Di era digital saat ini, banyak perusahaan yang mulai beralih ke penggunaan software e-purchasing untuk membantu pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara otomatis. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat mempercepat proses procurement. Selain itu, Anda juga bisa meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pengeluaran sekaligus.

Software e-purchasing populer adalah yang berbasis ERP (Enterprise Resource Planning). Aplikasi pembelian ini memiliki fitur yang lengkap dan dapat diintegrasikan dengan software perusahaan yang sudah digunakan sebelumnya. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas pengertian, alur pengadaan dengan e-purchasing, hingga keuntungan dari menerapkannya. 

1. Pengertian Software e-Purchasing

Procurement merupakan tahapan penting yang hampir selalu ada dalam setiap perusahaan, terutama di sektor manufaktur, retail, dan distribusi. Dimana dalam melakukannya membutuhkan koordinasi yang tepat antara berbagai departemen, seperti keuangan hingga gudang. Dalam beberapa tahun terakhir, penggunaan software e-purchasing semakin populer karena bisa mengotomatisasi tata cara pengadaan.

Electronic purchasing atau e-purchasing adalah suatu sistem pengadaan yang menggunakan teknologi informasi untuk mengotomatiskan proses pembelian barang dan jasa. Dengan menerapkan software ini Anda bisa melakukan seluruh tahapan procurement mulai dari pengajuan permintaan hingga pembayaran dengan cepat. Sehingga, perusahaan dapat mempercepat proses kedepannya.

Dalam memilih software yang tepat, perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor seperti fitur yang tersedia, kemampuan kustomisasi dan integrasi dengan aplikasi lain, tingkat keamanan, kemudahan penggunaan, serta biaya investasinya. Perusahaan juga harus memastikan bahwa sistem yang dipilih memiliki fleksibilitas dan skalabilitas yang tinggi agar dapat selalu beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang semakin lama semakin bertambah. Pelaksanaan e-purchasing di perusahaan pun tidak akan terhambat.

2. Alur Pengadaan dengan e-Purchasing

Proses procurement dalam perusahaan sangatlah kompleks, sehingga membutuhkan sebuah sistem mumpuni yang bisa melancarkannya. Maka dari itu hadirlah software e-purchasing yang akan membantu Anda dalam melakukan pembelian dengan lebih cepat dan tepat. Apa saja tahapannya? Berikut kami berikan daftarnya untuk Anda.

a. Purchase Request

Di tahap pertama ada permintaan pengadaan. Dimana semua departemen bisa mengajukan purchase request yang berisi informasi mengenai kebutuhan barang atau jasa, jumlah, dan spesifikasinya ke divisi pengadaan. Nah, Anda tidak perlu lagi repot-repot melakukannya secara manual, karena PR bisa dibuat dengan mudah dan dikirimkan secara otomatis ke pihak yang bertanggung jawab melalui vendor aplikasi purchasing terbaik.

b. Persetujuan Purchase Request

Setelah pengajuan PR dikirimkan, tim pengadaan akan mengevaluasi permintaan dan memastikan bahwa permintaan tersebut memang diperlukan serta sesuai dengan anggaran yang tersedia. Setelah itu, pejabat pengadaan dapat memberikan persetujuan atau penolakan cukup dengan satu klik saja. Jika persetujuan diberikan, purchase request akan diproses ke tahap selanjutnya. 

c. Pemilihan Vendor

Tibalah saatnya untuk menentukan penyedia barang jasa yang dibutuhkan perusahaan. Dalam software e-purchasing, metode pemilihan vendor dapat dilakukan dengan mudah melalui portal yang terintegrasi dengan database. Sehingga, Anda bisa memilih supplier berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan perusahaan, mulai dari harga hingga kualitasnya.

d. Perbandingan Penawaran

Vendor yang sudah dipilih akan diminta untuk mengajukan penawaran yang biasanya berisi jumlah, spesifikasi, teknis pengiriman, dan cara pembayaran. Ada fitur e-katalog yang juga akan memberikan Anda wawasan komprehensif tentang masing-masing perusahaan penyedia. Anda dan vendor dapat berkomunikasi dengan lebih mudah untuk menemukan penawaran yang sesuai. Lakukan perbandingan antara satu vendor dengan vendor lainnya melalui sistem e-purchasing.

e. Pembuatan Purchase Order

Setelah menemukan vendor dengan penawaran tepat, tim pengadaan dapat membuat kontrak perjanjian pembelian. Sekarang untuk membuat PO tidak memerlukan waktu yang lama karena di aplikasi ini sudah menyediakan beberapa template dokumen dan bahkan Anda juga bisa membuat template perusahaan sendiri secara mudah.

f. Penerimaan Barang atau Jasa

Alur pengadaan dengan e-purchasing selanjutnya adalah vendor akan mengirimkan permintaan perusahaan sesuai dengan perjanjian. Setelah barang atau jasa diterima, tim Anda dapat memeriksa kualitas dan kuantitas barang berdasarkan PR yang telah dibuat sebelumnya. Ketika sudah sesuai, barang-barang tersebut akan lanjut di proses oleh manajemen gudang untuk penataan dan pelacakannya.

g. Verifikasi Faktur

Setelah barang yang dikirimkan sudah sesuai, vendor akan mengirimkan faktur yang berisi informasi total harga yang telah dipesan kepada perusahaan. Adanya fitur akuntansi manajemen pada software e-purchasing dapat memudahkan Anda dalam melacak faktur mana yang sudah dibayar dan mana yang belum. Sehingga, perusahaan bisa meningkatkan ketepatan waktu dalam pembayaran.

h. Pembayaran

Lakukan pembayaran kepada vendor sesuai dengan harga yang tertera pada faktur dan sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak tepat waktu. Sehingga, kedua belah pihak bisa mendapatkan keuntungan.

