP modern memungkinkan kustomisasi yang fleksibel pada alur kerja dan laporan tanpa memodifikasi kode inti, sehingga sistem tetap bisa disesuaikan dengan proses bisnis unik perusahaan. Keuntungan utamanya adalah sistem dapat menerima pembaruan fitur dan keamanan otomatis dari vendor.

d. Aksesibilitas Tinggi

Jenis sistem ERP berbasis cloud memungkinkan pengguna mengakses sistem ERP dari mana saja dan kapan saja selama terhubung ke internet. Hal ini sangat bermanfaat bagi bisnis dengan tim yang tersebar secara geografis atau yang membutuhkan fleksibilitas kerja jarak jauh.

e. Pengurangan Biaya

Dibandingkan dengan sistem on-premise, ERP berbasis cloud lebih hemat biaya karena tidak memerlukan pemeliharaan server fisik. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan anggaran untuk listrik, server, dan tim IT khusus untuk perawatan infrastruktur.

Semua kebutuhan tersebut sudah ditangani oleh vendor ERP, sehingga biaya pengoperasian lebih rendah hingga 30%. Dengan memilih software ERP yang tepat, implementasi jenis sistem ini menjadi lebih efisien dan praktis untuk digunakan.

f. Efisiensi Operasional

Jenis ini juga dilengkapi dengan cloud computing yang memungkinkan otomatisasi berbagai proses bisnis seperti rekonsiliasi bank, pencatatan jurnal penutup, integrasi sistem antar departemen, dan alur kerja otomatis. Dengan kemampuan ini, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual dan mempercepat seluruh operasional.

g. Pembaruan Otomatis

Dalam sistem ERP berbasis cloud, pembaruan perangkat lunak dan penambahan fitur baru secara otomatis dilakukan oleh penyedia layanan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk selalu menggunakan versi terbaru tanpa harus repot mengelola pembaruan atau memperhatikan masalah kompatibilitas perangkat keras.

h. Keamanan Data

Keamanan data adalah salah satu aspek paling kritis dalam pengelolaan informasi bisnis. Perangkat cloud based biasanya dilengkapi dengan protokol keamanan yang canggih, termasuk enkripsi data, otentikasi multi-faktor, dan pemantauan berkelanjutan untuk mendeteksi aktivitas mencurigakan.

Penyedia layanan cloud juga sering memiliki pusat data dengan standar keamanan tinggi. Selain itu, backup data yang rutin dilakukan membantu mengurangi risiko kehilangan data akibat bencana atau kerusakan perangkat.

i. Integrasi dengan Sistem Lain

Cloud ERP juga dirancang untuk mudah diintegrasikan dengan berbagai aplikasi yang sudah ada di perusahaan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk tetap menggunakan alur kerja yang sudah ada tanpa harus menyesuaikan ulang.

Di dalamnya, tersedia berbagai modul yang mendukung kolaborasi antar departemen, memfasilitasi komunikasi dan berbagi informasi secara real-time melalui satu sistem terpusat.

4. Perbedaan Cloud ERP System vs ERP On-Premise

Ketika memutuskan untuk mengadopsi sistem ERP, perusahaan sering dihadapkan pada pilihan antara ERP dan software ERP on-premise. Masing-masing jenis sistem ini memiliki kelebihan dan tantangan yang perlu dipertimbangkan, tergantung pada kebutuhan dan sumber daya perusahaan. Silahkan perhatikan hal berikut:

a. Lokasi

Pertama dari aspek lokasi, cloud ERP dijalankan sepenuhnya di server yang dikelola oleh penyedia layanan, memungkinkan akses global kapan saja. Sebaliknya, ERP tradisional diinstal pada server internal perusahaan dan hanya dapat diakses melalui jaringan internal, yang membatasi fleksibilitas dan mobilitas.

b. Akses

Salah satu keunggulan cloud ERP adalah kemampuan untuk diakses dari mana saja selama ada koneksi internet, memberikan kebebasan kepada karyawan untuk bekerja secara remote. Sebaliknya, ERP tradisional mengharuskan pengguna mengaksesnya hanya melalui koneksi jaringan lokal perusahaan, yang bisa lebih terbatas dan kurang fleksibel.

c. Biaya

Cloud ERP biasanya menawarkan biaya awal yang lebih rendah karena tidak memerlukan investasi perangkat keras yang besar. Sistem ini berbasis langganan, yang membuat biaya operasional lebih terjangkau dan mudah diprediksi. Di sisi lain, ERP tradisional membutuhkan biaya tinggi untuk pengadaan perangkat keras, lisensi perangkat lunak, dan pemeliharaan.

d. Skalabilitas

Cloud ERP menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dalam hal skalabilitas. Anda dapat dengan mudah menambah kapasitas dan fitur sesuai dengan pertumbuhan bisnis tanpa perlu investasi besar. Sebaliknya, ERP tradisional memerlukan pembelian perangkat keras dan lisensi tambahan, sehingga beprotensi menjadi proses memakan waktu dan mahal.

e. Pemeliharaan

Pemeliharaan dan pembaruan sistem cloud ERP biasanya ditangani oleh penyedia layanan, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan teknis. Ini memungkinkan perusahaan fokus pada operasional tanpa harus mengalokasikan sumber daya untuk pemeliharaan.

Berbeda dengan itu, ERP tradisional memerlukan tim internal untuk menangani pembaruan sistem, pemeliharaan perangkat keras, dan manajemen perangkat lunak, yang dapat menambah beban operasional.

5. Contoh Fungsi ERP Berbasis Cloud

Melalui cloud, setiap modul software ERP saling terhubung, sehingga data antar departemen dapat terdistribusi secara otomatis dan real-time. Cloud ERP menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis yang ingin mengelola dan mengoptimalkan operasi mereka secara efisien. Berikut adalah contoh penerapan cloud ERP dalam berbagai aspek bisnis:

a. Manajemen Keuangan

Cloud ERP memudahkan pengelolaan keuangan dengan menyediakan alat untuk mengelola anggaran, pelaporan keuangan, dan pencatatan transaksi secara real–time. Sistem ini memungkinkan tim keuangan untuk memantau arus kas, membuat laporan keuangan yang akurat, serta mengelola pajak dan kepatuhan dengan lebih efisien.

b. Manajemen Rantai Pasokan

Dengan cloud ERP, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas dalam manajemen rantai pasokan. Sistem ini membantu mengoptimalkan pengadaan bahan baku, pengelolaan inventaris, serta pengiriman barang, yang semuanya terhubung dalam satu platform.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan mendeteksi kekurangan stok pada suatu bahan baku, sistem akan otomatis memberi tahu tim pengadaan untuk melakukan pembelian tepat waktu, sehingga menghindari gangguan dalam proses produksi.

c. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Cloud ERP mendukung manajemen hubungan pelanggan dengan mengintegrasikan data pelanggan di seluruh departemen. Sistem ini memungkinkan tim penjualan dan layanan pelanggan untuk mengakses informasi pelanggan secara langsung, memberikan pelayanan yang lebih responsif dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Misalnya, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih personal dengan menggunakan data interaksi sebelumnya untuk menangani keluhan atau pertanyaan pelanggan dengan lebih cepat.

d. Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM)

Dalam pengelolaan sumber daya manusia, cloud ERP menawarkan solusi yang lebih terintegrasi untuk mengelola data karyawan, absensi, penggajian, dan pengembangan karier.

Sistem ini memudahkan HR dalam memonitor kinerja karyawan, menghitung gaji, serta memfasilitasi pelatihan dan evaluasi. Dengan sistem yang terhubung, perusahaan dapat dengan mudah menjaga kepatuhan terhadap peraturan tenaga kerja dan memastikan pengelolaan SDM yang lebih efektif.

e. Manajemen Proyek

Cloud ERP juga berfungsi sebagai alat yang efektif untuk merencanakan dan melaksanakan proyek bisnis. Sistem ini memberikan visibilitas penuh atas anggaran, sumber daya, dan timeline proyek. Misalnya, manajer proyek dapat memantau progres pekerjaan secara real–time dan menyesuaikan alokasi sumber daya jika diperlukan.

6. Optimalkan Bisnis Anda dengan Cloud ERP ScaleOcean

ScaleOcean adalah cloud ERP Indonesia terbaik yang dapat mengoptimalkan bisnis Anda karena mudah diakses, unlimited user, serta fleksibel dan scalable sesuai kebutuhan bisnis Anda. Sistem ini juga menghadirkan demo gratis yang bisa Anda manfaatkan untuk mempelajari cara kerjanya secara lebih detail.

Berbeda dengan sistem lainnya di pasaran, software ERP berbasis awan ScaleOcean dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis. Baik bisnis sedang berkembang hingga perusahaan besar, dapat mengoptimalkan operasionalnya bersama sistem ERP ScaleOcean.

Fitur-fitur unggulan dari cloud ERP ScaleOcean yang dapat diakses melalui demo gratis meliputi:

• Accounting management: Memudahkan Anda dalam mengintegrasikan transaksi keuangan dalam satu sistem, mulai dari arus kas, pendapatan, hingga pengeluaran.
• Sales management: Memudahkan Anda untuk memantau adanya prospek dan peluang penjualan.
• Purchasing management: Mempercepat bisnis dalam proses pembelian ketika stok sudah mencapai titik reorder point.
• Inventory management: Memantau stok secara real-time untuk mengelola permintaan dan pasokan dengan lebih baik.
• Budget management: Memudahkan proses pembuatan, pemantauan, dan penyesuaian rancangan anggaran biaya (RAB).
• Online CRM: Mengumpulkan data pelanggan untuk personalisasi layanan dan penawaran.

Baca juga: Harga Software ERP, Fitur, serta Faktor yang Memengaruhinya

7. Kesimpulan

Cloud ERP adalah solusi modern yang efisien, fleksibel, dan terjangkau untuk mengelola berbagai industri dan skala bisnis. Dengan sistem terpusat yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun, sistem ini menjadi pilihan yang ideal untuk mengoptimalkan operasional bisnis Anda secara maksimal.

Sebagai vendor ERP berbasis awan Indonesia terbaik, ScaleOcean menawarkan berbagai fitur unggulan yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Implementasikan ScaleOcean ERP sekarang juga. Dapatkan demo gratis untuk mempelajari cara kerja sistem ini dan optimalkan operasional bisnis Anda dengan solusi terbaik.