3. Fitur E Purchasing untuk Pengadaan

Fitur pertama adalah pencatatan otomatis untuk segala hal yang berkaitan dengan  pembelian barang jasa. Mulai dari dokumen RFP (Request for Proposal), RFQ (Request for Quotation), PO (Purchase Order), dan invoice.  Jika Anda masih mencatat semua file tersebut secara manual, akan ditemukan banyak sekali ketidakakuratan data. Sehingga, fitur ini dapat membantu Anda dalam melacak status pengadaan.

Selanjutnya ada fitur supplier portal. Dengan fitur ini,  Anda dapat terhubung langsung dengan penyedia barang jasa secara mudah.  Selain itu, fitur ini juga memungkinkan pengguna untuk memantau status pengiriman barang dan memastikannya tepat waktu. Dengan demikian, proses pengadaan menjadi lebih efisien.

Fitur lainnya adalah inventory management. Melalui fitur ini, Anda dapat melakukan pelacakan stok di berbagai lokasi dengan tepat waktu. Hal ini akan  menghilangkan risiko kekurangan atau kelebihan stok. Dampaknya, Anda dapat  meminimalisir pengeluaran di perusahaan dan keuntungan pun meningkat.

Ada pula fitur katalog elektronik pada e purchasing software. Dengan memanfaatkannya,  akan memudahkan Anda untuk menghitung besarnya budget yang dibutuhkan dalam pengadaan secara lebih akurat.  Anda bisa melihat harga, keterangan barang, hingga spesifikasi teknis dalam pengirimannya hanya dari satu dashboard saja.

Menariknya, software e purchasing juga dilengkapi dengan fitur laporan real-time.  Anda dapat melihat data secara terperinci, mulai dari jumlah pembelian hingga besarnya biaya pengeluaran. Sehingga, ketika dibutuhkan laporan mendadak, Anda pun tinggal membuatnya secara mudah tanpa perlu mencari data dari aplikasi yang berbeda.

4. Kelebihan e-Purchasing vs Manual

Banyak kelebihan aplikasi e-purchasing dalam menjalankan alur pengadaan dibandingkan dengan melakukannya secara manual. Berikut kami berikan penjelasan lengkapnya.

a. Meningkatkan Efisiensi

Dengan menggunakan sistem automasi, proses pengadaan menjadi lebih efisien karena semua proses dapat dilakukan secara cepat. Selain itu, e-purchasing juga memungkinkan Anda untuk menghemat biaya dan waktu karena tidak memerlukan pertemuan fisik dengan vendor.

b. Mengurangi Biaya Administrasi

Pengadaan manual membutuhkan banyak biaya administrasi, seperti biaya pengiriman surat, cetak dokumen, dan lain-lain. Dengan menggunakan aplikasi pembelian ERP, Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya-biaya tersebut karena semua dokumen dan informasi tersimpan dalam sistem terpusat, yang dapat diakses oleh semua pihak berwenang.

c. Meminimalisir Human Error

Melakukan pembelian secara manual rentan sekali menimbulkan terjadinya human error, seperti kesalahan dalam input data, alamat, atau informasi penting lainnya. Sedangkan dengan aplikasi purchasing, Anda tidak perlu memasukkan data satu per satu. Semua informasi akan tercatat secara otomatis dan tersimpan ke dalam penyimpanan terpusat.

d. Meningkatkan Visibilitas

Sistem e-purchasing menghadirkan transparasi data yang dapat diakses oleh semua pihak yang berwenang. Dengan satu sistem, Anda bisa mengetahui seluruh proses pengadaan. Sehingga, ketika terjadi masalah dapat diketahui lebih awal dan bisa diselesaikan lebih cepat. Selain itu, visibilitas ini juga dapat memudahkan para pejabat manajemen untuk mengambil keputusan.

e. Memudahkan Pemantauan dan Pelaporan

Selain manfaat-manfaat di atas, Anda juga dapat melakukan pemantauan dan pelaporan secara real-time, karena semua informasi tersimpan di satu sistem terpusat. Jadi, Anda tidak perlu mengambil data dari berbagai aplikasi yang berbeda untuk membuat laporan, dimana sangat menghabiskan waktu dan tenaga. Keefisienan ini pun juga dapat membantu manajemen dalam menentukan solusi tepat berdasarkan informasi yang akurat dan terbaru.

5. Kesimpulan

Penerapan software e-purchasing menjadi semakin penting di era sekarang karena dapat melancarkan proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu bisnis dalam meningkatkan efisiensi, pendapatan, produktivitas, dan keuntungan sekaligus. Dengan seluruh kemudahan ini, tim pengadaan dapat lebih fokus pada pekerjaan penting lainnya yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya secara mudah.

Yuk jalankan alur pengadaan dengan e-purchasing terbaik ScaleOcean. Kami menghadirkan software pembelian dengan fitur yang dibuat spesifik khusus untuk menjalankan procurement di perusahaan. Anda juga bisa request fitur ataupun integrasi dengan aplikasi lainnya secara mudah. Digitalisasikan bisnis Anda dan tingkatkan keuntungan bersama ScaleOcean!